Shachihata Cloud DXコラム 売上管理をエクセルで行うデメリットを解消する方法とは
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売上管理をエクセルで行うデメリットを解消する方法とは

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売上管理をエクセルで行なっている企業は数多くありますが、便利である一方、情報量の増加に伴い入力や集計にかかる作業者の負担が増加したり、迅速な処理ができなくなったりするデメリットもあります。本記事では、売上管理をエクセルで行うメリットとデメリットと共に、より生産性を高めるために有効なクラウド型営業支援ツール(SFA)について解説します。

なお、Shachihata Cloudでは、エクセルよりも簡単に営業管理ができる「営業管理システムSV」を提供しています。

無料で資料ダウンロードできますので、ぜひ効率的かつ戦略的な売上管理にお役立てください。

売上管理の重要性について

売上管理とは、企業における日々の売上情報を記録・集計し、売上総額や目標達成度などを分析する作業のことです。売上管理を適切な方法で行うことは、経営上の課題や解決策を見いだすことにつながります。会社の長期的な戦略を立てる上でも、売上管理は非常に重要であると言えるでしょう。

売上管理でチェックすべき項目とは

売上管理において、必ず押さえておきたい項目は以下の通りです。

売上金額

販売する商品やサービスの対価として得た報酬で、取引日、商材名、顧客名などと紐づけて管理します。

売上目標と達成率

月次・四半期・半期・年次など一定期間ごとに設定された売上目標に対して進捗状況を確認し、目標に対する達成率を把握します。売上目標が高すぎたり低すぎたりして現実的でない場合や情報共有が不十分な場合、実際の売上との乖離が大きくなり、管理が意味をなさなくなることもあります。目標の進捗に応じた施策の検討や実行、目標の見直しを適宜行い、常に適切な目標に向かって進捗確認することが重要になります。

売上の前月比と前年比

事業内容や組織に大きな変化がない場合、売上管理において前月比および前年比で売上を比較することが非常に重要です。前月比や前年比を算出することで、現在の売上の推移を把握し、過去と現在の状況を比較できます。

例えば、「当月売上÷前月売上」や「当年売上÷前年売上」の計算を行い、その比率が100%を上回れば売上が上昇していることになり、逆に100%以下であれば売上が減少していることが分かります。このように、売上の動向を定期的に確認することで、現状の施策の有効性を評価し、必要に応じて戦略を見直すことができます。

原価

原価とは、商品やサービスの仕入れや製造にかかった費用であり、売上管理においては、売上に対してどれくらいの利益が得られるかを確認するために重要です。売上目標を達成しても、原価が高すぎると利益が出ず赤字になる可能性があるため、売上と共に原価を記録することでおおよその利益額を算出できます。

原価は原材料費などの変動費と人件費などの固定費に分かれます。製造業やサービス業では、正確な原価の把握が難しいことがあるため、過去の実績に基づく原価率を使用するなどの社内ルールを設定することが推奨されます。こうしたルールをもとに、売上から原価を差し引いて粗利を算出し、経営状況を把握しましょう。

予算と経費

会社の経費には人件費や通信費、広告費、家賃などがあり、これらの費用は売上管理データに記録しておくことが重要です。これにより、予算に対する売上の進捗や経費の消費状況を把握し、経営の健全性を評価するための判断材料となります。売上が伸び悩んでいるにもかかわらず経費が過剰にかかっている場合は、経営を圧迫する原因となるため、早期に対策を講じて資金繰りの悪化を防ぐことが必要です。

エクセルによる売上管理のメリット

売上管理において、上記の様々な項目を整理するのに多くの企業で採用されているのがエクセルによる管理です。エクセルで売上管理を行うメリットは主に以下の通りです。

コストの低さ

エクセルは、多くの企業で既にPCなどにインストールされているため、初期費用を抑えて売上管理を始めることができます。

カスタマイズが容易にできる

エクセルを使用することで、会社のニーズに合わせた売上管理表を柔軟に作成でき、得意先別や商品別などの項目のカスタマイズも容易です。複雑な計算が必要な場合でも、エクセルの関数を活用することで対応できます。

