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働き方改革を進めている最中に起こったコロナショック。テレワークやペーパーレス化など、今や働く現場ではさまざまな業務の見直しが必要となってきています。
そうしたなかで注目されているのが、電子印鑑です。今回は、テレワークやペーパーレス化を後押しする電子印鑑について説明します。また、開発・営業に携わった担当者が語る、電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）」の魅力についても紹介します。
電子印鑑とは、PDFファイルなどの電子文書に、パソコンやスマートフォンなどのデバイスから捺印することができる印鑑データです。
電子印鑑には、大きく分けて「印影を画像に変換したタイプ」と「使用者の識別情報も含めてデータ化したタイプ」の2つがあります。
印影を画像として変換したタイプは主にパソコンに限定されますが、画像データを見積書や請求書といった書類に貼り付けるだけで使用できます。
一方、使用者の識別情報も含めてデータ化したタイプは、有料のWebサービスやパソコンソフトを利用して作成できるデータです。識別情報が含まれているため信頼性が高く、社外への文書にも利用できます。
テレワークやペーパーレス化を進めるにあたって重要となる電子印鑑には、メリットだけでなくデメリットもあります。メリット・デメリットを押さえておくと、自身が電子印鑑を導入する際にどのように使うのが最適なのか、判断しやすくなるでしょう。
電子印鑑のメリットには、次の2つが挙げられます。
電子印鑑を導入すると、さまざまなメリットがあります。そのなかで代表的なものが業務効率化です。
紙面に捺印するわけではないので、データにアクセスできれば、いつ・どこにいても利用することができます。テレワークや出張先など、会社にいなくても承認を行うことができるので、業務をスムーズに進行できるでしょう。
もう1つの大きなメリットといえるのが、コスト削減です。紙の書類を印刷する必要がないため、コピー用紙代、インク代といった印刷コストがかかりません。また、データをサーバー上に保管できるため、紙の書類を保管するスペースをなくすことができます。
電子印鑑のデメリットとしては、次の2つが挙げられます。
電子印鑑の最大のデメリットは、セキュリティ面での課題があることでしょう。例えば、先述した印影の画像データは、WordやExcelなどの無料ツールで誰でも作成できてしまいます。簡単に複製できるため、当事者が捺印した証明にはなりません。
このように不正利用やなりすましが発生する可能性があるため、対策を講じることが必要です。
なお、セキュリティの高さは電子印鑑のタイプによって異なり、それぞれの違いについては後ほど解説しています。
もう1つのデメリットは、導入コストがかかることです。先述のとおり、セキュリティ面の課題をクリアした電子印鑑を使用するには、有料のWebサービスやパソコンソフトを利用しなければなりません。そうなると、当然費用が発生します。
電子印鑑の導入によって、印刷代や保管場所確保のコストが削減できるため、費用と相殺できるかどうかを試算してみる必要があるでしょう。
電子印鑑のメリットやデメリットについて詳しく知りたい方はこちら
デメリットで紹介したように、セキュリティの高さは電子印鑑のタイプによって異なります。
印影を画像化して作られた電子印鑑は、先述のとおり無料ツールを使えば誰でも作成できます。誰が捺印したかを証明できないため、このタイプの電子印鑑はセキュリティ面での課題が大きいといえるでしょう。
印影を画像化した電子印鑑を安全に使用するには、改ざんできないように工夫する必要があります。また、認印として利用する場合はともかく、重要な書類には利用しないほうがよいでしょう。
識別情報を保存して作られた電子印鑑は、印影に使用者の情報を保存できるため、いつどこで誰が捺印したのかを証明することができます。このタイプの電子印鑑は、さまざまなWebサービスやパソコンソフトで提供されています。
セキュリティの高さはサービスによって異なりますので、電子印鑑を導入する前にしっかりと確認するようにしましょう。
電子印鑑は印鑑をデータ化したものですが、このデータは法的効力を持つのでしょうか。
実は電子印鑑にかかわらず、印鑑を押すことに法的効力はありません。印鑑は確認や承認などの証拠を残すためのもので、日本では取引の際にも捺印する慣習が根付いています。この慣習のために信頼性が増していますが、押印自体に法的な効力があるわけではないのです。
また、電子印鑑の使用の可否は、企業や組織が独自にルールを定めている場合もあります。そのため、取引先が電子印鑑についてどのようなルールを決めているかを、あらかじめ確認する必要があるでしょう。
電子印鑑の概要やメリット・デメリットなどを紹介してきましたが、電子印鑑を安全に活用するには電子印鑑サービスを利用するのがおすすめです。
ここからは、電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）」の開発・営業に携わる担当者に、サービスの魅力について語ってもらいました。
「Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）は、電子押印の機能と捺印した文書を回覧する機能をまとめて行えるサービスで、パソコンやスマートフォンがあれば利用できます。文書に捺印ができて回覧もできるというように、紙面でやっていることをシンプルにデジタルに置き換えました。それだけ簡潔なので、どなたでもマニュアルも不要で簡単に使うことができるのがこのサービスの特徴です。電子印鑑サービスは導入が難しいものが多くありますが、Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）はハンコを選んで気軽に使えるようになっています。いわば、デジタルのシヤチハタ印です。
料金は月額110円(税込)にしました。かなり利用しやすい価格となっていますが、これは過去に印鑑を作ってきた我々だからこそ実現できたと思います。これまでシヤチハタでは印鑑用のフォント（文字デザイン）も作ってきました。こうした印鑑の文字データなどを活用することで、お客様が利用しやすい価格でご提供できることになりました。
Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）を利用されるお客様は、サービスのリリース当初はデジタルに強いIT系企業様や、社内で印鑑規定があるハンコを古くから使っている製造業の方々でした。今では業種、業態問わず様々なお客様にもご活用いただいています。それは紙書類とほとんど変わらない運用ができるからではないかと思います。」（開発・営業担当）
同担当者よりこれから「Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）」の導入を検討される方に向けてのメッセージをまとめました。
「新型コロナウイルス対策として各社でテレワークの導入が進んでいることもあり、これまで月に100件程度だったお問い合わせが、今では1日で100件いただくような状況になっています。シヤチハタ印の印鑑デザインをそのまま利用できるので、企業印や部署名の入った印鑑、受付印などをこれまでシヤチハタ印で使っていらしたお客様がご利用しやすい点が良いのかもしれません。
クラウドを利用するサービスなので、形式上は社内の文書を社外に出すことになりますから、ためらわれるお客様もいらっしゃいます。ですが、クラウドを利用することで、時間や場所に囚われずに押印・回覧ができます。テレワークやペーパーレス化の推進に便利ですし、働き方改革の後押しにもなると考えています。従来のハンコとは違って毎月利用料をいただく仕組みですが、最近登場しているサブスクリプションのサービスと思っていただけたら幸いです。」（開発・営業担当）
ここまで電子印鑑のさまざまな情報と、便利にハンコをデジタル化できる「Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）」について担当者による話をご紹介してきました。コロナショックの影響で、テレワークやペーパーレス化システムの導入など、さまざまな企業で働き方の見直しが求められています。ぜひこの機会に、電子印鑑サービスの導入について一度検討してみてはいかがでしょうか。
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