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コラム

請求書に社印(角印)は必要?社印を電子印鑑にする方法や法的効力などを解説

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

請求書を発行する際、社印(角印)をどうすべきなのか疑問に感じる方も多いかと思います。また、業務効率化を目的として、紙から電子印鑑への移行を検討している企業も増えてきていますが、そのような場合には電子印鑑の法的効力が気になることでしょう。そこで、本記事では、請求書への社印の必要性、請求書における電子印鑑の法的有効性、電子印鑑の作成方法についてご説明します。

請求書に社印は必要なのか

はじめに、請求書への社印の必要性と、証拠能力を高める社印の押し方をご説明します。

請求書には社印を押さなくても良い

法律上、紙文書か電子文書かに関わらず、請求書に社印を押す必要はありません。社印を押さなくても、請求書は有効と見なされ、請求相手には支払い義務が発生します。ただし、社印の押していない請求書は、社印の押してある請求書と比べ、複製されやすい傾向があります。請求書における社印の役割は、不正発行のリスクを減少させ、請求書の信頼性を向上させることといえます。

また、刑法159条によると、印鑑が押されていない文書の偽造よりも、印鑑が押されている文書の偽造の方が厳しく罰せられます。請求書に社印を押した方が、請求書偽造の抑制に繋がるといえるでしょう。


参考:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=140AC0000000045#679

証拠能力を高める社印の押し方

それでは、紙の請求書の場合、どのように社印を押せば証拠能力を高めることができるのでしょうか。社印は、社名と重ねて押し、請求書を複製しにくくすることで証拠能力を高めることができます。社名の最後の文字が、社印の中心に来るように押すとバランスが良いといわれています。

電子印鑑の法的有効性とセキュリティ

請求書の信頼性を向上させたい場合には、電子印鑑の導入が有効です。本章では電子印鑑の法的有効性とセキュリティについてご説明します。

電子印鑑とは

はじめに、電子印鑑の概要をご説明します。電子印鑑とは、パソコンやタブレットなどで使用できる印鑑のことです。電子印鑑を使用することで、紙に押印するように、WordやExcel、PDFなどの電子文書に印影を残すことが可能になります。電子印鑑は、印影を画像に変換しただけのものと、印影に使用者などの識別情報を含んでいるものがあります。

* 印影:ハンコを押した跡のこと

電子印鑑の法的有効性

続いて、電子印鑑の法的有効性についてご説明します。2005年に施行されたe-文書法により、請求書の電子化が認められ、電子印鑑は、認印と同等の法的効力を持つようになりました。つまり、電子印鑑で社印を押してある請求書は、社印を押してある紙の請求書と同等の法的有効性があるということです。

ただし、電子印鑑の社印も紙書類の社印も認印であるため、第三者によって「間違いなく本人が押した」と証明されたものではありません。押印したのが本人であることや、電子文書が改ざんされていないことへの証拠能力をさらに高めたい場合は、電子文書に電子署名や電子証明書などを付与する方法があります。

* 認印:市区町村の役所や役場に登録されていない印鑑のこと

電子印鑑のセキュリティ

電子印鑑のセキュリティは、電子印鑑の作成方法によって差があります。印影を画像に変換しただけの電子印鑑は、誰でも作成できるため、複製が容易です。一方、印影に識別情報を含んでいる電子印鑑は、作成した人や押印した人を明示するため、複製が困難です。
形式的に印鑑を押したい場合は印影を画像に変換しただけの電子印鑑でも良いですが、なりすましや不正利用を防止したい場合は、印影に識別情報を含んでいる電子印鑑が適しているといえます。


電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

電子印鑑の作り方

それでは、電子印鑑の作り方をご説明します。

1. 印影をスキャンして画像にする

1つ目は印影をスキャンして画像にする方法です。スキャナーと画像編集ソフトが必要ですが、実際に使用している印影と同じ印影をパソコンやタブレット上で使用することができます。実際に使用している印影とはいえ、ただの画像であるため、複製されるリスクがあります。

2. フリーソフトやオンラインツールを使用する

2つ目はフリーソフトやオンラインツールを使用する方法です。フリーソフトやオンラインツールの中には、文字やデザインなどを選んで印影を作成できるものがあります。ただし、一定のパターンから文字やデザインなどを選ぶため、簡単に同一の印影が作れてしまいます。形式的に印鑑を押したい場合に、限定的に使用するに留めておいた方が良いといえるでしょう。


WordやExcelなどで電子印鑑作成方法について詳しくはこちら

3. 印影に識別情報を含んだ電子印鑑を作れるサービスを利用する

3つ目は印影に識別情報を含んだ電子印鑑を作れるサービスを利用する方法です。誰が押したかなどの情報を含んで可視化するため、安心して使用できます。

シヤチハタの電子印鑑サービス「パソコン決裁Cloud」は、書類の捺印・回覧をすべて電子化したクラウドサービスです。パソコンやタブレットなどのウェブブラウザから利用できるため、ソフトウェアのインストールは不要です。社印などのオリジナル印は、組織単位で共通印として使用でき、かつ社外のユーザーは登録不要のゲストとして利用できるため、請求書のやりとりにも適しています。導入費用は1印鑑あたり月額100円です。


▶︎パソコン決裁Cloudの詳細はこちら

電子印鑑の導入は、請求書の信頼性を向上させる

請求書へ電子印鑑を押すことは、請求書の信頼性向上に繋がります。なりすましや不正利用を防ぐためには、印影に識別情報を含む電子印鑑のサービス導入が有効です。電子印鑑のサービスには、社外のユーザーは登録不要なものもあるため、請求書のやりとりにも適しているといえるでしょう。