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コラム

電子印鑑とは?印鑑データ化のメリットとデメリット

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

皆さんの会社では、役職者から承認をもらう作業や、見積書などの書類に捺印する作業を、 どのように行っていますか?紙に印刷した書類に、直接印鑑を押してもらうという方もまだ多いかと思います。しかし近年はデータ化された「電子印鑑」による捺印が徐々に増えてきました。便利になるとはいえ、 電子印鑑には法的効力があるのか、またセキュリティに問題がないかなど不明な点もあるかと思います。

そこで、ここでは電子印鑑とは何か、また印鑑をデータ化するメリットとデメリットを解説します。

印鑑の役割

電子印鑑に適しているタイプの印鑑には、角印や役職印、個人印などがあります。まずは、企業で使用される主な印鑑の種類と役割を見ていきましょう。

代表者印(会社実印、登記印)

企業が会社設立登記をする際に法務局に登録する、法的な拘束力を持つ印鑑を代表者印(会社実印、登記印)と呼びます。会社の意思決定を示す役割を担うので、活用される場面としては、経営者が対外的な契約を結ぶときなどです。たとえば代表取締役が変更される場合や、重要な契約を締結する場合、不動産を売ったり担保に入れたりする場合などです。

印影の形状は二重の円で、一般的には「回文」と呼ばれる外側の円の中に会社名(団体名)を、「中文」と呼ばれる内側の円の中に役職名が入ります。

法人銀行印

会社が銀行口座を開設する際、銀行や信用金庫などの金融機関へ登録する印鑑を、銀行印といいます。預金の支払いをする際、手形・小切手に捺印するためなどにも用いられ、経理の責任者が管理することが多いとされています。

印影の形状は代表者印と同様二重の円で、回文(外側の円)に会社名(団体名)を、中文(内側の円)に「銀行之印」と彫刻することが一般的です。サイズは一般的には代表社印よりもやや小さく作られます。

会社印(角印)

会社における認印のような役割で、活用場面としては請求書や領収書、注文書などの社外文書や、稟議書や辞令などの社内文書への捺印が挙げられます。活用場面が多く、法的な効力はないため、電子印鑑に適しているといえます。

印影は四角い形状をしており、会社名(団体名)のみとなります。

役職印(職印)

役職者における認印のような役割を果たす印鑑で、印影には会社名(団体名)に加えて部長や課長といった役職名が入ります。なお代表者印とも呼ばれますが、前述の登記に必要な代表者印とは異なるので注意しましょう。こちらも電子印鑑に適しているタイプになります。

個人印

社員個人が社内で使用する個人名の印鑑を個人印と呼びます。朱肉を使うタイプの印鑑のほか、シャチハタが使用されることもあります。本人確認としての効力は薄く、電子印鑑に適しているタイプの印鑑です。

電子印鑑とは

続いて、電子印鑑とは何かを説明します。電子印鑑とは、PDFファイルなどの電子文書へパソコンやスマートフォンなどから捺印可能な印鑑データのことをいいます。

電子印鑑には2タイプあり、1つは単純に印影を画像に変換したもの、もう1つは使用者が誰かなどの識別情報も含めてデータ化された印鑑です。

前者は見積書や請求書などに、背景を透過させた印鑑の画像を貼り付けるなどして利用します。無料で印影画像を作成できるサービスも出ていますが、複製しやすいため無断使用されるリスクが伴います。印影に識別情報が保存されている後者であれば、より信頼性が高まり、社外文書にも使用しやすいといえるでしょう。

電子印鑑のメリット

次に、電子印鑑を利用するメリットをお伝えします。

捺印業務の効率化ができる

まずはなんといっても、業務の効率性がアップするという点は大きなメリットといえるでしょう。紙書類を印刷する手間や、朱肉を準備する手間、印鑑を押し間違えたときにもう一度印刷し直す手間などが不要となり、業務がスムーズに進行します。 また、電子印鑑であれば外出先からでも承認が行えるため、手続きが滞ってしまうといった心配もありません。

働き方改革の議論が進む昨今において、業務効率を向上させ、本来すべき業務に集中できる環境を提供することは喫緊の課題となっています。リモートワークも普及しつつあるなか、電子印鑑が活用されれば、無駄な時間をさらに削減し、働きやすい環境整備ができる可能性が高まります。

印刷コストをカットできる

紙書類の印刷が不要になるため、当然ながらコピー用紙代、インク代といった印刷コストを浮かせることができます。印刷コストは普段あまり意識していなくても、社内1営業日あたりの印刷枚数×印刷単価×営業日数で改めて計算すると、かなりの額になるのではないでしょうか。
また電子文書のほうがドキュメント管理しやすく、紙書類のように保管場所にも困らないというメリットがあります。

電子印鑑のデメリット

一方の、電子印鑑導入によるデメリットについても確認しておきましょう。

セキュリティに考慮する必要がある

単純な印影の画像データであれば、無料のツールでも作成することができます。Excelなどでも簡単に作成可能です。

しかし、単に印影を画像化したデータでは、本当に当事者が捺印したのかを証明することができません。なりすましや不正利用が心配されます。企業として電子印鑑を導入するのであれば、印影に使用者の情報を持たせられる、セキュリティ対策のしっかりとした電子印鑑サービスを選択しましょう。

セキュリティ対策で選ぶのであれば、シヤチハタ株式会社の電子印鑑サービス「パソコン決裁Cloud」がおすすめです。捺印された電子印鑑がたしかに本人であることの証明や、悪用防止対策も施されています。

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導入コストがかかる

セキュリティ対策のしっかりとした仕組みを導入するためには、コストがかかることになります。 導入に伴うコストに比べ、削減できるコストが上回るかどうかは、事前に検討する必要があります。

電子印鑑の注意点

最後に、電子印鑑を利用する際の注意点をお伝えします。

電子印鑑を会社で活用するには、どのような文書に使用するのかを適切に判断しましょう。単に印影を画像化した電子印鑑は重要書類には不向きですので、利用するのであれば、社内文書などへの利用が推奨されます。

印影に使用者などの情報を保有する電子印鑑であれば、なりすましは難しくなります。社内文書への利用はもちろんのこと、社外の文書にも利用しやすいといえます。

ただし、契約書の捺印の電子化は相手があってのことのため、 契約前に取引先へ電子印鑑の使用に問題ないか確認し、同意を得る必要があります。相手方が電子印鑑を採用していない企業の場合、これまでと同様に紙書類でのやり取りが求められる可能性があります。

安全性に配慮した電子印鑑で業務効率化へ

以上の通り、電子印鑑をうまく活用すれば、会社にもたらされるメリットは大きいといえます。メリット・デメリットと注意点を理解し、セキュリティ対策のしっかりとした電子印鑑を利用すれば、社内の承認業務を効率化させることができるでしょう。業務効率の向上にお悩みの方は、 電子印鑑の導入を検討してみてはいかがでしょうか。