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この記事でわかること
企業では浸透しつつある電子印鑑ですが、これほど企業で活用されるようになったのはその多様性と利便性が理由です。しかし、まだまだセキュリティを懸念する声もあり、課題も残されています。悪用や流出を防ぐセキュアな環境で使用できる電子印鑑とはどのようなものなのか、電子印鑑の効果やメリットを踏まえた上で、無料で電子印鑑を作成する方法と、そのセキュリティ対策、そしてセキュアな電子印鑑の選び方までを詳しくご紹介します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める働き方改革のためのDX成功ガイド」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑とは、パソコン上で使用できる印鑑です。本物の印鑑を紙に捺印するように、パソコン上の文書に使用できます。
三文判のように簡易的なデザインから角印や社印など種類も豊富にあり、ビジネスから公的なシーン、一般などでインターネットを介したやりとりに用いられることも多くあります。
近年、企業では電子印鑑の導入が増えています。その理由は、これまで紙に印鑑を押す作業で生じていた煩わしさを解消し、企業にもたらす効果の多さが注目されたからといえるでしょう。
ここでは、電子印鑑の種類について詳しくご紹介します。
電子印鑑には大きく分けて2つの種類があります。1つは、印影画像を登録しただけの印鑑です。
実際の印鑑を押印しその画像をスキャニングでパソコンに取り込む、その後トリミングや加工を施し画像として保存されたものも「電子印鑑」と分類されます。
アプリの使用や電子印影作成業者に依頼し作成することも可能です。
どちらにしても実際にはただの画像であるためセキュリティ性はほとんどなく、社内回覧など、簡易的なサインの代用品として活用される場合をのぞけば、ビジネスシーンで使用することはお勧めできません。
もう1つは、捺印した際に「誰が、いつ押したのか」がわかるセキュリティ性能が付与された電子印鑑です。
ビジネスシーンで使われるほとんどが、こちらのタイプです。セキュリティ強化がなされた電子印鑑は書類改ざんや悪用防止、印影自体のコピー防止機能など、セキュアな環境下で使用できる機能がついています。
印面のデザインには様々な種類があります。三文判デザインから角印や社印など、用途に合わせたデザインが選択可能です。
ただし無料で作れる電子印鑑の印面はセキュリティ強化がなされているものに比べ、選択肢の幅は狭くなります。印影の細かい部分の調節も難しく、個性を出した印鑑を作成したい場合には無料の印鑑は不向きです。
では電子印鑑が企業にもたらす効果とは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、電子印鑑のメリットについてご紹介します。
これまで紙でとり行われてきた承認作業では、電子文書のプリントアウトからスタートしていました。
例えばパソコンで作成した書類に印鑑が必要な場合、作成者は文書をプリントアウトし捺印、再びスキャニングでパソコンに取り込む、という流れが組まれていました。
電子印鑑を用いれば書類作成→捺印→完了の工程だけですみ、プリントアウトとスキャニング、さらに印鑑の準備も必要ありません。
わずかな時間の削減と感じるかもしれませんが、業務中は小さな手間がストレスになるものです。電子印鑑による承認ワークフローの効率化は従業員のストレスを軽減し、快適な仕事環境を提供します。
電子印鑑により電子文書のプリントアウト作業がなくなることで、ペーパーレス効果も生みます。近年、大きな企業ほど注目しているエコ環境への取り組みですが、ペーパーレス化はその本質的な部分にあたります。
ペーパーレスを実現することで従業員にもエコ化が習慣づき、紙以外の資源にも意識を向けるようになります。ペーパーレスから始まるエコ推進活動により、外部からもエコに取り組む企業としての認識が強まるでしょう。
企業ブランディング以外にも、ペーパーレス化によって恩恵が受けられるのは経費です。紙代やトナー代を抑えられるため、費用削減にも有効です。
電子印鑑の中には、捺印をした時点で書類の変更を不可能にする機能があります。書類の不正改ざんや悪用防止効果は、重要な書類を扱うシーンでは特に意識したい点です。
紙媒体では不安が残ったこれらのセキュリティ面も、電子印鑑を用いることで解決します。
電子印鑑を使えば、印刷や朱肉の準備、紙への押印といった手間が一切不要になります。パソコンやクラウド上で作成した書類に、そのままワンクリックで印鑑を押すことができるため、作業のスピードが格段に向上します。たとえば、メールで届いた文書にその場で押印して返信できるなど、承認作業が非常にスムーズになります。
クラウド環境や専用ツールを利用すれば、電子印鑑は社外からでも利用できます。オフィスに印鑑を取りに行く必要がなく、在宅勤務や出張先からの承認処理もスムーズです。リモートワークが定着しつつある今、場所にとらわれない意思決定のスピードは大きなメリットとなります。
