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電子印鑑を使えば、紙書類への押印に必要だったすべての手順がパソコン上で完結します。改正電子帳簿保存法などによりビジネス上の書類のデジタル化が順次進められる中、契約や決裁の効率化には電子印鑑が不可欠です。
電子印鑑はExcelでも無料で手軽に作成できますが、ビジネスでの使用に問題がないか気になる方も多いのではないでしょうか。本記事では、 Excelを使って電子印鑑を作成する手順やメリット・デメリットをふまえ、ビジネス上での適切な使い方について考えていきましょう。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。
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電子印鑑は自分で簡単に作成することが可能です。本章では、Excel（エクセル）で電子印鑑を作成する場合の基本的な手順を3通り説明いたします。
電子印鑑を作成する際、実物の印鑑の印影をスキャンして画像データとしてExcelに取り込む方法は、大変手軽かつ効率的です。以下に、具体的な手順を解説します。
電子印鑑作成の第一歩は、紙に実物の印鑑を押すことです。この工程は印影のクオリティを左右するため、注意が必要です。以下の2点を心がけましょう。
・純白の紙を選ぶ
印影を鮮やかにするためには、背景となる紙の色が重要です。純白の紙を使用することで、スキャン後の画像がくっきりと見えやすくなります。光沢のないマットな紙を選ぶと、インクの滲みが抑えられ、より鮮明な印影が得られます。
・丁寧に濃く押印する
印鑑を紙に押す際、印影が薄いと画像として取り込んだときに不鮮明になる可能性があります。均一な力で丁寧に押すことが、仕上がりを左右する重要なポイントです。インクの量が均等になるよう、押印する前に試し押しをするのもおすすめです。
押印した紙をスキャンし、印影をパソコンに取り込む作業を行います。この作業では、スキャンの設定やツールの使い方がポイントとなります。
・高解像度モードでスキャン
スキャナーの解像度を高解像度（例：300dpi以上）に設定し、鮮明な印影を取り込みましょう。解像度が低いと画像が粗くなり、トリミングや背景透過時に仕上がりが劣化する原因になります。また、色補正機能がある場合は「自動補正」をオンにしておくと便利です。
・スマートフォンでの代替方法
スキャナーがない場合、スマートフォンで撮影する方法も選べます。撮影時はなるべく明るい自然光の下で影を避けて行い、平らな場所に紙を置いて撮影すると良いでしょう。また、画像編集アプリを使えば、撮影後に明るさやコントラストを調整し、スキャナーに近い品質に仕上げることが可能です。
・スナップショットで画像を切り出す
PDFとしてスキャンした場合は、Adobe Acrobatのスナップショットツールを利用して印影部分を切り出します。範囲を丁寧に指定することで、不要な余白を取り除き、より洗練されたデータを作成できます。PDFツールがない場合でも、無料のオンラインツールを活用すれば代用可能です。
取り込んだ印影の画像データをExcelに貼り付けて調整します。この工程は見栄えを整える作業で、電子印鑑の完成度に影響します。
・画像の挿入方法
Excelを開き、「挿入」タブから「画像」を選択し、保存した印影画像を挿入します。スマートフォンで撮影した場合も同様の手順で取り込むことが可能です。画像が複数枚ある場合、必要な画像だけを選び、不要なファイルをExcel上に表示させないよう注意しましょう。
・サイズと画質の調整
挿入した画像のサイズが小さすぎる場合、画質が粗くなりやすいため、スナップショットツールで切り出す前に拡大しておくことをおすすめします。Excel内で画像の拡大縮小を行う際は、元画像の縦横比を保ったまま調整することで、歪みのない仕上がりになります。
・背景透過の準備
