日本の文化と切っても切れない印鑑。SDGsやコスト削減の観点からペーパーレスが進んでいますが、電子印鑑などビジネスの場では印鑑が使われています。
今回は印鑑のわかりにくい用語の「捺印」と「押印」の違いを解説していきます。
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捺印と押印はともに「印鑑を押す」という意味をもつ言葉です。しかし厳密には、両者には違いがあります。まずは、押印と捺印のそれぞれの言葉の違いについて正しく理解しましょう。
捺印（なついん）は「署名捺印」という言葉が省略され「捺印」という言葉になっています。「捺印」は直筆の署名と共に印鑑を押す場合に使用します。
署名とは手書きした直筆のサインのことで、本人によって書かれたものだけが有効です。筆跡鑑定で本人の証明ができるので、”本人の意思に基づいて作成された書面である”という高い証拠能力を持ちます。
基本的に「捺印」と言う場合には署名と共に印鑑を押すことを指しますが、押印と同様に「印鑑を押すこと」自体を捺印と呼ぶこともあるようです。
押印（おういん）は、元々「記名押印」という言葉でした。それが省略されて現在では「押印」という言葉になっています。
記名とは自署以外の方法で氏名を記載することを意味し、たとえば印刷された名前やゴム印、社印を使って押された名前、代筆された名前などが該当します。
よって「押印」とは、記名されている箇所や署名も記名もない箇所に印鑑を押すことを指します。
捺印は、本人が自筆で署名した横に印鑑を押す行為を指し、署名と印影の双方から本人の関与を確認できる点が特徴です。このため、裁判実務上は、本人の意思に基づいて作成された書面であることを推認しやすく、証拠能力が高いと評価される傾向にあります。
一方、押印は、印字された氏名やゴム印などで記名された名前の横に印鑑を押す行為です。記名は本人以外でも作成できるため、押印のみの場合は、捺印と比較すると本人性の証明力は相対的に低いと考えられています。
項目 | 捺印 | 押印 |
押し方 | 自筆の署名の横に印鑑を押す | 記名（印字・ゴム印等）の横に印鑑を押す |
印鑑を押す主体 | 署名した本人 | 必ずしも本人である必要はない |
印鑑の法的効果 | 署名と併せて高い証拠能力を持つ | 証拠能力は捺印より低い |
捺印・押印をするとき、どこに印鑑を押すのが正しいのか迷ったことはないでしょうか。押印をする場所は、「印鑑証明が必要な書類かどうか」で変わります。初見の書類に印鑑を押す際などは注意しましょう。
実印を押す重要な書類は、名前や他の文字に重ならないように捺印をする必要があります。これは印影がはっきりと見えるようにするためです。
たとえばローンを組む際など、重要な契約を行う際には実印を用いることになります。その場合、実印が本物であるかの印鑑証明書が必要となります。少しでも他の文字や枠などに被せて押印してしまうと印鑑証明が成立しなくなってしまうので注意が必要です。
印鑑証明書が必要となる書類は、当事者の権利義務に重大な影響を与える契約が中心です。代表的な例としては、賃貸借契約や家屋・土地の購入・売却といった不動産取引、住宅ローンや事業資金の借入契約などが挙げられます。これらの契約では、本人の意思によって契約が締結されたことを厳格に確認する必要があるため、実印による押印・捺印とあわせて印鑑証明書の提出が求められます。
基本的には、高額な金銭が動く契約や、長期間にわたり法的拘束力を持つ重要な契約において、印鑑証明書が必要になると理解しておくとよいでしょう。印鑑証明書により、押された印鑑が本人の実印であることが公的に証明され、契約の信頼性と証拠性が向上します。
印鑑証明書が必要ない書類には、セキュリティの観点から名前に少し重なるようにして捺印するのが望ましいでしょう。そうすることで、名前に被っている範囲の偽造や複製の難易度が上がり、悪用されにくくなります。名前を書く欄の隣に「印」という印鑑を押す場所が設けられている場合には、その場所に上から重ねて押すことが好ましいです。
印鑑証明が必要な書類の場合とは逆に、印影がはっきりわかるように捺印すると複製されやすくなるため気をつけましょう。
民事訴訟法第228条第4項では、「私文書は、本人の署名または押印があれば、その成立が真正に成立したものと推定される」と定められています。つまり、捺印・押印のいずれであっても、文書が本人の意思に基づいて作成されたと推定される点において、法的効力に大きな差はありません。
ただし、裁判実務上の評価には違いがあります。捺印は、自筆の署名と印鑑が併せて用いられるため、筆跡鑑定と印影確認の双方から本人性を確認でき、証拠能力が高いと評価されやすいです。一方、押印は記名された文書に印鑑を押す形式であるため、印鑑の複製や第三者による使用の可能性が否定できず、捺印と比べると本人関与の立証力は相対的に低いと考えられています。
