Shachihata Cloud DXコラムインボイス導入による経費精算の注意点と対応策

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インボイス導入による経費精算の注意点と対応策

公開日：2023/07/27 更新日：2024/10/24

経費申請 DX インボイス法律・制度

2023年10月、インボイス制度が始まります。経理精算などが大きく変わることは分かっているものの、実際どう変わってどんな準備がいるのかまで理解できていない方も多いでしょう。本記事では、インボイス制度開始時に困らないよう、インボイス導入で経費精算がどう変わるのか、また注意点や対応策について解説いたします。

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2023年10月ついに導入「インボイス制度」

2023年10月、ついに「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」が導入されます。まずインボイスとは何かについて解説いたします。

「インボイス」とは？

インボイスとは「売手から買手に対して正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段」として必要となる書類で、一定の記載事項を満たした「適格請求書」のことを言います。

消費税を納めるときには「仕入税額控除」という仕組みのもと、消費税がかかる売上で受け取った消費税額から、仕入れなどの時に支払った消費税額を差し引けます。その消費税額を証明するために必要なのが「適格請求書」です。なお、仕入先が適格請求書発行事業者でない場合は、仕入税額控除ができず納税する消費税の額が増えてしまいます。

現状の経費精算との相違点

インボイス導入後に使われる「適格請求書」は、これまでの「区分記載請求書」に変わるもので、必要な項目が追加されています。現状の「区分記載請求書」と、インボイス導入後の「適格請求書」の違いは以下の通りです。

	現状	インボイス制度導入後
請求書の種類	区分記載請求書	適格請求書
必要な項目	・請求書の発行事業者の氏名または名称・取引年月日・取引の内容（軽減対象税率の対象品目である旨）・税率ごとに区分して合計した対価の額（税込）・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称	区分記載請求書に以下の項目を追加・登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等
発行できる人	・資格等は不要、誰でも発行可能	・適格請求書発行事業者と認定された会社のみ・適格請求書発行事業者には登録番号を割り当て（登録事業者は、国税庁ホームページの「適格請求書発行事業者公表サイト」で確認可能）
手続き等	・義務でなく任意・買い手と売り手、両者に合意があれば区分記載請求書を交付しなくても問題ない	・適格請求書発行事業者になるために「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署に提出し、審査を受ける必要がある・税務署での審査後、登録通知書が発行
その他	納品書や領収書なども区分記載請求書等に含む	・適格請求書発行事業者として登録できるのは、消費税の課税事業者に限定・法人や個人事業主、フリーランスなどの事業形態は問われない・免税事業者は登録できない

なぜ「インボイス制度」が必要なのか？

2019年10月、消費税率の引上げに伴い、食料品などに対して軽減税率が導入され、10％と8％の2つの税率が混在するようになりました。そこで、正しい消費税の納税額を算出するために、どちらの税率が適用されているかを請求書内に明記し、取引内容を正確に管理できるインボイス制度が実施することになったのです。

いきなり完全な切り替えは難しい

事前にインボイス制度については告知はされていましたが、社内において経費精算のルールなどは急に変更ができないケースもあります。そこで、インボイス制度導入から6年間は、経過措置期間が設けられることになりました。適格請求書発行事業者以外との取引でも、2023年10月1日～2026年9月30日までは80%、2026年10月1日～2029年9月30日までは50%の仕入税額控除が適用となります。

インボイス制度導入で経費の精算がどう変わる？注意点は？

インボイス制度導入で、経理担当者はインボイスに該当するかの判別を始め、今まで以上に新たな負担が増えることが予想されます。想定される負担をまとめました。

税率に合わせた経費精算

インボイス制度が導入されると、インボイスに該当する場合は伝票等で税率等を区分けしなければいけません。インボイスに該当しない場合は、経過措置期間のみ一定割合の消費税額の控除が可能となります。こういったルールに基づいた対応が求められます。

インボイスに該当するかどうかの判別

仕入税額控除を受けるためにはインボイスが必要となります。しかし、実際に受け取った請求書がインボイスに該当するかどうかについて、登録番号があるか無いかを確認、または、適格請求書発行事業者かどうかを国税庁のサイトで確認して判別しなければなりません。そして、伝票を仕入税額控除の対象か非対象のいずれかに仕分ける必要があります。

インボイス発行と保存に対応

インボイス制度が始まると、経理担当者は次の対応が必要となります。

売手…買手に対し、適格請求書を発行
買手…仕入税額控除を受けるために、適格請求書を保存

インボイス制度で必要と考えられる対応策は？

インボイス制度に対し、どのような対応が必要となるでしょうか。

免税事業者と課税事業者それぞれに対する会計処理

適格請求書発行事業者と免税事業者では、それぞれの会計処理が違います。どちらに属するかを確認した上で、それぞれに対応していくため作業が増えると予測されます。

経費処理のデジタル化で申請と処理業務を簡素化

インボイス制度が導入されると、インボイスに該当するか判別した上で、それぞれのケースに合わせた対応をしなければいけません。今まで以上に経理側に新たな負担が増えるのは明らかです。そこで、経費の申請や処理業務のデジタル化を進めることで、経理側の負担や間違いを軽減しようと考えている企業が増えています。申請から決済まで紙を使わず全てシステム上で行うことができれば、経費申請をする従業員はもちろんのこと、経理担当者の作業や手間が減ることになるでしょう。

経費精算システムの導入

デジタル化を進めるにあたり、インボイスに該当するかどうかを判別する負担を軽減するために、判別機能が実装された、あるいは実装予定の経費精算システムの導入を検討している企業が増えています。ただし、システムを導入するためには、導入費用が必要となりますので、インボイスの登録やシステム購入時に補助金制度をうまく活用しましょう。補助金については財務省のHPで紹介されています。

また、システムを導入するにあたっては、現場で使用する社員の教育などの準備も必要になってくるでしょう。

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Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）は紙で行っていたワークフローを、運用を変えることなくデジタル化できる電子決裁サービスです。

適格請求書のテンプレートを作成しておけば、データを登録するだけで一括作成・一括捺印が可能です。そのままワークフローで社内承認を取ることができるため、業務が効率化される上に誰でも簡単に帳票を発行できます。また、導入時の初期費用は無料。明瞭かつリーズナブルな料金体系なので、社員みんなで使ってもコストの心配がありません。

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WRITER

石井慶

シヤチハタ株式会社　デジタル認証事業部部長

1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。