Shachihata Cloud DXコラム 認印とは?シヤチハタとの違いや使い分けを解説
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認印とは?シヤチハタとの違いや使い分けを解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

ビジネスの場でもプライベートの場においても、認印(みとめいん)はあらゆる場面で利用されますが、その役割や使用可能な範囲について正確に答えられる方は少ないかもしれません。「認印でも可」とされている書類でも、シヤチハタと呼ばれるようなゴム印は不可とされていることもしばしば。そこで本記事では、認印とは具体的にどのような印鑑なのか、シヤチハタとの違いや使い分け、また認印を作成する際のポイントをご説明いたします。

認印とは

認印とは、役所で印鑑登録されていない、個人の名前が刻まれた印鑑のことです。書類の内容を確認したときや了承の意思を示すときに使用します。読み方は「みとめいん」が一般的ですが、「にんいん」と読むことも間違いではありません。

認印は印鑑登録が必要ない分、法的効力が低いのが特徴です。使用場面の一例を挙げると、以下のようになります。

  • 宅配便の受け取り
  • 社内書類の回覧
  • 婚姻届や出生届の提出
  • 履歴書への押印
  • 回覧板への押印

上記を見ると、日常生活を送る上で身近に使う回数が多いことがわかります。ただ、認印の仕様が適さない場面もありますので、事前に確認しておきましょう。

認印と実印との違い

では、認印と実印の違いはどのようなものなのでしょうか。

実印は、役所に届け出をして登録された印鑑のことをいいます。印鑑登録をすると「印鑑登録証明書」が発行できるようになり、印鑑の法的効力を示すことが可能です。

実印の使用が求められるケースは、以下のような場面です。

  • 住宅を購入する
  • 自動車を購入する
  • 住宅ローンの契約を行う
  • 生命保険に加入する

主に財産にかかわる契約を行う際には、実印の仕様が求められます。人生の中でも大事な場面で使用することも踏まえ、実印は何本も所持できません。印鑑登録をした1本のみが認められており、印鑑の中でも重要度の高いものとなっています。

認印と銀行印との違い

銀行印は、金融機関で口座開設をする際に登録する印鑑のことをいいます。登録することで銀行印として認められ、法的効力が生まれます。

銀行印は以下のような場面で使用します。

  • 新規口座の開設
  • 窓口を利用した現金の引き出し
  • クレジットカード発行の申請
  • 家賃等の口座振替の申込
  • 小切手や手形の発行

最近はネット銀行の普及に伴い、銀行印がなくても開設できる銀行も増えましたが、実店舗のある銀行では求められる場合もまだまだ多くあります。

銀行印は実印と違って、所持できる本数に制限はありません。ただ、法的効力が強い点は認印との違いといえるでしょう。

実印や銀行印も認印にできる?

結論から申し上げると、実印や銀行印も認印として使用できます。

ただ、実印や銀行印は法的効力があり、財産にかかわる重要な場面で使用する印鑑です。万が一盗難にあったり、偽造されたりした場合には甚大な被害を受けるため、それぞれ別に用意することをおすすめします。

▼法人の実印・銀行印・認印を使うシーンとルールについて詳しく知りたい方はこちら

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シヤチハタとは

「認印でも可だが、シヤチハタは不可」の書類も中にはありますが、ではシヤチハタとはどのような印鑑をいうのでしょうか。一般的にシヤチハタとは、本体にインキが内蔵されたスタンプタイプの印鑑と認識されています。しかし、実はシヤチハタとは会社名*1であり、シヤチハタが販売する製品としての正式名称は「ネーム印」といいます。

いわゆるシヤチハタの特徴として、朱肉や印鑑マットを別途準備する必要がなく、連続で押すこともできる高い利便性が挙げられます。長時間にわたる事務作業や、宅配便の受け取りなどの場面で効率的に活用できるでしょう。

一方、既製品であるため、同じ印影のスタンプが世の中に複数存在しています。また、印面はゴム製で、押し方や力のかかり具合で印影が変形してしまう可能性があります。真正性を保証できないため、公的な書類では原則として認められていません。

