Shachihata Cloud DXコラム 経費精算の仕訳業務を解説|DX化も推進できるシステムをご紹介
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経費精算の仕訳業務を解説|DX化も推進できるシステムをご紹介

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WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

経費精算の仕訳業務は、キャッシュフローを可視化して真実性を表していくために重要なものです。人手による確認作業も多い中で、経済産業省が推進しているDX化が遅れる原因の一部ともなっています。本記事では経費精算の仕訳業務を徹底解説し、課題点を踏まえた最適なシステムをご紹介いたします。

経費精算時に行われる仕訳とは

経費精算をするときの仕訳業務を詳しく解説いたします。会社は「商品が売れたら収入」「仕入れたら費用が発生」といった業務で、お金の出入りが毎日発生しています。 これらは「取引」で、お金や物の流れを記録するのが「簿記」です。取引は「資産、負債、純資産、費用、収益」の5つに分けられ、さらに「勘定科目」と呼ばれる見出しに細分化されます。

仕訳のルール

「仕訳」とはお金の出入りが発生した取引を記録して、のちに解説する貸借対照表と損益計算書に記載するために必要なものです。すべての項目が「借方」と「貸方」に分けられます。取引を客観的に見て、借方は自社のお金や物品の増減、貸方は取引する相手のお金やモノの出入りを表しています。

仕訳にはルールがあり、借方と貸方の取引内容と金額が一致しなければなりません。たとえば、20万円のパソコンを現金で購入した場合、パソコンが手元に入り増加した一方で現金が20万円を支払ったなど、増減の一致が基本となります。

勘定科目

勘定科目とは、取引の内容を分かりやすく分類するために使われる、簿記の科目です。お金や取引内容の性質を表す“見出し”と捉えられます。

「資産、負債、純資産、費用、収益」の5グループで扱われる勘定科目の代表的な一例は次のとおりです。

資産
現金、預金、売掛金、棚卸資産

負債
買掛金、支払手形

純資産
資本金、繰越利益剰余金

費用
仕入、広告宣伝費

収益
売上、受取利息 仕訳をする際には、次の要領で行います。

借方(左側) 貸方(右側)
資産の増加 負債の減少 資本の減少 費用の減少 資産の減少 負債の増加 資本の増加 費用の増加

売上や利益は「資産」になるので、「資産の増加」がある借方(左側)です。右側の貸方は自社の資産がマイナスになることを記録します。たとえば、負債の増加は企業の資産を減らす原因になるので、右側の貸方に記載するという形です。

勘定科目の名前は法律で決まっておらず、企業によって名前が異なります。しかし、万人が見ても分かる科目名にする必要があるので、シンプルな名前にしていくのがおすすめです。

損益計算書と貸借対照表

最後に損益計算書と貸借対照表について解説いたします。どちらの書類も会社の経営状況を表す大事な表で、税務署に提出しなければならない書類です。また、経営計画を立てる上で、伸ばすところや改善点の指標になります。

貸借対照表
貸借対照表は、ある時点で企業の資産を数値化して記載した表です。貸借対照表を見れば、企業の財政事情がひと目で分かります。貸借対照表は借方の合計を左側に記載し、貸方の合計を右側に書きます。左の合計と右の合計が一致しなければ、どこかで計算ミスや集計が違っていることが分かります。

損益計算書
損益計算書は、一定期間内に収益や費用がどれだけ発生したのかを記載するものです。P/Lとも呼ばれます。損益計算書から分かるのは、企業の収益を上げる力と経営成績です。損益計算書は大きく分けて、以下の3つによって構成されます。

  • 収益…どのくらいの収益が出たのか
  • 費用…得た収益の中で、どのくらいの費用を使ったか
  • 純利益…収益から費用を差し引いて算出された利益

キャッシュフローを明確化することで、利益と損失が目で見て分かるようになります。

経費精算の業務内容を詳しく解説

社員が取引先に行くまでの交通費、事務用品を購入するための消耗品の費用など、経費精算の業務は毎日行われています。ここでは、経費精算にかかわる業務内容を詳しく解説いたします。

経費精算とは

経費精算とは、従業員が立て替えたお金の精算や売上と仕入れ金額の合計など、キャッシュフローを明確にする業務のことです。経費精算に分類されるお金の勘定科目は、次のようなものがあります。

  • 旅費・交通費
  • 接待交際費
  • 消耗品費
  • 水道光熱費
  • 支払い家賃

上記の5つは毎月発生する費用で、金額も変動します。正確な金額を把握するために、仕訳業務が重要な役割を担っています。

経費精算の仕訳の流れ

経費精算は従業員が実費で立て替えたものを精算する場合もあれば、事前に必要な金額を申請して受け取り、購入するときもあります。

  1. 従業員が費用を提出
  2. 領収書をもらう
  3. 領収書と規定用紙を提出
  4. 経理が適切な勘定科目に仕訳
  5. 費用を支払う

お金の使用した目的と場所、日時が明確になった時点で支払い、精算業務が終了します。

経費精算は正しく真実性を持った処理が必要

経費精算はお金の流れを扱う重要な業務です。上記で解説したキャッシュフローも、「いつどこで行われた取引か」という透明性を表していくことが求められます。

そのため、法律とルールを遵守した上で、真実性と可視性を実現していくことが必要です。

経費精算の仕訳業務における2つの課題とは

経費精算の仕訳業務は人手を必要とする作業が多く存在しています。決算時期や月末の締め日には、多くの時間を費やすことになるでしょう。人為的ミスによってトラブルに発展するかもしれません。ここでは、経費精算の仕訳業務を円滑に進める中で起こる2つの課題を解説いたします。課題を明確にすると対策するべき項目が最小限で収まってくるため、ぜひ参考にしてください。

金額の整合性の確認から承認まで時間がかかる

社員が提出した領収書と支払った金額の整合性を確かめる作業は、人手によるもので人員と時間も多くかかります。紙ベースの場合、最低7年間の保管が義務付けられており、保管場所を確保しなければなりません。
数十人、数百人の規模の組織となってくると、経費を使う申請も上司から承認が必要になります。
不当な経費申請をなくし、支出のバランスを整える上では重要な手続きとはいえ、現場への負担が大きくなることは回避できません。

経費精算の社内ルールが確立されていない

2つ目の課題は、社内ルールが確立されていないことです。小規模の会社なら数え切れる社員数で動いていることから業務も複雑にならず、あいまいな業務フローで暗黙のルールのようになりがちです。ところが法律の改正があって経理全般の業務に変化があれば、経費精算の仕組みも順応していかなければなりません。

電子帳簿保存法が改正され、電子取引データの出どころや保管についての仕組みの明確さを求められるようになりました。信頼性を確保していくには、人手とシステムの長所を合わせてオリジナルの業務モデルを作っていく必要があるでしょう。

Shachihata CloudならDX化も推進できる

本記事では次のことをお伝えしてきました。

  • 経費精算の仕訳業務の解説
  • 仕訳業務はキャッシュフローを明確にする必要性がある
  • 人手がかかる作業もあり、DX化も難航になりやすい
  • 電子帳簿保存法にも対応した仕組みが求められる

効率化と課題解決の観点からも、経費精算システムの導入をおすすめします。作業の効率化とDX化が同時に実現できると経費精算の業務が軽減され、人手に余裕が生まれる効果が期待できます。

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