社内での電子回覧や承認書類はもちろん、セキュリティ対策がなされている電子印鑑であれば契約書類にも使用できます。
基本的にビジネスシーンで活躍することの多い電子印鑑ですが、インターネット上における個人でのやりとりに使われる場合も増えているようです。
公的サービスでも電子印鑑の使用を促進しており、電子印鑑をはじめとするコンピューター上での証明について定めた法律も、整いつつあります。
国自身が電子承認の一般化を広めようと模索している以上、今後はさまざまなシーンでの電子印鑑の活用が増えていくでしょう。
「まずは費用をかけずに電子印鑑を試してみたい」という方のために、無料で電子印鑑を作成できる方法をご紹介します。実は、特別な知識がなくても身近なツールで簡単に電子印鑑を作ることが可能です。ここでは、代表的な4つの作成方法を解説します。
実際の印鑑を紙に押し、その印影をスキャンやスマホで撮影し画像化する方法です。この画像を加工して背景を透明化すれば、電子文書に使用できる電子印鑑になります。
背景透過処理やサイズ調整は、ExcelやWord、無料の画像編集ソフトを使って行えます。スキャナーを使えば高画質な印影を取り込めますが、手軽に済ませたい場合はスマホ撮影でも問題ありません。コストを抑えつつ見た目のリアリティも確保したい方に向いています。
Officeソフトを使って印影そのものをデザインすることもできます。たとえば、Excelで「円形の図形」を挿入し、その中に会社名や氏名をテキストで配置すれば、オリジナルの認印を簡単に作成できます。
図形と文字をグループ化すれば、ひとつの電子印鑑として再利用可能です。フォントや色も自由にカスタマイズできるため、見た目にこだわりたい方にもおすすめです。シンプルな構造ゆえに、急ぎの場面でもすぐに作れるという利点があります。
PDFへの押印が必要な方には、Adobe Acrobat Readerに搭載されているスタンプ機能がおすすめです。標準で「日付印」や「確認済み」などのテンプレートが用意されており、手軽に押印が可能です。
さらに、自分の名前や印影画像を読み込んでカスタムスタンプとして保存することも可能です。PDFファイルに対して直接押印できるため、紙に出力する手間も不要。押印作業を効率化したい方にとって非常に便利な方法といえるでしょう。
より精緻な印影を作りたい場合は、無料で使える電子印鑑作成ソフトやアプリの利用も選択肢のひとつです。Web上で、円形・角印・日付印など多様なテンプレートを搭載したツールが多数提供されています。
これらのソフトでは、文字の配置やフォントの選択、背景の透過処理なども細かく設定でき、本格的な仕上がりが期待できます。また、スマホからでも手軽に作成できるものもあります。外出先で急ぎの対応が必要な場合でも、パソコンがなくても印鑑を作れるのは大きなメリットです。自分の利用シーンに合ったツールを選べば、効率よく電子印鑑を導入できるでしょう。
無料で作成できる電子印鑑は手軽で便利な反面、見逃せないセキュリティリスクも潜んでいます。ここでは、特に注意すべき2つの問題について解説します。
無料の電子印鑑ツールで作成した印影は、データ形式が単純であることが多く、誰でも簡単にコピーや複製ができてしまいます。たとえば、フリーソフトで作成した印鑑画像をそのまま使っていれば、同じツールで同じような印影を作ることは誰にでも可能です。
さらに、紙に押された印影をスキャンして電子化した場合でも、それを流用されれば新たな偽造印鑑として使われてしまう危険性があります。こうした印鑑は使用者の識別ができないため、「誰が押したのか」が証明できず、トラブル時に責任の所在が不明確になるリスクがあります。
無料の電子印鑑には、文書の改ざんや押印者の特定を防ぐ機能が備わっていないことがほとんどです。押印後の文書が勝手に編集されても、それに気付くことができません。
また、押印者の本人性や押印日時が証明できないため、文書の真正性（オリジナルであること）を担保することも困難です。電子契約などの場面では、こうした信頼性の低さが法的トラブルに発展することもあります。
電子印鑑は承認フローに頻繁に用いられ非常に利便性の高いシステムですが、使用が限定される場合があります。その理由のひとつが、電子印鑑の認知度です。
企業においてポピュラーになりつつある電子印鑑ですが、まだまだ町の小さな企業や昔ながらの体制を保っている企業では、電子印鑑の認知度は高いとはいえません。
電子印鑑のセキュリティ面やシステムがよく理解されず、使用を拒否されてしまう可能性もあります。
相手企業が電子印鑑のシステム、セキュリティを理解していたとしても、電子印鑑の使用を認めていない可能性もあります。
通常のやりとりでの電子印鑑使用は問題ないにしても、最終的な重要決定書類は紙媒体以外不可という場合も考えられるため、事前に相手企業が電子印鑑の使用をどこまで認めているのか、把握しておきましょう。
電子印鑑の使用を躊躇する企業の中には、セキュリティ対策の不十分さを懸念する声もあります。本当にセキュアなシーンで使用できる電子印鑑は限られており、一般的に出回っている電子印鑑のほとんどが画像データとして使用するだけの安全性の低いものばかりです。
