混同しやすい「押印」と「捺印」の違いは？今更聞けない印鑑の基本

日本の文化と切っても切れない印鑑。SDGsやコスト削減の観点からペーパーレスが進んでいますが、電子印鑑などビジネスの場では印鑑が使われています。
今回は印鑑のわかりにくい用語の「捺印」と「押印」の違いを解説していきます。

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押印と捺印の違いとは

押印と捺印はともに「印鑑を押す」という意味をもつ言葉です。しかし厳密には、両者には違いがあります。まずは、押印と捺印のそれぞれの言葉の違いについて正しく理解しましょう。

押印とは

押印（おういん）は、元々「記名押印」という言葉でした。それが省略されて現在では「押印」という言葉になっています。
記名とは自署以外の方法で氏名を記載することを意味し、たとえば印刷された名前やゴム印、社印を使って押された名前、代筆された名前などが該当します。
よって「押印」とは、記名されている箇所や署名も記名もない箇所に印鑑を押すことを指します。

捺印とは

捺印（なついん）は「署名捺印」という言葉が省略され「捺印」という言葉になっています。「捺印」は直筆の署名と共に印鑑を押す場合に使用します。

署名とは手書きした直筆のサインのことで、本人によって書かれたものだけが有効です。筆跡鑑定で本人の証明ができるので、”本人の意思に基づいて作成された書面である”という高い証拠能力を持ちます。
基本的に「捺印」と言う場合には署名と共に印鑑を押すことを指しますが、押印と同様に「印鑑を押すこと」自体を捺印と呼ぶこともあるようです。

「調印」とは

押印・捺印と似ている言葉に調印（ちょういん）という表現があります。
調印とは、捺印よりも重要な取り決めを交わすときに使う言葉です。国同士で条約を結ぶときや社長同士でビジネス協定を結ぶときなどに使います。そのため、日常で「調印」を使うことはほぼありませんが、企業同士がM&Aを行う際や企業間の秘密保持契約の際に使用することがあります。

「押捺」とは

押捺（おうなつ）という言葉も印鑑を押す際に使用しますが、特に親指に朱肉や墨を付けて押す拇印（ぼいん）を指します。基本的に印鑑を押す際にはあまり使用されません。

押印・捺印の場所

押印・捺印をするとき、どこに印鑑を押すのが正しいのか迷ったことはないでしょうか。押印をする場所は、「印鑑証明が必要な書類かどうか」で変わります。初見の書類に印鑑を押す際などは注意しましょう。

印鑑証明書が必要な書類の場合

実印を押す重要な書類は、名前や他の文字に重ならないように捺印をする必要があります。これは印影がはっきりと見えるようにするためです。

たとえばローンを組む際など、重要な契約を行う際には実印を用いることになります。その場合、実印が本物であるかの印鑑証明書が必要となります。少しでも他の文字や枠などに被せて押印してしまうと印鑑証明が成立しなくなってしまうので注意が必要です。

印鑑証明書が必要ない書類の場合

印鑑証明書が必要ない書類には、セキュリティの観点から名前に少し重なるようにして捺印するのが望ましいでしょう。そうすることで、名前に被っている範囲の偽造や複製の難易度が上がり、悪用されにくくなります。名前を書く欄の隣に「印」という印鑑を押す場所が設けられている場合には、その場所に上から重ねて押すことが好ましいです。
印鑑証明が必要な書類の場合とは逆に、印影がはっきりわかるように捺印すると複製されやすくなるため気をつけましょう。

押印・捺印の法的効力

押印・捺印はどの程度の法的効力を持つのでしょうか。実は、押印・捺印自体に法的効力はないといわれています。なぜなら、契約そのものは口頭でも成立するからです。
とはいえ、押印のある書類は、筆跡鑑定や印影鑑定などによって、間違いなく本人が確認・承認したということを証明できます。つまり、押印・捺印の役割は、書類のなりすましや改ざんなどが疑われる場合の証拠になることだといえます。

ただし、押印と捺印には証拠能力に違いがあります。押印と捺印の証拠能力の違いを理解するために、まずは署名と記名の違いを押さえておきましょう。

署名と記名の違い

署名と記名には以下のような違いがあります。

・署名…鉛筆やボールペンなどを使用して当事者が氏名を手書きすること
・記名…代筆やゴム印、パソコンを使用して氏名を表示すること

署名と記名には本人を証明する証拠能力に違いがあります。記した人によって筆跡や筆圧が異なる署名は、筆跡鑑定にかけることで間違いなく本人が行なったということを証明できます。民事訴訟法第229条には、「文書の成立の真否は、筆跡又は印影の対照によっても、証明することができる」^※と規定されており、署名には証拠能力があることが分かります。一方、記名は誰にでも複製が可能なため、記名単体では証拠能力がありません。
以上のことから、署名と記名の証拠能力は、署名のほうが記名よりも高いといえます。

