この記事でわかること
Wordで文書を作成する際、「電子印鑑を簡単に作れないか」と考えたことはないでしょうか。実は、Wordの機能を使えば特別なソフトを用意しなくても電子印鑑を作成することが可能です。社内書類の確認などであれば、無料で作成した電子印鑑でも業務に活用できます。
一方で、Wordの電子印鑑にはセキュリティ面や法的効力に関する注意点もあります。本記事では、Wordによる電子印鑑の基本的な作成方法や作り方の手順、メリット・デメリット、利用時の注意点など、総務担当者向けにわかりやすく解説します。
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Wordを使えば、特別なソフトを用意しなくても簡単な電子印鑑を作成できます。総務担当者の中には「Wordで電子印鑑を作って書類作成を効率化したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。ここでは、Wordを使った電子印鑑の基本的な作成手順を紹介します。
Wordを開くと、ツールバーの「挿入」の中に「図形」があります。ここには丸型や四角など様々な図形があり、その中から印鑑に使用したい形を選択すると、好きな大きさで選択した図形を表示することができます。
印鑑は丸型を使うことが多いので、丸型もしくは楕円形を選択しましょう。四角形の印鑑を作成したい場合には、四角や長方形を選んでも構いません。
先ほど選択した図形の線の色と太さを選択しましょう。図形の色は、ツールバーの「ホーム」の中の「フォント」から変えることができます。印鑑なので色は朱を選択するのが自然です。線の太さは、図形の大きさとバランスを見ながら決めると良いでしょう。図形の書式から変更できます。この図形が電子印鑑のベースになります。
続いては文字部分の作成です。ここでワードアートを使用します。ワードアートは、入力した文字部分を自由自在にサイズ変更できるため、印鑑作成時にはとても便利です。
ここで、先ほど選んだ図形の中に入れる文字を作成していきます。ツールバーの「挿入」の中からワードアートをクリックすると、様々な文字デザインが一覧表示されますが、文字列がカーブしているものや影付きのものではなくシンプルなものを選びましょう。
どの文字デザインにするかを決めたら、文字を入力します。ここでフォントを変えることも可能です。お好みに合わせてフォントを選びましょう。実際の印鑑では偽装リスクを下げるために複雑なフォントを使用しています。ただし、複雑にしすぎると読めなくなってしまい、印鑑登録などができない場合があります。電子印鑑の場合もデザインにこだわりながらも、きちんと判読できるフォントやデザインを心掛けましょう。
ワードアートで印鑑の文字部分を入力したら、完成した文字を最初に作成した図形の中に入れ込みましょう。ツールバーの「図形の書式」から「配置」を選択すると、図形同士の並びをうまく整えられます。大きさを調整して、バランスよく見えるように配置します。
図形と文字部分がバランスよく完成したら、全体を図形の円で囲みグループ化をしておきます。これで文字と枠がずれることはありません。そして全体をコピーします。最後にペイントを起動しましょう。ペイントを起動したら、コピーした印鑑のデザインを貼り付けてください。この時点では、無駄な余白部分があるため、このペイントの画面でトリミングしておきます。
これで電子印鑑のデータが完成しました。ペイントの画面でデータを保存し、後は押印時に使用するだけです。
利用する際には、パソコンのPDFに直接押印することもできますし、WordファイルやExcelファイルに押印することも可能です。繰り返し何度でも利用できるため、一度作成しておくと非常に便利です。
Wordでは、実際に使用しているハンコの印影を取り込み、電子印鑑として利用することもできます。紙に押した印影をスキャンして画像として取り込み、Word上で背景や色を調整すれば、実際の印鑑に近い見た目の電子印鑑を作成可能です。ここでは、手元のハンコを使って電子印鑑を作成する基本的な手順を紹介します。
まずは作り方の全体像を把握するため、実際に紙へハンコを押して印影を用意します。押しにじみがなく鮮明に押せたら、スキャナーやスマートフォンのカメラを使って画像化しましょう。ここでは、図のように白い紙にしっかり押すと背景処理がスムーズに進められます。画像の解像度が低いとWordに貼り付けたときに粗く見えるので、可能であれば高解像度で取り込むのがポイントです。
次に、Wordを起動し、先ほどスキャンした印影画像を貼り付けます。サイズや位置をある程度整えたら、［図の形式］タブなどを使って背景除去や透過設定を行いましょう。
背景が白い部分だけを消して印影を残せば、文字や図形がずれることなく配置できます。あらかじめ画像の明るさやコントラストを調節し、輪郭がハッキリするように仕上げると、より自然な電子印鑑に近づきます。
作り方の要となる印影部分をある程度きれいにしたら、色合いを調節します。Wordの［図の形式］タブから明るさや彩度を変更し、実際のハンコに近い赤色や朱色に寄せましょう。
必要に応じて日付や役職名などを文字ボックスで追加して、電子印鑑全体のバランスを整えます。文字がはみ出したり重ならないように、フォントサイズや配置を微調整しておくと、後の管理もスムーズです。
