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Shachihata DXコラム
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バックオフィスの領域では、アナログな業務習慣が残る企業も多いでしょう。本記事では、バックオフィス領域で取り組むべきDX化について、手順やおすすめのツールをご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、デジタル活動を通じて日常やビジネスに変革を与えることを意味します。日本国内では、2018年に経済産業省が発表した『DX推進ガイドライン』によって注目が集められました。経済産業省によると「2025年までにシステム刷新を集中的に推進する必要がある」と定められており、実現できなかった場合は下記のシナリオが想定されています。
①市場の変化に合わせて柔軟かつ迅速にビジネスモデルを変更できず、デジタル競争の敗者になってしまう
②システムの維持管理費が高額化することで技術的負債を抱え、業務基盤そのものの維持・継承が困難になる
③保守運用の担い手が不足することで、サイバーセキュリティや事故・災害によるシステムトラブルやデータ滅失などのリスクが高まる
※出典：経済産業省
DXの推進はビジネスの継続を左右するものであり、各社で必ず取り組むべきことだといえるでしょう。特にバックオフィスの領域では「書類作業」「手入力作業」「対面作業」など、アナログな業務課題が残る企業も多いため、早急に見直すことをおすすめいたします。
バックオフィスでDX化に取り組むメリットをご紹介いたします。
バックオフィスのDX化は、業務の効率化と生産性向上に大きく寄与します。多くの企業で繰り返される手作業や紙ベースの作業は時間とコストを大幅に消費しています。DXを実施することで、これらの過程を自動化し、データ入力の誤りを減少させることができます。また、リアルタイムでのデータ共有やアクセスが容易になるため、意思決定の速度と正確性が向上します。これにより、従業員はルーチンワークから解放され、より価値の高い業務に集中できるようになります。
DX化の一環としてペーパーレス化を行うことで、書類仕事の多い「経理」や「人事労務」の職種でもテレワークを実現することができます。テレワークを前提とした働き方ができれば、感染症の拡大や自然災害の発生など、有事の際にも慌てず対応ができるでしょう。
2018年に「働き方改革関連法」が公布され、政府を主導に各企業が労務環境の見直しを迫られています。特に2019年に施行された「時間外労働の上限規制」によって、残業は原則月45時間・年360時間以内に収める必要があります。DX化によって業務改善を行うことで、働き方改革の実現に一歩近づくことができるでしょう。
DX化ツールを導入すれば人為的なミスを防げます。例えば経理作業や給与計算など。今まで手入力で行っていた場合は時間の削減にも繋がるでしょう。
特定の従業員に業務ナレッジが偏る「業務属人化」に悩む企業も多いでしょう。属人化は従業員が休職や離職した際に、代替が効きづらいことから経営上避けたいことですよね。DXツールを導入すれば、誰でも簡単に作業できるため業務属人化を防ぐことができます。
バックオフィスでDXを進めるには、どのような手順が必要なのか解説いたします。
まずは、バックオフィス内にあるアナログな業務を洗い出しましょう。毎日もしくは毎週のように繰り返す定例業務や、紙の書類で行われる業務を中心に挙げてみてください。また、すべてを一気に改善することは難しいため「改善インパクトの大きさ」「緊急性の高さ」の2軸から、優先度を定めることをおすすめします。
アナログな業務が洗い出せたら、次は解決策となるDXツールを選定しましょう。ツールを選ぶ際には「必要なスペック」と「予算」を事前に決めておくことをおすすめします。また、仮に予算内でもオーバースペックなサービスは避けてください。実際に利用する従業員が、機能を使い切れずツールが形骸化してしまう恐れもあります。条件に見合ったツールを導入しましょう。
ツールを導入したら、それで終わりではありません。誰でも使えるように「マニュアル化」の手配も進める必要があります。また、導入直後はトラブルが発生しがちなため、従業員へのフォローが必須です。不明点や使いづらい点があればサポート窓口に問い合わせて解消するなど、柔軟な対応をしましょう。
バックオフィスのDX化では、継続的な評価と改善が非常に重要です。定期的にプロセスとシステムを評価し、市場や技術の変化に対応することで、業務効率を持続的に向上させることができます。従業員のフィードバックを取り入れ、システムの使い勝手を高めることも重要です。
バックオフィスのDX化に取り組むにあたり、おすすめのDXツールをご紹介いたします。
電子決裁ツールとは、従来紙で行われていた決裁業務をオンライン化したものです。承認者がいつでも・どこでも捺印できるほか、印刷や回覧の手間がなくなるため時間的なコストの削減にも繋がります。
代表的なツールは「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」です。今までの決裁プロセスを変えずにそのまま電子化できることから、テレワークで利用したいビジネスツールとして数多くの企業で活用されており、導入数は60万件を超えました。また「JIIMA認証」も取得しており、最新の電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たしているため、安心してご利用いただけます。
