この記事でわかること
請求書に角印を押すべきかどうか悩んだことはありませんか？ 実際、請求書に社印や丸印などの印鑑を押す習慣は根強いものの、法律上は必須とされていないのです。日本では印鑑文化の廃止が進む動きもあるなか、取引先によっては印鑑を求められることも。
そこで本記事では、押印の法的扱いや改ざんリスク、印鑑を押さない場合の注意点、そして国税庁が絡むインボイス制度での対応方法などをわかりやすく解説します。押印の位置や種類による意味合いも含めて、トラブルを防ぎながらスムーズにやり取りするためのポイントを押さえましょう。
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日本では、「請求書に印鑑を押さないと無効になるのでは」と心配する方も多いですが、実は 請求書に印鑑は法律上必須ではありません。請求書は、取引内容や金額が相手に正しく伝われば成立する書類であり、押印がなければ法的効力を失うという決まりはありません。
ただし、企業によっては従来の業務フローや社内規程により、押印を求められるケースが残っています。そのため、取引先の運用ルールに合わせた対応が必要になる場合があります。 また、インボイス制度では、登録番号や適格請求書の記載事項などが細かく定められており、経過措置を含めて内容が更新され続けています。適切に対応するためには、国税庁の資料など、最新の公式情報を確認することが重要です。
2023年10月に始まったインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書」として満たすべき項目が細かく定められています。たとえば、適格請求書発行事業者の登録番号、税率ごとの金額、消費税額などが必須項目です。しかし、その中に印鑑を押すことは求められていません。つまり、丸印・角印の有無は仕入税額控除の可否には全く影響しないということです。
むしろ重要なのは、インボイスとして必要な情報が正しく記載されているかどうか、そして後から確認できるように適切に保存されているかです。記載漏れがあるとインボイスとして認められない可能性があるため、押印を気にするよりも、内容のチェックと保存方法の整備を優先することが実務上のポイントになります。
請求書は法律上「印鑑不要」ですが、実務では押印を求められる場面が残っています。多くは契約や社内ルール、提出先の要領に基づく運用であり、法的要件とは切り離して考える必要があります。以下では、押印が必要になる代表的なケースを整理します。
法律では請求書に印鑑を押す必要はありませんが、社内規程や取引契約上の取り決めによって押印を求められるケースは少なくありません。これは、印鑑が「承認済みであることを示す証跡」として扱われてきた運用の名残です。したがって、法令ではなく 契約や実務の合意事項として押印が定められているだけであり、法的必須要件とは一致しません。
もし自社が脱ハンコを進めたい場合は、単に「押印をやめたい」と伝えるのではなく、代わりに承認ワークフローの導入、発行者の識別ができる発行者IDや履歴管理、担当者の権限を明確にした権限管理フローなどの仕組みに切り替える提案をすると受け入れられやすくなります。
取引先の中には、長年の慣習から「押印がない請求書は受け付けられない」という運用を続けている企業もあります。これは法令に基づくものではなく、社内の確認手続きとして印鑑が根付いているためです。そのため、請求書の押印を省略したくても、取引先からの要請によって押印を続けざるを得ない場面が発生します。
一方で、自社が脱ハンコ方針をとっている、電子請求書への切替を進めているなどの事情がある場合は、まず取引先がなぜ押印を求めるのかを丁寧に確認することが大切です。そのうえで、押印の代わりに利用できる電子承認や履歴管理の方法を提案し、互いに負担の少ない運用へ移行できる可能性があります。
金融機関への手続きや補助金申請など、提出先の要領が明確に定められている書類では、必要に応じて押印を求められます。これは各機関の提出要領に依存するため、必ず案内に沿って対応する必要があります。一方で、近年は電子申請が増えており、押印省略や電子署名による提出が一般化しつつあります。