そのため企業が、電子印鑑全体に印影画像のコピーや悪用といった不安を抱いてしまい、導入にまで至らないと考えられます。セキュリティ性は、電子印鑑業界にとって大きな課題といえるでしょう。
無料で作成した電子印鑑でも、いくつかの工夫をすることで、一定のセキュリティを確保することが可能です。ここでは、誰でもすぐに実践できる3つの対策について紹介します。
まず試したいのが、電子印鑑そのものにロックを設定する方法です。たとえば、Adobe Acrobat Readerにはスタンプ機能をロックする機能があります。これを使えば、印鑑の誤用や不正な貼り付けを防ぐことができます。ただし、無料版で設定できるロックは簡易的なものであるため、専門知識を持つ第三者には解除されてしまう恐れがあります。
PDFなどの文書にパスワードを設定することで、外部からの不正アクセスを防止できます。有料のAdobe Acrobat Proなどを使えば、簡単にパスワードを付けることが可能です。ただし、パスワードは漏洩リスクもあり、万能ではありません。セキュリティを確実に高めるには、他の対策と併用することが望ましいでしょう。
電子署名を活用することで、文書の改ざん防止や本人確認が可能になります。たとえば、Adobe Acrobat Readerでは「Self-Sign」機能で電子署名を利用できます。自身の名前やメールアドレスなどの情報を含めた署名を付与することで、文書の信頼性を高めることができます。
ただし、この方法はあくまで簡易な署名で、Adobe独自の方法です。さらなる法的効力を求める場合は有料の電子契約サービスなどを検討しましょう。
電子印鑑を業務で活用するうえで、セキュリティの強化は欠かせないポイントです。ここでは、法的効力を高めながら信頼性も向上させるための3つの方法を紹介します。これらはいずれも、電子署名法におけるセキュリティ確保の観点からも重要なポイントです。
電子印鑑に「誰が押印したか」を示す識別情報を付けることで、なりすましや偽造といったリスクを軽減できます。具体的には、氏名、メールアドレス、社名などを印影に含める方法が一般的です。このような識別情報があることで、印鑑の使用者を特定しやすくなり、後々のトラブル防止にもつながります。
これは、電子署名法第2条でも法的根拠を満たすための条件として定められています。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
タイムスタンプは、押印が行われた時点を記録し、後から改ざんが行われていないことを証明する技術です。たとえば契約書に電子印鑑を押す際、タイムスタンプを付与しておけば、その書類がその日時点で確かに存在していたことを示す根拠となります。文書の信頼性を担保するうえで、有効な手段です。
こちらも、電子署名法第2条でも法的根拠を満たすための条件として定められています。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
さらに強固なセキュリティを確保したい場合は、指定認証局が発行する電子証明書を取得することが有効です。電子証明書とは、第三者機関が「この電子印鑑は本人によるもの」と証明してくれる仕組みです。企業間取引や公的手続きなど、信頼性が求められる場面では、電子証明書付きの電子印鑑が非常に有効です。
電子署名法第1条では、次のように定められており、国が指定する認証局の証明は、信頼性が高いものとみなされます。
この法律は、電子署名に関し、電磁的記録の真正な成立の推定、特定認証業務に関する認定の制度その他必要な事項を定めることにより、電子署名の円滑な利用の確保による情報の電磁的方式による流通及び情報処理の促進を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。
第1条の条文における「特定認証業務」は次のように定められています。
この法律において「特定認証業務」とは、電子署名のうち、その方式に応じて本人だけが行うことができるものとして主務省令で定める基準に適合するものについて行われる認証業務をいう。
オフィスで電子印鑑を使用するのであれば、一般的な画像データのみの印影では不安が残ります。最低でも、悪用を避けるためにコピー防止機能は必須です。
シヤチハタの電子印鑑は、一つひとつにIDが割り振られ、使用の際にはユーザー認証が必要です。加えて、「シヤチハタクラウド」を導入すれば、オプションの「Office捺印」機能で普段使用しているWordやExcelなどにも捺印ができ、さらに捺印後の文書改ざんを不可能にする保護機能もあります。
今現在のシステムを変えず、本当にセキュリティ性の高い電子印鑑を導入したいという企業は、「シヤチハタクラウド」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
今回は、電子印鑑の効果やメリット、種類などについてご紹介しました。電子印鑑には利便性などのメリットも多くありますが、セキュリティ対策などの課題も多くあります。導入を検討する際は、コピー防止機能のあるものなどを選ぶことをお勧めします。
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