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インボイス制度の導入を受け、経費精算のルールや業務が大きく変わっています。本記事では、効率的な経費精算を実現するためのシステム導入のメリットや選び方、そしておすすめの経費精算システム10選を紹介します。業務負担の軽減やコスト削減を目指す企業にとって、経費精算システムの導入は欠かせません。ぜひ、自社にあった経費精算システム選びの参考にしてください。
ここでは、インボイス制度の導入によって経費精算がどう変わるのかについて解説いたします。
2023年10月からインボイス制度が導入されました。導入に伴い、経費精算の処理の際、伝票の種類によって対応が変わり、買い主に対して発行する請求書の必須記載事項も増えたことから、導入以前と比べ業務負担が増えたのではないでしょうか。
経費精算のシステムを取り入れると、一般社員は経費の申請手続きがオンライン上で行われるようになります。誤った入力をしてしまうとその場でエラーが出るため、すぐに修正が可能です。所属長の承認もオンライン上で行えます。
また、経理担当者は承認から精算完了までの業務が簡略化できる上、管理職や経営陣は経費の管理状況をいつでもシステム上で把握できます。このように経費精算システムは、全社員の労力と手間を軽減できる効果的なシステムであると言えるでしょう。
経費精算を行うために効果的な経費精算システムとは具体的にはどのようなものなのでしょうか。
経費精算システムとは、煩雑な経費精算業務をサポートして、効率良く業務を進めるためのシステムです。申請から所属長の承認、経理担当部署での精算処理など、一連の業務をすべてオンライン上で行えます。
経費精算システムは、シンプルなものから、便利な機能をもった製品までさまざまです。あると便利な機能としては、経費を可視化して無駄なコストの発見や原因を特定する「データ分析機能」、経費を従業員の口座に振り込むための「データ生成機能」です。
また、会計ソフトとの連携やスマートフォンでの対応が可能なシステムは外出先やリモートワーク中でも申請できて便利です。こうした製品を活用すれば、経理部門の業務負担の更なる軽減が期待できます。
経費精算システムを導入するメリットは以下の4つです。
まず、交通費精算の手間が簡素化できます。システム上で乗車区間を入れると、実際に乗車したルートを選択した上で料金が自動で入力されるのです。手間が軽減されるだけでなく、調べ間違いをなくし、不正の防止にも繋がります。
経費精算システムを使って交通費を入力することで、経理担当者が料金を確認する手間が省けます。また、会計ソフトと連携すれば、改めて入力する手間がない分、確認作業も不要となります。このほかにも振込データを自動で作成し、インターネットバンキングに取り込むだけで振込手続きが完了するため、これまでの煩雑な振込作業もなくなり、格段に作業量が減るでしょう。 また、これまで伝票に入力ミスがあれば紙ベースで差し戻していましたが、システムを導入したらパソコン上でコメントをつけて申請を差し戻すだけなので、手間が省けてスムーズな手続きができます。
システムを導入することで、経理担当者は入力状況を一括で管理できるようになります。精算できていない人が誰かなどが明確になるため、作業が滞るのを未然に防げる点がメリットです。
電子帳簿保存法の改正により、領収書が電子保存できるようになりました。電子保存できるようになると、ペーパーレス化が進むだけでなく、これまで紙の伝票や領収書などをファイルで綴じて保管していたものが不要になります。さらに、7年間保管後の廃棄作業もなくなり、その時間を別の業務に充てられます。
どこの会社でも、経理は他部署に比べて多くの保存書類に囲まれがちでしたが、一気にペーパーレスによる効果が実感できるでしょう。
経費精算システムを導入すると、場所に関係なく承認作業を行えます。これまでの紙の書類での対応時は会社でしか承認作業ができず、わざわざ会社に戻っていた方も多いでしょう。オンライン上で対応しているシステムを使用すれば、出先の空いた時間や移動時間などを利用して簡単に承認できるため、会社に戻る時間を有効活用できます。
経費精算が効果的と考えられる経費精算システムですが、導入するにあたって問題点があるのでしょうか。
新たに経費精算のシステム化を進めるにあたって重要なポイントは「従業員にとって使いやすいシステムかどうか」です。使いにくいシステムを導入した場合、かえって手間がかかったり入力ミスが増えることがあるかもしれません。使いにくく慣れないため経理部門に対しての質問や問い合わせが相次ぐ可能性もあり、業務に支障をきたす可能性があります。
