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稟議書や決裁書をはじめとする書類や、発注書や請求書、納品書といった対外的な書類など、ビジネスではさまざまな書類に押印する機会があります。近年では電子印鑑が徐々に普及しつつあり、わざわざ紙書類に手作業で押印する必要性のない環境が整ってきました。本記事では、簡易的な電子印鑑を無料で作成する方法をご紹介します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑（デジタル印鑑）とは、パソコンや携帯端末からPDFファイルなどの電子文書へ押印できる印影データのことです。担当者や決裁権のある上位の役職者が不在のときでも、電子印鑑があれば場所を問わずに押印できます。電子印鑑をうまく活用することで、業務の流れが中断されることなくスムーズな進行が実現するでしょう。
電子印鑑は、有料サービスのほか、WordやExcel、その他の無料サービスでも手軽に作成できます。あらかじめ電子印鑑を準備しておけば、あらゆるシーンですぐに活用できるでしょう。
▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑の法的効力は、印影データだけでは十分ではありません。単に押印データを電子化しただけでは法的な証拠能力が低く、誰でもコピーや改ざんが可能です。
しかし、タイムスタンプや本人確認が行われる電子印鑑サービスを利用すれば、法的効力を持つ証拠として認められることがあります。特に、電子署名法に基づく電子署名と併用することで、電子契約においても有効な証拠となります。
電子印鑑の利用には、契約文書における真正性や改ざん防止の観点から、有料サービスを選ぶことが望ましいと言えます。
電子印鑑と電子署名は異なる役割を持っています。電子印鑑は印影データそのものを指し、押印行為を示すものにすぎません。一方で、電子署名は電子文書が改ざんされていないことや、署名者が文書を作成したことを証明する技術です。
電子署名は強力な法的効力を持つのに対し、電子印鑑は基本的にそのような証明機能はありません。
電子契約とは、従来の紙ベースの契約をデジタル上で締結するプロセス全体を指します。電子印鑑はその中で、押印という行為をデジタル化したツールにすぎませんが、電子契約は契約自体をオンラインで完結させる仕組みです。
電子契約では、電子印鑑と電子署名が組み合わされ、契約当事者が合意したことを証明します。このため、電子印鑑は電子契約の一部であり、その効力を担保するためのツールの一つとして機能します。
実印は公的に登録されたものであり、重要な契約書や公的な書類に押印することで法的な効力が発生します。
一方、電子印鑑は物理的な実印とは異なり、法律上の「実印」としての効力は持ちません。電子印鑑はデジタルデータであり、実印と同等の証拠力を持つためには、電子署名法に基づいた電子署名やタイムスタンプ機能を併用する必要があります。
日本では、電子署名法により本人確認やデータの改ざん防止を行った電子署名は法的に認められているため、電子印鑑を実印として使用する際は、これらのセキュリティ機能が不可欠です。
ただし、重要な契約書においては、物理的な実印が求められるケースがまだ多いため、電子印鑑だけでの対応は現状では難しい場合もあります。
具体的には、不動産の取引や法的に実印が必要な書類では、電子印鑑を用いることができない場合があるため、利用する際は注意が必要です。
それでも、企業間での取引や内部の承認プロセスでは、電子印鑑と電子署名を併用することで、実印に代わる手段として利用できる場面が増えています。
電子印鑑の必要性を考えるにあたって、作成することで得られる以下3点のメリットをご説明いたします。
・電子文書へ印影を直に残せる
・コストが抑えられる
・決裁フローの効率化につながる
・書類管理の効率化につながる
・誰でも容易に作成できる
電子印鑑があれば、パソコンで作成した電子文書に直接押印できます。文書の電子化は国を挙げて推進されている事業の一つであり、紙への出力の手間が省ける電子印鑑が証明機能として用いられるシーンは今後ますます増えていくでしょう。
電子印鑑の活用で得られるもっともわかりやすいメリットは、何よりコストが削減できることです。従来の印鑑から電子印鑑へ変え、ペーパーレスが実現すれば、紙書類にかかる用紙代やインク代をはじめとし、印刷関連経費がすべてカットできます。郵送の必要がないので、切手代もいりません。
▼ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑を導入することで、印刷後に決裁を受け、承認・押印後に再度取り込むという紙書類における一連の決裁フローがデジタル上で完結します。従来の業務のムダが省けるため、スピーディーな契約締結ができるでしょう。