参考:ネーム印とは?「シャチハタ」の名称で親しまれるインキ補充型スタンプ

*1 会社名は、正式には「シヤチハタ」と表記します

認印とシヤチハタの使い分け

認印は印鑑登録をしていない印鑑全般を指すため、朱肉を使用するタイプの印鑑も、朱肉を使用しないスタンプタイプのシヤチハタも、いずれも認印として使用することができます。ただし、認印の中でも、シヤチハタが使用できない場面があります。

メリット・デメリットで使い分ける

朱肉を使用するタイプの印鑑と、スタンプタイプのシヤチハタのメリット・デメリットをまとめると、次の通りとなります。

(表1)認印タイプ別のメリットとデメリット

朱肉を使用するタイプの印鑑 スタンプタイプの印鑑
(シヤチハタ)
メリット ・認印として広く使用可能
・印面が劣化しにくい
・朱肉、印鑑マットが不要
・連続して押すことができる
・手軽に押せて利便性が高い
デメリット ・朱肉や印鑑マットの準備が必要
・きれいに押すためには慣れが必要
・印面が劣化することがある
・公的な書類に使用不可
・インク切れの場合は補充が必要
・一定時間経過するとインクが薄くなる可能性がある

朱肉を使用するタイプの印鑑は、認印として広く使用できる上、印面が変形しにくい点がメリットです。一度購入すると、欠けてしまうなどがない限り長く使用できます。一方、印鑑のみでは押印できないため、朱肉や印鑑マットが必要な点はデメリットといえるかもしれません。また、力の入れ具合によってきれいに押せないこともあるので、何度か練習する必要があります。

スタンプタイプの印鑑は、朱肉や印鑑マットは必要ありません。連続して何度でも押せるので、利便性が高い点がメリットです。ただ、印面が変形してしまう、インキの補充が必要などの手間がかかる点や使用が認められていない場面がある点はデメリットといえます。

利用シーンの違いで使い分ける

主な利用シーンについては、それぞれ次の通りです。ただし厳密な区分けはされておらず、あくまで一般的な例となります。

(表2)認印タイプ別の利用シーンの例

朱肉を使用するタイプの印鑑 スタンプタイプの印鑑
(シヤチハタ)
利用シーン ・会社へ提出する書類*2
 ・雇用契約書
 ・誓約書
 ・扶養控除等申告書
・公的な書類の届出 など
・宅配便の受け取り
・郵便物の受け取り
・社内書類の確認印*2 など

*2 重要な取引・契約書には実印を用いる

朱肉を使用するタイプの印鑑は、職場や役所などの公的な場で使う場合が多くあります。ただし、一部の重要な取引や契約書には実印の利用が求められる場合があるため、注意しましょう。

一方、スタンプタイプの印鑑は、宅配便や郵便物の受け取り、社内書類の回覧など身近な場面でよく利用します。手軽に使えるメリットを活用して、効率的に押印したい場合に便利です。

サインと印鑑の違いについて詳しく知りたい方はこちら

認印を作るときのポイント

次に、個人で利用する認印を作成する場合のポイントをご説明します。ただし、これも厳密には規定されていないため、一般的な例としてお伝えします。

朱肉を使用する印鑑の場合

朱肉を使用するタイプの印鑑を作成する場合は、次のポイントを押さえましょう。

サイズ

印鑑には実印、銀行印などいくつか種類がありますが、それぞれ異なるサイズで作成することで区別が付けやすくなるため、認印は銀行印や実印よりも小さいサイズで作成します。男性は12.0~13.5mm、女性は10.5~12.0mmが定番のサイズとされています。

手の大きさによっても捺印のしやすさが変わるため、自分に合ったサイズを見つけるとよいでしょう。

刻印内容

実印の場合フルネームで作成されることが多いですが、認印の刻印内容については名字で作成することが一般的です。職場に同じ名字の人がいて区別が必要な場合には、下の名前を添え字として刻印することもあります。