豊富なテンプレートが活用できる

エクセルのテンプレートは豊富に提供されており、これを利用することで、迅速に売上管理を行うことが可能です。ピボットテーブルやグラフ機能を使って、データの分析と視覚化が容易な点もエクセルで売上管理を行うメリットです。

エクセルによる売上管理のデメリット

一方、エクセルによる売上管理には以下のようなデメリットもあります。

データ量の増加で作業負担が増す

まず、表計算ソフトで売上管理に適したフォーマットを作成するには、関数などを扱うスキルが必要です。また、データ量が増えると入力や集計にかかる負担が大きくなり、処理速度も低下しやすくなります。

複数担当者による共同編集ができない

さらに、エクセルは同時編集ができず、複数の担当者が同時に作業する際にファイルが分散し、業務効率が低下します。手入力によるミスも増えやすく、誤ったデータを訂正するのに手間がかかります。

セキュリティの脆弱性

エクセルファイルは簡単にコピーや送信ができるため、不正なアクセスや漏洩のリスクが高まります。また、アクセス制限がかけにくく、誰でもファイルを開いて編集できるリスクが高まります。エクセルにはパスワード保護機能がありますが、高度なセキュリティ対策が施されたシステムと比較すると不十分と言えるでしょう。クラウドベースの管理システムと比較すると、エクセルファイルをローカルネットワークやメールでやり取りすることが多いため、不正アクセスやウイルス感染のリスクも増加します。

また、エクセルは変更履歴の管理が難しいため、誰がいつどのような変更を加えたのかを追跡することが困難です。このため、不正な変更やミスが発生した場合に、それを特定して修正するのが難しくなります。バックアップは手動で行う必要があり、ファイルが削除されたり破損したりした場合の復元が困難です。

クラウド型SFAでエクセルによる売上管理のデメリットを解消

エクセルによる売上管理のデメリットを解消すると共に、大幅な業務効率化と生産性向上を図れるツールとして多くの企業で導入が進んでいるのがクラウド型SFA(営業支援ツール)です。クラウド型SFAを売上管理に用いるメリットは主に以下の通りです。

ツールによっては低コストで導入が可能

まず、インフラやハードウェアの導入が不要で、ツールによっては表計算ソフトなどを使うよりも低コストかつ迅速に利用を開始できる点が挙げられます。また、クラウド上で提供されるため、さまざまなデバイスから場所を問わずアクセス可能で、営業担当者の負担を軽減し、重要な営業活動に集中できる環境を提供します。

共同作業の容易さ

複数の担当者によるリアルタイムでの共同編集が可能なことで、業務効率の向上が図れます。データ量が増加しても、入力や集計の負担が大きく増えることはありません。

最新データを基に迅速な経営判断が可能

さらに、顧客情報や営業活動の記録がリアルタイムに更新されるため、最新データに基づく迅速な経営判断が可能です。営業活動の履歴を蓄積・共有できるため、それらを用いて社員教育に活用することもできるでしょう。

セキュリティ面の向上

クラウド型SFAはエクセルなどに比べてセキュリティ面でも優れており、データの喪失リスクを軽減できます。また、アクセス権限の設定が細かく行えるため、情報の漏洩を防ぎ、データの安全性を確保できます。システムのアップデートやメンテナンスも自動的に行われるため、常に最新の機能とセキュリティ対策が利用可能です。

売上管理に使える営業支援ツールならShachihata Cloudの「営業管理システムSV」

迅速な経営判断と経営戦略の構築に寄与するという面で、クラウド型SFAの導入は有力な選択肢と言えるでしょう。Shachihata Cloudが提供する「営業管理システムSV」は低コストで案件数や商談活動の見える化と業務効率化が実現でき、入力項目の設定などのカスタマイズも容易です。エクセルによる売上管理に限界を感じている場合は、ぜひご検討ください。

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WRITER
宮沢 明香里
デジタル認証事業部カスタマーサクセスマネージャー
住設メーカーの営業・企画業務を経験後、2021年シヤチハタ株式会社へ入社。 デジタル商材の営業を経て、現在はShachihata Cloudをさらに活用してもらうため、 クライアント向けセミナーや新機能リリースの企画業務を行う。
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