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契約書を電子化しよう!導入時のポイントと印鑑、納品書、稟議書、見積書の電子化についても解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

近年企業のペーパーレス化が進み、企業間における取引の契約書や納品書、稟議書、見積書といった書類についても、電子化する動きが加速しています。しかし、契約書を電子化するには関連する法律を押さえ、電子化のための要件を満たす必要があります。
本記事では契約書の電子化によりもたらされるメリットや、契約書を電子化するにあたっての流れや注意点をご説明します。

そもそも書類を電子化する目的とは?

はじめに、書類を電子化する目的を確認しましょう。
2019年に働き方改革関連法が施行され、多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにすることを目指し、長時間労働の是正などが政府主導で本格的に始まりました。リモートワーク、ペーパーレス化の推進が図られています。

またスマートフォンやタブレットが普及したことで、今や出社しなくてもあらゆる情報のやり取りがスピード感を持って行えるようにもなりました。書類を電子化することで、業務効率化やコスト削減など、多くのメリットが得られます。

書類を電子化するメリット

書類の電子化には、具体的に次のようなメリットが挙げられます。

業務効率化が可能

書類が電子化されることで、紙の印刷、回覧、差戻し、捺印・承認、郵送する手間など、手作業による業務が大きく削減できるようになります。在宅勤務もスムーズに行えて、スマートフォンなどで外出先や移動中でも業務を行えるようになり、業務効率が向上します。

コスト削減ができる

様々な書類が電子化されれば、書類の印刷にかかっていたインク代・トナー代、コピー用紙代、複合機・コピー機の保守料、そして書類の郵送料がなくなるため、会社のコスト削減にも繋がります。

書類を探しやすい

書類が電子化されれば、その書類に関連する語句で検索し、目的の書類を簡単に見つけることができるようになります。どこに収納したか分からない保管庫から探す手間を想像すると、検索精度の向上も大きなメリットの一つです。

コンプライアンスの強化

また、電子化された書類は、紙書類のように持ち出しによる情報漏えいリスクがありません。やり取りのログが残せたり、改ざんを防止する機能を持たせられたりと、コンプライアンスの強化という意味でも、電子化のメリットは大きいといえます。

書類保存スペースが不要

さらに、書類が電子化されれば、保存スペースが不要になります。紙書類の保存のために書庫を借りたり、書類保存専用スペースや棚を設けたりしている企業は多いと思いますが、電子化されればオフィススペースの削減にも寄与します。

▼ペーパーレス化のメリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちら

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書類を電子化するデメリット

一方、契約書を始めとした書類の電子化には、いくつかデメリットも伴います。

業務改善をしなければならない

これまで紙書類で行われてきた業務を電子化するとなれば、対応フローを見直したり、新しいシステムを導入したりと、業務改善が必要となります。今まで成立していたフローを変えるには労力を伴い、現場の反対も起こりがちなのが実情です。

取引先の理解を得にくい

書類の種類にもよりますが、例えば契約書を電子化する場合には相手企業があってのことであるため、自社の意思決定のみでは進めることができません。自社都合による変更で取引先の理解を得る難易度は高いといえます。

視認性がなくなる

また、当然ではありますが、書類が電子化されれば、印刷物のようにモノとしては目に見えなくなります。目に見えることで心理的に安心できるので、手元に紙として置いておきたいと考える方もいることが想定されます。

サイバー攻撃を受けるリスクがある

紙書類のように持ち出されるリスクがなくなるとお伝えしましたが、その一方で、電子化するとサイバー攻撃を受けるリスクは新たに発生します。電子化を導入する際には、セキュリティ対策が施されたシステムを採用することが不可欠です。

書類を電子化する際にチェックしたい法律

次に、書類を電子化する際に確認しておきたい法律についてご説明します。電子化に関連する法律としては、e-文書法と電子帳簿保存法が良く知られています。

e-文書法

e-文書法とは、今まで紙書類による保存が義務付けられていた文書について、電子文書による保存を認めることを目的として、2005年に制定された法律です。具体的には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律を総称してe-文書法と呼びます。

