紙の書類を前提にした押印業務は、テレワークやオンライン取引が増えた今、見直しの対象になっています。その流れで電子印鑑を導入するケースも増えましたが、「電子印鑑に法的効力はあるのか」「あとで無効と言われないか」と心配する声も聞かれます。
結論から言えば、電子印鑑は「種類」によって法的効力や証拠能力の強さが変わります。
単に印影を画像化しただけのものは証拠として弱くなるケースがありますが、「電子署名（電子証明書付き）」が付与されたタイプであれば、法的効力を持たせることが可能です。
この記事では、電子印鑑における法的効力の考え方を整理し、法律との関係、実務で失敗しないための注意点までをわかりやすくご紹介します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める働き方改革のためのDX成功ガイド」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑は、紙に押す印鑑の代替として、電子ファイル上で押印の役割を果たすために用いられるデータや仕組みのことです。契約や申請がオンラインで完結する場面が増え、業務のスピードを上げる手段として利用が広がっています。電子印鑑は、主に下記の2タイプに分類されます。
従来の印鑑の印影をスキャンして画像化したり、無料のアプリなどを利用したりして作る電子印鑑です。無料で簡単に作ることができるというメリットがありますが、複製が容易で無断使用されてしまう可能性が高いのがデメリットです。
複製が容易であるため、印鑑のもつ「本人性の証明」の役割を果たせているとは言い難いため、重要な書類への押印に使用することはおすすめできません。
電子印鑑の専用サービスを使って、印影データにいつどこで誰が押印したのか、などの識別情報を付与した電子印鑑です。専用サービスは有料であることが多く、コストがかかってしまうのはデメリットですが、印影を画像化した電子印鑑では担保しれなかったセキュリティが担保できることは大きなメリットです。従来の印鑑でいう実印的な使い方もできるので、ビジネス上の重要書類への押印にも使用することができます。
電子印鑑が有効かどうかは、「押印の見た目」ではなく「証明できる仕組み」によって判断されます。裁判などで問題となるのは、その文書が誰の意思で作成されたのか、そして後から内容が変更されていないかという点です。これらを客観的に説明できるかどうかが、証拠力を左右します。ここでは、代表的な二つの方式を取り上げ、それぞれの実務上の位置づけを整理します。
印影を画像ファイルとして貼り付ける方法は、手軽に導入できる一方で、データの複製や差し替えも比較的容易なため、押印者本人の関与や非改ざん性を強く裏付けることは困難です。社内承認や簡易的な確認用途には使われることがありますが、重要な契約書に用いる場合は慎重な判断が求められます。
電子署名は、文書作成者の本人確認を目的としています。さらにタイムスタンプを付与することで、「その時点で文書が存在し、以後変更されていない」という事実を示すことが可能です。これらを組み合わせた仕組みは、契約実務でも利用が進んでおり、電子署名法の定める要件を満たしていれば、紙の押印と同等の証拠力が認められる可能性があります。
電子印鑑の効力を検討する場面では、まず電子署名法の考え方を理解することが重要です。たとえば、企業の法務担当者が「電子契約でも本当に有効なのか」と確認した場合、判断の拠り所になるのが、電子署名及び認証業務に関する法律です。
同法第2条では電子署名の基本的な定義が示されており、第3条では、一定の条件を満たす電子署名が付与された電子文書について、「真正に成立したもの」と推定する仕組みが定められています。これは、適切な電子署名が行われていれば、その文書は本人の意思に基づいて作成されたものと法律上評価されやすい、という意味です。
つまり、要件を満たした電子署名付き文書であれば、紙の契約書と同様に扱われ得るというのが法制度の基本的な考え方です。電子印鑑の法的効力を確実にするには、この枠組みに沿った運用を行うことが重要になります。
参照：電子署名及び認証業務に関する法律
