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コラム

スマホやアプリでも押印ができる時代に!電子印鑑を無料で作る方法や活用の仕方

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

電子印鑑のメリットに注目すると、より幅広い使い方ができるようになります。その結果、思わぬ所から企業利益を生みだすことも可能になるかもしれません。では、メリットの活かし方とは、どのようなものでしょうか。スマホでの押印もでき、外出先からの書類承認もしやすくなった電子印鑑で、業務効率をアップさせて従業員ロイヤリティを向上させましょう。

多くの企業が取り入れている電子印鑑

電子印鑑が誕生してから数十年が経過していますが、ようやく多くの企業が電子印鑑を積極的に採用するようになってきました。

これまで、電子印鑑に対し懸念を抱いている企業も、多かったのではないでしょうか。
「電子印鑑は便利だけどリスクが高い」そう感じてしまう方も多い中で、なぜ、これほど電子印鑑が普及してきたのでしょうか。その理由は、これまでの電子印鑑の持つイメージを払拭するようなメリットが浮き彫りになったこと、そして従来のアナログの印鑑よりセキュリティ面の優れた電子印鑑が生まれ、様々な使い方ができるようになったからだと言えます。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑のメリットを活かしたい方

電子印鑑のメリットを簡潔に説明するならば、

・早い
・安全

この2点に尽きるといえます。
もちろん、それ以外にもメリットは多くあるのですが、電子印鑑のこの2つの点を最大限に活かした使い方をすることで、業務効率化アップにも繋がります。
では、電子印鑑のメリットを活かした使い方について、以下よりご説明します。

電子印鑑の使い方①時間の有効化

従来の押印では、紙の存在が必要不可欠でした。

1.メールで書類が送られてくる
2.プリントアウトをする
3.印鑑を取り出し押印
4.スキャンをして書類を再びパソコンに取り込む
5.メールで送り返す

電子印鑑を使うことで、2〜4の工程をすべて省くことが可能です。
その結果、1日に何度もあるプリントアウト→スキャンの工程が減るため、業務効率が大幅にアップします。従業員からすれば、浮いた時間を別の仕事に充てることができるなど、電子印鑑は時間の有効活用に一役買うのです。

電子印鑑の使い方②エコ企業としてのブランディング

紙の必要がなくなることで、今、多くの企業が取り入れているペーパーレス化も実現できます。
エコを推進する企業が増えている中、真っ先にエコの対象として取り上げられるのが、紙です。紙の存在がオフィスから消えることで、従業員も自然とエコな環境を意識できるようになります。
来客者にとっても、オフィスのペーパーレス化は目に見えるエコですので、「エコに精力的な企業」としてのブランディングにも役立つでしょう。

▼ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑の使い方③書類の不正改ざん防止

電子印鑑の中には、セキュリティを重要視しているものもあります。
押印後は書類の変更を不可能としたり、押した人間がどのパソコンから押したのかを判別したりと、書類の不正改ざんや印鑑の悪用防止にも役立ちます。
従業員を疑うわけではないにしても、「問題が起きないように防止する」という意味も踏まえ、社内で扱う書類には電子印鑑の使用がベターでしょう。

電子印鑑の使い方④セキュリティ重視なシーンでも素早く押印

セキュリティが万全な電子印鑑なら、重要なシーンでも活用できるでしょう。
これまで、社内回覧といったさほど重要度が高くない書類にのみ電子印鑑を使用し、重要なシーンでは紙と実物の印鑑を使う、という使用方法が多くみられていました。
電子印鑑のセキュリティに不安が残っていた結果だと考えられます。

しかし現在では、電子印鑑のセキュリティは大幅に強化されています。重要なシーンや大きな金額の動く契約だからこそ、電子印鑑の使用が安心で安全と言えるのではないでしょうか。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑の使い方⑤出先でもスマホで書類に押印

外出先で契約を結ぶことができたのに、印鑑を取りに会社に戻らなくてはいけないというのは非常に非効率です。そんな煩わしさも、電子印鑑なら解決可能です。
電子印鑑の中には、スマホで使用できるものもあります。相手先に書類を送信してもらえば、スマホでチェックしそのまま押印完了、契約締結もスムーズに済みます。
電車での移動時間に書類をチェックし、会社に戻るまでに押印完了など、時間を有効に使うことができるのも電子印鑑の利点です。