トリミング後、画像の背景を透過する準備として、余計な余白を取り除きましょう。トリミング機能を使って余白をカットすると、画像の見栄えが整います。Excelの「図ツール」内にある「書式」タブを活用すれば、トリミングや色調補正が簡単に行えます。
・位置の微調整
Excel内での画像の配置は、完成品の印象を左右します。印影が文書内で自然に見えるよう、周囲の文字や図形とのバランスを考えながら位置を微調整してください。ガイドラインを表示させると、中央揃えや均等配置が容易に行えます。
最後に、作成した電子印鑑のサイズを調整し、画像形式で保存します。
・適切なサイズに変更
文書に使用しやすいよう、画像の大きさを調整します。大きすぎる印影は不自然に見えるため、実物の印鑑に近いサイズ感が理想です。
・PNG形式で保存
完成した電子印鑑は、背景透過が可能なPNG形式で保存するのが最適です。この形式はExcelやPDFファイルにそのまま貼り付けることができるため、利便性が高まります。一方でJPEG形式では透過ができず、データ圧縮による画質劣化のリスクがあるため注意してください。
Excelの図形挿入機能を使うことで、簡単に電子印鑑を作成できます。この方法では、印鑑のデザインを自由にカスタマイズできるため、自分だけのオリジナル印鑑を作ることが可能です。以下に、具体的な手順を解説します。
図形の挿入機能を使う場合はまず、「印鑑の枠」を作成します。Excelを開き、「挿入」タブから「図形」を選択します。表示される図形一覧から「円/楕円」を選び、シート上でドラッグして円形を描きます。このとき、Shiftキーを押しながらドラッグすると、きれいな正円が描けます。
枠の大きさは、最終的に使用する文書のフォーマットに合わせて調整しましょう。また、電子印鑑に独特の個性を出したい場合は、楕円形や角丸四角形など他の形を選ぶこともできます。これにより、デザインの幅が広がります。
作成した枠の外観を調整することで、印鑑らしいデザインに仕上げることができます。
・枠線のカラー設定
枠を選択した状態で、「図形の書式」タブから「図形の枠線」をクリックし、カラーを朱色に変更します。朱色は一般的な印鑑の色を模倣したものですが、好みに応じて濃淡を調整するのも良いでしょう。
・枠線のスタイル設定
枠線のスタイルを「二重線」に設定することで、より本物らしい印影を表現できます。「線の太さ」を調整すれば、印鑑の存在感を高めることが可能です。また、「線の種類」から点線や破線を選択することで、ユニークなデザインも作れます。
・枠内の塗りつぶし設定
枠内を透明にするには、「図形の塗りつぶし」を「塗りつぶしなし」に設定します。これにより、印鑑の内部に文字を入力するスペースを確保できます。
枠の完成後は、一度全体を確認して印鑑らしさが出ているかをチェックしましょう。
次に、印鑑の中央に名前や日付などの文字を挿入します。
・名前の追加
「挿入」タブから「テキストボックス」を選択し、枠内に配置します。縦書きが必要な場合は「縦書きテキストボックス」を選びます。入力する文字は氏名や役職名など、用途に応じて設定してください。フォントの選択はデザインの仕上がりに大きく影響します。一般的な書体ではなく、印鑑向けの特殊なフォントをダウンロードして使用すると、より本格的な印影を再現できます。
・文字の装飾
文字の色は枠線と同じ朱色に設定し、文字サイズやスタイルを調整します。場合によっては、ワードアート機能を利用して文字に影や斜体を加えることで、独特の風合いを出せます。
・日付の挿入
日付を入れる場合は、手動でテキストボックスに書き込みます。また、印鑑枠内にあるセルに「TODAY関数」を使用すると自動で現在の日付が表示されるので、これを活用する手もあります。関数は毎回手動で日付を入力する手間を省くことができ効率的です。
最後に、電子印鑑全体を1つのオブジェクトとして扱えるようにグループ化を行います。
・位置の微調整
テキストボックスと枠の位置を細かく調整し、デザインが整ったら次の工程に進みます。この際、Excelの「配置」機能を使うと、中央揃えや上下のバランスが簡単に取れます。
・グループ化の手順
