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コラム

クラウドサービス導入でこんなに変わる!職場の業務効率化

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

働き方改革の推進を背景として、職場の生産性向上や柔軟な働き方の選択肢の提供が求められる中、クラウドサービスを利用する企業が年々増加傾向にあります。クラウドサービス導入により、どのような効果が期待できるのでしょうか。
本記事ではクラウドサービスを利用するメリットや、生産性向上が期待できるクラウドサービスをご紹介します。

クラウドサービスの利用が進む背景

総務省の調査によると、クラウドサービスを利用する企業の割合は年々上昇傾向が続いており、令和元年には64.7%になりました。企業はクラウドサービスのどのような点にメリットを感じて導入を進めているのでしょうか。

コスト削減と業務効率向上への期待

クラウドサービスを利用する理由の調査結果は、次の表に示す通りとなっています。コストを安く抑えられ、利便性が高いことから、職場の生産性向上が期待されています。

(表)クラウドサービスを利用する理由

理由 割合
資産、保守体制を社内に持つ必要がないから 45.9%
場所、機器を選ばずに利用できるから 43.3%
安定運用、可用性が高くなるから 36.8%
災害時のバックアップとして利用できるから 32.6%
サービスの信頼性が高いから(情報漏えいなど対策) 25.9%
システムの容量の変更などに迅速に対応できるから 24.8%
既存システムよりもコストが安いから 18.6%
システムの拡張性が高いから(スケーラビリティ) 18.4%

総務省「令和元年通信利用動向調査の結果」より作表(n=1,375)

導入企業の8割以上が効果を実感

実際、クラウドサービス導入企業は、その導入によりメリットを実感していることがわかります。
クラウドサービス利用企業を対象とした調査では、クラウドサービス利用の効果について、「非常に効果があった」「ある程度効果があった」と回答した割合が85.5%にも及びました。「マイナスの効果があった」と回答した割合はわずか0.4%でした。

参考:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/200529_1.pdf

コロナ禍で急遽必要に迫られた在宅勤務

さらに、新型コロナウイルスの感染拡大防止を目的として、在宅勤務が強く推奨されたことは大きな影響を与えたといえるでしょう。出社しなければできない業務の見直しを迫られ、あらゆる業務が在宅でもできるよう、新しいツール導入をした企業も多かったのではないでしょうか。

たとえばシヤチハタの電子印鑑サービスShachihata Cloud(シヤチハタクラウド)は、在宅でも印鑑の捺印や回覧を行えるクラウド型のツールです。2020年3月に15,000件だった利用申し込み数が、わずか3ヶ月後の6月には300,000件にまで拡大しています。会社に出社せずに捺印できる仕組みを導入したいニーズが相次いでいます。
このようにコロナ禍は働き方、ビジネスのあり方を根本から大きく変えました。

クラウドサービスの種類

クラウドサービスとは、クラウドと呼ばれるインターネット上の仮想サーバで大容量のデータを管理し、ネットワーク経由で利用できる仕組みです。クラウドサービスの用途は、業務系クラウドサービスとコミュニケーション系クラウドサービスに大別されます。

業務系クラウドサービス

業務系クラウドサービスとは、勤怠管理や給与計算、人事・労務管理、会計管理など、企業経営に欠かせない基幹業務を電子化し、クラウド上でデータ管理するサービス群をいいます。

業務系クラウドサービスを利用することにより、元々紙書類や手作業で行っていた業務を電子化でき、閲覧、入力、計算、社内回覧といった時間を大幅に短縮することができるようになります。また、正確性の向上、紛失・改ざん・持ち出しリスク低減による安全性の向上なども期待できます。

コミュニケーション系クラウドサービス

コミュニケーション系クラウドサービスとは、SlackやTeams、チャットワークといったビジネスチャットや、Zoomなどのウェブ会議ツールのように、社内外のコミュニケーションをクラウド上で行うサービス群をいいます。

