1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 見積書に印鑑は必要?PDFでの見積書は有効?見積書に関する疑問を解決

コラム

見積書に印鑑は必要?PDFでの見積書は有効?見積書に関する疑問を解決

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業間で取り引きを行うにあたり、見積書は欠かせない存在です。普段の業務で見積書の取り扱いに慣れていない場合、見積書の役割や見積書における印鑑の必要性などについて明確に把握できていないこともあるでしょう。
今回は見積書とは何かについてと、見積書に印鑑が必要かどうかについてご説明します。近年増加傾向にある「電子データによる見積書」についても詳しくご紹介しますので、参考にしてみてください。

見積書とは

見積書とは、受注側が作成し契約の前段階で提示するものです。金額、数量、流れ、期間、工程などの契約前の確認を行うことができます。発注側は見積書の内容を見て各事項に間違いがないか、期間や金額が見合っているかどうかなどを検討することができます。
ここでは、見積書の詳細な役割についてご紹介します。

役割①:双方の認識が合っているのか確認できる

契約内容を明らかにすることでお互いの認識に齟齬がないかを確認できることに加えて、認識のズレによるトラブルを防ぐことができます。
曖昧な内容の記載や項目の漏れはトラブルの原因となり得るため、とくに流れや工程については具体的に書き、金額や数量においては間違いがないように慎重に記載するようにしましょう。宛先、発行日、有効期限をはじめとして必要事項が網羅されているかどうか都度チェックを行うことも重要です。

役割②:価格や内容を比較できる

見積書を受け取る側は、商品やサービスの購入を検討する際の価格や内容の比較に利用することができます。複数社に同じ条件の見積もりを依頼し、その価格や内容を比較することを「相見積もり」といいます。相見積もりを効果的に使うことで、より自社に有益でメリットの多い取引先を選ぶことができます。

見積書の保存期間

見積書は信憑書類に分類されるため、一定期間の保管、保存が義務付けられています。保存期間は、法人と個人でそれぞれ異なります。法人の場合は見積書の発行した年度の法人税申告期限日から7年後までです。個人の場合は発行した年度の確定申告期限日から5年です。詳しくは、国税庁のホームページでご確認いただけます。


参考:国税庁HP
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

見積書に印鑑は必要?

ビジネスでの書類においてしばしば必要になる印鑑ですが、見積書においてその必要性は定義されているのでしょうか。ここでは、見積書に印鑑が必要なのかどうか、捺印をすることでどのような効力が生じるかについてご紹介します。

必ずしも必要ではない

結論からいえば、見積書に印鑑は必要ありません。「見積書に印鑑を押す必要があるかどうか」については法律で定められていないため、見積書に印鑑がない場合でも法的効力は変わりません。

企業が発行した証明になる

前述の通り、見積書には必ずしも印鑑を押さなければならないという決まりはありません。
しかし、企業によっては捺印がない書類を「正式な書類」として捉えない場合があります。加えて、発注側が見積書を受け取ってはじめて発注内容を明確化し、稟議にかけ、決定に至るというケースもあります。稟議においては、受注側の企業の信頼度が重要な論点となることもあります。その際に見積書に印鑑があることで「しっかりと社内で承認をしたうえで見積書を発行している」という印象を与え、安心感や信頼感を与えることができます。このことから、特別な事情などがない限りは見積書においても印鑑を押すことをおすすめします。

日本では従来書類に印鑑を押す文化が根付いています。とくに歴史の長い企業や昔ながらの社風を大事にする企業においては、捺印があるかどうかで自社の印象を左右しかねません。このことからも、見積書において印鑑は重要だといえるでしょう。

見積書で使用する印鑑

見積書における印鑑の重要性をお伝えしましたが、実際見積書にはどの印鑑が適しているのでしょうか。一口に印鑑と言っても、種類はさまざまです。ここでは代表的な印鑑4種類をご紹介するとともに、見積書に適した印鑑についてご説明します。

