この記事でわかること
電子印鑑とは、ExcelやPDFなどの電子文書に押印するためにデジタル化された印影データの総称です。
電子印鑑には複数の種類があり、本人性や改ざん防止の仕組みによって適した用途が異なります。契約書や請求書などに利用する場合は、法的効力やセキュリティを確認しておくことが大切です。
本記事では、電子印鑑の定義と種類、利用できる主な書類、法的効力、導入のメリットや注意点、作り方をわかりやすく解説します。
電子印鑑とは、紙の印鑑を押した際に残る印影をデジタルデータ化したもの、または電子的に作成した印影データのことです。WordやExcel、PDFなどの電子文書に貼り付けたり、電子印鑑サービス上で押印したりして使用します。
紙に印刷してから押印し、再びスキャンする作業が不要になるため、書類作成や承認の手間を減らせる点がメリットです。実際に紙がなくても押印が可能になるため、業務効率化やテレワークの推進にも役立ちます。
電子印鑑は、印影の画像だけを使用するタイプと、押印者の識別情報やタイムスタンプを記録できるタイプに大別されます。書類の重要度や求められる証拠力に応じて、適切に使い分けることが大切です。2つのタイプについて詳しく解説します。
印影を画像化した電子印鑑は、実際の印鑑をスキャンして画像データにしたものや、Excel、Word、フリーソフトなどで作成した印影画像です。簡単かつ低コストで作成できるため、導入のハードルは高くありません。
ただし、単なる画像データはコピーや転用が容易で、誰が押印したのかを証明する機能がないため、社内回覧や確認印など、本人性や高い証拠力を求めない書類への利用に適しています。
識別情報・タイムスタンプが組み込まれた電子印鑑は、印影データに押印者の氏名や所属などの情報と押印日時を示す記録を付加したものです。「いつ、誰が押印したか」を確認できるため、画像型より本人性や証拠力が高く、押印後の改ざんを検知できるものもあります。
契約書や請求書など、取引の証拠として保存する重要書類には、このタイプが適しています。利用時は、本人認証や操作履歴の管理といった機能を確認しておくことが大切です。
関連記事：電子契約におけるタイムスタンプの役割・メリットを解説
電子印鑑は、社内文書から取引先に発行する帳票、契約書まで、幅広いビジネス文書に利用できます。ただし、必要な本人性や証拠力は書類によって異なるため、画像型と識別情報付きの電子印鑑を使い分けることが重要です。主な利用例は以下の通りです。
書類の種類 | 電子印鑑の利用 | 推奨される電子印鑑の種類 |
社内回覧・稟議書 | ○ | 画像型でも可 |
見積書 | ○ | 画像型でも可 |
請求書 | ○ | 識別情報付き推奨 |
納品書 | ○ | 画像型でも可 |
領収書 | ○ | 識別情報付き推奨 |
契約書 | ○（電子署名との併用推奨） | 識別情報付き |
発注書・注文書 | ○ | 画像型でも可 |
契約書や請求書など重要度の高い書類では、押印者を確認できる電子印鑑や電子署名の利用が適しています。一方、取引先の方針や自社の社内規程によっては、電子印鑑が認められない場合もあります。導入前に利用可能な書類と運用条件を確認してください。
詳細は下記の関連記事で解説しています。
関連記事：「電子契約できない契約とは？電子化できない理由を分かりやすく解説」
電子印鑑の法的効力について明確に定めている法律はありません。ただし、本人が作成したことを示し、改変の有無を確認できるなど、電子署名法の要件を満たす電子署名が付与された電子文書は、本人の意思に基づき作成されたものと推定されます。
印影を画像化しただけの電子印鑑は、誰が押印したかを証明しにくいため、証拠力が低い点に注意が必要です。重要書類には、本人認証や改ざん検知の仕組みを備えたサービスを利用しましょう。
電子印鑑の法的効力については下記の関連記事で詳しく解説しています。
関連記事：「電子印鑑に法的効力はある？法律上の根拠や使用時の注意点を解説」
電子印鑑を導入すると、紙を前提とした押印業務をオンラインで完結できるようになります。コスト削減だけでなく、場所に縛られない働き方や意思決定の迅速化にもつながるでしょう。3つのメリットについて詳しく解説します。
電子印鑑を利用すると、書類を紙に印刷して押印する必要がなくなり、用紙代やインク・トナー代を削減できます。押印後の書類を取引先へ送るための封筒代や郵送費、発送作業の負担も抑えられ点もメリットです。
また、契約手続きを電子データで完結し、課税文書を紙で作成しない場合は、原則として印紙税が課されません。契約件数の多い企業では、印紙代を含めた継続的なコスト削減が期待できます。
紙の書類へ押印する運用では、印鑑が保管されているオフィスへ出社する必要があります。電子印鑑を導入すれば、パソコン上で書類の確認から押印まで行えるため、自宅や外出先でも対応可能です。