^※ 引用：https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=408AC0000000109#1168

印鑑の種類による証拠能力の違い

使用する印鑑によって捺印・押印の証拠能力が変わるのか気になる方も多いかと思います。会社印やゴム印など、認印の種類の違いによる証拠能力の差はありません。ただし、役所に登録している実印と、役所に登録していない認印とでは、証拠能力に違いがあります。実印は、役所が本人であることを証明してくれるため、認印よりも証拠能力が高いとされています。

「記名押印」と「署名捺印」の効力の違い

記名に印鑑を押す「記名押印」を省略したのが押印、署名に印鑑を押す「署名捺印」を省略したのが捺印、であることは冒頭でご説明いたしました。つまり、「記名押印」と「署名捺印」の効力の違いは、押印と捺印の効力の違いのことです。筆跡鑑定が可能な署名と、誰にでも複製可能な記名の特徴を踏まえると、効力の大きさは、以下のようになります。

捺印＞押印

署名のみ、記名のみを含めると、効力の違いは以下のようになります。

捺印＞署名のみ＞押印＞記名のみ

以上のことから、書類に高い証拠能力を持たせたい場合は捺印、単に名前を表示したい場合は記名など、シーンによって本人証明の方法を使い分けると良いでしょう。重要な契約など、さらに証拠能力を高める必要がある場面では、実印を使用して契約を締結するという選択肢があります。

上手に押印するためのポイント

契約の場面で緊張して、印鑑を上手に押せなかったことはありませんか。印影が少しかすれていても、印鑑の証拠能力に違いはありません。しかし、書類の印象を良くするためにも、印影はまっすぐはっきり押した方が良いといえます。本章では上手に押印するための5つのポイントをご説明します。

1. 印鑑の持ち方と押し方

印鑑には、押しやすい持ち方があります。指を当てる順序と場所を知ると、適度な力加減で印鑑を押すことができます。

印鑑の持ち方

(1)人差し指を文字（印面）の真上に当てる
(2)印鑑の側面を親指の腹と中指の横で挟む
(3)印鑑の尻の部分を手の腹へ当てて支える

印鑑を正しく持てたら、2つのポイントを意識して押してみましょう。

印鑑の押し方

(1)印鑑の中心を軸に、印鑑の円周に向かって、手のひらで圧をかけながら押す
(2)紙を手で押さえ、印鑑を真上に優しく離す

上記の持ち方と押し方で印鑑を押すことにより、まっすぐはっきりした印影を残すことができます。

⒉ 朱肉の量

多いと滲み、少ないとかすれる朱肉は、ポンポンと軽く叩いて付けるのがポイントです。複数回に分けて付けることで、印鑑にまんべんなく色が乗ります。また、朱肉自体にこだわることも重要です。古い朱肉や印鑑ケースに付属している朱肉は、色ムラの原因になりやすいため、品質が劣化していない大きな朱肉を使用すると良いでしょう。

また、朱肉の代わりにスタンプ台を使用することはおすすめできません。一般的に、スタンプ台はゴム印に、朱肉は印鑑に適するように作られています。スタンプ台で印鑑を押すと、色乗りが悪く、時間経過とともに印影が薄くなる傾向があります。

⒊ 押す場所

印鑑を押す場所は、平らな机の上が適しています。机が傾いていると、印鑑を書類の真上から押すことができません。また、机が硬すぎたりデコボコしたりしていると、印鑑にまんべんなく圧がかかりません。そのような場合は、押印マットを使用すると、かすれのない印影が残せるようになります。押印マットがない場合は、重ねたティッシュや紙でも代用が可能です。

⒋ 印鑑の向き

印鑑はまっすぐ押すのが基本です。ただし、会社によっては、印鑑を左に傾けて押す場合があります。これは、次に書類を確認し押印する上司を敬う（お辞儀をする）という意味です。一般的に左に傾いている印影は曲がっているとみなされるので、特別な指導がない限り、印鑑はまっすぐ押すと覚えておきましょう。

⒌ 印面をキレイに保つ

印鑑に付いた朱肉をそのままにしておくと、印鑑の劣化を招き、酷い場合には印影を判別できなくなることがあります。印鑑を押したら、印面に付着した朱肉をティッシュや布で拭き取りましょう。ティッシュや布の上で印鑑を回転させると、朱肉を拭き取りやすくなります。汚れが酷い場合には、歯ブラシなどで印面を優しく擦ることも効果的です。ただし、印面を傷つけないよう慎重に行う必要があります。

