株式会社アイネス

情報サービス業

500人～

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

電子帳簿保存法への対応を進めたい

電子押印文化を浸透させるための取り組みとは？
電子契約・電帳法対応プランへのアップグレード理由に迫る

電子押印文化を浸透させるための取り組みとは？電子契約・電帳法対応プランへのアップグレード理由に迫る

ITコンサルティングからシステム開発、運用・保守まで一貫したサービスを行い、様々な業界へDXソリューションを提供してきた株式会社アイネス。テレワーク推進の課題となっていた押印業務や承認フローを電子化するために、2020年から「Shachihata Cloud」を導入されました。また、同社は電帳法に対応した電子契約と文書保管を行うため、2023年からはエンタープライズプランに移行して、「Shachihata Cloud」の利用範囲をさらに拡大させています。全社1,400名以上という大規模での利用にあたって、電子押印文化をどのように浸透させていったのでしょうか。利用者にとっての使いやすさを追求した取り組みや、エンタープライズプランに感じた魅力などについてお伺いしました。

テレワーク推進の課題となっていた押印業務を電子化

──電子決裁システムを導入したきっかけについてお聞かせください。

鎌田様
テレワークの体制を整えるにあたって、押印業務が課題となっていたことがきっかけです。

弊社では働き方改革のために、新型コロナウイルスが流行し始める少し前から、テレワークができる体制を整えようとしていました。そこでフリーアドレス化やサテライトオフィスの導入などの施策を進めましたが、押印業務があるためにどうしても出社比率が高くなってしまい、思うようにテレワークが普及しないのが課題でした。

その解決策の１つとして承認フローの電子化をすることになり、そのために導入したのが「Shachihata Cloud」です。

──数ある電子決裁システムの中で、「Shachihata Cloud」をお選びいただいた理由をお聞かせください。

大きく4つあります。①誰がいつ承認したのか確認できること、②電子システムに慣れていない職員でも直感的に使えること、③料金体系が分かりやすく予算が組みやすいこと、そして④電子帳簿保存法に対応していることに魅力を感じました。

電子押印文化を浸透させ、在宅勤務率アップを実現

──御社では現在、全社的に1,400人以上の大規模で「Shachihata Cloud」をご利用いただいておりますが、使い方や電子押印文化はどのように浸透させていったのでしょうか？

鎌田様
新しいことをするのには皆さん抵抗があるでしょうから、まずは導入説明会を実施しました。最初は各部課長に使い方を覚えていただき、その後慣れるためのトライアル期間を設けて段階を踏んでから、本格的に導入しました。

導入からしばらくは使い方に関する問い合わせが多かったのですが、徐々に慣れてくると利用者も増えてきて、大きな問題が生じることなく導入できたように思います。導入を検討し始めてからだいたい半年くらいで、本格的な導入が完了しました。

──従業員の皆様が「Shachihata Cloud」を活用しやすいように、工夫されていることはありますか？

吉川様
弊社では財務関係など紙での対応が必要な業務もあり、すべての書類に電子職印が使えるわけではありません。そのため、「この業務は『Shachihata Cloud』が使えるのか？」がすぐに分かるように、申請書類の一覧に「電子職印対応マーク」を付けたり「電子職印対象書類一覧」を作成したりして、社内ポータルで掲示しています。

──「Shachihata Cloud」を導入して、従業員の皆様の反応はいかがでしたか？

鎌田様
最初は「使い方が分からない」「電子押印には抵抗がある」と不安に思われる方も多かったのですが、導入から半年ほど経って慣れてくると「なぜこの書類は『Shachihata Cloud』が使えないの？」という反応に変わっていきました。

使い方や利便性が理解されるようになってからは導入もスムーズでしたし、今はもうみなさん「Shachihata Cloud」が手放せないのではないかな、と思います。

──押印業務の電子化によって、テレワーク化は進みましたか？

鎌田様
現在、首都圏では約70％、支社では約50％がテレワークをしていて、この比率は諸々のテレワークに関する制度を整える前から比べると著しく向上しました。押印業務のために出社しなければならないケースが多々あったことを考えると、「Shachihata Cloud」の導入は在宅率アップに大きく影響したのではないでしょうか。