レイアウトは、縦1列が一般的です。ほかに縦2列、横右読み、横左読み、横2列がありますが、視認性を考慮して選ぶのがおすすめです。

書体

印鑑に用いられる書体としては、古印体(こいんたい)、楷書体(かいしょたい)、隷書体(れいしょたい)、篆書体(てんしょたい)、吉相体(きっそうたい)、印相体(いんそうたい)などが挙げられます。認印の重要な点は誰が確認したのか明確にすることであるため、比較的読みやすい古印体や隷書体、楷書体がおすすめです。

材質

認印の材質(印材)は、かなり多くの種類があります。主な特徴と価格の相場は、以下の通りです。価格や耐久性、デザイン性などを踏まえて、自分好みのものを見つけてください。

材質 特徴 価格相場
彩樺(さいか) ・環境に配慮した木材・耐久性が高い・乾燥や直射日光に弱い ~5,000円
薩摩本柘(さつまほんつげ) ・木目がきれい・長く使用しても変化が少ない・乾燥や直射日光に弱い ~5,000円
黒檀(こくたん) ・耐久性に優れている・使えば使うほど味が出る・乾燥や直射日光に弱い ~5,000円
白檀(びゃくだん) ・高貴な香りが漂う・希少な木材を使用・乾燥や直射日光に弱い ~10,000円
黒水牛(くろすいぎゅう) ・黒光りした美しさ・朱肉に馴染みやすい・乾燥や直射日光に弱い ~10,000円
琥珀樹脂(こはくじゅし) ・デザイン性が高い・割れやすく欠けやすい ~15,000円
チタン ・強度や耐久性に優れている・メンテナンスが必要ない ~20,000円

保管方法

認印といえど、法的効力が発生する場合もあります。そのため、保管や取り扱いには注意が必要です。誰でも押せるような場所に置かないようにし、保管場所を決めておきましょう。また、素材によっては直射日光やエアコンの風などに弱いものもあるため、ケースに入れて保管するのがおすすめです。

スタンプタイプの印鑑(シヤチハタ)の場合

シヤチハタ(朱肉が不要なタイプの印鑑)は意外と知られていませんが、書体や印面サイズ、ボディーカラーなどバリエーションがあります。購入する場合は次のポイントを押さえましょう。

サイズ

シヤチハタのサイズは9mm前後が一般的です。その他にも、訂正印や当番表へのなつ印に便利な6mmや、重厚感を持たせた11mmサイズなどが展開されています。

刻印内容

シヤチハタの刻印内容については、朱肉タイプとあまり変わらず、苗字のみの刻印が一般的です。職場に同じ苗字の人がいて区別したい場合には添え字を刻印することもあります。

書体

シヤチハタに主に用いられる書体としては、楷書体(かいしょたい)、行書体(ぎょうしょたい)、隷書体、古印体、明朝体(みんちょうたい)、丸ゴ体、角ゴ体、篆書体、勘亭流(かんていりゅう)などがあります。

個性的な書体で作ることもありますが、ビジネスで利用するのであればここで挙げたような書体が無難といえます。

材質

シヤチハタは、外側がプラスチック、印面がゴムでできています。デザインや機能性を見て気に入ったものを選ぶとよいでしょう。

保管方法

朱肉を使用する印鑑と同様、保管や取り扱いには注意が必要です。インクがなくなったときは、補充すればくり返し使用できます。補充してもインクがでにくいときは、印面にほこりなどが付着している可能性があるので、セロハンテープなどでやさしく取り除いてください。キャップの開け閉めが面倒な場合は、キャップレスタイプもおすすめです。

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契約書に認印は押印できるのか

最後に、契約書における認印の有効性についてご説明します。

契約書の中には、認印では作成できない書面があります。重要度の極めて高い契約書や、大きな金額の契約書については、実印でなければ締結できません。具体的には次のような例が挙げられます。

