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コラム

認印とは?シヤチハタとの違いや使い分けを解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

ビジネスの場でもプライベートの場においても、認印(みとめいん)はあらゆる場面で利用されますが、その役割や使用可能な範囲について正確に答えられる方は少ないかもしれません。「認印でも可」とされている書類でも、シヤチハタと呼ばれるようなゴム印は不可とされていることもしばしば。そこで本記事では認印とは具体的にどのような印鑑なのか、シヤチハタとの違いや使い分け、また認印を作成する際のポイントをご説明します。

認印とは

認印とは、印鑑登録がされていない、個人の名前が記された印鑑のことをいいます。役所で印鑑登録をする「実印」や、銀行に届出をする「銀行印」に比較すると、認印は日常的に利用する頻度が高い印鑑です。
法人としての認印は「角印」と呼ばれる、四角い形の印鑑を指します。社内の回覧資料やさまざまな申請手続きなどに利用されています。

法人の実印・銀行印・認印を使うシーンとルールについて詳しく知りたい方はこちら

シヤチハタとは

「認印でも可だが、シヤチハタは不可」の書類も中にはありますが、ではシヤチハタとはどのような印鑑をいうのでしょうか。一般的にシヤチハタとは、印鑑本体にインクが内蔵されたスタンプタイプの印鑑と認識されています。しかし、実はシヤチハタとは会社名*1であり、シヤチハタが販売する製品としての正式名称は「ネーム印」といいます。

いわゆるシヤチハタの特徴として、朱肉や印鑑マットを別途準備する必要がなく、連続で押すこともでき、利便性が高い点が挙げられます。長時間にわたる事務作業や、宅配便の受け取りなどの場面で効率的に活用できるでしょう。
一方、既製品であるため、同じ印影のスタンプが世の中に複数存在しています。また、印面はゴム製で、劣化すると印影の形が変わってしまう可能性があります。真正性を保証できないため、公的な書類では原則として認められていません。

参考:ネーム印とは?「シャチハタ」の名称で親しまれるインキ補充型スタンプ

*1 会社名は、正式には「シヤチハタ」と表記します

認印とシヤチハタの使い分け

印鑑登録をしていない印鑑全般を指すため、朱肉を使用するタイプの印鑑も、朱肉を使用しないスタンプタイプのシヤチハタも、いずれも認印として使用することができます。ただし、認印の中でも、シヤチハタが使用できない場面があります。

朱肉を使用するタイプの印鑑と、スタンプタイプのシヤチハタのメリット・デメリットをまとめると、次の通りとなります。

(表1)認印タイプ別のメリットとデメリット

朱肉を使用するタイプの印鑑 スタンプタイプの印鑑
(シヤチハタ)
メリット ・認印として広く使用可能
・印面が劣化しにくい
・朱肉、印鑑マットが不要
・連続して押すことができる
・手軽に押せて利便性が高い
デメリット ・朱肉や印鑑マットの準備が必要
・きれいに押すためには慣れが必要
・印面が劣化することがある
・公的な書類に使用不可
・インク切れの場合は補充が必要
・一定時間経過するとインクが薄くなる可能性がある

主な利用シーンついては、それぞれ次の通りです。ただし厳密な区分けはされておらず、あくまで一般的な例となります。

(表2)認印タイプ別の利用シーンの例

朱肉を使用するタイプの印鑑 スタンプタイプの印鑑
(シヤチハタ)
利用シーン ・会社へ提出する書類*2
 ・雇用契約書
 ・誓約書
 ・扶養控除等申告書
・公的な書類の届出 など
・宅配便の受け取り
・郵便物の受け取り
・社内書類の確認印*2 など

*2 重要な取引・契約書には実印を用いる

なお、朱肉を使用するタイプの印鑑でも、印鑑登録をすれば実印として、銀行に届出を出せば銀行印として、利用することも可能です。しかし偽造されたり複製されたりするリスクを考慮し、認印と実印・銀行印は別々で持っておくほうがよいでしょう。

サインと印鑑の違いについて詳しく知りたい方はこちら

認印を作るときのポイント

次に、個人で利用する認印を作成する場合のポイントをご説明します。ただし、これも厳密には規定されていないため、一般的な例としてお伝えします。

朱肉を使用する印鑑の場合

朱肉を使用するタイプの印鑑を作成する場合は、次のポイントを押さえましょう。

サイズ

印鑑には実印、銀行印などいくつか種類がありますが、それぞれ異なるサイズで作成することで区別が付けやすくなるため、認印は銀行印や実印よりも小さいサイズで作成します。具体的には10.5mm〜13.5mmが一般的です。
手の大きさによっても捺印のしやすさが変わるため、自分に合ったサイズを見つけるとよいでしょう。

刻印内容

実印の場合フルネームで作成されることが多いですが、認印の刻印内容については名字で作成することが一般的です。職場に同じ名字の人がいて区別が必要な場合には、下の名前を添え字として刻印することもあります。

書体

印鑑に用いられる書体としては、可読性の高いものから順に古印体(こいんたい)、隷書体(れいしょたい)、篆書体(てんしょたい)、吉相体(きっそうたい)などが挙げられます。認印の重要な点は、誰が確認したのか明確にすることであるため、比較的読みやすい古印体や隷書体がおすすめです。

スタンプタイプの印鑑(シヤチハタ)の場合

シヤチハタ(朱肉が不要なタイプの印鑑)は既製品のため、あまり選択の自由度は高くありませんが、購入する場合は次のポイントを押さえましょう。

サイズ

シヤチハタのサイズは9mm前後が一般的です。

刻印内容

シヤチハタの刻印内容については、朱肉タイプとあまり変わらず、苗字のみの刻印が一般的です。職場に同じ苗字の人がいて区別したい場合には添え字を刻印することもあります。

書体

シヤチハタに主に用いられる書体としては、楷書体(かいしょたい)、行書体(ぎょうしょたい)、隷書体、古印体、明朝体(みんちょうたい)、丸ゴ体、角ゴ体、篆書体、勘亭流(かんていりゅう)などがあります。ただし既製品のためメーカーにより選べる書体は変わります。
個性的な書体で作ることもありますが、ビジネスで利用するのであればここで挙げたような書体が無難といえます。

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契約書に認印は押印できるのか

最後に、契約書における認印の有効性についてご説明します。

契約書の中には、認印では作成できない書面があります。重要度の極めて高い契約書や、大きな金額の動く契約書については、実印でなければ締結できません。具体的には次のような例が挙げられます。

(表3)実印でのみ作成可能な契約書の例

・代表取締役の変更時の手続き書面

・株券を発行する際の手続き書面

・不動産取引に関する契約書(購入や賃貸、担保に入れる際など)

・連帯保証の契約書

・企業買収の取引契約書

・ローンを組む際の契約書

・自動車購入や売却のための契約書

・遺産相続の契約書 など

上記の他にも、重要な契約締結時には実印が用いられます。

発注書や見積書、領収書などの会計書類や、その他事実を通知するだけの書類の場合には、基本的には認印(角印)が用いられます。ビジネスの場においてはシヤチハタ不可とされる場合が多いため注意が必要です。

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認印は電子化が便利!社内回覧なども効率化

認印は重要書類を除き広く使用される種類の印鑑のため、電子化して利用することで業務効率化を図れます。シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をお使いいただくと、現在ご利用中の認印をすぐに電子データとして作成・利用することができます。角印やサインなども電子印鑑へ変換でき、捺印はスマートフォンからもいつでもどこでも可能となります。まずはぜひ無料トライアルをお申し込みください。

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