Ctrlキーを押しながら、枠と文字を個別に選択します。その状態で右クリックし、「グループ化」を選択します。これにより、全体が一体化し、移動やサイズ変更が簡単になります。
・保存形式の選択
完成した電子印鑑は、PNG形式で保存するのが理想です。背景を透過できるため、どのような文書にも自然に馴染みます。「図として保存」を選び、適切なフォルダにファイルを保存しましょう。
Excelを使った電子印鑑の作成・活用をさらに効率化する方法として、専用のフリーアドインをインストールする方法があります。アドインを利用することで、より本格的な電子印鑑を簡単に作成・挿入することが可能です。
無料で利用できるExcel用アドインは、Web上で多く公開されています。「Excel 電子印鑑 アドイン」と検索し、自分の用途に合ったアドインを選びましょう。評判やレビューを確認して信頼性の高いものを選ぶのがポイントです。
アドインの提供元からファイルをダウンロードし、Excelの「ファイル」メニューから「オプション」→「アドイン」を選択し、ダウンロードしたアドインを追加します。ダウンロードしたアドインにインストール手順が添付されている場合はそれに従ってください。
インストール後、アドインの設定画面で印影のデザインやフォント、カラーを選択します。あらかじめ設定した内容をテンプレートとして保存できるアドインもあり、繰り返しの作業が効率化できます。
Excelで作成した電子印鑑を使う際、その押し方は作成方法によって異なります。ここでは、スキャンや図形で作成した電子印鑑と、アドインを利用して作成した電子印鑑の押し方をそれぞれ解説します。
Excelで作成した電子印鑑を画像ファイルとして保存しておくと、さまざまなドキュメントに簡単に押印できます。ExcelやPDFでの押印方法は以下の手順で行います。
・Excelシートへの押印
画像形式（PNGまたはJPEG）で保存した電子印鑑を、Excelシートに挿入します。Excelの「挿入」タブから「画像」を選択し、保存してある電子印鑑ファイルを指定するだけです。挿入後は、印影のサイズや位置を調整して、文書に自然に配置しましょう。
・PDFファイルへの押印
PDFへの押印はAdobe Acrobat Readerを使うと便利です。PDFを開き、「ツール」タブの「スタンプ」→「カスタムスタンプ」を選択し、保存済みのPNG形式の電子印鑑を登録します。登録後は「スタンプパレット」から選択し、押印したい箇所をクリックするだけでスタンプを適用できます。この方法なら、PDF上で直接押印できるので便利です。
アドインを活用した電子印鑑は、より効率的に押印作業が行えます。ここでは、一般的なアドインを使った押し方を紹介します。
・インストールしたアドインの利用
電子印鑑用のアドインをインストールすると、Excelの右クリックメニューやリボンに専用の項目が追加されます。それをクリックするだけで、登録済みの電子印鑑を簡単に挿入できます。
・押印の手順
押印は、右クリックメニューから電子印鑑を選択し、挿入場所をクリックするだけで完了します。必要に応じて、印影の位置やサイズを調整可能です。さらに、頻繁に使用する電子印鑑は、アドイン設定画面からリボンに登録しておくと、より素早くアクセスできます。
・複数の電子印鑑を登録する場合
アドインによっては1つの名称につき1種類の印鑑しか登録できない場合があります。この場合、異なる名前で別の電子印鑑を登録することで、複数の印鑑を使い分けられるようになります。
電子印鑑を Excelで作成するメリットは下記の4点です。
元々パソコンにインストールされているExcelで電子印鑑を作成すれば、費用が一切かかりません。「電子印鑑を使用したいけれどコストはかけたくない」と考える方にとって、無料で作成できるのは大きなメリットです。
Excelの電子印鑑は、特殊な操作スキルがなくても簡単に作成できます。仕上がりにこだわらなければ、作成に長時間を要することはありません。急きょ電子印鑑が必要になったとき、Excelならすぐさま作成することが可能です。
