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近年、テレワークの普及などにより電子印鑑を採用する企業が増えています。無料と有料の電子印鑑、それぞれ何が違うのかを洗い出し、どのように活用できるか検討してみましょう。運用に適した利用をすることで、電子化による効率化に繋がります。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑とはその名の通り、「デジタルの印鑑」を指します。印鑑ケースから印鑑を取り出し、朱肉をつけ、紙にポンッと押すのが普通の印鑑ですが、電子印鑑は、電子文書に印影を表示させることが可能です。
電子印鑑を導入するメリットには以下のようなものがあります。
・電子文書に証跡を残すことができる
・ペーパーレスになり、印刷代、紙代の経費が削減できる
・メールで書類を受信→プリンアウト→押印→スキャニング→メール返信の手間が省ける
・電子文書のまま保管できるので、文書の検索性が高まる
上記のように電子印鑑には証跡の他、作業効率や生産性を上げることができます。また、近年はテレワークが浸透してきており、場所を選ばず押印ができる電子印鑑は、今後ますます需要が高まっていくと考えられます。
▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のメリット・デメリットとは？無料で作れる方法と法的な効力
本記事では認印（みとめいん）とは具体的にどのような印鑑なのか、シヤチハタとの違いや使い分け、また認印を作成する際のポイントをご説明します。認印はビジネス上のやり取りも含めあらゆる場面で利用されますが、その役割や使用可能な範囲について正確に答えられる方は少ないかもしれません。
通常の印鑑は、役所で印鑑登録することで、法的効力を持つ実印とすることができます。電子印鑑ではこれと同様のことはできませんが、法的効力はどのように担保されるのでしょうか。通常の印鑑に実印や認印があるように、電子印鑑も作り方によって法的効力に違いがあります。
印影データのみの電子印鑑は、通常の印鑑の印影をスキャンして画像化したり、Excelや専用のアプリを使用したりして作ることができます。この作り方では、印鑑の見た目だけしか再現されていません。いつどこで誰が押印したのかは分からないため、本当に本人が押印したのかを証明することが難しく、法的効力は高くないといえるでしょう。
タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑では、印影データにいつどこで誰が押印したのか、といった情報を組み込むことができます。識別情報があることで、押印したのが本人であることの証明と、押印した書類が改ざんされていないことを証明することができます。この証明は、まさに通常の印鑑、特に実印のもつ効果と同じものであるので、法的効力があるとみなすことができます。
電子印鑑を理解するには、まず無料版を試してみることが近道です。無料の電子印鑑のメリットやデメリットを知ることも、ご自身の使用用途に合っているか、長く使えそうかの判断材料にしてください。
まずは、無料電子印鑑、つまりは印影データのみの印鑑のメリットについておさらいしましょう。
無料電子印鑑のメリットは何といっても、コストがかからないという点です。
無料の電子印鑑は、自分で作成したものと、アプリやウェブのサービスを使用して作成したものがあります。どちらも簡易的な電子印鑑ではあり、「しるし」として利用するには大きな問題もないでしょう。
中には、字体やサイズなどを調整できるものもあります。セキュリティを気にしないのであれば、無料の電子印鑑でも電子文書への活用ができるでしょう。
もうひとつのメリットは、手軽に試せる、という点です。
無料版のほとんどが、設定後すぐに電子印鑑を使用することができます。
「電子印鑑がどういうものか気になる」という方は、是非試してみてはいかがでしょうか。
一方で、一般的な無料版にはいくつかデメリットもあります。
例えば、選べる苗字が少ない、という点です。
自身で印影の画像を取り込み作成する場合、印影が粗くなる場合があり、印影の透過処理が必要になるなど、利用までに時間と手間がかかります。アプリのサービスでは、ソフトウェアのインストールと初期設定が必要になります。
また、無料の電子印鑑の弱点であるセキュリティ面も、デメリットとなります。
一般的な無料の電子印鑑は、実際に誰が押したのかまでは証明しにくいのです。
そのため印影の画像さえ入手できれば、第三者でも簡単に悪用できてしまいます。
・自分のPCに入っている印影データをコピーできる
・同じ無料ソフトで、他人と同じ印影が作成できる
このようなことが起きたら、社内社外問わず、悪用されてしまう可能性もあります。
「誰が押したかはっきりしない」というリスクがあるため、無料の電子印鑑は重要書類には適してきません。
無料電子印鑑のメリット・デメリットを考えると、いわゆる認印と同じように利用するとよいでしょう。荷物の受け取りや回覧に使われる認印は、通常の印鑑の中でも三文判が使われることが多いです。これはデメリットである、なりすましをされてもリスクが低いからです。無料の電子印鑑を利用する際は、悪用されたときにどのようなリスクがあるかを考えてみると、利用しても問題ないかが判断できます。
▼電子印鑑の作成について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑の作成で業務効率化を実現！無料版から有料版まで、おすすめのサービス紹介
リモートワーク推進にあたり、電子印鑑を作成する企業が増えています。これまでのオフィスでの作業に限定されていた押印業務が電子印鑑により解放され、柔軟な働き方が実現できます。本記事は電子印鑑を作る際の無料・有料それぞれおすすめのサービスと電子印鑑のメリット、さらに企業に導入する際にはどう使うべきかをご説明します。
▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のセキュリティは安全？種類や作成方法による安全性の違い
電子印鑑のセキュリティが心配だという方へ。実は電子印鑑には種類があり、種類によりセキュリティの安全性に差があります。ここでは電子印鑑の種類とそれぞれの安全性の違いについて説明し、セキュリティ対策が施された電子印鑑の作成方法も紹介しています。
無料の電子印鑑にはメリットもデメリットもありました。それでは、有料の電子印鑑はどうでしょうか。
