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  1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 本物の印鑑から電子印鑑へ!ExcelやWordに押印する簡単な方法

コラム

本物の印鑑から電子印鑑へ!ExcelやWordに押印する簡単な方法

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

見積書や稟議書の作成など、社内外の業務において何らかの申請を行い、印鑑による承認を得る機会は何度もあります。近年リモートワークが普及しつつあるため、本物の印鑑を使っている場合、これを電子データ化できないものかとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、本物のはんこから電子印鑑を作る方法をご紹介いたします。WordやExcel、PDFといった書類に簡単に押印できるようになり、業務効率化が図れます。

本物の印鑑を使って電子印鑑を作る方法

それでは、本物の印鑑から電子印鑑を作る手順をご紹介いたします。まずは画像ファイルとして電子印鑑のデータを保存する方法です。電子印鑑には無料で作成する方法、有料サービスを使って作成する方法があります。

無料で電子印鑑を作成する方法・自分で作成する場合

まずは無料で、自分で作成する方法からご紹介いたします。

1. 印影をスマートフォンで撮影(またはスキャナー取り込み)

まずは自分の印鑑を白い紙にきれいに押印し、その印影をデータとしてパソコンに取り込みます。スマートフォンで撮影してパソコンに送信するか、スキャナーでスキャンして、画像データ形式で取り込みましょう。スキャンしたほうがきれいな状態で取り込めます。

2. 不要な余白をトリミング

このままでは余白が多すぎて使いにくいため、トリミングを行います。Photoshopのような画像編集ソフトをお持ちの場合はそれで加工しましょう。画像編集ソフトをお持ちでない場合は、Windows10の標準機能として備わっている写真編集機能などで対応可能です。
取り込んだ印鑑の画像を右クリックし、「写真の編集」を選択します。フォト機能が立ち上がるので、「トリミングと回転」を使って余白を取り除きます。画像の四隅をドラッグしながらサイズを調整します。傾きは「傾きの調整」で修正することが可能です。

3. 印影画像として保存

トリミングができたら画像を保存しましょう。あとは印影を貼り付けたい文書に画像として貼り付けるだけです。

無料で電子印鑑を作成する方法・電子印鑑サービスを活用する場合

次に、無料の電子印鑑サービスを利用して、本物の印鑑を電子印鑑に変換する方法をご紹介いたします。

「印鑑透過」は印影の画像をアップロードすると、透過した画像を提供してくれるサービスです。印影をスキャンした画像ファイルを準備しておき、このサービスにアップロードすると、透過された画像をPNG形式で返してもらえます。

参考:https://tojikomorin.sakura.ne.jp/inkan/

有料の電子印鑑サービスを活用する場合

続いて、有料の電子印鑑サービスを活用する方法をご紹介いたします。
有料の電子印鑑サービスもいくつか種類がありますが、たとえばシヤチハタの提供する「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の場合には、システムの管理者が予め会社で利用する印鑑を申請して登録を行うことで、アカウントを持つ従業員が共通印として利用することができるようになります。個人印だけでなく角印なども登録可能です。

Shachihata Cloudの印鑑登録方法(システム管理者向け)について詳しく知りたい方はこちら

本物の印鑑からExcel・Wordで電子印鑑を作成する方法

次に、本物の印鑑から、ExcelまたはWordを使って電子印鑑を作成する方法をご紹介いたします。基本的な手順は前述の方法と同じで、トリミングと背景透過の設定だけ異なります。

1. 実際の印鑑の印面画像を準備する

まずは自分の印鑑を白い紙に押印し、印影をスキャンするなどでパソコンに取り込みます。画像化できたらExcelを立ち上げて貼り付けましょう。

2. 適切なサイズに変更

画像を選択した状態で、画像の端をクリック・ドラッグしながら、適切なサイズに変更します。不要な余白がある場合、「図の書式設定」タブから「トリミング」を選択し、画像の端をクリック・ドラッグしながら不要な部分を削除しましょう。

3. 背景を透過させる

使いやすいサイズに調整できたら、背景を透過させます。画像を選択した状態で、「図の書式設定」タブから「背景の削除」を選択します。
印影で残しておきたい赤い部分は「保持する領域としてマーク」を、白背景の部分は削除したいため「削除する領域としてマーク」を選択して色分けをします。「変更を保持」すれば白い背景は削除され、赤い部分が残ります。

無料で電子印鑑を作る際の注意点

ご説明した通り、本物の印鑑から電子印鑑への画像化は、無料でも比較的簡単に変換することができます。ここでは、無料で電子印鑑を作成する際の注意点についてお伝えしたいと思います。

本人性は担保できない

無料でも電子印鑑を作成できますが、いずれも手軽に制作できて便利な反面、複製も簡単にできるため、なりすましも容易にできてしまいます。本人が押印したという証拠がありません。

改ざんが容易にできる

無料の電子印鑑はデータ改ざんも簡単にできる仕組みのため、悪用されるリスクのある方法です。承認していない書類を承認したと見せかけたり、勝手に契約が締結されていたりと事件に発展する可能性があるため十分注意が必要です。

印面データの悪用リスク

また、本物の印鑑の画像を使うことで、その画像データが悪用され、勝手に同じ印鑑を作成されてしまうリスクもあります。

以上の懸念点を加味すると、無料の電子印鑑を活用するのは、法人利用においては特におすすめできる方法ではありません。

有料の電子印鑑サービスがセキュリティ観点でおすすめ

電子印鑑は活用することで大幅に業務効率化が図れますし、リモートワークが浸透しつつある昨今、いつでもどこでも承認業務が行えるメリットは大きいといえます。
そのため企業で電子印鑑を利用する場合には、やはり有料の電子印鑑サービスが推奨されます。有料のサービスであれば、印鑑を押印した履歴が残り、勝手に印鑑を登録したり利用したりできない仕組みになっているため、セキュリティ面のリスクが低減できます。

電子印鑑サービス「Shachihata Cloud」の特徴

最後に、電子印鑑サービス「Shachihata Cloud」の3つの特徴をご紹介いたしますので、導入を検討する際の参考にしてください。

Xスタンパーでお馴染みのシヤチハタが開発したサービス

Shachihata Cloudは、Xスタンパーでよく知られるシヤチハタが提供する、クラウド型の電子印鑑サービスです。印鑑といえばシヤチハタのイメージをお持ちいただいている方も多いかと思いますが、そのシヤチハタが押印しやすい電子印鑑を考えて開発しました。

本物の印鑑で行っているワークフローをそのまま電子化

Shachihata Cloudでは、紙に押印していた本物の印鑑を、安全性の高い形で電子化へ移行することができるサービスです。「印鑑を押す」という決裁フローそのものは、負荷を考えると変更したくないけれど電子化はしたい、というお客様のニーズにしっかりとお応えします。

操作性の良い仕組みで料金もお手頃

新しいシステムを導入する際、実際に利用する従業員の方が使いやすいかは重要なポイントです。Shachihata CloudはIT知識のない方でも直感的に操作できるよう設計されています。それでいて初期費用無料、月々の利用料は1印面あたり110円〜と、導入を検討しやすい料金体系です。

電子印鑑の導入ならShachihata Cloud

セキュリティを考慮した電子印鑑システムの導入をご検討中であれば、Shachihata Cloudを活用して、ビジネスプロセスをそのまま電子化へ移行させませんか?現在30日間の無料トライアルを実施しており、正式導入前にどのような仕組みなのか体験できるようになっています。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも承認業務が行えるShachihata Cloudの導入をぜひご検討ください。

本物の印鑑を電子印鑑にするなら!Shachihata Cloud

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