電子印鑑は利便性が高い一方で、運用を誤ると証拠力が十分に確保できない可能性があります。特に個人事業主や企業法務担当者は、「後から説明できる状態」を意識することが重要です。
取引先が電子契約に同意しているか、安全性を確保する仕組みがあるか、関連法令を踏まえた保存方法が整備されているかなどを事前に確認しておきましょう。以下の点は最低限チェックしておきたい項目です。
電子印鑑を社外との取引で使用したい場合は、その取引先が電子印鑑の使用を認めているかを事前に確認する必要があります。e-文書法の施行や法人税の電子申告の義務化などで、電子化を進めている企業は増加していますが、未だに電子印鑑の使用自体を認めていない企業もあります。まずは電子文書でのやり取りそのものは認められているのかを確認し、認められている場合は取引先の求めるセキュリティレベルなどを確認しましょう。電子印鑑とは、の章でご説明しましたが、電子印鑑も作り方によってセキュリティに差があります。取引先の希望を確認し、それに合った電子印鑑を作成するようにしましょう。
電子印鑑を使用する際、特に気を配らなければならないのは「セキュリティ面」ではないでしょうか。印鑑の見た目だけを再現するのであれば、フリーソフトや本物の印鑑の印影をスキャンして画像化するなどしてで簡単に作成することができます。
しかし、こういった印影データのみの印鑑は複製され悪用されてしまう危険性があります。これではビジネスでのやり取りに使用するには不安が残ります。
こういったセキュリティ面をカバーしているのが「印影に識別情報を付与した電子印鑑」です。
電子印鑑の専用サービスで作成することにはなりますが、複製や改ざんを防ぐため、電子印鑑の印影からシリアル番号や使用者情報を確認することができます。
自分で簡単に作成できる電子印鑑は一見手軽かもしれませんが、今後様々な文書へ電子印鑑を使用したい場合は、やはり識別情報が付与された印鑑の方がセキュリティ面で安心です。識別情報の内容やセキュリティ担保の方法は、各サービスによって異なるため、自社の求めるセキュリティレベルを考えて、それを満たしているサービスを選定しましょう。
▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
https://dstmp.shachihata.co.jp/column/01200304/
PDFに印影画像を配置するだけでは、法的効力を十分に主張できない場合があります。契約としての証明力を高めるには、電子署名法に準拠した電子署名が付与されているか、タイムスタンプによる改ざん検知が可能かを確認する必要があります。また、締結後の電子契約書は、電子帳簿保存法やe-文書法の要件に沿って保存しなければなりません。押印方法だけでなく、署名から保管までを一体で設計することが重要です。
電子印鑑を検討する際には、「無料ツールでも大丈夫か」「フリーランス契約に使えるか」といった疑問が多く寄せられます。ここでは、実務でよくある質問を取り上げます。
無料作成ツールで作った印影データは、それ単体では強い証拠力を持つとはいえません。本人確認や改ざん防止の仕組みが備わっていない場合、重要な契約書に利用するのはリスクがあります。法的効力を重視するのであれば、電子署名やタイムスタンプなど、信頼性を裏付ける技術と併用することが大切です。
電子署名が適切に付与された電子契約であれば、業務委託契約でも実務上問題になる可能性は低いと考えられます。ただし、当事者双方が電子契約方式に合意していること、本人性と非改ざん性が担保されていることが前提です。契約内容や締結経緯を適切に記録し、電子署名の有無を確認しておくことが望ましいでしょう。
電子印鑑を導入する際に重視すべき点は、法的効力を説明できる仕組みが整っているかどうかです。Shachihata Cloudは、電子署名やタイムスタンプに対応した環境を備えており、本人性と非改ざん性を確保した電子印鑑の運用が可能です。契約書などの重要文書にも対応でき、個人事業主から企業法務部門まで幅広いニーズに応えます。さらに、承認フローや文書管理機能も統合されているため、単なる押印の電子化にとどまらず、業務全体の効率化と統制強化を同時に実現できます。
Shachihata Cloud Channel
電子印鑑サービス