参照：e-GOV 法令検索 民事訴訟法（平成八年法律第百九号）
捺印や押印は、単なる日本独自の慣習ではなく、文書が当事者の意思に基づいて作成されたことを示す重要な手段として、現在も実務で用いられることが多いです。特に契約書や社内文書では、内容を確認し、合意した事実を明確に残すことが求められます。
捺印・押印があることで、取引先や関係者に対して正式な手続きを経た文書であることを示せるほか、後日トラブルが生じた際にも、合意の有無を客観的に説明しやすくなるでしょう。ここでは、捺印・押印が必要とされる理由と、実務で多く見られる具体的な利用シーンを整理します。
捺印・押印が必要とされる大きな理由は、文書作成者の意思を明確に示せるからです。署名や記名に加えて印鑑を用いることで、内容を確認し、了承したという意思表示を視覚的に示せます。
他にも、取引先からの信頼につながったり、なりすましや無断作成などの不正利用を防止したりすることも可能です。
捺印は、法人間の重要な契約や、大きな金額が動く個人契約など、本人の意思確認を特に重視する場面で用いられます。たとえば、業務委託契約や不動産取引、ローン契約などが代表例です。
一方、押印は日常的な業務で幅広く使われています。具体的には、稟議書や決裁書、休暇申請や有給申請、勤怠管理表やタイムカード、請求書や見積書などが挙げられます。これらの押印業務は、ワークフローを電子化することで効率化が可能です。
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近年、企業を中心に脱ハンコの動きが進んでいる背景には、DXの推進と働き方の多様化があります。業務のデジタル化が求められる中、紙書類への押印や捺印は、業務スピードを低下させる要因となりやすく、業務効率化や生産性向上の観点から見直しが進められています。
また、テレワークやリモートワークの普及により、押印のためだけに出社する必要性が課題として顕在化しました。場所や時間に縛られず働ける環境を整えるためには、承認や決裁をオンラインで完結できる仕組みが不可欠です。こうした流れを受け、紙と印鑑を前提とした業務から脱却し、電子印鑑や電子契約を活用した柔軟な業務運用へ移行する企業が増えています。
脱ハンコを進めるために必要なものは、以下の3つです。
● 電子印鑑
● 電子契約サービス
● ワークフローを電子化できるシステム
まず脱ハンコを進めるうえで、電子印鑑の導入はマストといえます。電子印鑑は本人性を担保できるタイムスタンプ機能やセキュリティ面が充実しているものを選ぶと安心です。
また、契約関係を電子化するなら、電子契約サービスの導入も必要となります。同時にワークフローもデジタル化できるシステムを導入すると、よりスピーディーに承認・決裁が行えるようになり、生産性が向上します。
脱ハンコを進めたい書類の種類や社内の状況に応じて、何を導入すべきか検討するとよいでしょう。
▼電子印鑑の作り方について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑を無料で作成する方法とは？Excel・アプリ・ソフトで無料で作る方法を紹介
稟議書や決裁書をはじめとする書類や、発注書や請求書、納品書といった対外的な書類など、ビジネスではさまざまな書類に押印する機会があります。近年では電子印鑑が徐々に普及しつつあり、わざわざ紙書類に手作業で押印する必要性のない環境が整ってきました。本記事では、簡易的な電子印鑑を無料で作成する方法をご紹介します。
▼ワークフローについて詳しく知りたい方はこちら
ワークフローとは？業務の課題とワークフローによる解決策を解説！
企業活動では誰かの承認を得て、物事が進むことがよくあります。その流れをワークフローや承認フローと呼ばれています。「ワークフローとは何か」から「システム化するメリット」までご紹介しています。
ここからは、脱ハンコを進める方法を5ステップでご紹介いたします。
まずは、システムを導入する目的を明確にすることが重要です。「社内業務のDX化の足がかりとして導入したい」「この機会に電子化できる業務はすべて電子化したい」など、具体的に目的を定めましょう。
どこまで電子化したいのかによって必要なツールも変わってくるため、目的の明確化はシステム導入にあたって最も重要な過程といえます。
次に、電子化する書類を選定しましょう。急にすべての書類を電子化すると、従業員の対応が追いつかない可能性もあります。
まずは社内の中で完結する書類から電子化し、慣れたら社外にも関わる書類へと広げていくことがおすすめです。
