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コラム

スマホでも押印ができる時代に突入!電子印鑑のメリットの活かし方

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

電子印鑑のメリットに注目することで、もっと幅広い使い方が可能になったり、思わぬ所から企業利益を生みだすことも可能になるかもしれません。では、メリットの活かし方とは、どのようなものでしょうか。スマホでの押印もでき、外出先からの書類承認もしやすくなった電子印鑑で、業務効率をアップさせて従業員ロイヤリティを充実させましょう。

多くの企業が取り入れている電子印鑑

電子印鑑が誕生してから数十年が経過していますが、ようやく多くの企業が電子印鑑を積極的に採用するようになってきました。

実はこれまで、電子印鑑に対し懸念を抱いている企業も、多かった事実があります。
「電子印鑑は便利だけどリスクが高い」そう感じてしまう方も多い中で、なぜ、これほど電子印鑑が普及してきたのでしょうか。その理由は、これまでの電子印鑑の持つイメージを払拭するようなメリットが浮き彫りになったこと、そして従来のアナログの印鑑よりセキュリティ面の優れた電子印鑑が生まれ、様々な使い方ができるようになったからだと言えます。

電子印鑑のメリットを活かしたい方

電子印鑑のメリットを簡潔に説明するならば、

・早い
・安全

この2点に尽きると言えます。
もちろん、それ以外にもメリットは多くあるのですが、電子印鑑のこの2つの点を最大限に活かした使い方をすることで、業務効率化アップにも繋がります。
では、電子印鑑のメリットを活かした使い方について、以下よりご説明します。

電子印鑑の使い方①時間の有効化

従来の押印では、紙の存在が必要不可欠でした。

1.メールで書類が送られてくる
2.プリントアウトをする
3.印鑑を取り出し押印
4.スキャンをして書類を再びパソコンに取り込む
5.メールで送り返す

電子印鑑を使うことで、2〜4の工程をすべて省くことが可能です。
その結果、1日に何度もあるプリントアウト→スキャンの工程が減るため、業務効率が大幅にアップします。従業員からすれば、浮いた時間を別の仕事に費すことができるなど、電子印鑑は時間の有効活用に一役買うのです。

電子印鑑の使い方②エコ企業としてのブランディング

紙の必要がなくなることで、今、多くの企業が取り入れているペーパーレス化も実現できます。
エコを推進する企業が増えている中、真っ先にエコの対象として取り上げられるのが、紙です。紙の存在がオフィスから消えることで、従業員も自然とエコな環境を意識できるようになります。
来客者にとっても、オフィスのペーパーレス化は目に見えるエコですので、「エコに精力的な企業」としてのブランディングにも役立つでしょう。

電子印鑑の使い方③書類の不正改ざん防止

電子印鑑の中には、セキュリティを重要視しているものもあります。
押印後は書類の変更を不可能としたり、押した人間がどのパソコンから押したのかを判別したりと、書類の不正改ざんや印鑑の悪用防止にも役立ちます。
従業員を疑うわけではないにしても、「問題が起きないように防止する」という意味も踏まえ、社内で扱う書類には電子印鑑の使用がベターでしょう。

電子印鑑の使い方④セキュリティ重視な重要シーンでも素早く押印

セキュリティが万全な電子印鑑なら、重要なシーンでも活用できるでしょう。
これまで、社内回覧といったさほど重要度が高くない書類にのみ電子印鑑を使用し、重要なシーンでは紙と実物の印鑑を使う、という使用方法が多くみられていました。
電子印鑑のセキュリティ性に不安が残っていた結果だと考えられます。

しかし現在では、電子印鑑のセキュリティ性は大幅に強化されています。重要なシーンや大きな金額の動く契約だからこそ、電子印鑑の使用が安心で安全と言えるのではないでしょうか。