ビジネスチャットはメールでのやり取りに比較すると、メッセージ送信までの手順が簡略化されており、複数名とよりスピーディーにコミュニケーションを取ることができます。ウェブ会議システムも今や多くの企業にとって必要不可欠なツールになったのではないでしょうか。

クラウドサービスを活用した働き方改革の成功事例について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のメリット・デメリット・法的効力について詳しく知りたい方はこちら

クラウドサービスを利用するメリット

多くの企業が導入効果を実感するクラウドサービスですが、具体的にはどのような点が魅力になっているのでしょうか。次に、クラウドサービスを利用するメリットについてご説明します。

大規模なIT投資が不要

クラウドサービス導入のメリットの1つは、導入コストが安く抑えられるという点です。基本的にはインターネット環境さえ用意されていれば、ソフトウェアをダウンロードしたり、大規模なIT投資をしてシステム開発をしたりする必要がありません。

社内の保守運用負荷の軽減

また、保守・運用コストについても同様です。クラウドサービスのメンテナンスやセキュリティアップデートはクラウドサービスの事業者側で行うため、システムを保守・管理する人材を自社内に長期間抱えておく必要がなく、人件費削減にも繋がります。

あらゆる環境からアクセス可能

クラウドサービスは場所やデバイスを問わず、パソコンやスマートフォン、タブレットなどからアクセス可能です。会社に出社しなければできなかった業務が、自宅や出張先からでも対応できるようになります。従業員同士も企業間のやり取りもスムーズに行えるようになり、業務効率が向上します。

クラウドサービスを活用した業務効率化の成功事例について詳しく知りたい方はこちら

書類の押印・回覧も効率化!電子印鑑を利用するメリット

あらゆる業務が勤務場所を問わず対応できるようになっていく中、コロナ禍でさらに注目を集めたのが、電子印鑑です。

電子印鑑とは、印鑑を電子化するサービスのことです。印面を画像化した簡易的なタイプから、押印した本人を識別する情報を付与したセキュリティの高いタイプまであります。

電子印鑑を利用することにより、社内外のあらゆる書類のやり取りが、自宅でも移動中でも、インターネット経由で対応できるようになりました。稟議申請書、届出書、見積書、請求書、注文書、注文請書といった書類への押印、その後の回覧や送付などを、時間と場所を選ばずに滞りなく進められるメリットは大きいといえます。

電子印鑑のメリット・デメリット・法的効力について詳しく知りたい方はこちら

Shachihata Cloudなら導入も操作も簡単!手軽に業務効率化

はんこでお馴染みのシヤチハタでは、リモートワーク時代に対応する電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」を提供しています。最後にShachihata Cloudの特徴についてご紹介します。

ビジネスプロセスそのまんま

新しいサービスを導入する際、今までのやり方を変えなければならないことがネックになることが多いものです。Shachihata Cloudの製品コンセプトは「BPS(ビジネスプロセスそのまんま)」。現在社内にある仕組みを変更することなく、社内回覧、押印といったプロセスもそのままデジタルに移行できるため、容易に導入可能です。

決裁・承認にかかる時間を大幅に削減

Shachihata Cloudを活用すれば、社内決裁や承認にかかる時間を大幅に短縮することができます。たとえば顧客と打ち合わせをした後、すぐに見積書を作成し、そのままの流れで責任者から承認を得て押印をもらい、当日中に顧客に提出し、スピード感のある交渉へ繋げられるようになった企業の事例もあります。

Shachihata Cloud導入企業の事例について詳しく知りたい方はこちら

わかりやすい料金体系

Shachihata Cloudの利用料金は固定額。プランはスタンダード版とビジネス版があり、いずれも初期費用は不要です。ビジネス版の利用料は、印面1つにつき月額330円(税込)で、導入を検討しやすい価格設定となっています。
30日間の無料トライアルもご利用いただけるので、まずは一度お試しください。

クラウド電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」

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