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コラム

【ひな形紹介】秘密保持契約書(NDA)の書き方をご紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業間の契約の中でも特に重要な契約となる秘密保持契約書。内容にひとつの不備なく作成したいものです。本記事では、秘密保持契約書を作成する意義から契約書の書き方まで、契約締結時に知っておくべき内容をご説明します。

秘密保持契約書(NDA)とは

秘密保持契約書とは、自社の秘密情報を外部に提供する際に、漏えいや不正利用を防ぐために締結する契約書です。英語ではNon-Disclosure Agreementと呼ばれ、頭文字を取ってNDAと呼ばれることもあります。
一般的に秘密保持契約書が必要になるパターンについて、具体的な例を挙げてご説明します。

新規取引

他社との新規取引を検討する場合は、双方の検討材料とするために自社の保有情報や技術を開示しなくてはいけない可能性があります。開示した情報を、取引検討のためだけに使用し、他の目的に利用したり、他社に漏えいさせないために、秘密保持契約書が必要になります。
もし、契約を結ばずに上記のような情報を提供してしまった場合、情報の漏えいによる社会的信頼の喪失など自社の不利益につながる事態が起こることが想像されます。

業務委託・外注

自社の業務の一部を他社に委託・外注する場合、自社の人事情報や顧客情報を開示しなければ、業務遂行に支障がでることが多いです。コールセンター業務などをイメージするとわかりやすいでしょう。
秘密保持契約を結ぶことで、顧客情報を不正に持ち出して利用されるリスクなどを防ぐことができます。

業務・資本提携

他社と協働していくことになるため、双方の顧客情報の共有や自社のノウハウ・知見を提供する可能性があります。協働したい内容の可能性を検討するために、本格的な業務・資本提携を行う前から秘密保持契約を結んでおく必要がある場合もあります。
自社情報を提供する前に、秘密保持契約が締結できているか確認するようにしましょう。

技術情報などの開示

海外への技術流出が度々ニュースで取り上げられることからもわかる通り、技術情報は、自社の競合優位性を保つために最も重要であることが多いです。さらなる技術向上のための提携であったとしても、不用意に情報提供は行わないように注意しましょう。

秘密保持契約(NDA)締結の流れ

秘密保持契約の締結は、手順として大きく4つに分かれます。各手順について、ポイントとともにご説明します。

1.秘密保持契約締結の提案
2.契約内容の協議
3.契約内容の確認
4.契約書の締結

1.契約締結の提案 締結は契約前のフェーズで

秘密保持契約を結ぶために、相手の企業に契約書の作成を提案します。提案のタイミングは、実際に取引を開始する前であることがポイントです。
業務提携や新規取引を開始する前には、その内容が本当に自社の利益につながるのか、社内での検討が行われることが一般的です。この検討の中でお互いの秘密情報が必要な場合があるため、秘密保持契約は提携などの契約より前に結んでおくとよいでしょう。
契約なしで提供しても差し支えない情報の範囲や、絶対に開示できない情報などを社内で事前に確認しておくことで、秘密保持契約書の提案タイミングを計りやすくなります。

2.契約内容の協議 商談内容に沿って内容の確認を

秘密保持契約の締結に向けて、どのような内容にするかを双方で協議します。協議のポイントとしては、どのような目的で提携や取引をしたいのか、という商談内容を忘れないことです。自社の情報はできる限り外部に出したくない、という心理は誰しも少なからずもっていると思います。今回の提携や取引を結ぶために、何を検討する必要があるのか、その検討に必要な情報は何なのか、双方で確認していきながら協議を進めていくと、過不足なく開示すべき情報を洗い出すことができます。

経済産業省が、秘密保持契約書のひな形や考え方の指針をサイトに掲載しています。
それによると、契約書に記載する項目は以下のようなものが挙げられます。

・契約当事者の特定(開示者と受領者の定義)
・秘密情報の定義
・秘密保持の目的と目的外使用の禁止
・受領者側が負うべき秘密保持義務の内容
・秘密情報の返還義務
・秘密保持契約が万が一漏洩した場合の損害賠償
・秘密保持期間
・契約に定めのない範囲についての協議事項
・準拠法・裁判管轄
・日付と署名・捺印

参考:https://www.meti.go.jp/policy/economy/chizai/chiteki/pdf/handbook/reference2.pdf

ただし、条項の内容は、個別具体的事情を踏まえた上で書き分ける必要があります。ひな形はあくまで参考例の一つと認識しておきましょう。

企業間取引においては、契約当事者のいずれかが予め保有しているひな形を用いて作成する流れが一般的です。自社のひな形を利用できる場合は、自社にとって有利な内容にできます。相手方のひな形を使用する場合には、自社にとって不利益な内容になっていないかよく確認することが大切です。

3.契約内容の確認 双方の歩み寄りが重要

秘密保持契約書の素案が出来上がったら、改めて協議内容と齟齬がないか双方確認します。ここが締結前に契約内容を修正できる最後のタイミングになります。

契約内容の大枠はすでに協議済のため、基本的には抜本的な修正はせず、双方歩み寄りながら妥協点を見つける方向で話し合いができると、いつまでも契約締結に至らない事態が避けられます。
一方で、契約締結してしまうとその後の修正は非常に難しくなるため、少しでも内容で気になる箇所があれば、積極的に確認していきましょう。

4.契約書の締結

契約書の内容に双方納得ができたら、実際に契約書を作成します。
契約書は各社1部ずつ保有できるよう、2社間で締結する場合は合計で2部用意します。
双方が捺印したものを1部ずつ保管します。

秘密保持契約(NDA)締結における問題点と解決方法

秘密保持契約の締結までの流れが理解できたところで、よく起こる問題点とそれに対する解決方法をご説明します。

問題点1.ひな形の使いまわしができない

取引内容によって扱う情報も変わるため、秘密保持契約書で何を取り決めるかは取引ごとによって変わってきます。そのため、秘密保持契約書はひな形に沿って書くだけでは、不足がでる場合があります。契約締結までの流れでご説明したポイントを押さえながら、双方で十分に議論を重ね、その取引に合った秘密保持契約書を作っていく必要があります。

問題点2.スピード感のある締結が難しい

これまでの説明からもわかる通り、不備のない秘密保持契約の締結のためには、双方が納得するまで協議をすることが大切です。この時間を無理に短縮しようとすると、最悪の場合は情報の流出が起こることになるでしょう。議論については時間をあまり気にせず、それ以外のところで時間短縮できないかを考えましょう。
では、どこで時間短縮できるかというと捺印や送付の部分です。

秘密保持契約書(NDA)の締結には電子決裁が効率的

捺印や送付の時間短縮に有効なのが、電子決裁のシステムです。
シヤチハタの提供する「パソコン決裁Cloud」では、契約書の一連のやり取りをすべてオンライン上で、ペーパーレスで完結することができます。 郵送だと数日かかる送付も一瞬で完了するため、確認や議論に割ける時間を増やすことができます。
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電子決裁を有効活用しよう

新型コロナウイルス感染症によるリモートワークの増加で、注目が集まっている電子決裁ですが、送付や捺印の時間短縮にも役立つため、業務の効率化という観点からも検討を進めていくことをおすすめします。
契約締結には相手方の都合もあるため、状況によっては、従来の紙書類でのやり取りの方がスムーズな場合もあるかもしれません。パソコン決裁Cloudは従来の仕組みとも併用しやすいシステムのため、まずは電子と紙を併用しながら、少しずつ契約書面のペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。