Shachihata Cloud電子帳簿保存法とは？2023年最新改正内容と要件をわかりやすく解説
「令和5年度税制改正」によって電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日からは電子取引のデータ保存が完全義務化されます。紙の書類による電子データの保存ができなくなるため、電子データで請求書や領収書などのやりとりをしている法人や個人事業者は対応を迫られています。
本記事では、電子帳簿保存法の最新改正内容をお伝えすると共に、事業者が取るべき対策についてわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、法人税法や所得税法などの国税関係の帳簿や書類を、電子データで保存するときのルールなどを定めた法律です。1998年に施行されて以降、何度かの改正を経て現在に至っています。
法律が制定された背景と目的
会計処理の分野でコンピュータによる帳簿書類の作成が普及し、帳簿書類の電子データやマイクロフィルムによる保存を容認してほしいという要望が、経済界などから増えたのが電子帳簿保存法制定の背景です。
以前は国税関係の帳簿や書類は、原則として紙で保存しなければなりませんでしたが、保存のためのスペースが必要だったり、保管場所の確保や印刷などのコストがかかったりする問題がありました。そのため、法律の制定によって電子データでの保存ができるようにしたのです。
2023年に改正された最新の電子帳簿保存法の内容
電子取引のデータ保存が義務化
令和5年度税制改正による最新の電子帳簿保存法は、2022年1月1日から施行されていますが、2023年12月31日までの宥恕期間が設けられていました。宥恕期間が終了する2024年1月からは、事業規模に関わらず全ての企業や個人事業主を対象に「電子取引のデータ保存」が義務化されます。
これにより事業者は、電子取引されたデータは電子データのまま保存しなければならなくなります。また、紙で受け取った書類は紙のまま保存するかスキャナ保存するかを選択することになります。
対象となる電子取引と書類の例
電子帳簿保存法で規定されている書類の保存形式は「電子取引のデータ保存」「国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」の3つです。
電子帳簿保存法における電子取引には、まず、電子メールやクラウドサービスのようなインターネットを介した取引で、電子メールやEDI（電子データ交換）取引、クラウドサービスなどによって授受される請求書や見積書、納品書、注文書、領収書などが該当します。
また、電子データをUSBメモリなどの保存媒体に保存して対面や郵送でやりとりした場合なども含まれます。これらの書類データが授受された場合も、電子取引データを保存する必要があります。
紙で発行された請求書などの書類を取引先から受領した場合は、紙のまま保存して構いませんが、スキャンして保存する場合は電子帳簿保存法の要件に従う必要があります。また、こちらが紙で発行した書類の控え等は、紙のまま保存するか、あるいはスキャンして電子帳簿保存法の要件に従って保存することが可能です。
最新の電子帳簿保存法における電子データの保存方法とは
ポイントは真実性と可視性の確保
電子取引された書類での保存方法で重視されるのは、電子データが改変されていないことを証明する「真実性」と、必要に応じていつでも確認できるようにする「可視性」を確保するという点です。
真実性の確保には「タイムスタンプを付した後で授受する」「授受後、すみやかにタイムスタンプを付する」「訂正や削除を確認できるシステムを導入する」「訂正削除防止規程を備え付け運用する」といった要件のいずれかを満たしている必要があります。
一方、可視性の確保には「保存場所に、パソコンなどの電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターとこれらの操作マニュアルを備え付け、すみやかに出力できるようにしておく」「電子計算機処理システムの概要書を備え付ける」「検索機能を確保する」という要件をすべて満たしておかなくてはなりません。
電子データ検索に必要な要件
これまでは、保存した電子データに関して国税関係帳簿書類に応じた主要な記録項目を検索要件として設定する必要がありましたが、電子帳簿保存法改正後は、検索に必要な項目が「取引年月日」「金額」「取引先」の3つとなりました。これらのいずれか、または2つ以上の任意の検索項目、日付または金額の範囲指定で検索できるようにしておかなくてはなりません。
電子データの保存要件が不要なケース
電子取引の際の電子データの保存は全ての事業者に義務付けられるものの、上記の検索要件が不要となるケースもあります。
対象となるのは年間課税売上が5千万円以下の事業者、または、税務調査が入ったときに電子データのダウンロードを求められた際に対応できる場合です。この条件に該当する場合は「日付または金額の範囲指定で検索できる」および「2つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できる」という要件が不要となります。
また、電子データのダウンロードや出力に対応でき、かつ所轄税務署長に「相当の理由がある」と認められた場合に、検索性確保などの保存要件を不要としたデータ保存が可能となります。
改正電子帳簿保存法に事業者はどう対応すれば良いか
最新の電子帳簿保存法では、電子データの記録要件や方法が大幅に改正されたため、現在使用している会計ソフトなどのシステムがきちんと法廷要件を満たしているか、不安に思う企業経営者や個人事業主の方は多い事でしょう。また、電子帳簿保存法の改正を機に、新たに電子帳簿に対応できるシステムを導入しようと考えている場合も、どんなシステムを使えば良いのかが悩みどころです。
JIIMA認証を受けた信頼できるシステムを導入する
システムやツールが電子帳簿保存法に対応しているかどうかを判断するのに最適な指標がJIIMA認証です。JIIMA認証は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（Japan Image and Information Association）が実施する制度で、市販の会計システムやソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、認証するものです。JIIMA認証を受けたシステムを使うことで、電子帳簿保存法の要件を満たしているかチェックするための人手や労力を削減することができます。
JIIMA認証を受けたシステムを導入するメリット
JIIMA認証を受けたシステムやツールの導入には、上記、電子帳簿保存法の要件を確保しているか以外にも、業務効率化、書類保管スペースの削減、セキュリティ面の強化といった様々なメリットがあります。電子帳簿保存法の改正を機に、これまで使用してきたシステムに不安がある場合や、新規導入を検討されている場合はぜひお勧めします。
電子帳簿保存法への対応にはShachihata Cloud
Shachihata CloudはJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応して活用できるシステムとなっております。電子取引における電子データの保存や紙で作成した書類のスキャナ保存が可能で、フォルダ毎の閲覧権限設定や、文書を自動で長期保管する設定ができるなど使い勝手が良く、さらに認証局が発行をするタイムスタンプの付与と自動更新ができ、文書の非改ざん性を担保することが可能です。
改正電子帳簿保存法の本格的施行に際し、Shachihata Cloudでは2023年12月から2024年1月31日までキャンペーンを実施しております。期間中に「長期保存キャビネット＋長期保存キャビネット検索」「プレミアムプラン」「エンタープライズプラン」を新たに購入された方には、サービスの機能紹介、操作説明、設定手順に関する優先メールサポートを３ヶ月間無料でご提供しております。
詳細はhttps://dstmp.shachihata.co.jp/errl_cp/に記載しておりますので、電子帳簿保存法への対応を考えておられる場合は、お気軽にお問い合わせください。
Shachihata Cloud Channel