Shachihata Cloud経費精算も電子化！インボイス導入で領収書の電子化が進む理由
2023年10月、いよいよインボイス制度が導入されます。インボイス制度が導入されると会社の経理担当者の作業負担が増えると予想され、全社的にも経費精算業務に大きな影響を与えるとみられています。そこで、業務負担の軽減や経費処理の効率化にもつながるように経費処理の電子化を検討する企業が増えてきました。本記事では、インボイス制度導入によって進む経費精算の電子化の背景やメリット、進め方などを解説いたします。
経費精算の電子化が進む背景
なぜ、インボイス制度導入により経費精算の電子化が進むと考えられるのでしょうか。
進む経費精算の電子化
企業が管理する帳簿類の電子化は、1998年に施行された「電子帳簿保存法」が始まりで、その後社会情勢に応じて何度も改正されています。2016年には、デジタルカメラやスマートフォンで撮影した領収書やレシートの電子化保存が認められるようになりました。さらに2022年1月にも大幅に改正され、さまざまな要件の緩和が盛り込まれています。それに伴い、領収書の電子化に対応する経費精算システムも増えており、導入すれば、領収書を保管する手間やスペースが省け、精算業務が効率化も期待できます。
リモートワークが普及する中、アナログで行っている経費精算
2020年、新型コロナ感染症の流行に伴い、急激にリモートワークが普及しました。しかし、経費処理をリモートで行うための準備までは間に合わなかった企業も多かったようで、経費精算はリモートワークでは申請できず、領収書を添えてアナログで行うしかなかったのです。そのため、精算のためだけに出社したり、書類と領収書を郵送したりと効率の悪い対応となってしまい、改善の声が高まりました。
インボイス導入に伴い、煩雑化する経理業務を簡素化
2023年10月に導入されるインボイス制度では、課税事業者はこれまでの区分記載請求書に変わって、一定の記載事項が追加された「適格請求書」が必要になります。適格請求書は仕入税額控除を受けるために保存が必要ですが、適格請求書が発行できない免税事業者の請求書では仕入税額控除は受けられません。取引先に応じて対応が変わるため、経理担当者の処理項目が増えることになります。こういった煩雑な業務を少しでも簡素化するため電子化が注目されているのです。
紙ベースの経費精算手続きの電子化で作業効率を上げる
紙で作成していた経費精算の申請書類に変わって電子化を取り入れることで作業効率の向上が期待できます。
また、コストカットや業務負担軽減など多くのメリットも期待できるでしょう。
経費精算業務を電子化するメリット
経費精算業務を電子化するメリットは、以下の4点です。
- 従業員の経費申請ミスをなくす
- 領収書の電子化により、経理処理がスムーズに実施
- コスト削減、保管スペースの確保が不要
- 管理上のリスクが緩和
従業員の経費申請ミスをなくす
アナログによる経理担当者の経費処理はとても負担の多い作業です。経費を申請する社員は、経費申請書類を作成し、領収書を添えて所属長に提出、承認印をもらってから経理担当部門に提出します。その後、経理担当者が領収書と申請書類を確認し精算実行となるのです。
また、この工程の中で、申請書類に誤りがあった場合には、申請した社員に差し戻して修正してもらう必要があり、その作業の分精算実行が遅れます。しかし、経費処理を電子化すれば、システムに入力する段階で誤りを知らせてくれるので、申請ミスが大幅に減るでしょう。
領収書の電子化により、経理処理がスムーズに実施
経費処理をアナログで行った場合、申請から精算実行まで物理的にどうしても時間がかかってしまいます。しかし、電子化とあわせて会計システムなどを導入すれば、業務の自動化と効率化が進み経理担当者の業務負担が減るでしょう。 業務の効率化が進むのは、経理担当者だけではありません。電子データによる経費精算システムを導入すれば、経費を申請する社員がリモートワークや出張先からも申請できるため、速やかに経費処理ができます。
コスト削減、保管スペースの確保が不要
紙の書類や領収書の場合、経理担当者はこれらの書類をファイリングして最低でも7年間保管する必要があります。しかし、電子帳簿保存法により、領収書を電子化して保存できるようになったことで、紙の書類を綴じたファイルなどの保管場所も不要になり、ペーパーレス化が進みます。 また、保存した電子データはパソコン上で簡単に検索できるため、書類を探す時間の短縮に繋がります。