ハンコの丸枠や外縁などを強調したい場合は、Wordの図形機能を利用します。［挿入］→［図形］から円形を選び、印影の周囲に合わせてサイズを調節してください。線の色を赤系にして太さを変更すると、見た目も本物のハンコに近づきます。
なお、何度か位置合わせを繰り返すと印影がずれる可能性があるため、作業の途中で定期的にプレビューを確認し、最終的に枠と印影が合致しているか確かめましょう。
最後に、印影と枠、文字をまとめてグループ化し、1つのオブジェクトとして扱えるようにします。Wordの［図形の書式設定］画面や［右クリック］メニューから［グループ化］を選択すればOKです。
この状態でコピーし、別の文書に貼り付ければ、いつでも同じ電子印鑑が使えるようになります。保存時にはWordファイルだけでなく、画像形式やPDFに書き出しておくと、他のソフトで流用するときにも便利です。
Wordを使って電子印鑑を作成する方法は、特別なソフトや専門知識がなくても取り組める点が特徴です。普段の文書作成で使い慣れているWordを活用すれば、簡単な操作で電子印鑑を作成し、業務に取り入れることができます。ここでは、Wordで電子印鑑を作成する主なメリットについて紹介します。
パソコンの操作に自信がない方でも、簡単な電子印鑑ならすぐに作成できます。高度なスキルが不要で、誰にでも手軽にできる点が、Wordで電子印鑑を作成するメリットのひとつです。
電子印鑑を費用をかけずに利用したいと考えている方にとって、Wordでの作成はおすすめです。Wordソフトを使える環境であれば、別途費用がかかることはありません。
他のサービスを利用すると費用がかかることも多いため、コストがかからない点もWordで電子印鑑を作成するメリットといえます。
書類を紙で運用している場合、作成した文書を印刷し、押印してからPDF化するなど、いくつもの作業が発生します。Wordで電子印鑑を作成しておけば、文書データにそのまま押印できるため、印刷やスキャンの手間を省くことが可能です。また、完成した書類をメールやチャットでそのまま共有できるため、書類のやり取りもスムーズになります。結果として、紙の使用を減らすペーパーレス化にもつながり、日常業務の効率向上が期待できるでしょう。
Wordで電子印鑑を作成する方法は手軽で便利ですが、いくつか注意すべき点もあります。特に、セキュリティ面や機能面では専用の電子契約サービスなどと比べると制限があるため、用途によっては十分とはいえない場合があります。ここでは、電子印鑑をWordで作成する際に理解しておきたい主なデメリットを3つ紹介します。
Wordで作成した電子印鑑は、セキュリティが万全とはいえません。簡単に作成できる反面、同じような見た目の印影を複製することも難しくないためです。
本来、印鑑には「本人が内容を確認し承認した」という意思表示を示す役割があります。しかし、Wordで作成した電子印鑑は画像データとして扱われることが多く、コピーや貼り付けによって別の文書にも容易に使用可能です。そのため、不正利用や改ざんのリスクを完全に防ぐことは難しいといわれています。
また、Wordで作成した電子印鑑は、印鑑登録された実印のような公的な証明力を持つものではありません。一般的に、こうした電子印鑑だけで実印と同等の法的効力を持たせることは難しいとされています。社内書類や簡易的な確認用途では利用できる場合がありますが、重要な契約書などでは、より安全性の高い電子署名や電子契約サービスを利用することが望ましいでしょう。
ワードアートの図形や、ワードアートで使用できるフォントの種類には限りがあります。電子印鑑のデザインにこだわりたい場合には、満足のできる仕上がりにならないこともあるでしょう。
また、Wordで選択できるフォントの中には、印鑑でよく使用されるフォントが入っていません。印鑑のフォントについては、使用してはいけないフォントなどは特にありませんが、実物の印鑑と同じフォントを使った方が、デザインとしては自然でしょう。印鑑によく使用されるフォントには、「吉相体」「篆書体」「太枠篆書」「古印体」「隷書体」などがあります。
個性的なフォントを使用するなど、印鑑のデザイン自体にこだわりたい場合には、オンラインサービスを利用する方が、バリエーションに富むためおすすめです。
Wordで作成する電子印鑑には、印鑑の画像以外のデータを付加できないため、捺印日時などが確認できません。複製が容易かつデータの付加もできないとなると、なりすましの危険性があります。
一方で、オンラインの電子印鑑作成サービスを利用すると、電子印鑑に捺印日時や捺印者のデータなどを入れることが可能です。これにより、誰がいつ電子印鑑を使用したのかが分かり、悪用されるリスクを未然に回避することが可能になります。
▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のセキュリティは安全？種類や作成方法による安全性の違い
電子印鑑のセキュリティが心配だという方へ。実は電子印鑑には種類があり、種類によりセキュリティの安全性に差があります。ここでは電子印鑑の種類とそれぞれの安全性の違いについて説明し、セキュリティ対策が施された電子印鑑の作成方法も紹介しています。
