電子印鑑は、紙に印鑑を押すようにパソコン上で電子文書に押印ができる画期的なシステムです。電子印鑑を使用すると、押印時に毎回プリントアウトする手間がかからず、効率アップやコスト削減などたくさんのメリットに繋がります。電子署名も同様に、時間や場所の制約なく、電子文書へのサインができます。電子印鑑や電子署名は簡単にWordで作成することができます。本記事では便利な電子印鑑と電子署名をWordで作成する手順と、そのメリット・デメリットについてご説明します。

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電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコン上で使用できる印鑑を意味します。印影を画像データ化したものをそのまま電子書類に押印することができるため、書類の印刷や郵送の手間を省けます。

近年では、これまで実物の印鑑を使用していた様々な場面において、電子印鑑の利用が一般的になりつつあります。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

Word（ワード）で電子印鑑を作成する手順

電子印鑑は、Wordを利用して簡単に作成することができます。Wordの機能である「ワードアート」を使用した電子印鑑の具体的な作成手順についてご説明します。

STEP1　「図形」から希望の形を選択

Wordを開くと、ツールバーの「挿入」の中に「図形」があります。ここには丸型や四角など様々な図形があり、その中から印鑑に使用したい形を選択すると、好きな大きさで選択した図形を表示することができます。
印鑑は丸型を使うことが多いので、丸型もしくは楕円形を選択しましょう。四角形の印鑑を作成したい場合には、四角や長方形を選んでも構いません。

STEP2　選んだ図形の線の色と太さを選択

先ほど選択した図形の線の色と太さを選択しましょう。図形の色は、ツールバーの「ホーム」の中の「フォント」から変えることができます。印鑑なので色は朱を選択するのが自然です。線の太さは、図形の大きさとバランスを見ながら決めると良いでしょう。図形の書式から変更できます。この図形が電子印鑑のベースになります。

STEP3　ワードアートで文字を作成

続いては文字部分の作成です。ここでワードアートを使用します。ワードアートは、入力した文字部分を自由自在にサイズ変更できるため、印鑑作成時にはとても便利です。
ここで、先ほど選んだ図形の中に入れる文字を作成していきます。ツールバーの「挿入」の中からワードアートをクリックすると、様々な文字デザインが一覧表示されますが、文字列がカーブしているものや影付きのものではなくシンプルなものを選びましょう。
どの文字デザインにするかを決めたら、文字を入力します。ここでフォントを変えることも可能です。お好みに合わせてフォントを選びましょう。実際の印鑑では偽装リスクを下げるために複雑なフォントを使用しています。ただし、複雑にしすぎると読めなくなってしまい、印鑑登録などができない場合があります。電子印鑑の場合もデザインにこだわりながらも、きちんと判読できるフォントやデザインを心掛けましょう。

STEP4　ワードアートの文字を最初に作成した図形の中に収める

ワードアートで印鑑の文字部分を入力したら、完成した文字を最初に作成した図形の中に入れ込みましょう。ツールバーの「図形の書式」から「配置」を選択すると、図形同士の並びをうまく整えられます。大きさを調整して、バランスよく見えるように配置します。

STEP5　完成した印鑑デザインをペイントで仕上げる

図形と文字部分がバランスよく完成したら、全体を図形の円で囲みグループ化をしておきます。これで文字と枠がずれることはありません。そして全体をコピーします。最後にペイントを起動しましょう。ペイントを起動したら、コピーした印鑑のデザインを貼り付けてください。この時点では、無駄な余白部分があるため、このペイントの画面でトリミングしておきます。

STEP6　ペイントで保存したデータを電子印鑑として使用する

これで電子印鑑のデータが完成しました。ペイントの画面でデータを保存し、後は押印時に使用するだけです。
利用する際には、パソコンのPDFに直接押印することもできますし、WordファイルやExcelファイルに押印することも可能です。繰り返し何度でも利用できるため、一度作成しておくと非常に便利です。

電子印鑑をWord（ワード）で作成するメリット

Wordで電子印鑑を作成するメリットは、主に2つあります。

高度なスキル不要！簡単に作成できる

パソコンの操作に自信がない方にも、簡単な電子印鑑ならすぐに作成することが可能です。高度なスキルが不要で、誰にでも手軽にできる点が、Wordで電子印鑑を作成するメリットのひとつです。

