Shachihata Cloud DXコラム 営業管理をエクセルで行うには?メリット・デメリットと効率的な方法について解説!
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営業管理をエクセルで行うには?メリット・デメリットと効率的な方法について解説!

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 営業活動の成功には、効果的な営業管理が欠かせません。多くの企業では、エクセルを使って営業管理を行っていますが、その方法にはメリットとデメリットが存在します。本記事では、エクセルを活用した営業管理の方法とその利点・欠点を詳しく解説します。また、より効率的な営業管理を実現するためのツールやクラウドサービスについても紹介します。最適な営業管理方法を見つけ、営業活動の成果を最大化しましょう。

なお、Shachihata Cloudでは、エクセルよりも簡単に営業管理ができる「営業管理システムSV」を提供しています。

無料で資料ダウンロードできますので、ぜひ効率的かつ戦略的な売上管理にお役立てください。

営業管理をエクセルで行うには

 営業管理を行うにはいくつかの方法がありますが、どの企業でも慣れ親しんだマイクロソフトのエクセルでも可能です。ここでは、エクセルで営業管理を行うための便利機能について紹介します。

営業管理とは

営業管理とは、企業が営業活動を効率的に運営し、売上目標の達成を支援するために行う管理プロセスです。売上目標の設定、営業チームの活動管理、顧客情報の整理、進捗状況のモニタリングなどを行うことで、営業活動の透明性が高まり、迅速かつ正確な意思決定が可能となります。営業管理により、営業活動が効率化し、営業担当者・チームのパフォーマンスを最大化することが期待できます。

営業管理をエクセルで行う方法

エクセルは、その柔軟性・カスタマイズ性の高さから、多くの企業で営業管理ツールとして利用されています。エクセルには、営業管理を効率化するための便利な機能が豊富にあります。以下にいくつかの機能を紹介します。

フィルター機能

データを簡単に絞り込み、特定の情報を素早く見つけることができます。例えば、特定の営業担当者の成績や、特定の期間の売上データを抽出する際に役立ちます。

ピボットテーブル

 大量のデータを集計・分析するためにエクセルに用意されたツールです。ピボットテーブルを使うことで、売上の傾向や営業活動の成果を視覚的に把握することができます。

条件付き書式

 特定の条件に基づいてセルの書式を自動的に変更できます。例えば、売上目標を達成した場合にセルの色を変えることで、一目で状況を把握できます。

グラフ作成機能

 データを視覚的に表現するためのグラフを簡単に作成できます。売上の推移や営業活動の成果を視覚的に表示することで、データの理解が容易になります。

マクロ機能

 繰り返し行う作業を自動化するための機能です。例えば、毎日の営業日報の集計や、定期的なレポート作成を自動化することができます。マクロを設定することで、時間を節約し、エラーを減少させることができます。

営業管理をエクセルで行うメリット・デメリット

 エクセルは普及度が高く、誰でも利用できる便利なツールですが、メリットとデメリットがあります。

営業管理をエクセルで行うメリット

 営業管理をエクセルで行うメリットは下記の通りです。

普及率の高さ

エクセルは、ほとんどの企業で標準的に使用されているソフトウェアです。そのため、新たなツールの導入や学習が不要で、すぐに使用を開始できます。

高いカスタマイズ性

 エクセルは、自由にカスタマイズ可能です。企業のニーズに合わせて、シートやグラフを設計し、独自の営業管理システムを構築できます。

初期コストの低さ

 エクセルは、他の専用営業管理ツールに比べて初期コストが非常に低いと言えます。既存のMicrosoft Officeの一部として提供されるため、追加のライセンス費用がかからないことが多いです。

営業管理をエクセルで行うデメリット

 営業管理をエクセルで行うデメリットは下記の通りです。

エラーが発生しやすい

エクセルは手動入力が基本となるため、入力ミスや計算ミスが発生しやすいと言えます。特に、大量のデータを扱う場合、エラーの検出と修正に多くの時間がかかる可能性があります。

最新情報を把握しにくい

エクセルファイルを共有する場合、最新の情報を常に反映することが難しい場合があります。複数の担当者が同時に作業する場合、データの整合性を保てず、ファイルが破損するリスクもあります。

セキュリティが低い

エクセルファイルはセキュリティの面で脆弱です。パスワード保護やファイルの暗号化を施しても、情報漏洩のリスクは完全には排除できません。重要な顧客情報や営業データの取り扱いには注意が必要です。

効率的な営業管理の方法

エクセルは便利なツールですが、それゆえにデメリットも多くあります。そのデメリットを補い、さらに効果的・効率的な営業管理を行うには、クラウドの営業管理ツールの導入がおすすめです。

営業管理ツールとは

クラウドの営業管理ツールは、インターネット経由でアクセスを行います。インターネット接続さえあればどこからでもアクセスできるため、場所を選ばずに利用することができます。営業担当者は、在宅勤務でも外出先でもリアルタイムに情報を確認し、柔軟かつ迅速な対応が可能となります。

コスト削減

クラウドサービスは、初期導入費用や保守・運用コストを大幅に削減することができます。従来のオンプレミス型のツールと比較して、クラウドベースのシステムは必要に応じてリソースを柔軟に増減させることが可能です。これにより、コストパフォーマンスに優れた運用が実現できます。

高いスケーラビリティ

クラウドの営業管理ツールは、企業の成長、社員の増加に応じてスムーズに拡張することができます。新たなユーザーの追加や機能のアップグレードも容易に行えるため、変化するビジネスニーズに柔軟に対応することが可能です。

強固なセキュリティ

クラウドサービスは高度なセキュリティ対策を講じており、データの安全性を確保することができます。クラウドサービスのベンダーは常に最新のセキュリティ技術を導入し、データの暗号化やアクセス制御などを実施しています。これにより、企業の重要な営業データや顧客情報を保護し、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えます。さらに、データのバックアップや災害対策も強化されているため、データの喪失を防ぐことができます。

クラウドの営業管理ツールはShachihata Cloudがおすすめ!

本記事で解説したように、エクセルを使った営業管理にはメリットとデメリットが存在します。エクセルは普及率が高く、カスタマイズ性に優れ、初期コストが低い一方で、エラーの発生や情報の整合性の維持、セキュリティの問題といった課題があります。効率的な営業管理を実現するためには、誰にでも使いやすい営業管理ツールを導入することが有効です。

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)が提供する「営業管理システムSV(Smartec Vision)」は、営業活動の効率化と成果向上を実現するための強力なツールです。クラウドベースのシステムであるため、場所を選ばずに情報にアクセスでき、営業チーム全体でのコラボレーションを促進します。さらに、1アカウントあたり660円/月ですので、長期的なコスト削減も期待できます。特に中小企業の営業では、簡単に入力、管理ができる営業管理システムを導入することで、システム維持に時間を割くことなく、売上向上に注力することができます。ぜひ、この機会に「営業管理システムSV」を導入し、営業活動のさらなる効率化と成果向上を目指してみてはいかがでしょうか。

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WRITER
宮沢 明香里
デジタル認証事業部カスタマーサクセスマネージャー
住設メーカーの営業・企画業務を経験後、2021年シヤチハタ株式会社へ入社。 デジタル商材の営業を経て、現在はShachihata Cloudをさらに活用してもらうため、 クライアント向けセミナーや新機能リリースの企画業務を行う。
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