電子印鑑の使い方⑥承認待ち時間の短縮

スマホで押印ができる、というメリットは、社外にいる従業員ばかりが得られるものではありません。社内にいる従業員にとっても大きなメリットとなります。

例えば、完成した書類に上司の押印が欲しい場合を考えてみてください。
従来であれば、上司が外出中であれば帰社を待つ必要がありました。そのため、待っている時間は同件を進めることができず、業務効率を下げてしまいます。同時にその煩わしさから、従業員のモチベーションダウンに繋がっていたことでしょう。

スマホで使用できる電子印鑑なら、上司が外出中でも書類のチェックや、押印をもらうことが可能です。上司の行動時間に合わせて仕事を進める必要もなくなるため、従業員の生産性にも貢献できます。

電子印鑑の作り方

電子印鑑は、無料で作る方法と有料で作る方法があります。

スマホで作る無料の電子印鑑

無料での作り方にはいくつかありますが、本記事では手軽に作りやすいスマホでの作り方をご説明します。iOS端末とAndroid端末で操作が異なるので、分けてご紹介します。
ただし、いずれの場合でも、スマホに元々備わっているアプリケーションのみでは、画像の背景を透過させる加工はできません。画像の背景を透過できる画像加工アプリをインストールするか、透過のみパソコンで行うなどの対応が必要となります。

iOS端末での作成方法

手順1.印影を撮影する

電子印鑑化したい印鑑の印影をスマホで撮影します。この際、印影がはっきりと映るように明るい場所で撮影するようにしましょう。

手順2.撮影した画像をトリミングする

デフォルトで入っている写真アプリを開き、撮影した印影の画像を開きます。右上に表示される「編集」を選択すると、画像の加工などができる画面に切り替わります。画像の大きさを調整したい場合は、画像の上で2本の指を置き、指幅を広げると拡大、指幅を縮めると縮小します。傾きが気になる場合は、最下部の中央にある3つのマークのうち、一番右側にある「傾き補正」を選択し、目盛りを左右に動かして水平になるように調整します。

手順3.画像の明るさなどを調整する

画面の最下部中央の3つのマークのうち、左側にある「調整」を選択すると、その上にある選択肢から露出やコントラストを調整することができます。細かな調整がわからない場合は、最下部の中央にあるボタン「フィルター」に切り替えて、ビビッドなどを使用すると、はっきりとした色味になります。

手順4.画像を保存する

大きさや色味の調整ができたら、画面最下部の一番右側にあるチェックマークを選択し、加工した画像を保存します。

手順5.背景を透過させる

画像の調整ができたら、押印した書類が隠れないように背景を透過させます。画像の透過については、無料で加工できる画像加工アプリやWebサービスなどを検索して使用してみましょう。

Android端末での作成方法

手順1.印影を撮影する

この手順はiOS端末と同様です。電子印鑑化したい印鑑の印影がはっきり映るように、明るい場所で印影を撮影します。

手順2.撮影した画像をトリミングする

写真アプリを開き、撮影した印影の画像を開いたら、最下部の選択肢にある「編集」を選択します。画像の加工などができる画面に切り替わるので、最下部の左側にある「変換」を選択し、画像の大きさを調整したい場合は、その上にある選択肢の「トリミング」を、画像の傾きを調整したい場合は「傾き調整」を選択して調整します。大きさと傾きをそれぞれ調整した後は、最下部の一番右側にあるチェックマークで確定します。

手順3.画像の明るさなどを調整する

「変換」などと同じところにある選択肢から「詳細設定」を選択します。その上の選択肢で、露出やコントラストなどの選択肢が出てくるので、調整したい項目を選択します。目盛りを左右に動かすと、画像も実際に明るくなったり暗くなったり、調整するとよいでしょう。

手順4.画像を保存する

大きさや色味の調整ができたら、画面最下部の一番右側にあるチェックマークを選択し、加工した画像を保存します。

手順5.背景を透過させる

画像の調整ができたら、押印した書類が隠れないように背景を透過させます。この手順はiOS端末と変更ありません。

ここでご紹介した方法以外にも、電子印鑑が作成できるスマホアプリもリリースされています。気になる方はアプリストアで調べてみると良いでしょう。

専用システムで作る有料の電子印鑑

無料の電子印鑑が、スマホなど身近にあるツールを使うのに対して、有料の電子印鑑は専用のシステムを使用して作成します。システムによって作り方は異なりますが、電子印鑑を利用するためのシステムなので、操作はわかりやすくなっており、指示に沿って作成していけば簡単に作ることができます。

詳細は後述しますが、例えばシヤチハタの有料電子印鑑サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の場合は、今ご利用中の印鑑の印面を画像データとして、管理者が予めサービス内にインポートしておき、捺印が必要な場面になったら印面の画像データに加え、捺印履歴や承認者情報の記録が残るようになっています。オプション機能を付ければタイムスタンプも付与できます。操作方法は簡単でありつつ、セキュリティ面も安心な仕組みです。