コストがかからない

電子印鑑を利用したいが、費用をかけたくないと考えている方にも、Wordでの作成はおすすめです。なぜなら、電子印鑑をWordで作成するのに別途費用は掛からないからです。他のサービスを利用すると費用がかかることも多いです。この点もWordで電子印鑑を作成するメリットといえます。

電子印鑑をWord（ワード）で作成するデメリット

電子印鑑は、特別なソフトを使わずに、簡単にWordで作成することが可能です。しかし、Wordで作成した電子印鑑にはデメリットもあります。ここでは、デメリットを3つ紹介します。

セキュリティが万全とはいえない

Wordで作る電子印鑑はセキュリティが万全ではありません。簡単に作成できるからこそ、複製も難しくないからです。印鑑の役割は、押印した本人が確かに認めた証を示すことにありますので、複製が容易な電子印鑑はその役割を十分に果たすことができないでしょう。Wordを使えば同じような見た目の電子印鑑を作成することは極めて容易であることが、デメリットの一つです。

限られたフォントでしか作成できない

ワードアートの図形や、ワードアートで使用できるフォントの種類には限りがあります。電子印鑑のデザインにこだわりたい場合には、満足のできる仕上がりにならないこともあるでしょう。
また、Wordで選択できるフォントの中には、印鑑でよく使用されるフォントが入っていません。印鑑のフォントについては、使用してはいけないフォントなどは特にありませんが、実物の印鑑と同じフォントを使った方が、デザインとしては自然でしょう。印鑑によく使用されるフォントには、「吉相体」「篆書体」「太枠篆書」「古印体」「隷書体」などがあります。
個性的なフォントを使用するなど、印鑑のデザイン自体にこだわりたい場合には、オンラインサービスを利用する方が、バリエーションに富むためおすすめです。

捺印日時などのデータの付加ができない

Wordで作成する電子印鑑には、印鑑の画像以外のデータを付加できないため、捺印日時などが確認できません。複製が容易かつデータの付加もできないとなると、なりすましの危険性があります。
一方で、オンラインの電子印鑑作成サービスを利用すると、電子印鑑に捺印日時や捺印者のデータなどを入れることが可能です。これにより、誰がいつ電子印鑑を使用したのかが分かり、悪用されるリスクを未然に回避することが可能になります。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

▼電子印鑑のコピー防止について詳しく知りたい方はこちら

電子署名とは

電子印鑑と似ている言葉に、電子署名というものがあります。電子文書でのやり取りでは、紙書類のように、本人が目の前で押印やサインをすることがありません。そのため、電子署名によって、確かに本人が署名していること、内容が改ざんされていないことを証明できるようになります。

電子印鑑と電子署名の違い

ここで、電子印鑑と電子署名の違いについて補足しておきます。
電子印鑑とは、パソコンの中でPDFやWord、Excelなどの電子文書に押印することができる印影を電子データ化したものです。単なる印影の画像データでしかないタイプもありますが、高機能の電子印鑑では、本人を識別する情報を持たせているタイプもあります。
一方、電子署名とは、電子文書に対して付与される署名です。こちらは署名によって、本人を認証し、改ざんを防止する機能を保有しています。

電子署名をWord（ワード）で作成する手順

電子印鑑と同じく、電子署名もWordで作成することができます。 ここでは、Wordで電子署名を作成する方法と、作った電子署名を使用する方法をご説明します。

電子署名の作成方法

Wordの本文内で、署名を入れたい箇所にカーソルを合わせます。「挿入」タブの中にある「テキスト」に「署名欄」という選択肢があるので、そこにある「Microsoft Office 署名欄」をクリックします。
署名の設定画面が出てくるので、署名者の氏名・役職・メールアドレスなどを指示に沿って入力していきます。最後にOKボタンをクリックすると、署名用の欄がWordの本文内に表示されます。 

電子署名の使用方法

署名用の欄の作成が完了すると、下図のような、Word本文内に署名ができる欄が出てきます。この署名欄に署名する方法をご説明します。  この署名欄を選択した状態で右クリックをします。メニューの中にある、「署名」をクリックし、自分の氏名を入力します。 

