Shachihata Cloud【書類の保存期間ガイド】帳簿や契約書などの管理を楽にする方法
会社で扱われる書類の中には、法令で保存期間が定められているものがあります。たとえば会計帳簿書類の総勘定元帳は10年間保存しなければなりません。書類の種類によって保存期間は異なり、1〜2年の書類、永久保存の書類とさまざまです。重要書類は作成〜廃棄まで、書類のフェーズごとに管理をする必要があります。
この記事では会社でよく取り扱われる各書類の保存期間と、書類の保存を簡単に行える方法についてご説明します。
書類の保存期間とは
はじめに、書類に定められる保存期間とは何かについて解説します。
法令で保存期間の定められている文書は、単に保管しておけばよいわけではなく、保存期間が終了したら、企業のルールに則り速やかに廃棄するなど、持ち続けないようにする管理も必要となります。保存期間のある書類は作成から廃棄までのライフサイクルを適切に管理しましょう。
（図）保存期間のある書類のライフサイクル
保存期間がある理由
一般的に総務関連の書類は2年〜5年、経理関連の書類は7年、会社法に関する書類は10年の保存期間が設けられています。では、書類にはなぜ保存期間が定められているのでしょうか。
会計帳簿の場合を例にお伝えします。帳簿とは、事業における入出金の流れを体系的に記録した、仕分帳や総勘定元帳などの書類です。帳簿に関連する書類を保存しなければならない理由は、繰越欠損金の繰越や、消費税の仕入税額控除などの申請をするにあたり、これらの保存が法人税法で定められているためです。税務調査が入った際に過去の帳簿を提出できない場合、控除が認められず損をすることになります。
会計帳簿のように、あらゆる書類の保存期間は、法人税法や消費税法、会社法、金融商品取引法、労働基準法などの法令を根拠として、それぞれ義務付けられています。
主な書類の保存期間
それでは、主な書類の保存期間をお示しします。なお、法令で定められていなくても、永年保存が望ましいとされる書類については、会社の判断で永年保存している場合もあります。
永年保存する必要のある書類
・定款
・株主名簿
・新株予約権原簿
・社債原簿
・端株原簿
・株券喪失登録簿
・登記・訴訟関連書類
・宮内庁への提出文書、官公署からの許可書・許可書通達などに関する重要書類
・知的所有権の関連書類（特許証や登録証など）
・社規、社則およびこれに類する通達書類
・効力の永続する契約に関する書類
・社報、社内報、重要刊行物
・製品の開発・設計に関する重要な書類
10年保存する必要のある書類
・会計帳簿および事業に関する重要書類（総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿など）
・計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）
・製品の製造・加工・出荷・販売の記録
・満期または解約となった契約書
・重要会議の記録
・委員会議事録
・監査役会議事録
・取締役会議事録
・株主総会議事録
7年保存する必要のある書類
・資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引き取りに関する帳簿
・課税仕入等の税額控除に関する帳簿、請求書など
・源泉徴収簿
・課税仕入等の税額控除に関する帳簿、請求書など
・給与所得者の扶養控除などの申告書
・配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書
・電子取引の取引情報に関する電磁的記録
・取引証憑書類（請求書や見積書など）
・有価証券の取引に際し作成された証憑書類
・現金の収受、払い出し、預貯金の預け入れ・引き出しに際し作成された取引証憑書類
・10年保存が定められている以外の、決算に関して作成された書類
・取引に関する帳簿（仕訳帳、売掛帳、現金出納帳、固定資産台帳、買掛帳など）
5年保存する必要のある書類
・金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
・金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書などの写し
・会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告
・会計監査報告に関する書類
・監査報告に関する書類
・従業員の身元保証書
・契約書などの書類
・産業廃棄物処理の委託契約書
・産業廃棄物管理票の写し
・有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し
・事業報告に関する書類
4年保存する必要のある書類
・雇用保険の被保険者に関する書類
3年保存する必要のある書類
・家内労働に関する帳簿
・身体障害者であることを明示する書類
・派遣先・派遣元管理台帳
・労働保険、労災保険に関する書類
・労働者名簿
・賃金台帳
・雇入れ・解雇・退職に関する書類
・賃金のその他労働関係の重要書類（タイムカード、残業報告書など）
・企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録
・労使委員会記録
・社内会議の記録、軽易な契約関係書類など
・官公署関係の簡易な認可・出願等の書類
・四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
2年保存する必要のある書類
・社会保険、厚生年金保険、雇用保険に関する書類
1年保存する必要のある書類
・当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書など
・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し
保存期間の管理を楽にする方法
ここまでみてきた通り、会社で取り扱う書類は1年保存する書類、5年保存する書類、永年保存する書類と、さまざまな保存期間が定められています。そこで重要になってくるのが書類の管理方法です。
紙書類での管理となると、書類のライフサイクルごとの管理ができず、いつ廃棄すべきかなどが不明瞭になるデメリットがあります。表計算ソフトなどに入力をして管理する方法もありますが、やはり期間を管理するのには不向きといえるでしょう。
文書管理システム「box」の活用で書類管理を便利に
保存期間のある書類管理におすすめのツールが、クラウド上でファイル管理が行える文書管理システム「box」です。
boxでは単純に書類を保存しておく機能だけではなく、保存期間が定められている書類のライフサイクルを適切に管理できるようになっています。また、中には電子データとしての保存が認められている書類もあり、そのような書類については電子化することもできます。目的の書類へのアクセスのしやすさ、ペーパーレス化の実現によって、社員の業務効率を上げることも可能になります。
世界最高水準のセキュリティ
また、boxは安全にクラウドサービスを利用するために欠かせない、世界最高水準のセキュリティとユーザー管理機能を兼ね備えています。書類の内容によってはアクセス権限を役員のみに絞りたい場合や、マネージャー限定にしたい場合もあるかと思いますが、boxではユーザーごとにアクセスレベルを7段階に設定できるようになっています。閲覧やダウンロードの履歴はもちろんログとして残ります。セキュリティ面での安心感が高いことからも、全世界で2020年4月14日現在97,000社以上の企業に活用されている実績があります。
参考： https://www.box.com/ja-jp/customers
Shachihata Cloudとの併用でさらに便利に
さらに、書類に捺印・回覧ができるクラウド電子決裁サービス「Shachihata Cloud」と併用することで、データ管理がスムーズになります。書類の捺印と回覧は「Shachihata Cloud」で行い、回覧が完了した書類は「box」で保管すると、これまで書類の捺印〜管理までかかっていた手間を大きく軽減することができます。
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クラウドサービスの活用で書類管理を便利に
企業で扱う書類には、法令により保存期間が定められているため、書類のライフサイクルごとにクラウドサービスを活用して管理する方法を推奨しました。書類管理が適切に行えるようになることは、管理する社員の煩雑さを回避するだけでなく、コンプライアンス上も必要な対応となります。書類の管理方法にお悩みの方は、boxの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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