電子化する書類が決定したら、自社が抱える課題や導入の目的に応じてシステムを選定しましょう。ここで始めに明確化した目的が活きてきます。コストを重視するのか、ワークフローまですべて電子化できるものにするのかを目的と照らし合わせながら検討しましょう。
導入するシステムの候補が決まったら、無料トライアル期間を使って実際に社内でお試し運用することをおすすめします。従業員がストレスなく使える操作感か、目的を達成できるシステムかを見極め、本格導入するシステムを選定しましょう。
システムの導入にあわせて社内ルールを決め、ワークフローを整えることも重要です。スムーズに運用を始めるためにも、細かな部分まで策定しましょう。
導入するシステムが決定し、社内規定やワークフローの整備まで行ったら社内外への周知に入ります。社内研修を行い、従業員が誰でも使えるようにシステムの使い方やルールなどを教育することが必要です。ここで教育を怠るとシステムの定着に失敗してしまう可能性が高まるため、丁寧に行うことを心がけてください。
社外に対しても徐々に電子化することを伝え、理解を得られるよう働きかけることが必要です。
脱ハンコを進めるうえで重要なのは、「理論」だけでなく「実際にどう変わったのか」という具体的な事例を把握することです。電子印鑑サービスを導入することで、押印や承認のために出社する必要がなくなり、業務効率や意思決定のスピードが大きく改善した企業も少なくありません。ここでは、電子印鑑・電子決裁サービスを導入し、脱ハンコを実現した企業の事例をご紹介します。
ITコンサルティングからシステム開発、運用・保守までを一貫して手がける株式会社アイネスでは、テレワーク推進にあたって、押印業務や承認フローが大きな課題となっていました。フリーアドレス化やサテライトオフィスの導入などを進めていたものの、押印のために出社が必要な業務が残り、在宅勤務の定着を妨げていたといいます。
そこで同社は、承認フローの電子化を目的として、シヤチハタの電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を導入しました。全社規模で段階的に運用を進めることで、電子押印の利用が社内に浸透し、押印のためだけに出社する必要がなくなりました。その結果、在宅勤務率が向上するとともに、書類の電子化によって管理や保管の手間も軽減され、業務全体の効率化につながっています。
「株式会社日本教育クリエイト」は、承認者が不在のときに押印ができず、手続きが遅れてしまう課題を抱えていました。そんな中、感染症の影響によりテレワークを中心とした業務体制を構築する中で、シヤチハタの電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を導入します。
ツールの導入で社内決裁がいつでもどこでも行えるようになったため、管理者の押印負担が軽減されました。また、承認待ちの時間が短くなり、従来抱えていた手続きの遅れも解消されました。
同時に、派遣社員との契約で電子契約も導入。契約書の印刷や郵送、回収などの手続きが減り、印刷や郵送の費用をカットできたことで、工数やコスト面でも改善が見られました。
脱ハンコの動きが高まる中で、どうしても押印や捺印をなくせない書類もあることでしょう。そんなときに活用したいのが、シヤチハタの電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」です。
Shachihata Cloudの特徴は、紙文書を扱う場合と同じ印鑑を、業務フローを大きく変えることなく、そのまま電子化へ移行できることです。Shachihata Cloudであれば、現在使用中の印鑑を再現した電子印鑑をすぐに登録して活用することができ、業務効率化が図れます。もちろんビジネス向けに開発されているため、前提として高度なセキュリティ基準を満たしているツールです。
また、電子契約や電子署名にも対応しており、社内だけでなく社外との電子的な書類のやり取りもスムーズに行えます。今までの紙でのやり取りと同様、実物の印鑑が電子印鑑に代わるだけで、操作性もわかりやすいのが特徴となっています。電子帳簿保存法にも対応しており、ビジネスシーンで活用するのにも安心感があります。
2020年3月には1万5,000件だったご契約数は、2020年12月には60万件を超え、2023年8月現在では95万件を突破しました。まずは無料トライアルで、テスト的に使ってみてはいかがでしょうか。詳しい機能や料金についてはお問い合わせください。
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