テレワークやリモートワーク中でも承認・押印業務がスムーズに進められ、押印だけを目的とした出社を減らせます。多拠点で働く企業の業務継続にも役立つでしょう。
紙の書類では、押印者が不在の場合に承認が止まり、決裁までに時間がかかることがあります。電子印鑑をオンラインで利用することにより、押印者が社外や別拠点にいても速やかに対応できるため、承認・決裁のスピードが向上し、書類の印刷、押印、スキャン、郵送といった一連の作業を省くことが可能です。進捗状況も共有しやすくなり、担当者の負担軽減と業務全体の効率化につながります。
電子印鑑は便利ですが、種類や運用方法を誤ると、セキュリティや取引上の問題が生じる可能性があります。安全に活用するには、導入前に利用範囲と管理方法を定めることが大切です。ここでは、下記の注意点について解説します。
印影を画像化しただけの電子印鑑は、コピーや転用が容易であり、第三者による偽造やなりすましに悪用されるリスクがあります。画像だけでは押印者を特定できないため、契約書などの重要書類に使用した場合、本人が意思を示して押印したことを十分に証明できません。
リスクを抑えるには、押印者の識別情報や操作履歴を記録でき、電子署名やタイムスタンプを付与できる電子印鑑サービスを選ぶことが重要です。
取引先のシステム環境や社内規程によっては、電子印鑑による書類の受領が認められていない場合があります。自社だけで電子化を進めても、相手方が紙の契約書や請求書しか対応していない場合は、手続きが進められません。
導入前に主要な取引先へ電子印鑑での対応可否や受領方法を確認しておくことが大切です。対応が難しい取引先については、電子と紙を併用する運用を検討しましょう。
電子印鑑を導入する際は、対象書類、利用できる印鑑の種類、押印権限、印影データの保管方法などを社内ルールとして明確にすることが重要です。ルールが曖昧なままでは、重要書類に複製しやすい画像型の電子印鑑が使われたり、権限のない従業員が押印したりするおそれがあります。
導入時にガイドラインを策定して従業員へ周知するとともに、運用開始後も利用状況を確認し、必要に応じて見直すことが大切です。
電子印鑑は、利用目的や必要な安全性に応じて、次の方法で作成可能です。
画像型の電子印鑑は手軽に作成できますが、複製や不正利用を防ぐ機能はありません。重要書類には、識別情報や電子署名、タイムスタンプに対応したサービスが適しています。
詳しい作成手順は下記の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
関連記事：「電子印鑑の作り方を分かりやすく解説！デジタル印を無料で作成する方法とは？」
Shachihata Cloudは、日本の押印文化を生かしながら、回覧や決裁をデジタル化できるサービスです。3つの特徴について紹介します。
Shachihata Cloudは、電子印鑑と承認フローを一体化し、紙の書類に押印する感覚に近い操作で回覧・承認を進められます。氏名印や日付印を発行できるほか、角印や代表印など、業務で使用している印影を電子化することも可能です。
押印位置の指定などの操作もわかりやすく、ITツールに不慣れな従業員でも扱いやすいため、スムーズに利用を開始できます。
Shachihata Cloudでは、ユーザーIDや捺印日時などの証跡を記録でき、管理者による印面の割り当ても行えます。さらに、プランやオプションに応じて二要素認証、電子署名、認定タイムスタンプを利用でき、押印者の確認や文書の非改ざん性を高められます。
契約書や請求書など法的効力が求められる重要書類にも安心して利用可能で、内部統制やコンプライアンスの強化にも役立ちます。
Shachihata Cloudは、既存の回覧・決裁手順に合わせて承認ルートを設定可能で、導入時に業務フローを全面的に作り直す必要がありません。部署や役職に応じたルートに加え、合議、差し戻し、追加承認なども組み込めます。
承認状況を確認でき、書類の滞留を把握しやすいです。15日間の無料トライアルが用意されているため、導入前に実際の操作感や自社の運用との相性などを確認してみることをおすすめします。
電子印鑑は、紙の印鑑による押印業務をデジタル化し、コスト削減やテレワークの推進、決裁の迅速化に役立ちます。ただし、画像型の電子印鑑は複製されやすいため、書類の重要度に応じて識別情報や電子署名、タイムスタンプを備えた仕組みと使い分けることが大切です。取引先の対応状況や社内ルールも確認し、安全性と使いやすさを両立できるサービスを選び、無理のない範囲から業務効率化を進めましょう。
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