電子契約が可能なエンタープライズプランへの移行

──御社は2023年にエントリープランからエンタープライズプランへ移行されています。なぜプランの移行が必要だったのでしょうか？

鎌田様
今までは「Shachihata Cloud」の利用を社内業務のみとしていたのですが、他社との契約などのやり取りも電子化して、さらなる業務効率化を図っていくために、電子契約が可能なエンタープライズプランへ移行することを決めました。

──電子契約サービスは他にもある中で、「Shachihata Cloud」の電子契約サービスを活用しようと決めた理由をお聞かせください。

鎌田様
「Shachihata Cloud」は2020年から利用しており社内浸透度が高いので、電子契約のために新たなシステムを導入するよりも慣れたシステムに機能を追加した方が、従業員にとって使いやすいだろうと考えたのです。

──エンタープライズプランで利用できる機能の中で、電子契約以外にも魅力を感じたものはありますか？

鎌田様
電子帳簿保存法に則した保管・検索ができる「長期保存キャビネット」があるのも魅力的でした。「Shachihata Cloud」のエンタープライズプランであれば、電子契約から保管まで1つのシステムでスムーズに行えます。これもプランのアップグレードを決めた大きな理由です。

ただ、電子契約自体はまだ利用しておらず、導入準備段階にあります。社外との契約でも安心して利用できるように、もう少し運用ルールを整備してから稼働させる予定です。

──社外での電子契約を行うにあたって、どういった運用ルールが必要だとお考えですか？

鎌田様
書類の誤送信防止対策が必要だと考えています。弊社での運用ルール上でも対策を行わなければなりません。そこが電子契約の仕組み作りをする上での悩みどころですね。

「Shachihata Cloud」では、特定のアドレス帳のメールアドレスのみを送信先に設定できる機能があるので、そういったものも活用しつつ、ミスを防げるような運用を考えています。

セキュリティ面でのリスクを減らした運用を目指す

──現在も紙での運用をされている業務に関して、今後電子押印での業務に移行する予定はありますか？

鎌田様
今も紙で運用しているものは、財務関係であったり、社外とのやり取りを行う書類であったりと、弊社の都合だけでは運用方法を変えられないものも多くあります。そのため、紙と物理印での運用が完全に無くなることは考えにくいのですが、その数はどんどん減らしていけると思っています。

これまで社内での電子職印の利用からスモールスタートし、現在は取引先との電子契約に利用範囲を拡大するところまできました。今後はセキュリティ面でのリスクを減らした上で、取引先との契約書以外の書類についても電子で対応できるような運用を目指します。

──導入準備段階である電子契約以外にも、利用を検討されている「Shachihata Cloud」の機能はありますか？

鎌田様
今検討しているのは、文書が改ざんされていないことを証明するタイムスタンプ機能ですね。今後利用範囲を拡大していくにあたって、タイムスタンプが必要となるケースが出てくるかもしれませんので、検討を進めていきたいと考えています。

──最後に、電子決裁システムの導入を検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いします。

鎌田様
まずは利用者となる従業員のみなさんの電子押印に対する理解を深める必要があると感じました。電子押印の便利さと必要性を理解していただけるように、啓蒙活動を行うのが導入の早道なのかもしれません。

また、導入準備の中でも規程・ルール類の整備にはどうしても時間がかかるので、そのあたりは注意が必要ですね。

吉川様
電子押印はテレワークとの相性がいいので、働き方の柔軟性を上げていきたいと考えている企業にはぴったりです。「Shachihata Cloud」には電子印鑑だけでなく、ワークフロー機能やファイル保存機能もあります。これらを利用してテレワークを推進していけば、働きやすさと生産性向上を両立させることにもつながるのではないでしょうか。