Shachihata Cloud DXコラム 帳票DXを推進しよう!電子化の方法やツール導入事例を解説
DX COLUMN

帳票DXを推進しよう!電子化の方法やツール導入事例を解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業においてDX(デジタルトランスフォーメーション)が推進される中、紙で取り扱っていた書類の電子化移行が加速しています。会計帳簿や伝票など、帳票もその対象の一つです。帳票の作成・申請・承認・管理といった一連のフローを電子化・簡略化する「帳票DX」を進めることで、業務の生産性は大きく向上することでしょう。
本記事では帳票を電子化する方法や、電子化できるツールの導入事例をご紹介いたします。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?

「帳票DX」というと、単純に「紙の帳票のデジタル化」と思われるかもしれませんが、DXとデジタル化は異なります。まずはDXの意味や目的を、事例を交えて解説いたします。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは

DXとは、企業がデジタル技術やデータを活用することで、商品・サービスやビジネスモデルを変革し、競合優位性を確立することをいいます。「DX」は組織やビジネスモデルを再構築するための改革で、「デジタル化」はそれを実現するための業務改善プロセスです。DXにおいては、企業が厳しい市場環境でも勝ち抜いていけるような、ビジネスモデル・組織・風土を変革することが求められます。

▼国内外のDX推進事例について詳しく知りたい方はこちら

記事を読む

▼DX化とIT化の違いについて詳しく知りたい方はこちら

記事を読む

DX推進企業の事例紹介

DX推進の具体例として、電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」を導入し成功した企業の事例をご紹介いたします。

株式会社富士通エフサス様のDX推進事例

富士通エフサス様では、紙書類と印鑑による社内決裁・押印手続きが主流となっており、テレワークの大きな阻害要因となっていました。
そこで、ネットワーク上で決裁書類の申請、押印、回覧までスムーズに行えて、かつセキュリティ対策も充実しているShachihata Cloudを導入。効果や課題の意見交換を実施し、ツールを利用しながら社内の運用ルールを整備していきました。
その結果、今では移動中などのちょっとしたタイミングで承認作業ができるようになり、テレワークの実現はもちろん、各担当者が顧客との商談・交渉を進めるスピードも向上ました。

富士通エフサス様のDX推進について詳しく知りたい方はこちら

名古屋商工会議所様のDX推進事例

名古屋商工会議所様は、地域の企業のデジタル化を推進していく立場であり、まずは内部のデジタル化を進めていきたいというご意向でした。また、紙の使用量増加によるコスト高騰を課題に感じていたといいます。
そこでShachihata Cloudを導入し、リモート承認に切り替え、紙・押印を削減しました。運用方法や利点を職員に伝えながら、電子決裁保存規程を新規で整備しました。
結果として変則的な状況の中でも、自宅で書類への押印・決裁が可能に。また、過去の決裁データの検索も容易になりました。

名古屋商工会議所様のDX推進について詳しく知りたい方はこちら

DX推進における帳票管理の課題

事例でご紹介した通り、ITツールを活用したDX推進には多くのメリットがあります。ただし、帳票管理におけるDXにはいくつかの課題があります。

属人化した情報管理(2025年の崖)

現在日本の多くの企業で用いられている基幹システムは、複雑化・ブラックボックス化しています。DX推進に不可欠とされるデータ活用ができない、時代遅れのレガシーシステムに依存している状況です。
しかし、このレガシーシステムを支えているIT人材は、2025年までに定年退職を迎えます。担い手のいなくなる前にシステムを刷新しなければ、事業機会を失い、国際競争の敗者となる結末が迫っているのです。この課題を克服できなかった場合、2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性が試算されています。この問題は「2025年の崖」と呼ばれます。

参考:https://www.meti.go.jp/press/2021/08/20210831005/20210831005.html

ビジネスのスピード感が落ちる非効率性

また、データ管理が属人化していると、管理者の異動や退職等があった際に現状を正しく把握できなくなり、ビジネスのスピード感が落ちる可能性があります。セキュリティ事故や災害、システムトラブル、データ滅失などのリスクは増大し、システムの保守・管理の工数・費用も肥大化していきます。

コロナ禍で加速したペーパーレス化への対応

さらに、新型コロナウイルス感染症の流行で在宅勤務が推奨されたことを機に、ペーパーレス化への対応が全国的に急がれるようになりました。DX推進は単なるデジタル化ではないとお伝えしましたが、まずはペーパーレス化がDX推進の第一歩となります。紙書類の取り扱いが残っている企業はスピード感のある意思決定がますます難しくなるため、帳票管理においても例外ではなく、電子化への移行を進めていかなければなりません。

