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Word(ワード)での電子印鑑の作成方法を解説。手順別で簡単!

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

電子印鑑は、紙に印鑑を押すようにパソコン上で電子文書に押印ができる画期的なシステムです。電子印鑑を使用すると、押印時に毎回プリントアウトする手間がかからず、時間効率の向上やコスト削減などたくさんのメリットに繋がります。電子印鑑は簡単にWordで作成することができます。今回は便利な電子印鑑をWordで作成する手順と、そのメリット・デメリットについて解説します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコン上で使用できる印鑑を意味します。印影を画像データ化したものをそのまま電子書類に押印することができるため、書類の印刷や郵送の手間を省ける点が大きなメリットです。

近年では、これまで実物の印鑑を使用していた様々な場面において、電子印鑑の利用が一般的になりつつあります。

Word(ワード)での電子印鑑作成のSTEP

電子印鑑は、Wordを利用して簡単に作成することができます。本記事では、Wordの機能である「ワードアート」を使用した電子印鑑の具体的な作成手順についてご説明します。

STEP1 「図形」から希望の形を選択

Wordを開くと、ツールバーの「挿入」の中に「図形」があります。ここには丸型や四角などさまざまな図形があり、その中から印鑑に使用したい形を選択すると、好きな大きさで選択した図形を表示することができます。
印鑑は丸型を使うことが多いので、丸型もしくは楕円形を選択しましょう。四角形の印鑑を作成したい場合には、四角や長方形を選んでも構いません。

STEP2 選んだ図形の線の色と太さを選択

先ほど選択した図形の線の色と太さを選択しましょう。印鑑なので色は朱を選択するのが自然です。線の太さは、図形の大きさとバランスを見ながら決めると良いでしょう。この図形が電子印鑑のベースになります。

STEP3 ワードアートで文字を作成

続いては文字部分の作成です。ここでワードアートを使用します。ワードアートは、入力した文字部分を自由自在にサイズ変更できるため、印鑑作成時にはとても便利です。
ここで、先ほど選んだ図形の中に入れる文字を作成していきます。ワードアートをクリックすると、さまざまな文字デザインが一覧表示されますが、文字列がカーブしているものや影付きのものではなくシンプルなものを選びましょう。
どの文字デザインにするかを決めたら、文字入力をします。ここでフォントを変えることも可能です。お好みに合わせてフォントを選びましょう。

STEP4 ワードアートの文字を最初に作成した図形の中におさめる

ワードアートで印鑑の文字部分を入力したら、完成した文字を最初に作成した図形の中に入れ込みましょう。大きさをうまく調整して、バランスよく見えるように配置します。

STEP5 完成した印鑑デザインをペイントで仕上げる

図形と文字部分がバランスよく完成したら、全体を図形の円で囲みグループ化をしておきます。これで文字と枠がずれることはありません。そして全体をコピーします。最後にペイントを起動しましょう。ペイントを起動したら、コピーした印鑑のデザインを貼り付けてください。この時点では、無駄な余白部分があるため、このペイントの画面でトリミングしておきます。

STEP6 ペイントで保存したデータを電子印鑑として使用する

これで電子印鑑のデータが完成しました。ペイントの画面でデータを保存し、後は押印時に使用するだけです。
利用する際には、パソコンのPDFに直接押印することもできますし、WordファイルやExcelファイルに押印することも可能です。繰り返し何度でも利用できるため、一度作成しておくと非常に便利です。

Word(ワード)で作成するメリット

Wordで電子印鑑を作成するメリットは、主に2つあります。

高度なスキル不要!簡単に作成できる

パソコンの操作に自信がない方にも、簡単な電子印鑑ならすぐに作成することが可能です。高度なスキルが不要で、誰にでも手軽にできる点が、Wordで電子印鑑を作成するメリットのひとつです。

コストがかからない

電子印鑑を利用したいが、費用をかけたくないと考えている方にも、Wordでの作成はおすすめです。なぜなら、電子印鑑をWordで作成するのに別途費用は掛からないからです。他のサービスを利用すると費用がかかることも多いです。この点もWordで電子印鑑を作成するメリットといえます。

Word(ワード)で作成するデメリット

電子印鑑は、特別なソフトを使わずに、簡単にWordで作成することが可能です。しかし、Wordで作成した電子印鑑にはデメリットもあります。ここでは、デメリットを3つ紹介します。

セキュリティが万全とは言えない

Wordで作る電子印鑑はセキュリティが万全ではありません。というのも、簡単に作成できるからこそ、複製も難しくないからです。Wordを使えば同じような見た目の電子印鑑を作成することは極めて容易であることが、デメリットのひとつです。

限られたデザインでしか作成できない

ワードアートの図形や、ワードアートで使用できるフォントの種類には限りがあります。電子印鑑のデザインにこだわりたい場合には、満足のできる仕上がりにならないこともあるでしょう。
個性的なフォントを使用するなど、印鑑のデザイン自体にこだわりたい場合には、オンラインサービスを利用する方が、バリエーションに富むためおすすめです。

捺印日時などのデータの付加ができない

Wordで作成する電子印鑑には、印鑑の画像以外のデータを付加できないため、捺印日時などが確認できません。この点もデメリットと言えるでしょう。一方で、オンラインの電子印鑑作成サービスを利用すると、電子印鑑に捺印日時や捺印者のデータなどを入れることが可能です。これにより、誰がいつ電子印鑑を使用したのかが分かり、悪用されるリスクを未然に回避することが可能になります。

便利でおすすめ!パソコン決裁Cloud

Wordで電子印鑑を作成する方法は手軽でメリットが多いものの、一方でデメリットもあります。デメリットを考えると、サービスを利用して電子印鑑を利用する方法がおすすめです。

「パソコン決裁Cloud」は、シヤチハタが提供する電子印鑑のサービスです。利用料金は月額100円からと導入コストも低く、初めてサービスを利用して電子印鑑を作成する方に利用しやすい価格設定が魅力です。パソコン決裁Cloudで作成した印鑑は利用履歴が残るため、セキュリティの面でも安心できます。Wordで作成するのではなく、サービスを利用したい方はぜひ検討されることをおすすめします。


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まとめ

とても便利な電子印鑑ですが、作成するのはとても簡単です。Wordで電子印鑑を作成するにあたり、特に高度なスキルは必要ありません。Wordでの電子印鑑作成は手軽なのが魅力ではありますが、そのデメリットも理解しておくことが必要です。今回のまとめとしては下記のとおりです。

・Word機能のワードアートを使えば、簡単に電子印鑑が作成できる
・Wordで作成した電子印鑑は複製されるリスクがある
・Wordで作成できる電子印鑑のデザインは限られている

押印のたびにプリントアウトや郵送の作業が発生する時代は変わりつつあります。ペーパーレス化は、この先さらに現代社会に浸透していくことでしょう。便利な電子印鑑を作成する際は、メリットとデメリットの両方を理解した上で、ご自身の目的に合った作成方法を決めることが大切です。