Shachihata Cloud中小企業は働き方改革にどう対応する？優先すべき2項目
2019年4月より働き方改革関連法が順次施行されています。残業時間の上限規制など、今まで看過されていた項目に罰則が科される可能性があり、多くの企業が不安を感じているようです。しかし働き方改革関連法の詳細を見ていくと、項目によって適用時期に違いがあります。そのため、まずは時期と項目を整理し、優先順位を決めることが重要です。
この記事では、働き方改革関連法における中小企業の定義、適用時期、中小企業が優先して対応すべき項目についてご説明していきます。
働き方改革法における中小企業の定義
働き方改革関連法は、大企業と中小企業で適用される時期が異なります。まずは、ご自分の企業がどちらに該当するかを確認しましょう。基準は「資本金の額または出資金の総額」と「常時使用する労働者数」です。いずれかが以下の基準に当てはまれば中小企業、それ以外は大企業です。
なお業種の分類を知りたい場合は「日本標準産業分類」で調べることが可能です。
参考： https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf
働き方改革法への対応のために、いつまでに何をすべきか
中小企業における各項目の適用時期は以下の表の通りです。中小企業の事情を考慮して、適用時期に猶予が設けられています。たとえば2020年4月から適用される残業時間の上限規制は、大企業では2019年4月実施であり、中小企業よりも1年早く始まっています。
しかし働き方改革法の目的は、働きすぎを防ぎ「ワークライフバランス」を実現することです。優先順位を決めて対策に着手することが、企業の価値向上に繋がっていきます。
参考： https://www.mhlw.go.jp/content/000474499.pdf
中小企業が優先して対応すべき2項目
中小企業ではまず何から着手すべきでしょうか。中小企業が特に優先すべきこととしては、(1)有給休暇取得体制の整備への対応と、(2)労働時間把握義務への対応の大きく2つが挙げられます。2019年4月に施行された項目の中でも、「労働時間の客観的な把握」は、社員の健康を守るために重要な項目です。「年5日間の年次有給休暇の取得」の義務化により、違反時の罰則として30万円以下の罰金が定められており、対応を急がなくてはなりません。
(1)有給休暇取得体制の整備への対応
働き方改革方では、企業に対し「年10日以上の有給休暇が付与される労働者には、年5日の有給休暇を取得させること」が義務付けられました。企業は従業員からの申し出を待つのではなく、従業員へ希望を聞き、その内容を考慮して有給休暇を取得させる必要があります。違反時には30万円以下の罰金が科される可能性があります。
これまで有給休暇取得が進まなかった理由の一つとして、有給休暇取得を言い出しづらい職場環境があったことが挙げられます。有給休暇を取得しやすくするには、上司が率先して有給休暇を取得したり、有給休暇の取得理由を尋ねないようにしたりすることで、誰もが有給休暇を取得してよいという雰囲気を作ることが重要です。仕事が忙しくて有給休暇が取得しづらい社員に対しては、業務の振り分けを再検討するなど、業務のフォロー体制を整えましょう。
とは言え、休んだ社員の業務をフォローすることにより自身の業務が滞るようであれば、結局フォローした社員に負荷がかかってしまっています。有給休暇が取得しやすい職場環境作りと並行して、業務改善も進めるとよいでしょう。業務に余裕が生まれて社員全員が有給休暇の取得を尊重する職場になれば、有給休暇取得体制が整ってきたと言えるでしょう。
参考： https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf
(2)労働時間把握義務への対応
これまでも企業は、割増賃金を適正に支払うため、従業員の労働時間を客観的に把握する必要がありました。しかし、裁量労働制で働く人や管理監督者は対象外でした。今後は健康管理の点から、すべての従業員の労働時間を客観的に把握することが義務付けられます。これには長時間残業をしている従業員を顕在化させる目的があります。
労働時間を客観的に把握するためには、従業員の出退勤時刻を正確に把握することが重要です。そのためには、従業員に出退勤時刻を漏れなく打刻する重要性を理解してもらうことが大切です。労働時間の把握は、給与を正確に支給するためだけでなく、従業員の健康を守るために行っていると周知するとよいでしょう。
参考： https://www.mhlw.go.jp/content/000474499.pdf
働き方改革の推進にはクラウドサービスの導入も有効
(1)有給休暇取得体制の整備への対応と(2)労働時間把握義務への対応、この2つを推進するにあたって生じる課題の解決には、クラウドサービスの導入も有効です。働き方改革に役立つクラウドサービスとして、クラウド型ファイル共有サービスと勤怠管理クラウドサービスをご紹介します。
クラウド型ファイル共有サービスで引き継ぎ時間を短縮
有給休暇を取得する際に発生する業務の引継ぎは、クラウド型ファイル共有サービスを使用することにより短縮可能です。引き継ぎの際に意外と面倒なのが、資料をメールで送付する作業ではないでしょうか。クラウド型ファイル共有サービスを使用することにより、容量の大きな資料でも共有できます。
シヤチハタが提供している「box」は、高水準のセキュリティを備えたクラウド型ファイル共有サービスです。「box」にファイルを保存し、共有相手にURLを教えることで、簡単にファイル共有が行えます。パスワードや有効期限、ダウンロード許可などの設定を行え、セキュリティ面でも安心です。「box」を導入することにより、業務効率化が図れます。
勤怠管理クラウドサービスで労働時間を客観的に把握
タイムカードやエクセルを使用した勤怠管理における打刻漏れや不正を減らすには、勤怠管理クラウドサービスの活用が有効です。勤怠管理クラウドサービスでは、ICカードやスマートフォンなどを使用して出退勤打刻が行えるため、出退勤打刻の正確性が高まります。また、出退勤時刻の入力や勤務時間の計算の手間が無くなり、人為的ミスの防止にも繋がります。勤怠管理を電子化することで、労働時間がより正確に把握可能になります。
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ITサービスも併用して働き方改革に着手しよう！
中小企業における働き方改革法への対応は、猶予が与えられているため、時期と項目を整理し、優先順位を決めて着手していくことが重要だということがわかりました。働き方改革を進めていく中で壁にぶつかった場合は、クラウドサービスなどのITサービスの活用も検討してみましょう。手作業による工数が削減され、職場環境の改善に繋がっていくでしょう。
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