▶Shachihata Cloudの詳細はこちら

電子印鑑は無料・有料どちらもあり

電子印鑑には、無料で作ったものと有料で作ったものの2種類があることがわかりました。
無料と有料にはそれぞれメリットとデメリットがあります。特徴を理解して、使い分けることをおすすめします。

無料版電子印鑑のメリット・デメリット

無料版は前の章でもご説明した通り、スマホひとつあれば簡単に作成でき、時間と手間がかからず、誰でも簡単に作れることがメリットです。

デメリットとしては、セキュリティの観点です。前の章でご説明した印影データの電子化では、印影データから印鑑そのものを複製される可能性があります。Excelやアプリを使って作成する方法もありますが、誰でも使えるツールを使うことで、全く同じデザインでの複製も可能なため、セキュリティ面では不安が残ります。

また、無料版の最も大きなリスクは「本当に電子印鑑の持ち主が押したのか」がはっきりしない、という点です。アプリで作成したものでも自身で編集したものでも同じことが言え、万が一個人情報を盗まれたときに、電子印鑑を悪用される可能性があります。本来捺印という行為には、本人が捺印したことを証明する機能や、その文書が改ざんされていないことを示す機能があります。無料の電子印鑑では、見た目上は同じであっても、複製のリスクがある以上その機能を果たせているとはいえないでしょう。

▼無料の電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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有料版電子印鑑のメリット・デメリット

一方で有料電子印鑑には、セキュリティの充実や幅広いデザイン選択といった、無料版にはないメリットがあります。無料版では文字数制限がある場合もありますが、有料版なら外国人の従業員や珍しい苗字の従業員であっても悩むことなく、好みのデザインで電子印鑑を作ることができるでしょう。

また、セキュリティ対策が施されていることが何よりのメリットです。電子印鑑に誰がいつ押印したのか、などの識別情報を組み込むことで、無料版では証明ができない「本当に電子印鑑の持ち主が押したのか」という点をカバーすることができます。
電子印鑑の捺印が認められている公的な書類や、企業間での大きな取引では、識別情報のない電子印鑑、つまりは無料で作った印鑑は使用できないことがほとんどです。個人間でのちょっとしたやり取りや認印のような使い方であれば、無料の電子印鑑でも事足りますが、公的な使用を見込んでいるのであれば、やはり有料の電子印鑑の用意は不可欠です。

デメリットとしては、やはり、コストがかかってしまうという点です。しかし、導入時にはそれなりに費用を要しますが、ペーパーレスや作業効率アップで生じる企業利益を考慮すると、大きな費用とは言えないでしょう。

長い目で見ればコスト面でも充実しており、何よりも重要視されるセキュリティを担保できるのであれば、コスト面さえもデメリットとは言えないかもしれません。

「Shachihata Cloud」はスマホももちろんOK

シヤチハタの電子印鑑は、上記でご紹介したメリットを全て有しています。もちろん、スマホでの利用もOKです。
また全ての電子印鑑にはシリアルナンバーが付与されているため、不正利用を防止することができ、安心して利用できます。

シヤチハタが提供するクラウドサービス「Shachihata Cloud」は電子印鑑機能と文書回覧機能が一体化したソフトです。ExcelやWordなど普段オフィスで使用しているファイルもアップロードできるので、使い慣れたソフトで書類作成から承認フローまで実現できます。

主に社内向けにおすすめのStandard版と、社外との取引も対応できるセキュリティの質をさらに高めたBusiness版の2種類があります。30日間の無料トライアルもあるので、スマホでの捺印などを実際に体験してみることができます。

▶Shachihata Cloudの詳細はこちら

スマホでも使える電子印鑑で業務効率化を目指す

電子印鑑は無料・有料含め、様々な商品があります。どのシステムが合っているかは企業によって異なりますが、働く場所や時間の多様化が進む中では、スマホで使える電子印鑑なのか、はどんな企業でも重視したいポイントでしょう。スマホから捺印ができるようなシステムやアプリを入れていれば、出先で捺印がしたいときに、いちいちパソコンを開いて対応する手間がかかりません。電車など人の目があって書類を広げにくい場所でも、スマホであれば他の人の目にふれることなく確認することができ、セキュリティ的にも安心です。

ベストな電子印鑑選びが、従業員のロイヤルティ向上と業務効率化に貢献する可能性を大いに持っているため、慎重な選択をしましょう。

▼電子印鑑の作成について詳しく知りたい方はこちら

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▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について

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