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電子印鑑のセキュリティ機能とは？コピー防止や改ざん防止の機能、ツールの選び方についてもご紹介！
多様性と利便性により、企業では電子印鑑が浸透しつつあります。しかし、まだまだセキュリティを懸念する声もあり、改ざん防止をするためのコピー防止機能などがついているかがとても重要です。悪用や流出を防ぐセキュアな環境で使用できる電子印鑑とはどのようなものなのか、電子印鑑の効果やメリットを踏まえた上でご紹介します。
電子印鑑には、Wordなどのフリーソフトで自作する方法と、専用の有料サービスを利用する方法があります。手軽さやコストの面ではWordの電子印鑑が便利ですが、セキュリティや証拠力の面では専用サービスのほうが優れている場合もあります。
用途によって適した方法は異なるため、文書の重要度や利用シーンに応じて使い分けることが大切です。ここでは、それぞれの特徴と使い分けのポイントを解説します。
Wordで作成した電子印鑑は、簡単に作成できる一方で、画像データとして扱われることが多く、複製や改変が比較的容易です。そのため、トラブルが発生した場合の証拠力は高いとはいえません。そのため、取引先との契約書や重要な合意書など、責任の所在を明確にする必要がある書類での使用には適していないとされています。
一方で、社内の回覧書類や確認用の文書など、比較的リスクの低い用途であれば、Wordの電子印鑑でも十分に活用できる場合があります。用途を限定して使うことが重要です。
取引先との契約書や公的な書類など、社外に提出する重要書類では、セキュリティ機能が充実した有料の電子印鑑サービスを利用すると安心です。多くのサービスでは、電子署名やタイムスタンプを付与する機能が備わっており、「誰が」「いつ」押印したのかを客観的に証明できます。これにより、文書の本人性や非改ざん性が確保され、法的効力を持つ証拠として扱われる可能性が高まります。
また、印影の画像データに電子署名を組み合わせることで、押印の事実をより確実に記録できます。そのため、社内文書だけでなく、公文書や重要な契約書などにも利用できるケースがあるでしょう。本人性や非改ざん性を備えた仕組みを自作の電子印鑑で実現することは難しいため、安全性を重視する場合は、有料の電子印鑑サービスの導入がおすすめです。
Wordで電子印鑑を作成する方法は手軽ですが、実際に業務で使う際には「背景を透過するにはどうすればよいのか」「法的効力はあるのか」といった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
特に総務担当者にとっては、どのような書類で利用できるのかを理解しておくことが重要です。ここでは、wordによる電子印鑑の利用に関してよくある質問と、その基本的なポイントをわかりやすく解説します。
Wordで作成した電子印鑑を文書に自然に配置するには、背景を透過させる設定を行うと便利です。
まず印影を選択し、［図の形式］タブの［文字列の折り返し］から「前面」を指定します。これにより、文字の上に印影を重ねて配置できるようになります。次に［図の形式］＞［色］＞［透明な色を設定］を選び、印影の白い背景部分をクリックすると背景が透過されます。
仕上げに、完成した印影を右クリックして「図として保存」を選択し、PNG形式で保存しておくと、別の文書でも使いやすくなります。
Wordの電子印鑑は、社内での確認書類や議事録の承認など、社内ルールで完結する簡易的な書類で利用されることが多いです。日常的な事務書類など、厳密な本人確認が求められない文書であれば活用できます。ただし、官公庁への提出書類や契約書など、重要度の高い文書には適さないため注意が必要です。
Shachihata Cloudの電子印鑑セットは、電子印鑑の利用に特化したシンプルなクラウドサービスです。初期費用は無料で、1ユーザー月額594円（税込）から利用でき、最短5分で電子印鑑を作成して使用を開始できます。
標準で氏名印または日付印が用意されており、さらに丸印（代表者印）または角印のいずれかを作成可能です。追加の印鑑は1個110円（税込）で追加できます。Word・Excel・PDFなどの文書をアップロードしてそのまま捺印でき、押印後の文書には電子署名が付与されるため、文書の改ざん検知が可能です。
また、捺印プロパティ機能により「いつ・誰が・どのファイルに」押印したかを確認できるため、証跡を残しながら安全に利用できます。電子印鑑だけを手軽に導入したい企業や、低コストでペーパーレス化を進めたい企業に適したサービスです。
Wordを活用すると、特別なツールを用意しなくても電子印鑑を無料で作成できます。社内の簡易書類や確認用の文書であれば、Wordの電子印鑑でも十分に活用できる場面があります。
一方で、取引先との契約書や公的書類など、証拠力やセキュリティが求められる書類では、電子署名などの仕組みを備えた電子印鑑サービスを利用するほうが安心です。Wordによる手軽な電子印鑑と、セキュリティ機能を備えた電子印鑑システムは、それぞれ得意な用途が異なります。文書の重要度や利用シーンに応じて適切に使い分けることにより、業務効率化と安全性の両方を実現できるでしょう。
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