(表3)実印でのみ作成可能な契約書の例

・代表取締役の変更時の手続き書面

・株券を発行する際の手続き書面

・不動産取引に関する契約書(購入や賃貸、担保に入れる際など)

・連帯保証の契約書

・企業買収の取引契約書

・ローンを組む際の契約書

・自動車購入や売却のための契約書

・遺産相続の契約書 など

上記の他にも、重要な契約締結時には実印が用いられます。

発注書や見積書、領収書などの会計書類や、その他事実を通知するだけの書類の場合には、基本的には認印(角印)の利用が認められています。ビジネスの場においてはシヤチハタ不可とされる場合が多いため注意が必要です。

・認印で作成できる契約書の場合は、訂正印も同じ印鑑を使用する

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電子契約で認印は使えるのか

近年、DXの推進により、あらゆる手続きが電子化されつつあります。契約も紙の契約書ではなく、電子契約サービスを使ってペーパーレスで行う場面が増えました。電子契約では認印は使えるのか気になる方もいらっしゃるかと思いますが、結論として電子契約には認印ではなく電子印鑑を使用します。

電子印鑑については、以下で詳しくご説明いたします。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、その名の通り印鑑を電子化したものです。印影をただ透過したものと識別情報が含まれるものの2種類があります。

印影の透過データは無料で作成できますが、簡単に複製できるため、なりすましのリスクがある点には注意が必要です。一方、識別情報が含まれているタイプは、持ち主やログインした記録などを証明できます。本人性を担保できるため、識別情報が含まれている電子印鑑の使用をおすすめします。

電子契約で電子印鑑を使用する場面と法的根拠

そもそも民法では、契約は相手の承諾を得ていれば成立するものとされており、押印は必須ではありません。しかし、口約束だと本人の意思で契約したかどうかが不明確になってしまいます。そのため契約内容を書面に残し、署名・押印することで本人の意思で契約を交わしたことを証明しているのです。

その点、電子契約では、電子署名法第三条で以下のように定められています。

第二章 電磁的記録の真正な成立の推定
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用:電子署名法|e-Gov法令検索

電磁的記録に電子署名を付与することで契約が成立されたということになるため、電子印鑑の必要性は明記されていません。ただし、ハンコ文化が色濃い日本のビジネスシーンでは、書面での契約書と同じように電子署名と電子印鑑を付与するケースが多くあります。

認印を電子化するメリット

電子契約で使用できること以外にも、認印を電子化するメリットはあります。

社内回覧の効率が上がる

電子印鑑を採用することで、社内回覧の効率が上がるメリットがあります。

紙書類だと、書類の印刷→捺印→次の人に渡すというステップが必要です。部署が違えば別フロアまで出向く必要がありますし、承認者が不在の場合は書類の回覧が止まってしまいます。実際に決裁が下りるまでに長い時間がかかってしまうこともありました。

その点、印鑑やワークフローを電子化すると、PC上で書類を回覧できます。別フロアまで出向くことなく回覧できるうえ、承認者がテレワークをしていても書類を確認できます。よって、決裁までのスピードが速くなり、社内回覧の効率アップに期待できるでしょう。

場所を問わずに押印できる

印鑑やワークフローを電子化することで、テレワークをしている社員もPCやスマートフォンで押印できます。押印のためだけに出社する必要がないため、さまざまな働き方に対応できるようになるのもメリットのひとつです。

コストカットにつながる

印鑑や書類を電子化することで、コストカットにつながる点も大きなメリットです。たとえば、書類の印刷代や用紙代などのコストを削減できます。また、紙で保管する必要がなくなるため、場所の確保やファイリングの手間も省けるでしょう。

認印は電子化が便利!社内回覧なども効率化

認印は重要書類を除き広く使用される種類の印鑑のため、電子化して利用することで業務効率化を図れます。シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をお使いいただくと、現在ご利用中の認印をすぐに電子データとして作成・利用することができます。角印やサインなども電子印鑑へ変換でき、捺印はスマートフォンからもいつでもどこでも可能となります。まずはぜひ無料トライアルをお申し込みください。

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