▼業務効率化について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑を導入することで、紙の書類管理に比べて大幅に効率化できます。紙の書類を物理的に保管する必要がなくなり、ファイルの紛失や検索の手間も軽減されます。
また、電子文書をデジタル上で一元管理することで、いつでも必要な書類に素早くアクセスでき、業務のスピードアップにつながります。電子印鑑により、時間の節約や生産性の向上が期待できるでしょう。
電子印鑑は、専門的な知識がなくても簡単に作成できるのが大きな魅力です。WordやExcelを使えば、誰でも数分で電子印鑑を作成することが可能です。加えて、無料ツールやアプリも充実しており、特別なソフトウェアを導入する必要がありません。
これにより、企業だけでなく個人事業主やフリーランスなど、幅広いユーザーが手軽に電子印鑑を活用できます。
無料で作成した電子印鑑をビジネスに用いることは、以下3つのデメリットから、たいへん危険な行為です。
・悪用が容易
・証拠能力が低い
・スキルやコストが必要な場合がある
無料の電子印鑑は、複製が容易で本人性を証明できる機能もないため、なりすましや悪用偽造のリスクが高いといえます。ビジネス上で使う電子印鑑を作成する際は、トラブルを避けるため、コストをかけてでも安全性を高めるのがおすすめです。
▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
無料の電子印鑑は、基本的にいつ誰が押印したものか記録が残りません。そのため、改ざんやなりすましが発覚したとき、不正の立証が困難です。一方、本人認証およびタイムスタンプ機能がある有料の電子印鑑なら、法的な証拠として認められる可能性が高いといえます。
電子印鑑を無料で自作する場合、Excel上での図形作成・加工や印影のスキャンなど、作成に手間がかかります。こだわったデザインや機能を詰め込んだハイクオリティな電子印鑑を作成するためには、無料の画像編集ソフトやアプリケーションだけでは限界があり、有料コンテンツへの課金が必要です。
これまでご説明した通り、企業で電子印鑑を利用するのであれば、Shachihata Cloudのような有料サービスをご利用いただくのがおすすめではありますが、社内のちょっとした確認には無料の印鑑を使用したいという場合もあるかもしれません。ここからは無料の電子印鑑の作成方法についてご紹介します。
まずはWord、Excelで電子印鑑を作成する方法です。ほとんどの企業にはWord、Excelが予め導入されているため、追加コストなく電子印鑑を作成できます。
前提として、ビジネスで電子印鑑を利用するのであれば有料サービスがおすすめです。とはいえ、無料で電子印鑑を使いたいという需要もあるでしょう。本章では、無料の電子印鑑の作り方をご紹介いたします。
Excelでは、図形の挿入機能もしくは印影スキャンの2通りの方法で電子印鑑を作れます。
図形の挿入機能を用いた電子印鑑の作り方
図形の挿入機能を利用した電子印鑑を作成する手順は以下のとおりです。
作成した電子印鑑は、背景を透過させられるよう、PNG形式で保存しましょう。使い方は、画像を押印したい電子書類に貼り付けるだけです。いかにも手作りした印象になりがちですが、気にしないのであれば問題なく使えます。
また、Excelでは電子印鑑機能を追加できるアドインを活用することも可能です。
印影を撮影・スキャンして電子印鑑を作る方法
実物のはんこに限りなく近い電子印鑑を無料で作成したい方は、実際の印影をスマートフォンで撮影もしくはスキャンしたデータを取り込んで加工するとよいでしょう。作成手順は以下のとおりです。
画像を使用するときは、印影を右クリックし「図として保存」を選択してください。
実物の印影を撮影・スキャンする方法ならより精巧な電子印鑑が作れますが、偽造されるリスクがあるため、使用する際は細心の注意が必要です。
▼電子印鑑をExcel（エクセル）で作る方法について詳しく知りたい方はこちら
▼電子印鑑をWord（ワード）で作る方法について詳しく知りたい方はこちら
Adobe Acrobat Readerには、あらかじめ電子印鑑機能が搭載されています。事前準備は、設定画面から印影の情報を編集しておくことのみです。電子印鑑の情報は、作成後に変更することも簡単にできます。
押印する際は、PDF書類を開いてスタンプ機能を起動したうえ、好みのフォーマットを選んで印影を反映させたい場所をクリックすれば完了です。
Web上で無料公開されている電子印鑑のソフトやツールを利用すれば、作成の手間がかかりません。なお、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」でも無料トライアル版を提供しております。アカウントを作成するだけですぐに利用できますので、ぜひお試しください。