押印はビジネス上よく使われる

ビジネスシーンにおいて、捺印や調印、押捺などと比較すると使用頻度の高い言葉が「押印」です。経理人事の担当者や上司や、クライアントに提出する書類などで頻繁に使用します。稟議書や決裁文書などの場合には、複数人の押印が必要なケースもあります。
本章では、ビジネスで押印が必要なケースをご説明します。

稟議書や決裁書

稟議書は、従業員が会社に伺いを立てる際に上司に稟議内容を説明し、承認を得るために用いる書類です。複数人から承認を順番に得ることができるので、会議を開かなくても書類で手続きを完了できるなどの利点があります。その際、誰から承認が得られているかを押印の有無により視覚的に理解できます。

また、決裁書においても起案について承認する際に押印が必要になります。決裁書とは、企業内の物事の決定権を持っている上位者へ提案の可否を仰ぐ際に使用する文書です。条例の改正など非常に重要な内容に関わるため、決裁書への押印は慎重に行わなければなりません。

休暇申請や有給申請

直属の上司による押印が必要なケースとして、休暇申請や有給申請する場合などがあります。押印という形で事前に承認をとっていれば、総務や管理などの部門へスムーズに申請できます。

勤怠管理表やタイムカード

企業によっては、勤怠管理の書類やタイムカードなどにも押印が必要です。社員を管理する意味でも押印が重要な意味をもちます。

請求書や見積書

社内でも社外でも、請求書や見積書などのやりとりを行う際には押印が必要なケースが多くあります。とくに社外の方に押印を依頼する場合、押印する場所などにミスが起きやすいので丁寧に伝達しましょう。

▼請求書における社印の必要性について詳しく知りたい方はこちら

▼秘密保持契約書について詳しく知りたい方はこちら

▼社判について詳しく知りたい方はこちら

近年進んでいる脱ハンコの動きと背景

ここまで押印と捺印の意味や法的効力などについて説明してきましたが、近年は「脱ハンコ」の動きが高まっています。脱ハンコとは、印鑑を用いた押印や捺印をなくしていくことを指す言葉です。
ここからは、脱ハンコが進められている理由や背景を解説いたします。

DXの推進

1つ目の理由として、DX推進の動きが高まっていることが挙げられます。

DX化の必要性については、経済産業省が2018年にまとめたレポートの中で「2025年の崖」という言葉を用いて説明されています。
2025年の崖とは、既存システムのブラックボックス化や複雑化を解消できなければ、2025年以降最大12兆円の経済損失が生じる可能性があるという、企業が直面するであろう危機のことです。そのほか人材不足や働き手の減少なども関係しており、DX化を進めることは企業にとって急務となっています。

紙に印鑑を押すというアナログな業務の存在は企業のDX化を阻む要因となってしまうため、脱ハンコは進められているというわけです。

働き方の多様化

2つ目の理由に、働き方の多様化が進んでいることが挙げられます。

2020年に流行した感染症の影響で、全国的にテレワークが普及しました。自宅でできる業務は自宅で行い、出社日数を減らすことに成功した企業がいる一方で、体制を整えられなかった企業もありました。結果として、捺印や押印のためだけに出社しなければならない状況が起こってしまったのです。

感染症の影響が落ち着きつつある今も、場所を問わず働けるテレワーク需要は高まっています。脱ハンコはテレワークの促進や定着を図るために必要な施策であるため、注目している企業が増加しているのです。

脱ハンコを進めるために必要なもの

脱ハンコを進めるために必要なものは、以下の3つです。

● 電子印鑑
● 電子契約サービス
● ワークフローを電子化できるシステム

まず脱ハンコを進めるうえで、電子印鑑の導入はマストといえます。電子印鑑は本人性を担保できるタイムスタンプ機能やセキュリティ面が充実しているものを選ぶと安心です。

また、契約関係を電子化するなら、電子契約サービスの導入も必要となります。同時にワークフローもデジタル化できるシステムを導入すると、よりスピーディーに承認・決裁が行えるようになり、生産性が向上します。

脱ハンコを進めたい書類の種類や社内の状況に応じて、何を導入すべきか検討するとよいでしょう。

▼ワークフローについて詳しく知りたい方はこちら

脱ハンコを進める方法

ここからは、脱ハンコを進める方法を5ステップでご紹介いたします。

1.導入の目的をはっきりさせる

まずは、システムを導入する目的を明確にすることが重要です。「社内業務のDX化の足がかりとして導入したい」「この機会に電子化できる業務はすべて電子化したい」など、具体的に目的を定めましょう。
どこまで電子化したいのかによって必要なツールも変わってくるため、目的の明確化はシステム導入にあたって最も重要な過程といえます。

