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経理部門においては見積書や請求書・領収書、人事・総務部門においては従業員の雇用に関する契約書など、他の部門に比較して多種多様な書類を取り扱います。書類の性質や重要度の高さから、ペーパーレス化を推進したいと思っても、なかなか紙での取り扱いをやめられない企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、経理・人事・総務部門でペーパーレス化を上手く進める方法や具体的なツール、そして電子化する過程で押さえておくべき法律についてご説明いたします。
はじめに、経理・人事・総務部門でペーパーレス化するメリットをお伝えいたします。
ペーパーレス化することによる大きなメリットは、見積書や請求書など、月末・月初に集中しがちな処理の負担を軽減できることといえるでしょう。紙書類を手作業で処理すると、金額や内容の整合性の確認などで膨大な時間を要し、人為的ミスも起こりやすいもの。システム化により業務生産性が向上します。
紙書類には印刷するためのコピー用紙代、インク・トナー代などがかかり、印刷した書類を保管しておくスペースが必要となります。これらのコストを削減できる意味でも、ペーパーレス化する意味は大きいでしょう。
必要な書類がなかなか見つからずにイライラした経験はありませんか？ペーパーレス化で書類が電子データとして管理されていれば、関連キーワードを入力するなどするだけで、速やかに目的の書類を検索して見つけられます。検索性の向上によって、業務効率は向上します。
昨今は新型コロナウイルスの感染拡大も背景に、テレワークを取り入れる企業が増えています。経理・人事・総務部門でもペーパーレス化が進んでいれば、テレワークで業務が完結できるようになります。
さらに、安全性を高めコンプライアンス意識を向上させる意味でも、ペーパーレス化にはメリットがあります。紙書類を取り扱う場合は紛失・盗難のリスクがあり、仮に何か起きても情報が残りません。一方、電子データとして扱う場合、操作ログを残しておくことや、限られた人や環境からしかアクセスできないよう制限をかけることもでき、セキュリティレベルの向上が見込めます。
ペーパーレス化によるメリットは理解できていても、扱う書類の性質や重要度の高さから、現実問題としてなかなか電子化に踏み切れないのが経理・人事・総務部門の悩みでしょう。しかし、2022年1月施行の電子帳簿保存法改正により、経理・人事・総務部門でもかなりペーパーレス化を進めやすくなりました。むしろ、ペーパーレス化せざるを得ない状況になった、と言ったほうが適切な表現かもしれません。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を扱うコストや事務手続きの負担軽減を目的として、電子データで書類を扱うことを認めた法律です。1998年7月に施行されましたが、電子データとして扱うための条件が厳しかったため、電子化は進みませんでした。
電子帳簿保存法は数回の改正を経て、条件緩和が進んでいます。細かな条件を満たす必要はありますが、2016年には、従来は紙書類で7年間の保存を義務付けられていた国税関係の書類について、スキャナを使って電子データとして保存することが認められました。2018年にはスマートフォンで撮影したデータでも良いことになっています。ただし書類の発行者・受領者双方でタイムスタンプを押下する必要があり、その後2020年には発行者側のタイムスタンプだけで良いことになりました。
▼電子帳簿保存法など電子印鑑の関連法律について詳しく知りたい方はこちら
電帳法など電子印鑑の関連法律まとめー法的効力や注意点も解説
電子印鑑に法的効力があるのかどうか、関連する法律や判例を挙げながらご説明します。電子文書で契約を結ぶ際、割印などができないことで、電子印鑑と実際の印鑑に同じ効力があるのか不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし適切な電子印鑑を使えば、法的効力を持たせることができます。
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法は、「電子保存が義務化される」という大きな変更内容となっています。電子データで受け取った書類を紙に出力して保存することが認められなくなったのです。これまで紙で保存しておいても良かった書類が、今後は電子データとして保存しなければなりません。
ただし、この変更内容について周知が進まなかったため、企業側の移行準備が間に合っていません。この状況を鑑み、完全にペーパーレス化するまでに2年間の猶予期間が設けられることとなりました。
コロナ禍において、ペーパーレス化できていればテレワークできたはずが、紙書類への押印のためだけに出社せざるを得ない状況に迫られた方も多かったと思います。法改正も成されたため、経理・人事・総務関連の書類も猶予期間があるうちに、適切なシステムを導入して、ペーパーレス化を本格的に進めるべき時期が来たといえるでしょう。
経理・人事・総務関連の書類をペーパーレス化するなら、『Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）』をご活用ください。Shachihata Cloudの特徴は次の通りです。
Shachihata Cloudは、改正電子帳簿保存法に対応済みの電子契約・電子決裁システムです。電子帳簿保存法の条件を満たすためには細かな注意点がありますが、自由にカスタマイズが可能な有償オプションをお使いいただければ安心です。
既存のワークフローを変更する場合、社内外への説明の手間や導入負荷が高まりますが、Shachihata Cloudは「BPS（ビジネスプロセスそのまんま）」をコンセプトとしており、既存の業務への影響を最小限に留めることができます。紙でのやり取りをそのままペーパーレスへ進化させられます。
Shachihata Cloudは社印や角印などといった電子印鑑にも対応しています。セキュリティレベルが高いため、対外的な契約の締結も含め、ペーパーレスに移行させることができます。
一方で、導入しやすい価格帯になっていることも魅力の一つ。1つの印面を利用するのにかかる料金は、1人あたり月額110円（税込）です。
現在無料トライアルを実施中です。トライアル期間中の利用人数は無制限となっているので、経理・人事・総務関連書類のペーパーレス化が急務となっている企業の方は、ぜひお問い合わせください。
最後に、Shachihata Cloudで経理・人事関連業務をペーパーレス化した事例を2つご紹介いたします。
名古屋商工会議所は、1万7,000社もの会員を抱える、名古屋エリア最大の地域総合経済団体です。元々はあらゆる業務に紙が使われており、勤怠は出勤簿への押印で管理していました。しかし紙への依存度の高さは、コスト面から見ても無視できなくなったため、Shachihata Cloudを導入。2020年4月に経理業務の押印・決裁手段をペーパーレス化させました。今ではコロナ禍での変則的な勤務形態にもしっかり対応できています。
▶︎名古屋商工会議所の導入事例について詳しく知りたい方はこちら
新戸部文化学園では、起案書をはじめとする各種申請業務を紙書類として取り扱っていましたが、申請書などの書類の保管場所やセキュリティ面も併せて大きな課題となっていました。新型コロナウイルス感染拡大によってテレワークを迫られるようになったことがきっかけとなり、Shachihata Cloudを導入。現状の業務フローをまったく変更しなくて良いことが決め手になったとのことです。決裁申請に必要な時間は半分以下に削減できました。
▶︎新戸部文化学園の導入事例について詳しく知りたい方はこちら
このように、改正電子帳簿保存法に対応したShachihata Cloudを活用することで、重要書類の取り扱いの多い経理・人事・総務部門においても、スムーズにペーパーレス化を進めることができます。また、操作性が良く複雑な仕組みではないため、営業部門など他の部署とも横断的に利用するのも簡単です。
ペーパーレス化への移行へお悩みの方は、まずはお問い合わせください。
▶︎電子帳簿保存法にも対応！電子契約・電子決裁サービス「Shachihata Cloud」
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