▼無料で電子印鑑を作る方法について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑を無料で作成できるフリーソフトは多いですが、よく知られている7つのフリーソフトを紹介します。
Excel電子印鑑は、Excelシート上にさまざまなスタイルの印鑑を押印できる無料のアドインです。操作は非常に簡単で、「認印」「角印」「データネーム印」などさまざまな印鑑が用意されており、自分でデザインした画像を利用できる「ユーザー印」も作成可能です。スタンプのデザインやサイズ、色をカスタマイズして使うことも可能です。Excelを日常的に使う方には便利なツールで、誰でも簡単に電子印鑑を作成できます。
おまかせ電子印鑑2 Freeは、簡単に電子印鑑を作成できる無料のソフトです。認印や三文判、データネーム印、ビジネス印、ユーザー印といったさまざまな種類の印影を作成でき、フォントや色、サイズをカスタマイズ可能です。また、かすれや傾きの調整で、よりリアルな印影を再現できます。無料版でも基本機能が十分に揃っており、取引先に提出する書類や社内文書に便利に利用できます。有料版にアップグレードすれば、さらに多くの書体や機能を利用可能です。
クリップスタンプは、日付印や三文判などの電子印鑑を「Microsoft Word」や「Excel」、一太郎などの文書に押印できる無料ソフトです。印影は、日付や名前などを入力してカスタマイズでき、文書に直接押印可能。代理印や丸印、角印も用意されており、文書の内容に合わせて使い分けができます。印影の位置や大きさも自由に調整できるため、業務書類や日常的な文書作成に非常に便利なツールです。
クリップスタンパーは、スタンプ風のベクター画像を簡単に作成できる無料ソフトです。丸印や角印、回覧印、日付印などさまざまなスタイルの印影を作成可能で、電子文書への押印に対応しています。また、解像度やサイズの調整もでき、デザインした印影は拡大・縮小しても品質が劣化しないEMF形式で保存できます。PNGやJPEGなどの形式でも保存できるため、さまざまな用途に柔軟に対応できる点が特徴です。
Web印鑑は、名字上位10,000姓を収録した無料のオンラインサービスで、認印を簡単に作成できるツールです。作成された印影は、PDFやPNG形式でダウンロード可能で、ワープロ文書に貼り付けたり、PDFのカスタムスタンプとして使用できます。ただし、商業使用や電子署名としての使用は認められておらず、法的効力はありません。個人や社内での利用が推奨されており、改ざんや流用のリスクに注意が必要です。
電子印は、会社名や部門名、日付を含んだデート印を簡単に作成できるフリーソフトです。大きさは「大」、「中」、「小」、「ミニ」の4種類から選べ、印影をクリップボードにコピーして、WordやExcelなどの文書に直接貼り付けることが可能です。さらに、印影には「検」、「受領」、「領収済」などを表示でき、用途に応じたカスタマイズが可能です。インストール不要で、手軽に印影を作成できるため、ビジネス文書に便利です。
「承認はんこフリー 電子三文判」は、2600名字印のうちよくある名字200種と、ビジネス印20種をあらかじめ組み込んだ無料の電子印鑑ソフトです。WordやExcelで簡単に使用でき、日付は自動入力されるため、承認印を効率的に利用可能。製品版もありますが、フリー版でも十分な機能が揃っており、クリップボード経由での押印も可能です。
次に、電子印鑑を無料で作成できるアプリ6選を紹介します。
Microsoft Excelは、表計算ソフトとしてだけでなく、電子印鑑を簡単に作成できるアプリとしても利用できます。Excelの「図形挿入」機能を使用して、丸形や角形の印影を作り、名前をテキストで入力することでオリジナルの電子印鑑が完成します。また、上述した「Excel電子印鑑」のような無料アドインを追加することで、複数のデザインやサイズの電子印鑑を簡単に作成し、文書に適用できます。操作がシンプルで、初心者にも使いやすい点が魅力です。
「電子スタンプ・はんこ」は、iPhoneやiPad向けに提供されているアプリで、簡単にオリジナルの電子スタンプを作成できます。文字のフリー入力やフォント、サイズ、色をカスタマイズし、スタンプの枠の表示や色の反転も可能です。作成したスタンプは画像として保存でき、文書への貼り付けやペーストも簡単に行えます。個人使用やビジネスに役立つ多機能なツールです。
「電子印鑑」は、簡単に丸型や角型の電子印鑑を作成できる無料のアプリで、上述の「電子スタンプ・はんこ」と同じ開発者によるものです。印影のデザインを自由にカスタマイズし、文字や日付を入力することで、印影を簡単に作成可能です。作成した印影は画像として保存でき、クリップボードにコピーしてさまざまな文書に貼り付けることができます。リモートワークでの押印はもちろん、グループチャットのアイコン作成などにも適しています。