システム導入時にあれもこれもと内容を盛り込みすぎたために、入力する内容が膨大すぎて、今まで以上に手間がかかってしまうことがあります。また、逆に料金のことだけ考えてシンプルなものを導入したことで、効率化から程遠い展開になってしまうことがあります。システム導入時は、盛り込みすぎず、業務内容やニーズに応じた最適のものを選びましょう。
経費精算システムの導入にあたり、ニーズとシステムの特質が合致しないと期待した効果が出ないことがあります。注意点やこだわりを考慮せず、やみくもに導入してしまうと混乱を生む可能性があることも理解しておきましょう。システムを導入して何をしたいのかを明確にしておかないと、目的に合ったシステムとかけ離れたものを導入して期待した効果が得られなくなってしまいます。
経費精算システムの導入に際し、気をつけるべきことは以下の4つです。
経費精算システムは、作業効率を上げるためのもので利益を生むシステムではないため、導入時の稟議の場でも説明が難しいかもしれません。そんなときに「導入した企業で残業時間がこれくらい減った」といった具体的な数字を示すと理解を得られやすいでしょう。成功事例は、あらかじめシステム作成メーカーから他社の情報を取集しておくと交渉がスムーズです。
経費精算システムは経理担当者だけが使うものではなく、経理業務に慣れていない社員も使います。システム導入時には、業務を止めることなく進められるよう、基本的な使い方などを事前に分かりやすく確実に周知しましょう。
経費精算システムを導入すると、これまで使っていた経費精算ルールが使えなくなることがあります。業務を止めることなく経費精算をシステム化できるように、社内ルールの作成時は先を見通しながら準備しましょう。ルールは複雑にならず、できるだけシンプルになるような配慮も必要です。また、導入後も混乱しないよう細かい調整ができる体制も整えておきましょう。
システムを導入することで経費精算の申請に紙を使わなくなりペーパーレス化が進んだら、さらに進めるチャンスです。個々がどうやったら紙を使わない働き方ができるか知恵を出し合い、6割以上の削減ができた企業もあります。システム導入をきっかけにさらなる改革を行ってみましょう。
経費精算システムは多くのベンダーがサービスを提供しています。経費精算システムの導入を検討するなら、自社に合ったシステムを選定することが重要です。ここでは、おすすめの経費精算システム10製品を厳選し、それぞれの特徴をまとめました。ぜひシステムの比較検討にご活用ください。
シヤチハタクラウドは、電子印鑑で有名なシヤチハタが提供する、導入数101万件、継続率97％、月間利用数612万回突破の実績を誇るクラウドベースの経費精算システムです。紙ベースの経費精算業務を簡単にデジタル化することができ、特に電子印鑑を使用したワークフローが特徴で、交通費や出張費の精算もシンプルに行うことができます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、帳簿類を電子形式で適切に保管することが可能です。電子印鑑やワークフローなどの電子契約サービスまでまるごと1つのツールで完結できる点が大きな特長で、月額費用110円から利用できるコストパフォーマンスも魅力です。
詳しくはこちらシヤチハタクラウドの経費申請
マネーフォワードクラウド経費は、クラウド会計サービスで知られるマネーフォワードが提供する経費精算システムです。交通費や出張費の申請から経理部門での承認まで、すべてをオンライン上で完結することができます。マネーフォワードの会計ツールや給与計算ツールなどマネーフォワードシリーズとの連携もスムーズで、手入力による手間や時間を削減できることが大きな特徴です。特に経費の可視化機能が強力で、コスト削減を目指す企業に最適です。中小企業から大企業まで、幅広い規模の企業に対応しています。
楽楽精算は、ラクスが提供しているクラウドベースの経費精算システムです。導入実績15,000社以上、累計導入社数No.1を誇る大手のサービスで、低価格でカスタマイズ性に優れ、どのような企業でも使いやすいことが特徴です。経費申請の際に領収書を読み取る機能やクレジットカード連携機能など、経理担当者の確認作業を大幅に簡素化する機能を備えています。また、他の会計ソフトとも連携できるため、複数のシステムを使用している企業でも導入がスムーズです。申請から承認、支払いまでの一連の流れをシンプルかつ効率的に行えるため、多くの企業に支持されています。