帳票の電子化によるメリット

帳票を電子化することで、次のようなメリットが生まれます。

労働生産性が向上する

帳票を電子化することで、帳票の作成・申請・回覧・承認といった各プロセスがすべてネットワーク上で行えるようになります。効率的に業務を推進でき、労働生産性が向上します。

コスト削減に繋がる

紙の帳票には、用紙代・インク代、プリンターの保守費用のほか、印刷した帳票を保存しておく場所も必要になります。電子化ができればこれらのコスト削減に繋がるメリットも大きいといえます。

セキュリティ強化対策になる

紙の帳票を会社のデスクの上に置いたままにしたり、鍵のかからないキャビネット等に保存したりしていませんか?実は電子化された帳票よりも、紙の帳票のほうが、紛失・盗難リスクに晒されています。
電子化をすれば、その帳票に対するアクセス制限をかけたり、回覧ルートを可視化できたりするため、セキュリティ対策が強化されます。

帳票DXを推進する方法

帳票の電子化には様々なメリットがあることをお伝えしましたが、帳票DXを推進するためには、どのような方法があるのでしょうか。

1. Excel(エクセル)で電子帳票を作成する 

比較的簡単なのは、Excel(エクセル)で電子帳票を作成する方法です。Excelで帳票を作成し、メールの添付ファイルや社内の共有サーバー等で共有します。
ただし、Excelによる帳票は属人的な管理になりがちなため、注意が必要です。Excelによる帳票の詳しい作成手順はこちらの記事をご参照ください。

▼Excel(エクセル)で帳票を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

記事を読む

2. 電子帳票が作成できるツールを活用する

おすすめなのは、電子帳票が作成できる有料のツールを利用する方法です。中でもシヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」であれば、オプションで「一括配信」という機能が備わっており、こちらを活用することで電子帳票の作成〜管理をスムーズに行えます。

帳票管理に便利なShachihata Cloudのご紹介

最後に、Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)の帳票作成に関する機能をご紹介いたします。

帳票テンプレートの活用で作成〜管理が楽に

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)では、帳票テンプレートを作成したら、帳票に入れ込むデータをCSVで取り込み、帳票を一括で作成することができます。電子印鑑による捺印も簡単で、日々の業務効率が大きく向上します。

回覧・社内承認もスムーズ

作成した電子帳票は回覧ルートにのせ、社内承認を取る流れも、すべてオンライン上で行うことができます。今まで紙で回覧・押印していたフローは変えずに、そのまま電子移行できることがポイントです。

CSV出力により他のシステムへの連携も

また、作成した帳票データをCSVで出力し、自社のシステム等で加工・管理することもできます。他のシステムへの連携が必要な場合に便利な機能です。

帳票DXの実現に!Shachihata Cloud

自社に合った形で機能を選択し、現在の決裁フローは変更せずそのまま電子化可能なShachihata Cloud(シヤチハタクラウド)。帳票DXを進める第一歩を、まずはここから始めてみませんか?無料トライアルも実施中ですので、帳票電子化にお悩みの方はぜひ導入をご検討ください。

帳票作成や社内回覧・承認の電子化ならShachihata Cloud

カテゴリ
インボイス
その他
バックオフィス基礎知識
印鑑の基礎知識
業務改善・DX
法律・制度の解説
電子印鑑・決裁・署名
電子契約
キーワード
業務プロセス
経費精算
IT導入補助金
生産性向上
デジタルトランスフォーメーション
クラウド契約
ファイル転送サービス
経理DX
適格請求書
請求書
JIIMA認証
脱PPAP
保存要件
ファイル共有サービス
クラウドストレージ
PPAP
業種別
制度
法律
法律制度
自治体
補助金
ビジネスチャット
勤怠管理
中小企業
経費申請
個人事業主
見積書
Business
DX
excel
IT
pdf
Shachihata Cloud
word
インボイス
インタビュー記事
コスト削減
コロナ
シヤチハタ
セキュリティ
シヤチハタクラウド
タイムスタンプ
デジタルハンコ
デメリット
テレワーク
パソコン決済
ハンコ問題
ハンコ文化
ペーパーレス
メリット
ルール
ワークフロー
保存期間
効率化
印鑑
在宅勤務
業務効率化
契約書
押印
業務改善
法律・制度
法的効力
締結
脱ハンコ
電子化
電子印鑑
電子契約
電子帳簿保存法
電子決済
電子決裁
電子署名
お問い合わせ 資料請求