「Photo印鑑」は、実際の印鑑を写真で撮影し、簡単に電子印鑑を作成できるアプリです。無地の紙に押印し、それを撮影して調整するだけで、高品質な電子印影を生成できます。作成した印影は背景が透過したPNG形式で保存され、ExcelやWordなどに貼り付け可能です。また、AR機能を使って、実際に押印されたような3D印影を表示することもできます。
PIXLR Expressは、オンラインで利用可能な無料の写真編集ツールです。AIを活用した直感的な操作が特徴で、背景の削除や画像のリサイズ、フィルター適用など、さまざまな機能を備えています。電子印鑑の作成にも役立ち、作成した印影をWordやExcelの文書に簡単に取り込んで押印できます。インターフェースは初心者にも優しく、すぐに使い始められる便利なツールです。
StampMasterは、名前や日付などの文字列を入力するだけで簡単に印影を作成できるアプリです。作成した印影はPNG形式でエクスポートし、他のアプリケーションで活用できます。シンプルな操作で、ビジネスや個人利用の文書に即座に対応できる点が魅力です。さまざまな言語に対応しており、特に日本語フォントを使った印影作成が可能です。日常業務やリモートワークで活用しやすいツールです。
次に、有料の電子印鑑作成ツールについて、特に有名なツール5選を紹介します。有料ツールは、無料のフリーソフトやアプリと比較して、機能やサポート、セキュリティなどが充実していることが大きな特徴です。
Shachihata Cloudは、電子印鑑や電子決裁、電子契約をデジタル化するクラウドサービスです。社内のワークフローを効率化し、バックオフィス業務をサポートします。印鑑の作成から文書の承認まで、簡単な操作で利用でき、導入後のサポートも充実しています。月額料金はお手頃で、各種プランが用意されており、企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。無料トライアルも用意されています。業務効率化を目指す企業に最適なツールです。
電子印鑑、バックオフィスDXのシヤチハタクラウド
電子印鑑GMOサインは、導入企業数が350万社を超える信頼性の高い電子契約サービスです。法的に認められた電子署名とタイムスタンプを使用し、安全かつ効率的に契約書を締結できるのが特徴です。料金プランもフリープランから充実しており、企業規模に応じた柔軟なプランが用意されています。さらに、他の業務システムとAPI連携が可能で、業務の効率化を図ることができます。
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が運営する、クラウド型の電子契約サービスです。導入企業数250万、類型送信件数1,000万件を超え、幅広い業界で利用されている有名なサービスです。電子署名法に準拠し、弁護士による監修のもと、安全かつ法的に有効な契約締結が可能です。契約業務の効率化を図り、郵送代や印紙代を削減するほか、テレワークにも対応できる利便性が特徴です。
My電子印鑑は、サンセール株式会社が提供する、鮮明で高解像度の電子印鑑を作成できるサービスです。ベクター画像で印影が保存されるため、拡大してもギザギザにならず、印影の品質が維持されます。特にビジネスや公式文書に適しており、電子契約の際のセキュリティ向上にも貢献します。名前や役職情報を埋め込むことができ、不正コピー防止機能も備えています。個別にオーダーメイドで作成されるため、独自性と高い信頼性が魅力です。
「とろろこんぶ電子印鑑」は、WordやExcelで電子的に押印できるサービスで、「承認はんこ」と「日付印ぺったん」の2つのタイプがあります。パスワード保護付きのセキュリティ機能や、押印履歴の記録・確認が可能で、透明背景の印影は文書上に自然に表示されます。押印ログには改ざん防止機能も備わっており、信頼性の高い電子印鑑ツールとして、企業のペーパーレス化をサポートします。
電子署名を安全に運用するには、事前準備と適切な管理が重要です。以下のポイントを守り、セキュリティを確保しましょう。
電子署名を初めて使用する際は、必ずテストを行い、システムが正しく機能するか確認する必要があります。テストにより、署名の作成・確認プロセスや文書の受け渡しが問題なく行えるかを確認します。テストをしっかり行うことで、実際の運用時に予期せぬトラブルを防ぎ、業務をスムーズに進めることができます。
電子証明書には有効期限があります。有効期限が切れると、電子署名は無効となり、法的効力も失われる可能性があるため、定期的な確認が必要です。重要な契約の最中に署名が使えなくなるリスクを回避するため、期限前に適切な更新手続きを行い、常に有効な証明書を保つことが重要です。