管理上のリスクが緩和
電子化によって、書類の紛失や綴じる場所を間違えて見つからないといったリスクが軽減できます。また、紙の書類はコピーが簡単にできるためデータ漏洩の心配もありますが、電子データはパスワードを設定することで漏洩などから守れるでしょう。 また、データをバックアップしておくことで、地震や火事などの災害時や万が一データが削除されてしまった場合でも、復旧できるので安心です。
電子化を進める5ステップ
電子化を進めるにあたって、次のような手順で行くとスムーズです。
- 電子保存が認められている書類を把握する
- 社内でのルール作り
- 電子帳簿保存法に対応して領収書をデータ保存
- インボイス対策
- 経費精算システムの導入も検討
1.電子保存が認められている書類を把握する
まず、電子保存が認められている電子帳簿保存法の対象書類を確認しておきましょう。 以下は、領収書などを紙ではなくデータで受け取った場合の対応です。
| 保存区分 | 主な書類 | 概要 |
| ①電子帳簿等保存 | 国税関係の帳簿、 決算関係書類、 取引関係書類など | 電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存 |
| ②スキャナ保存 | 契約書や納品書、請求書、領収書、見積書など | 紙で受領・作成した書類を画像データで保存 |
| ③電子取引 | 注文書や契約書、見積書、領収書などのほか 送り状なども含む | 電子的に授受した取引情報をデータで保存 |
2.社内でのルール作り
経費処理を電子化する前に、会社内でのルール作りは重要です。たとえば、どのような経費が精算できるのか、上限金額や申請期限、経費処理を申請する流れなどあらかじめ決めておきましょう。
電子化に伴い、今まで使っていたルールでは対応できなくなる場合もあります。変更点などをしっかりと確認し、周知しておくことでスムーズに導入できるでしょう。
3.電子帳簿保存法に対応して領収書をデータ保存
領収書の保存方法は紙で受け取る場合と、電子で受け取る場合とでそれぞれ対応が違います。紙の領収書の保存方法は、紙のまま保存するか電子データとして保存するかいずれの方法でも可能です。
ただし、電子で受け取った領収書については、2023年末までは紙に出力して保存しても電子保存でもどちらでも構いませんが、2024年1月1日以降は、電子で受け取った領収書は電子保存しか認められなくなります。切り替え前に対応できるよう準備しておきましょう。
4.インボイス対策
インボイス制度に正しく対応するためには、インボイス制度に対応したシステムやルールの整備が不可欠です。書類は手書きやExcelなどで作成することもできますが、時間がかかる上、書き間違いや記載漏れが懸念されます。
また、インボイス制度の導入は、他部署や取引先にも影響が及びます。全社を挙げてデジタル化・ペーパーレス化の対応をすることで、全社で業務全体がスムーズに流れやすくなるでしょう。
5.経費精算システムの導入も検討
社内のルール作りが終わったら、システム導入に向けて検討を始めましょう。このとき、経費精算業務の課題を洗い出し整理したうえで、まず自社に必要な機能とそうでないものとを吟味することが重要です。機能の要不要を検討せずに導入を決めてしまうと、後悔に繋がりかねません。
また、価格も重要ですが、どのような書類を扱えるのか、どのくらい使いやすいのか、サポートは充実しているか、など、実際に導入した時のことをシミュレーションして考慮しましょう。
Shachihata Cloudで経費精算の電子化を進めよう
経費精算の電子化は、導入自体は簡単でも、使い続けてもらうためのルール整備などに時間がかかるもこともあります。シヤチハタ社のクラウドサービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では「ビジネスプロセスそのまんま」を提唱しており、従来の紙運用のプロセスを大きく変えることなく、電子化することができます。まずはお試しいただき電子化のイメージを掴んでみてはいかがでしょうか。
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