電子印鑑の使い方⑤出先でもスマホで書類に押印

外出先で契約を結ぶことができたのに、印鑑を取りに会社に戻らなくてはいけないというのは非常に非効率です。そんな煩わしさも、電子印鑑なら解決可能です。
電子印鑑の中には、スマホで使用できるものもあります。相手先に書類を送信してもらえば、スマホでチェックしそのまま押印完了、契約締結もスムーズに済みます。
電車での移動時間に書類をチェックし、会社に戻るまでに押印完了など、時間を有効に使うことができるのも電子印鑑の利点です。

電子印鑑の使い方⑥承認待ち時間の短縮

スマホで押印ができる、というメリットは、社外にいる従業員ばかりが得られるものではありません。社内にいる従業員にとっても大きなメリットとなります。

例えば、完成した書類に上司の押印が欲しい場合を考えてみてください。
従来であれば、上司が外出中であれば帰社を待つ必要がありました。そのため、待っている時間は同件を進めることができず、業務効率を下げてしまいます。同時にその煩わしさから、従業員にとってもモチベーションダウンに繋がっていたことでしょう。

スマホで使用できる電子印鑑なら、上司が外出中でも書類のチェックや、押印をもらうことが可能です。上司の行動時間に合わせて仕事を進める必要もなくなるため、従業員の生産性にも貢献できます。

電子印鑑は無料・有料どちらもあり

電子印鑑には、無料版と有料版の2種類があります。
それぞれにメリットとデメリットがあるので、注意が必要です。

無料版電子印鑑のメリット・デメリット

無料版はアプリなどで簡単に作成可能です。誰でも手軽に作れるため、企業だけでなく個人で作るケースも多いのが特徴です。

ただし、無料で作成できる苗字は限られ、デザインの幅も広いとは言えません。また、同アプリを使用する人間が他にもいれば、全く同じデザインでの複製も可能です。セキュリティ面ではやや不安が残ってしまうかもしれません。

それ以外にも無料で作る方法として、実際の印鑑の印影をスキャンし、自分で編集をしてオリジナルの電子印鑑を作る方法があります。

この方法では、どのような苗字でも作成可能、さらに印影もオリジナルなため、複製のリスクは下がると言えます。

しかし、どちらにせよ無料版での大きなリスクは「本当に電子印鑑の持ち主が押したのか」がはっきりしない、という点です。アプリで作成したものでも自身で編集したものでも同じことが言え、万が一個人情報を盗まれたときに、電子印鑑を悪用される可能性があります。

有料電子印鑑のメリット・デメリット

一方で有料電子印鑑には、セキュリティの充実や幅広いデザイン選択といった、無料版のデメリットと真逆のメリットが生じます。
外国人の従業員や珍しい苗字の従業員であっても悩むことなく、好みのデザインで電子印鑑を作ることができるでしょう。
デメリットとしては、やはり、コストがかかってしまうという点です。しかし、導入時にはそれなりに費用を要しますが、ペーパーレスや作業効率アップで生じる企業利益を考慮すると、大きな費用とは言えないでしょう。

長い目で見ればコスト面でも充実しており、何よりも重要視されるセキュリティを担保できるのであれば、コスト面さえもデメリットとは言えないかもしれません。

「パソコン決裁Cloud」はスマホももちろんOK

シヤチハタの電子印鑑は、上記でご紹介したメリットを全て有しています。もちろん、スマホでの利用もOKです。
また全ての電子印鑑にはシリアルナンバーが付与されているため、不正利用を防止することができ、安心して利用できます。

シヤチハタが提供するクラウドサービス「パソコン決裁Cloud」は電子印鑑機能と文書回覧機能が一体化したソフトです。ExcelやWordなど普段オフィスで使用しているファイルもアップロードできるので、使い慣れたソフトで書類作成から承認フローまで実現できます。

▶パソコン決裁Cloudの詳細はこちら

スマホでも使える電子印鑑で業務効率化を目指す

電子印鑑は無料・有料含め、様々な商品があります。どのシステムが合っているかは企業によって異なりますが、セキュリティの信頼度や、スマホでも使えるか否かは、どんな企業でも重視したいポイントでしょう。ベストな電子印鑑選びが、従業員のロイヤルティ向上と業務効率化に貢献する可能性を大いに持っているため、慎重な選択をしましょう。