請求書に押す印鑑は法律で決められていないため、形式上はどの印鑑を使っても差し支えありません。ただし、実務では企業か個人かによってよく使われる印鑑の種類が異なります。これは「信頼性が伝わりやすい印鑑を使うかどうか」という観点が影響しているためです。以下では、法人・個人それぞれのケースで請求書に適した印鑑を整理します。
法人には一般的に 実印・銀行印・角印の3種類の印鑑があります。請求書に印鑑を押す義務は法令で定められていませんが、実務では会社名を示す角印が使われることが多いです。角印は会社の名称を示すための印鑑で、見た目にもビジネス文書と相性がよく、社内外のやり取りでも広く受け入れられています。
一方、法務局に登録される実印は契約や重要な手続きで使うため、請求書のように大量に発行する書類との相性が良くありません。また銀行印は金融機関との取引に使用する大切な印鑑のため、請求書で頻繁に用いることはリスクが伴います。これらの理由から、法人が請求書を出す際には角印を使うのが一般的です。
個人事業主やフリーランスの場合、法人とは異なり法務局へ届け出る印鑑はありません。そのため、丸印・銀行印・角印を必ず用意する必要はなく、請求書への押印も シヤチハタ印や三文判で問題ありません。実印や銀行印など、個人として重要な用途に使う印鑑は、法人の場合と同様に請求書で多用するのは適していません。
ただし、個人事業主にとっても「信用」は非常に大切です。プライベートの印鑑と区別するために、仕事専用の印鑑や屋号入りの印鑑を用意しておくと、取引先に与える印象が良くなり、ビジネス上の信頼性を高めることにつながります。
請求書に押印が必要な場合でも、基本的な押印方法を押さえておくことで、相手先に与える印象や文書としての見やすさが変わります。押印の方法は難しいものではありませんが、ビジネス文書として整った形にすることが大切です。以下に、押印時に注意したいポイントをまとめます。
まず、請求書に押印欄がある場合はそこに押印しましょう。
押印欄がない場合は、社名の右側に押印するのが一般的です。社名と押印がセットになっていることが見た目で分かりやすくなります。
ここで証拠能力を高めるためのポイントがあります。印鑑は、社名と重ねて押すと、請求書が複製しにくくなるので、証拠能力を高めることができます。社名の最後の文字が、社印の中心に来るように押すとバランスが良いといわれています。
請求書以外にも押印する際にいつも気をつけなくてはいけない話ですが、印影がきれいに残るように押印しましょう。かすれていたり欠けていたりする印影は見栄えも悪いだけではなく、本来の印影と違うことで証拠能力が低くなってしまう可能性があります。
請求書でミスがあった場合、訂正印は使用せず再発行することが望ましいでしょう。請求書はお金を請求するための書類なので、間違えがないことは当たり前です。信用の問題にも繋がってくるので、ミスがあった場合は改めて正しい内容で再発行しましょう。再発行する際は、タイトルに再発行とつけたり、備考欄に再発行の理由などを記載したりしておくと、二重請求の発生防止に役立ちます。
やむを得ず訂正印を使用する場合は、一般的な使用法通り、二重線を引いたうえで訂正印を押して修正をしましょう。
請求書に押印しなくても法的に問題はありませんが、押印のない書類には一定のリスクが付きまとうことも事実です。以下で代表的な懸念点を紹介します。
印鑑の押されていない請求書は、印鑑の押してある請求書と比べ、複製や改ざんがされやすい傾向があります。請求書における印鑑の役割は、不正発行のリスクを減少させ、請求書の信頼性を向上させることです。
また、刑法159条によると、印鑑が押されていない文書の偽造よりも、印鑑が押されている文書の偽造の方が厳しく罰せられます。請求書に社印を押した方が、請求書偽造の抑制に繋がるといえるでしょう。
（表1）刑法159条
| 有印私文書偽造罪 | 無印私文書偽造罪 |
| 3月以上5年以下の懲役 | 1年以下の懲役または10万円以下の罰金 |
参考：https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=140AC0000000045#679
法的な必要性はないものの、請求書への押印は慣習として行っている企業がほとんどであり、押印しないことで心象が悪くなる可能性があります。