Excelで作る電子印鑑は、形やフォント・色など、機能の範囲内なら自由自在です。電子印鑑に記載する情報も任意で設定できるうえ、保存してある内容の変更も瞬時に行えます。
電子印鑑はデジタル書類にそのまま押印できるため、紙に出力する必要がなくなり、ペーパーレス化が実現します。脱ハンコの手始めとして、電子印鑑から徐々に移行するのもおすすめです。ペーパーレスになれば、別途保管場所を確保する必要がありません。書類の検索も手軽にでき、書類自体の劣化を防げます。
Excelで電子印鑑を作るのは簡単で手軽ですが、ビジネスでの利用にはいくつかデメリットがあります。本章では、Excelで作成した電子印鑑のデメリットについて解説します。
Excelで作成した電子印鑑は単なる画像データであり、押印者が本人であることを証明する「真正性」を担保できません。法律で求められる「本人性」や「非改ざん性」の条件を満たすことができず、外部との契約や重要な文書への使用には適しません。特に電子署名法などの法的基準を考慮すると、Excelの電子印鑑では法的効力を十分に発揮できない点が大きなリスクです。
Excelで作成した電子印鑑は、誰でも簡単に編集やコピーが可能な点がメリットでもありデメリットでもあります。シンプルな画像データであるため、他人による不正利用や偽造が容易です。また、実物の印影を取り込んだ場合でも、スキャナーや画像編集ソフトを使用した複製が行いやすく、セキュリティ面での課題が残ります。このようなリスクから、信頼性が求められるビジネス文書には適していません。
Excelでは基本的な図形やフォントを利用して電子印鑑を作成できますが、複雑なデザインや独自性を追求するには限界があります。特に、特殊な書体や細部にこだわった印影を作る場合、専門的なデザインスキルや有料の追加ツールが必要になる場合もあります。手軽さが失われ、コストや時間がかかるケースもあります。
いわずもがな、企業が電子印鑑を導入・運用する際は、信頼性とセキュリティ対策が重要です。電子印鑑は無料でも作成できるものの、ビジネスシーンで利用するなら、セキュリティを考慮して有料のクラウド型電子印鑑サービスを用いるのがおすすめです。クラウド型の電子印鑑サービスには、高度なセキュリティ対策が付与されたツールが数多くあり、用途に合わせて最適なものを選択できます。
クラウド型のサービスで提供されるセキュアで多彩な電子印鑑の例は以下のとおりです。
・識別情報付きの電子印鑑
・タイムスタンプ機能付きの電子印鑑
・ユーザー認証機能付きの電子印鑑
・デザインや書体のバリエーション豊富な電子印鑑
上記のセキュリティ対策は、 Excelで自作した電子印鑑にはありません。偽造や不正利用を防止することを最優先に考える場合は、 自作ではなく有料サービスをご検討ください。
押印者を見分けられる機能が付いた電子印鑑では、押印された印影の本人性の担保が可能です。識別機能とは、いつ誰が押印したのかを瞬時に見分ける役割のことです。視覚化された識別情報があれば、なりすましのリスクが最小限になるため、ビジネスにも安心して電子印鑑を活用できるでしょう。
識別情報をより強固に保証する機能として、タイムスタンプ機能のあるクラウド型電子印鑑サービスもリリースされています。タイムスタンプ機能とは、その時刻に電子データが存在していたこと、その時刻以降に改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプ機能があることで、本人性、非改ざん性および原本性のすべてが担保され、極めて信頼性の高い情報であることが保証されます。
クラウド型電子印鑑サービスの中には、使用する際にユーザー認証が必要なツールもあります。主なユーザー認証機能は、ID・パスワードやパスコード、QRコードなどです。2要素以上の識別機能を組み合わせ、使用できるユーザーを限定しておくことで、不正利用をほぼ確実に防げます。
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