この際、署名として画像データをアップロードして使用することもできます。タブレット端末を使用している場合は、手書きで署名をすることもできるので、その書類にふさわしい方法を選択しましょう。Xの横に署名をし終わったら、署名をクリックすれば、署名完了です。

署名が完了すると、Wordの上部に「最終版」の表示がでるようになります。電子署名の役割である、改ざんされていないことの証明がされていることが分かりますね。ここから変更を加えると、Xの横の署名が削除されるようになっています。

電子署名をWord（ワード）で作成するメリット

電子印鑑と同じく、電子署名にもWordで作成するメリットとデメリットがあります。

Wordで電子署名を作成するメリットは、Office365さえ導入されていれば、追加の投資やシステム導入なしで電子署名が使えることです。追加のコストがかからず、導入に時間を必要としないことは大きな魅力です。

他にも、導入後社内に浸透しやすいというメリットもあります。あまりパソコンを使わない会社でも、Wordに触れたことがない、という従業員は少ないと思います。電子化に苦手意識がある人でも、馴染みのあるツールが使えることで、抵抗感なく使用することができるのではないのでしょうか。

電子署名をWord（ワード）で作成するデメリット

デメリットは、ワークフローの改善など、電子署名を使用する書類にまつわる課題までは解決できないことです。電子署名を作るだけであれば、Wordでも事足りますが、電子署名は署名をしたら終わり、ではなく、署名をした書類を誰かにまた送信したり、クラウド上に保存をしたり、など書類を完成させていくためのワークフローの中の一つです。

例えば、従来の紙書類でのやり取りでは、誰の確認で止まっているのか、など進捗状況が確認しにくいという問題がありました。Wordで書類を作成して、Wordで電子署名を行った場合も同様で、電子化によってどこでも署名ができるようになるという改善があるものの、進捗状況が確認しにくい、という問題は残ったままです。
このように、一部の改善ではなく、全体を俯瞰した上で根本的な業務改善ができるような方法を検討する必要があります。

便利でおすすめ！Shachihata Cloud

Wordで電子印鑑や電子署名を作成する方法は手軽ではあるものの、デメリットも多くあります。デメリットを考えると、セキュリティ観点でも安心できる有料のクラウドサービスを利用して、電子印鑑や電子署名の作成と、それを活用してワークフローの改善をまとめて行うことをおすすめします。

「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、シヤチハタが提供する電子印鑑のサービスです。利用料金は1ユーザーあたり月額110円（税込）からと導入コストも低く、初めてサービスを利用して電子印鑑を作成する方に利用しやすい価格設定が魅力です。 Shachihata Cloudで作成した印鑑は利用履歴が残るため、セキュリティの面でも安心できます。Wordで作成するのではなく、サービスを利用したい方はぜひ検討されることをおすすめします。

また、「Shachihata Cloud」では、書類のやり取りもすべてこのシステム内で完結することができます。そのため、ワークフローがシステム内で可視化されており、電子署名のデメリットの章で触れた、進捗が確認しにくい、という問題も解決することができます。

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目的に合わせて、Wordと電子印鑑システムの使い分けを

電子印鑑や電子署名をWordで作成するのはとても簡単で、作成にあたり特に高度なスキルは必要ありません。一方で、Wordの電子印鑑は悪用のされやすさなど、そのデメリットもよく理解しておくことが必要です。今回のまとめとしては下記の通りです。

・Word機能のワードアートを使えば、簡単に電子印鑑が作成できる
・Wordで作成した電子印鑑は複製されるリスクがある
・Wordで作成できる電子印鑑のデザインは限られている
・Wordで電子印鑑や署名は作れるが、その周辺のワークフローの課題などは解決できない

押印のたびにプリントアウトや郵送の作業が発生する時代は変わりつつあります。ペーパーレス化は、この先さらに現代社会に浸透していくことでしょう。便利な電子印鑑や電子署名を作成・使用する際は、Wordで作成した場合のメリットとデメリットの両方を理解した上で、押印する書類の重要度やその他の課題も考慮し、ご自身の目的に合った作成方法を決めることが大切です。

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