Shachihata Cloud経費精算システムとは？基本的な機能と導入メリットを解説
インボイス制度導入をきっかけに経費精算のルールが大きく変わります。これを機に経費精算システムの導入を考える企業が増えてきています。本記事では、インボイスで変わる経費精算事情、効率的な経費精算業務、さらには、経費精算システム導入にあたってのメリットについて解説いたします。
インボイス導入で経費精算が変わる
ここでは、インボイス制度の導入によって経費精算がどう変わるのかについて解説いたします。
インボイス制度導入で変わる経費精算処理
2023年10月からインボイス制度が導入されます。導入されると経費精算の処理の際、伝票の種類によって対応が変わることや、買い主に対して発行する請求書の必須記載事項も増えることから、今まで以上に業務負担が増えると捉えられています。
今、なぜ経費精算システムが注目を集めているのか
経費精算のシステムを取り入れると、一般社員は経費の申請手続きがオンライン上で行われるようになります。誤った入力をしてしまうとその場でエラーが出るため、すぐに修正が可能です。所属長の承認もオンライン上で行えます。
また、経理担当者は承認から精算完了までの業務が簡略化できる上、管理職や経営陣は経費の管理状況をいつでもシステム上で把握できます。このように経費精算システムは、全社員の労力と手間を軽減できる効果的なシステムであると言えるでしょう。
経費精算を効率的に行う経費精算システムとは？
経費精算を行うために効果的な経費精算システムとは具体的にはどのようなものなのでしょうか。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、煩雑な経費精算業務をサポートして、効率良く業務を進めるためのシステムです。申請から所属長の承認、経理担当部署での精算処理など、一連の業務をすべてオンライン上で行えます。
経費精算システムの機能
経費精算システムは、シンプルなものから、便利な機能をもった製品までさまざまです。あると便利な機能としては、経費を可視化して無駄なコストの発見や原因を特定する「データ分析機能」、経費を従業員の口座に振り込むための「データ生成機能」です。
また、会計ソフトとの連携やスマートフォンでの対応が可能なシステムは外出先やリモートワーク中でも申請できて便利です。こうした製品を活用すれば、経理部門の業務負担の更なる軽減が期待できます。
経費精算システムを導入する メリットは多い
経費精算システムを導入するメリットは以下の4つです。
- 申請者の手続きの簡素化
- 経理部門の手間削減
- 申請状況を一括管理
- 進むペーパーレス化とコスト削減
申請者の手続きの簡素化
まず、交通費精算の手間が簡素化できます。システム上で乗車区間を入れると、実際に乗車したルートを選択した上で料金が自動で入力されるのです。手間が軽減されるだけでなく、調べ間違いをなくし、不正の防止にも繋がります。
経理部門の手間削減
経費精算システムを使って交通費を入力することで、経理担当者が料金を確認する手間が省けます。また、会計ソフトと連携すれば、改めて入力する手間がない分、確認作業も不要となります。このほかにも振込データを自動で作成し、インターネットバンキングに取り込むだけで振込手続きが完了するため、これまでの煩雑な振込作業もなくなり、格段に作業量が減るでしょう。 また、これまで伝票に入力ミスがあれば紙ベースで差し戻していましたが、システムを導入したらパソコン上でコメントをつけて申請を差し戻すだけなので、手間が省けてスムーズな手続きができます。
申請状況を一括管理
システムを導入することで、経理担当者は入力状況を一括で管理できるようになります。精算できていない人が誰かなどが明確になるため、作業が滞るのを未然に防げる点がメリットです。
進むペーパーレス化とコスト削減
電子帳簿保存法の改正により、領収書が電子保存できるようになりました。電子保存できるようになると、ペーパーレス化が進むだけでなく、これまで紙の伝票や領収書などをファイルで綴じて保管していたものが不要になります。さらに、7年間保管後の廃棄作業もなくなり、その時間を別の業務に充てられます。
どこの会社でも、経理は他部署に比べて多くの保存書類に囲まれがちでしたが、一気にペーパーレスによる効果が実感できるでしょう。
移動中、テレワーク中でも経費精算処理ができる
経費精算システムを導入すると、場所に関係なく承認作業を行えます。これまでの紙の書類での対応時は会社でしか承認作業ができず、わざわざ会社に戻っていた方も多いでしょう。オンライン上で対応しているシステムを使用すれば、出先の空いた時間や移動時間などを利用して簡単に承認できるため、会社に戻る時間を有効活用できます。
経費精算システムを導入するデメリット
経費精算が効果的と考えられる経費精算システムですが、導入するにあたって問題点があるのでしょうか。
難しいシステムだと従業員が対応できない
新たに経費精算のシステム化を進めるにあたって重要なポイントは「従業員にとって使いやすいシステムかどうか」です。使いにくいシステムを導入した場合、かえって手間がかかったり入力ミスが増えることがあるかもしれません。使いにくく慣れないため経理部門に対しての質問や問い合わせが相次ぐ可能性もあり、業務に支障をきたす可能性があります。
必ずしも入力の手間削減とは限らない
システム導入時にあれもこれもと内容を盛り込みすぎたために、入力する内容が膨大すぎて、今まで以上に手間がかかってしまうことがあります。また、逆に料金のことだけ考えてシンプルなものを導入したことで、効率化から程遠い展開になってしまうことがあります。システム導入時は、盛り込みすぎず、業務内容やニーズに応じた最適のものを選びましょう。
思っているような効果が出ないこともある
経費精算システムの導入にあたり、ニーズとシステムの特質が合致しないと期待した効果が出ないことがあります。注意点やこだわりを考慮せず、やみくもに導入してしまうと混乱を生む可能性があることも理解しておきましょう。システムを導入して何をしたいのかを明確にしておかないと、目的に合ったシステムとかけ離れたものを導入して期待した効果が得られなくなってしまいます。
経費精算システム導入に際し気を付けること
経費精算システムの導入に際し、気をつけるべきことは以下の4つです。
- 費用対効果を検討する必要がある
- 経費精算システム利用者への周知徹底
- システムに合わせた社内ルールの作成と徹底
- ペーパーレス化を意識して進める
費用対効果を検討する必要がある
経費精算システムは、作業効率を上げるためのもので利益を生むシステムではないため、導入時の稟議の場でも説明が難しいかもしれません。そんなときに「導入した企業で残業時間がこれくらい減った」といった具体的な数字を示すと理解を得られやすいでしょう。成功事例は、あらかじめシステム作成メーカーから他社の情報を取集しておくと交渉がスムーズです。
経費精算システム利用者への周知徹底
経費精算システムは経理担当者だけが使うものではなく、経理業務に慣れていない社員も使います。システム導入時には、業務を止めることなく進められるよう、基本的な使い方などを事前に分かりやすく確実に周知しましょう。
システムに合わせた社内ルールの作成と徹底
経費精算システムを導入すると、これまで使っていた経費精算ルールが使えなくなることがあります。業務を止めることなく経費精算をシステム化できるように、社内ルールの作成時は先を見通しながら準備しましょう。ルールは複雑にならず、できるだけシンプルになるような配慮も必要です。また、導入後も混乱しないよう細かい調整ができる体制も整えておきましょう。
ペーパーレス化を意識して進める
システムを導入することで経費精算の申請に紙を使わなくなりペーパーレス化が進んだら、さらに進めるチャンスです。個々がどうやったら紙を使わない働き方ができるか知恵を出し合い、6割以上の削減ができた企業もあります。システム導入をきっかけにさらなる改革を行ってみましょう。
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