秘密鍵は、電子署名の安全性を保つために最も重要なものです。不正アクセスや盗難のリスクを防ぐため、秘密鍵は厳重に管理しましょう。例えば、アクセス権限を限定し、定期的なパスワード変更や多要素認証の導入などのセキュリティ対策を行うことが重要です。秘密鍵の漏洩が発生すると、署名の信頼性が失われる恐れがあります。
DX化の推進の第一歩として、電子印鑑の導入がおすすめです。紙書類への捺印・押印をなくすことは、用紙費や印刷費の削減につながります。また、同時にワークフローも電子化することで、よりスピーディーな決裁が実現できます。電子印鑑の導入は、コストカットだけでなく、業務効率化の含めて幅広いメリットがあるのです。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、電子印鑑からワークフローの電子化までツール1つで対応できます。
Shachihata Cloudは、印面にしたい名前を入力するだけで電子印鑑が作れます。氏名印と日付印はその場ですぐに作成できるため、即日利用可能です。そのほか、角印や代表印などもオーダーメイドで作成できます。
利用者はメールアドレスや氏名などを登録している人だけなので、電子印鑑の持ち主が明確化されます。ログイン時はパスワード入力必須で、セキュリティも万全。印面の不正利用を防止できる仕組みが整っているため、安心してご利用いただけます。
Shachihata Cloudで電子書類に押印するときは、登録した電子印鑑を選んで押したい場所をクリックするだけ。押印したい電子書類のアップロードもファイルをドラッグアンドドロップするだけで完了します。難しい操作は必要ないので、初めて電子印鑑を使う人でもスムーズに対応できます。
Businessを利用している場合は、社外秘に設定して社内ユーザーのみ閲覧できる状態にすることも可能です。社内ユーザーには「社外秘」と書かれた網掛け状態で表示されるため、一目で書類の閲覧権限を把握できます。
Shachihata Cloudには、社内回覧の宛先や順番を登録する機能があります。承認ルートは複数登録できるので、案件ごとに使い分けることで時間短縮が可能です。また、再通知の設定をすることで、書類の確認忘れを予防できます。
また、アクセスコード（パスワード）で書類を保護することも可能です。アクセスコードは回覧先に別途送信されるため、セキュリティの高い回覧が実現できます。
人気も上々！会社で使うならShachihata Cloudの電子印鑑
デジタル文書に直接押印できる電子印鑑に移行することで、ペーパーレスになり、業務効率が飛躍的にアップします。ただ、無料で簡単に作成できる印影を画像化しただけの電子印鑑は、なりすましや偽造による悪用のリスクという重大な欠陥があります。
企業における電子印鑑の導入には「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の活用がおすすめです。
Shachihata Cloudは、はんこでお馴染みのシヤチハタが提供するクラウド型の電子印鑑・決裁サービスです。紙で行っていたワークフローを、従来のプロセスに即してデジタル化できます。法律で定められる「本人性・原本性・見読性」すべてを満たす※1バックオフィスシステムであり、どこからでもアクセスできることから『リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1※2』に選ばれました。
※1 一部有償オプションにてご利用いただけます。
※2アンケート提供元：ゼネラルリサーチ（電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1,014名）
導入時の初期費用は無料、1ユーザーあたり月額110円（税込）からと、手頃にご利用いただける価格です。
また、複数の有償オプションを要望ごとにまとめたセットもお得にご利用いただけます。
ご利用にあたっては、無料トライアルを実施しています。お試し期間でも本サービスと同じ機能をご利用いただけますので、まずはトライアルからぜひご利用ください。
▼Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
シヤチハタ株式会社の「Shachihata Cloud」は、「パソコン決裁Cloud」の進化版です。セキュリティ面・機能面を強化し、社内はもちろん、取引先との書類のやり取りも安心して行える電子決裁サービスへと発展しました。「Shachihata Cloud」のサービス名に込めた想いと拡張された機能について解説しているので、ぜひ一読ください。
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