経費精算ツールとは、オンライン上で経費申請・承認・経費処理ができるツールのことです。経費精算は通常、月末から月初にかけて申請が集中しますが、いつでもどこでも申請できるようになれば承認者や経理担当者の負担軽減に繋がります。
代表的なツールは「freee」や「マネーフォワード クラウド経費」、「Shachihata Cloud」です。特に「Shachihata Cloud」は直感的で誰にでも使いやすく、管理者が設定した項目を埋めるだけで申請が可能。無駄な差戻しを防ぐ承認者の編集機能や、インボイス制度にも対応しています。
RPAツールとは、提携業務を自動化するツールのことです。日々のデータ確認や問い合わせの対応など「定期的に」「繰り返し」発生する業務をロボットに任せることができます。
代表的なツールは「WinActor」や「アシロボ」など。特にWinActorはNTTグループによって開発されたツールで信頼性も高く、操作の安定性に定評があります。使いやすいシンプルな画面で、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化が可能です。
DXツールの選定は、バックオフィスのDXを実現する上で非常に重要です。適切なツール選びは、業務効率化、コスト削減、セキュリティ強化につながり、組織全体の生産性向上を図ることができます。ここでは、DXツールを選定する際に考慮すべきポイントを解説します。
DXツールの選定においては、まずツールが現在の業務ニーズと合致しているかを考えることが重要です。具体的な業務要件を満たし、組織の目標達成に寄与するツールを選ぶことで、投資対効果を最大化することができます。
DXツールが直感的で使いやすいユーザーインターフェースを提供しているかどうかを確認します。使いやすさが高まれば、社内での受け入れられやすさが増し、結果として生産性の向上につながります。ツール使用における「ユーザー体験」を重視することで、長期的な利用促進と効果的なデジタル変革を実現できます。
コストパフォーマンスは、DXツール選定において重要な判断基準です。予算内で最大限に価値を提供するツールを選び、長期的な運用コストも考慮する必要があります。高価であれば良いというわけではなく、実際の業務における価値とコストのバランスを見極めることが重要です。
セキュリティとコンプライアンスは、DXツール選定において非常に重要な要素です。選定するツールは、業界のセキュリティ基準や法規制を満たす必要があり、データ保護とプライバシーを確実に守れるものであるべきです。
適切なサポート体制も重要な選定基準です。提供ベンダーが十分なサポートおよびメンテナンスを提供するかを確認することで、導入後の問題に迅速に対応し、持続的な運用が可能になります。
バックオフィスのDX化に成功した企業事例をご紹介いたします。
名古屋商工会議所は、名古屋エリア最大の地域総合経済団体として現地の事業者を支援しています。企業の経営をサポートする立場として、いち早くデジタル化の対応に着手。いくつか取り組みを行う中で、電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」を導入して、押印・決裁手段のデジタル化を実現しました。数あるツールの中からShachihata Cloudを選んだ理由は「シンプルで使いやすく、現場に定着しやすいと感じたから」と、総務管理ユニット長である坂東氏は語ります。実際に、導入後には、決裁権を持つ上司もテレワークで勤務できるようになり、感染症対策の強化にも繋がったようです。
新渡戸文化学園は、東京都にて小学校・中学校・高等学校・短期大学を運営している学校法人です。経済産業省の「未来の教室」モデル校にも認定されており、2021年には「一人1台タブレット配布」を実現するなど、教育のデジタル化に力を入れています。そんな同法人では、各種申請業務のデジタル化にも積極的に取り組んでおり、感染症対策の一環として事務局職員約20名に対して、電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」を試験的に導入されました。法人事務局 施設・情報管理課の三井氏によると決裁申請時間は半分以下に大幅短縮。「当初の見込みでは職員が使用方法に慣れるのに、最短でも4月一杯はかかるだろうと予想しましたが、実際に導入してみると4月の中旬頃には、職員の全員が何の問題もなく使いこなすようになっていました」と語ります。今後は、事務局職員以外の教職員に対しても積極的に導入を進めていくようです。
バックオフィスのDX化にはShachihata Cloudがおすすめです。シンプルな操作性から誰でも利用できる点が特徴で、97%の企業様から継続してご利用いただいています。また、追加オプションで「電子署名」「タイムスタンプ」「二要素認証」なども実装可能。承認ルートの設定代行やヘルプデスクのサービスもご提供しています。利用料金は1ユーザーあたり月額110円（税込）から。無料トライアル期間を設けていますので、ぜひ気軽にお問い合わせください。
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