有料の電子印鑑にも、同じようにメリット・デメリットがありますが、その中身は無料のものとは異なります。
有料の電子印鑑は、シヤチハタなどが提供している専用のサービスを使用することになります。電子印鑑専用のサービスのため、選べる印面サイズや書体などが無料のものに比べ豊富で、外国人や珍しい苗字の方でも対応できることが多いのがメリットです。
また、セキュリティ面でも、無料の電子印鑑に比べて安心度が高いのもポイントです。
有料の電子印鑑の中には、誰がいつ、どのような環境で捺印されたのか確認できるものもあります。さらに、捺印後の書類の改ざんを検知できるものもあるため、証拠能力が高く、書類の不正改ざんや悪用のリスクも少ないといえます。
そのため、無料の電子印鑑では不安な重要書類への捺印も、有料の電子印鑑であれば安心して利用できます。
無料の電子印鑑に比べメリットも多い有料の電子印鑑ですが、デメリットがゼロというわけでは決してありません。有料の電子印鑑についてもリスクやデメリットも事前に理解しておきましょう。
まずデメリットとして、有料版の場合、無料版とは違い、導入にある程度のコストがかかってしまいます。
また、有料の電子印鑑でも、セキュリティ機能がないものもあります。こういったデメリットを踏まえ、有料の電子印鑑を導入する際はどういったシーンで利用したいのかを考えて、サービスの選定を行うようにしましょう。
無料の電子印鑑が認印だったのに対して、有料の電子印鑑は実印と同じようなシーンで利用できます。タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑であれば、押印したのが本人であることや、書類が改ざんされていないことを証明することができるので、ビジネス上の重要な書類への押印も可能です。
シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、無料と有料の2つのタイプを用意しています。
まずセキュリティですが、「Shachihata Cloud」の電子印鑑は、押印履歴が残り、悪用・不正の心配はありません。また、電子印鑑にはひとつずつシリアル番号を付与するため、苗字が同じ社員同士であっても、誰が押したのか判別できるようになっています。
続いて、コスト面ですが、基本ライセンスでは利用ユーザー数1人あたり月額110円（税込）で利用可能です。利用シーンに合わせて文書の長期保管や二要素認証などを有償オプションとして追加することができます。必要な機能だけをカスタマイズして利用することができるので、コストも最低限に抑えることができます。
新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワークを余儀なくされた企業は多いでしょう。これからご紹介するTVQ九州放送様も、コロナで在宅勤務が始まったことで、電子決裁サービス導入に踏み切ることとなりました。
導入のご担当者様は、電子印鑑が使えることはもちろん、押印の記録が残せることと、電子署名契約ができることも、1つのシステムの中で実現したいとお考えでした。これを実現するためには、システムの大幅変更が必要となるため、導入のコストと時間がかかります。また、社内でも紙書類で記録を残さないといけない、という根強いニーズがあり、なかなか電子化が進んでいませんでした。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響で、一気に電子化を進めることに。その中でも希望を満たしつつ、一番手軽に導入できそうだったのが「Shachihata Cloud」だった、ということで導入をご決定されました。
導入にあたっては、全社で一度にサービスを導入するのではなく、押印申請の頻度が高い営業部門に導入をしたところ、部長や局長などの上層部からも高い評価を得たことで、その後の全社導入もスムーズに実現。また、シンプルなインターフェースのため、導入時の混乱も特になく、使用方法の説明会と簡単なマニュアル配布のみで、全社員への広報も完了することができました。
「Shachihata Cloud」の導入によって、決裁は早いと30分程度で完了するようになりました。また、電子文書として決裁の記録が残せることで、社内に根強くあった紙書類で記録を残さなくてはいけない、という認識も変わっていきました。
この事例では、導入時に、少数に限定して始めること、その対象に導入の決裁者を持つ社員を含めたこと、が導入成功のポイントだったのではないかと思います。また、サービスの検討前から、導入担当者の要望がはっきりしていたことで、サービスの選定にも余計な時間をかけることなく、決定できているのではないでしょうか。
電子印鑑は重要なシーンでも多く活躍するアイテムです。無料版に安易に飛びついてしまうと、大事なデータの漏えいや悪用などにつながる可能性もあります。
「Shachihata Cloud」なら、誰がいつ押したのかを把握可能なため、一般的な無料電子印鑑に比べセキュリティ面でも安心ができるシステムです。
初めて電子印鑑を検討する場合、まずは「Shachihata Cloud」の無料トライアルから試して電子印鑑の利便性に納得されてから、有料版への切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。
▼電子印鑑の効力について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑の効力ってどれくらい？普通の印鑑との違いを説明します
電子印鑑の効力は実際の印鑑と比べてどのくらいあるのか？電子印鑑とはどんな印鑑なのか？このページでは日頃会社で使用する印鑑の種類や役割について触れながら、電子印鑑の効力について説明しています。電子印鑑の注意点も記載しているのでぜひご一読ください。
▼Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
シヤチハタ株式会社の「Shachihata Cloud」は、「パソコン決裁Cloud」の進化版です。セキュリティ面・機能面を強化し、社内はもちろん、取引先との書類のやり取りも安心して行える電子決裁サービスへと発展しました。Businessパックを含む「Shachihata Cloud」のサービス名に込めた想いと拡張された機能について解説しているので、ぜひ一読ください。
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