電子化可能な文書には様々な種類があり、管轄する省庁も電子化するための要件もそれぞれ異なりますが、電子化を認めることを大枠で定めているのがe-文書法です。

▼e-文書法について詳しく知りたい方はこちら

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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法もe-文書法と同様、文書の電子化に関連する法律で、e-文書法より前の1998年に制定されました。こちらは国税庁が管轄する法律で、会計帳簿や国税関係書類の電子化を認めています。

始めから電子データで作成した文書のみを対象としていましたが、2005年にe-文書法が制定されたことに伴い、契約書・注文書・請求書・納品書などをスキャンし電子書類として取り扱うことも認められました。なお、2022年1月に施行される電子帳簿保存法改正により、紙書類を電子化する要件が緩和されます。具体的には紙書類の電子化に際して必要であった税務署による事前承認が廃止されるなどです。電子化への敷居が低くなることで、今後ますます企業のペーパーレス化は進むと予想されます。

参考:https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/01.pdf

契約書を電子化するための流れとポイント

続いて、書類の中でも、取引先やパートナー企業との契約書を電子化する場合の流れとポイントをご説明します。

1. 法務関係者に説明をする

まずは法務の専門部署へ、契約書を電子化する説明を行うことから始めます。
建物賃貸借契約など、中には法律上、書面での作成・保存が義務付けられている契約書も存在します。管理体制、管理方法と併せて検討を進めましょう。

2. 契約書や業務フローを見直す

次に、現状取り扱っている契約書や業務フローの見直しを行います。重要度や発生件数、閲覧・参照の状況、契約締結までのフローを整理し、どの契約書を電子化の対象とするのかを設定します。

3. 取引先や社内関係者へ周知する

電子化の対象となる契約書を決めたら、取引先や社内関係者へ周知します。
取引先によっては紙の契約書が求められるケースもあるかもしれません。そうなった場合にどのような手続きを取るのかも検討が必要です。
社内への周知は混乱を招かないよう丁寧に行い、目的をしっかりと伝えて理解してもらうことがポイントです。

4. 電子契約システムを導入する

最後に電子契約システムを選定・導入します。契約書の内容を証明する方法としては、電子署名と電子印鑑の大きく2つの方法があります。日本では印鑑の文化が根強く残っているため、電子印鑑が押印でき、かつ高度なセキュリティ機能を有する仕組みを選びましょう。

契約書以外に電子化したい書類と導入時のポイント

契約書以外に電子化のニーズが高い書類としては、稟議書や見積書、納品書、請求書などが挙げられます。最後に、これらを電子化する際のポイントをご説明します。

稟議書の電子化

稟議書は企業運営に関わる社内文書で、例えば人事採用、一定額以上の物品購入やシステム導入、出張の可否などで申請される書類です。稟議を通す際には申請、承認、決定というフローをたどり、何か不備があれば差戻し・再申請を要します。これらのフローが電子化でも問題なく回るのか、社内制度やルールの見直しが必要となります。

▼稟議書の電子化について詳しく知りたい方はこちら

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見積書の電子化

見積書は、PDF形式など、既に電子化へ移行している企業も多い書類ではないでしょうか。見積書は取引先と複数回に渡りやり取りが成される書類の一つであるため、フォルダやドキュメントに統一性のある名前を付ける、アクセスしやすいようにデータを整理するなど管理方法を工夫しましょう。

▼見積書の電子化について詳しく知りたい方はこちら

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納品書・請求書の電子化

納品書や請求書の電子化にあたっては、所轄の税務署に申請し承認を得る必要があります。システム導入や社内ルールを整備した上で、電子化による記録開始の3か月前までに申請を行います。

参考:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/04.htm

契約書など書類の電子化に合わせて印鑑も電子化を!

契約書をはじめ、紙書類を電子化することにより、コスト削減、業務効率化を加速させることができます。テレワークも実施しやすくなり、働き方の改善にも繋がるでしょう。
書類の電子化を進めるにあたっては、シヤチハタの電子印鑑システム「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の導入がおすすめです。今お使いの印鑑、それまでの業務プロセスを変更することなく、そのまま電子化へ移行させつつも、業務効率化を行うことができます。まずは30日間の無料トライアルへお申し込みください。

※電子署名法上対応できない書類もあるため、契約書の電子化にあたっての詳細は顧問契約されている弁護士などにご確認ください。

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