freee経費精算は、クラウド会計サービスで有名なfreeeが提供している電子契約サービスで、freee会計の機能のうち、経費精算とワークフローに特化したツールです。シンプルな操作性と作業の自動化機能が特徴で、交通費や宿泊費の領収書をスマートフォンで撮影し、AIが自動でデータ化する機能などを備えており、ペーパーレス化を進めたい企業に最適です。また、会計ソフトfreeeとの連携も可能で、経理業務の負担を大幅に軽減することができます。中小企業やスタートアップ企業に人気があり、コストパフォーマンスも高い経費精算システムです。
TOKIUM経費精算は、TOKIUMが提供する、領収書のスマホ撮影と自動データ化を特徴とするクラウド型の経費精算システムです。スマホ一つで申請・承認が完了するため、出張先でも精算が完結し、業務効率化をサポートします。また、99%以上の精度でデータ化が可能で、AIを活用した精度の高い経費管理が可能です。会計ソフトとの連携もスムーズで、利用ユーザー数にも制限がないため、中小企業から大企業まで、幅広い規模の企業で活用されています。さらに、電子帳簿保存法にも対応している人気の高いツールです。
Concur Expenseは、SAPグループの傘下である株式会社コンカーが提供するクラウドベースの経費精算システムで、企業の経費精算業務を自動化し、企業のDXを支援するための製品です。交通費や出張費、接待費などの経費申請から承認まで、ペーパーレスで効率的に管理することが可能です。法人カードやQRコード決済、交通系ICカードとの連携が可能で、領収書の写真撮影機能やOCRによる自動入力機能も提供されています。さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、経理業務の大幅な効率化を実現します。
ジョブカン経費精算は、シリーズ累計25万社以上で導入されているクラウドベースの経費精算システムです。経費申請から承認、精算までを一元管理することができ、交通費や出張費の申請をICカード読取や乗換案内と連携して自動化し、ミスの削減と業務効率化をサポートします。スマホでも申請や承認が可能で、リモートワークや外出先でも便利に利用できます。電子帳簿保存法に対応し、ペーパーレス化を推進しながら安全なデータ管理を提供しています。
ジンジャー経費は、HR Tech企業であるjinjerが提供するクラウド型経費精算システムです。「ジンジャー」は、人事労務・勤怠管理・給与計算などの定型業務を1つにまとめて管理できるクラウド型人事労務システムで、ジンジャー経費はそのファミリーの一部となっています。領収書のOCR自動読み取りやスマートフォンからの申請・承認機能を搭載しており、経理業務の効率化・迅速化をサポートします。交通費や旅費精算に対応し、電子帳簿保存法にも準拠しているため、ペーパーレス化にも貢献できます。多くの企業で導入されており、特に使いやすさやサポートの充実度が評価されています。
HRMOS経費は、初期費用無料のクラウド型経費精算システムです。2000年の販売開始から24年もの歴史を誇り、会計ソフトとの連携や、税理士法人監修の下、インボイス制度対応、電子帳簿保存法にも対応している、多彩な機能を低コストで提供していることが特徴です。スマートフォンでも簡単に申請・承認ができ、AI-OCR機能による領収書の自動読み取りでペーパーレス化を促進。企業の成長や法改正にも柔軟に対応できる点が評価され、多くの導入実績があります。
SmartGo® Stapleは、NTTコミュニケーションズが提供する交通費精算を得意とするクラウド型経費精算システムです。SuicaやPASMOなどの交通系ICカードと連携し、経費申請を自動化・効率化します。領収書の電子化やOCR機能も搭載しており、紙の手間を削減しながら効率的な精算業務を実現します。導入企業には大手企業が多く、移動が多い業務環境に適したツールとして高く評価されています。
Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）は紙で行っていたワークフローを、運用を変えることなくデジタル化できる電子決裁サービスです。電子印鑑で簡単に稟議書や申請書といった社内文書から、見積書や請求書などの取引先との決裁文書に至るまで対応。電子印鑑を中心に、電子化に必要なオフィスツールを集約。業種・業界・規模に関わらず、多くの企業や自治体のニーズにお答えします。
また、導入時の初期費用は無料で、明瞭かつリーズナブルな料金体系なので、社員みんなで使ってもコストの心配がありません。この機会にぜひ一度お試しください。
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