実印

法人における実印は、もっとも重要な印鑑といっても過言ではありません。
たとえば会社の設立で法人登記を行う際、代表取締役の印鑑の登録が必要になります。これは法務局で登録し、この際に使用した印鑑が会社の「実印」となります。「会社実印」「法人実印」「代表者実印」とも呼び、捺印することで法律的に「企業の代表者の同意がある」ということの証明となります。

銀行印

銀行印とは、銀行などの金融機関で登録した印鑑のことです。口座開設や預金取引など、金融機関で手続きをする際に必要です。
一般的に銀行印は、実印と区別をするために実印より一回り小さいものを使用することが推奨されています。

認印

認印は、実印や銀行印と違い公的な証明がされていない印鑑です。
実印以外の印鑑は全て認印にあたり、書留や宅配便を受け取る際など日常的に使用するシーンの多い印鑑です。契約書などに捺印する際、実印や銀行印を使用することで生じる印影の悪用などのリスクヘッジを避けるためにも、認印を用意しておくことをお勧めします。
認印は汎用性が高いため、部署ごとや役職ごとにも用意しておくと良いでしょう。

角印

角印とは、法人やサークルなどの団体、商店の一般事務において使用する四角形の印鑑です。その法人や団体が「正式に認めた書類」だということを証明する目的で使用します。注文書をはじめとした社外文書、稟議書などを含む社内文書に捺印するもので、「社印」とも呼びます。

一般的に見積書で使用する印鑑は、会社の角印もしくは角印+担当者の印鑑になります。角印によって「会社から承認が得られた案件」だということを証明でき、担当者の印鑑によって「誰が作成した書類なのか」を明らかにすることが可能です。ただし、官公庁などの一部の取引先では実印を求められる場合があります。そのため、初めて取り引きをする相手には事前に「どの種類の印鑑が有効か」を確認しておくと良いでしょう。

最近ではPDFで見積書を送ることも

これまで企業間の取り引きでは、見積書などの書類を紙で送付することが習慣となっていました。しかし近年、紙に代わりPDFなどの電子データで添付、送付されることも多くなっています。「データでの見積書は信頼度が低いのではないか」と考える方も多いかもしれませんが、法的に有効です。
ここでは、PDFで見積書を送付することのメリットと注意点をご紹介します。

メリット

まずは、見積書をPDFで送付する際のメリットを3つご紹介します。

人件費、郵送費などの諸経費を削減できる

見積書をPDFなどの電子文書で送付する場合、紙での発行・郵送の際に生じる書類の印刷、配達、宛名ラベルや切手貼りなどのさまざまな手順を割愛することができます。このことから、人件費、郵送費の削減や業務の効率化につながります。

送付履歴を保存できる

紙で見積書を郵送する場合には、送付した側が配達証明を行わない限り送付した証拠が残りません。一方、PDFなどの電子文書をメールなどで送付する場合は、基本的に「送信履歴」「受信履歴」などの履歴が残ります。そのため、取引先との認識の齟齬などのトラブルを避けることができます。

保存場所を節約できる

紙で見積書を保存すると非常にかさばるため、取り引きが増えれば増えるほど保存場所に困ります。一方、電子文書の見積書であれば保存場所に困ることはありません。
これまで紙で見積書を保存していた場合、電子文書での送付に移行することで空いたスペースを他の用途に有効活用することもできます。
加えて、紙の見積書の保存場所の間違えや、誤って処分するなどのリスクを低減できます。さらに電子文書の検索機能を使えば、膨大にある見積書の中から必要な電子文書をすぐに探し出すことができます。

注意点

PDFで見積書を送付する際には、気をつけなければならない注意点もあります。ここでは2つの注意点をご紹介します。

複製、編集されないよう対策が必要

電子文書で見積書を送付する場合は、紙での送付に比べて複製や編集のリスクが高まります。紙の書類上の情報を書き換えることはそう簡単にはできませんが、電子文書の場合、形式によっては比較的容易に編集することができてしまいます。そのため、電子文書を開く際のパスワードを設けることはもちろん、PDFなど編集されない形で電子文書を作成して送付するなど工夫が必要です。