また、改ざんリスク対策として押印を必須にしている企業もあります。押印がなくて受理されなかったということはあっても、押印があって受理されなかった、ということは起こりません。請求書には押印しておいた方がよいといえます。
電子請求書では、電子印鑑の付与は義務ではなく任意です。そのため、印影の有無よりも、インボイス制度に沿った記載内容が正しいか、そして電子帳簿保存法に対応した保管ルールが守られているかがより重要になります。必要に応じて電子印鑑を作成して利用できますが、目的はあくまで業務の効率化であり、形式的な押印にとらわれない運用が求められます。
電子印鑑を用意する方法はいくつかあり、それぞれ特徴や安全性が異なります。まず1つ目は、紙の印影をスキャナーで取り込み、画像として保存する方法です。実際に使っている印鑑の印影をそのままデジタル化できる点は便利ですが、画像データは複製されやすく、第三者にコピーされるリスクがあります。
2つ目は、フリーソフトやオンラインツールで印影を作成する方法です。フォントやデザインを選ぶだけで簡単に作れるため手軽ですが、同じパターンの印鑑が誰でも作れる場合があり、ビジネス用途では慎重な判断が必要です。
最後に、印影に発行者の識別情報や押印の履歴を持たせられる電子印鑑サービスを利用する方法があります。誰が押したのかを明確にでき、改ざん確認にも役立つため、実務で安心して使える方法といえます。
続いて、電子印鑑の法的有効性についてご説明します。2005年に施行されたe-文書法により、請求書の電子化が認められ、電子印鑑は、認印※と同等の法的効力を持つようになりました。つまり、電子印鑑で社印を押してある請求書は、社印を押してある紙の請求書と同等の法的有効性があるということです。
ただし、電子印鑑の社印も紙書類の社印も認印であるため、第三者によって「間違いなく本人が押した」と証明されたものではありません。押印したのが本人であることや、電子文書が改ざんされていないことへの証拠能力をさらに高めたい場合は、電子文書に電子署名や電子証明書などを付与する方法があります。
*認印：市区町村の役所や役場に登録されていない印鑑のこと
電子印鑑のセキュリティは、電子印鑑の作成方法によって差があります。印影を画像に変換しただけの電子印鑑は、誰でも作成できるため、複製が容易です。一方、印影に識別情報を含んでいる電子印鑑は、作成した人や押印した人を明示するため、複製が困難です。
形式的に印鑑を押したい場合は印影を画像に変換しただけの電子印鑑でも良いですが、なりすましや不正利用を防止したい場合は、印影に識別情報を含んでいる電子印鑑が適しているといえます。
請求書を電子化する場合は、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たす必要があります。具体的には、帳簿書類を検索できる機能や、データを改ざんされないようにする仕組みの導入が求められます。
印鑑の廃止や丸印の有無といった形式面は比較的自由度が高い一方、法令に沿ったデータ管理を行うことが欠かせません。今後、請求書に角印を押す紙文化が見直される流れが続く中、電子データ化を進める企業はますます増えると考えられます。
だからこそ、インボイス制度も踏まえて、社印の押印だけに頼らず、必要書類を電子的に管理・保存する体制を整備することが重要です。
関連記事：電子帳簿保存法とは？2023年最新改正内容と要件をわかりやすく解説
https://dstmp.shachihata.co.jp/column/0120231219/
電子印鑑を請求書へ付与することは、書類の信頼性を高め、なりすましや不正利用の抑止にもつながります。特に、印影に発行者の識別情報を持たせられるタイプの電子印鑑サービスを使えば、誰が押印したのかを明確にでき、ビジネス文書として安心して使える点が大きなメリットです。
Shachihata Cloudは、こうしたニーズに対応した電子印鑑サービスで、印影の付与だけでなく、押印履歴や承認フローの管理まで一つのクラウド上で完結できます。また、社外ユーザーのアカウント登録が不要なため、取引先との請求書のやり取りにもスムーズに利用できます。電子請求書やインボイス対応を効率化したい企業にとって、使いやすく実務に適した選択肢といえます。
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