2.電子化する書類を選定する

次に、電子化する書類を選定しましょう。急にすべての書類を電子化すると、従業員の対応が追いつかない可能性もあります。
まずは社内の中で完結する書類から電子化し、慣れたら社外にも関わる書類へと広げていくことがおすすめです。

3.導入するシステムを選ぶ

電子化する書類が決定したら、自社が抱える課題や導入の目的に応じてシステムを選定しましょう。ここで始めに明確化した目的が活きてきます。コストを重視するのか、ワークフローまですべて電子化できるものにするのかを目的と照らし合わせながら検討しましょう。

導入するシステムの候補が決まったら、無料トライアル期間を使って実際に社内でお試し運用することをおすすめします。従業員がストレスなく使える操作感か、目的を達成できるシステムかを見極め、本格導入するシステムを選定しましょう。

4.社内規程やワークフローを整備する

システムの導入にあわせて社内ルールを決め、ワークフローを整えることも重要です。スムーズに運用を始めるためにも、細かな部分まで策定しましょう。

5.社内外へ周知する

導入するシステムが決定し、社内規定やワークフローの整備まで行ったら社内外への周知に入ります。社内研修を行い、従業員が誰でも使えるようにシステムの使い方やルールなどを教育することが必要です。ここで教育を怠るとシステムの定着に失敗してしまう可能性が高まるため、丁寧に行うことを心がけてください。

社外に対しても徐々に電子化することを伝え、理解を得られるよう働きかけることが必要です。

システムを導入して脱ハンコを進めた企業事例

システムを導入して、脱ハンコを進めた企業事例を2つご紹介いたします。

脱ハンコを進めたあとの具体的なイメージがわかない方は、ぜひ参考にしてください。

株式会社ヤシマナダ

コラムメーカーの「株式会社ヤマシナダ」は、2020年の感染症拡大に伴い、在宅勤務に対応するため脱ハンコを進めることとなりました。大半の書類は承認履歴を残すサービスで対応していましたが、親会社やグループ会社に提出する報告書などの正式な書類については印鑑がないと不都合だと感じる場面もあったのだそうです。
そこで、シヤチハタの電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を追加導入し、どうしても印鑑が必要な書類は電子印鑑を押して対応するようにしました。結果として、従来感じていた不都合さは解消。さらに、ペーパーレスになったことで、書類の管理や保管が容易になりました。

もっと詳しく知りたい方はこちら
https://dstmp.shachihata.co.jp/case/yashimanada/

株式会社日本教育クリエイト

「株式会社日本教育クリエイト」は、承認者が不在のときに押印ができず、手続きが遅れてしまう課題を抱えていました。そんな中、感染症の影響によりテレワークを中心とした業務体制を構築する中で、シヤチハタの電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を導入します。

ツールの導入で社内決裁がいつでもどこでも行えるようになったため、管理者の押印負担が軽減されました。また、承認待ちの時間が短くなり、従来抱えていた手続きの遅れも解消されました。
同時に、派遣社員との契約で電子契約も導入。契約書の印刷や郵送、回収などの手続きが減り、印刷や郵送の費用をカットできたことで、工数やコスト面でも改善が見られました。

もっと詳しく知りたい方はこちら
https://dstmp.shachihata.co.jp/case/nihonkyouiku/

押印業務を簡単に！電子印鑑サービスShachihata Cloud

脱ハンコの動きが高まる中で、どうしても押印や捺印をなくせない書類もあることでしょう。そんなときに活用したいのが、シヤチハタの電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」です。

Shachihata Cloudの特徴は、紙文書を扱う場合と同じ印鑑を、業務フローを大きく変えることなく、そのまま電子化へ移行できることです。Shachihata Cloudであれば、現在使用中の印鑑を再現した電子印鑑をすぐに登録して活用することができ、業務効率化が図れます。もちろんビジネス向けに開発されているため、前提として高度なセキュリティ基準を満たしているツールです。

また、電子契約や電子署名にも対応しており、社内だけでなく社外との電子的な書類のやり取りもスムーズに行えます。今までの紙でのやり取りと同様、実物の印鑑が電子印鑑に代わるだけで、操作性もわかりやすいのが特徴となっています。電子帳簿保存法にも対応しており、ビジネスシーンで活用するのにも安心感があります。

2020年3月には1万5,000件だったご契約数は、2020年12月には60万件を超え、2023年8月現在では95万件を突破しました。まずは無料トライアルで、テスト的に使ってみてはいかがでしょうか。詳しい機能や料金についてはお問い合わせください。

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