電子帳簿保存法に最適な経費精算システムをご紹介！対応のポイントも解説

電子帳簿保存法の対応にお悩みではありませんか。2022年に法改正が行われ、電子データの取引と保存に対するルールが細かく決められました。人手で対応するには限界を感じ、経費精算システムの検討を始めた企業も多いのではないでしょうか。2024年1月から電子取引のデータ保存が完全義務化され、多くの企業が実際に経費精算システムを導入しています。
しかしながら、機能をどこまで使えるのか不安だったり、運用のコストが高くなったりと未だに不明点が多いと感じる経理担当者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子帳簿保存法に対応するポイントを解説すると共に、おすすめの経費精算システムもご紹介しています。まだ導入していない場合や、既に導入したものの他のシステムへの切り替えを検討しているようであればぜひご参考にしてください。

なお、Shachihata Cloudでは、「電子帳簿保存法への対応について」資料を提供しております。

無料でダウンロードできますので、ぜひ電子帳簿保存法への対応にお役立て下さい。

電子帳簿保存法における三つの保存区分

電子帳簿保存法とは、国税に関する書類を電子データで保存する際の取り扱い方を定めた法律です。書類には、経費精算で使用する仕訳帳や、決算書類の損益計算書、貸借対照表、請求書や領収書が対象です。
電子帳簿保存法には三つの保存区分があり、それぞれの区分ごとに満たすべき要件があります。

電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存します。
（例）会計システムや経費精算システムで作成した帳簿や決算関係書類など

スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存します。
（例）取引先から郵送で受け取った紙の請求書や領収書などをスキャンして保存する

電子取引
電子取引に関するデータをそのまま保存することが義務付けられています。
（例）電子メールで受け取った契約書・見積書・納品書・請求書など

次に、2022年に行われた法改正の主なポイントを2つ解説いたします。

対象書類の電子保存が緩和

改正前の電子帳簿保存法では、電子データを保存するためには、事前に税務署長に申請承認をもらう必要がありました。しかし、改正によって事前承認制度が廃止されたことにより、改正後は好きなタイミングで保存等を行えます。なお、電子取引は改正にかかわらず、届出の必要はありません。

電子データ保存の義務化

電子取引を行った際の書類の保存に関して、これまでは紙に印刷して保存することが認められていました。しかし、法改正後は電子データで保存することが義務づけられています。中小企業が最も大きな影響を受けると考えられるのがこの義務化です。下記のような書類は、今後すべて電子データで保存しなければいけなくなります。

● 先方から送付された請求書、領収書
● 自社が発行した請求書、領収書

電子帳簿保存法に対応した経費精算をするためのポイント

電子取引に関するデータ保存の義務化に際して、経費精算書類を電子データのまま保存するケースと、紙の経費精算書類をスキャナ保存するケースがあります。クラウドサービスやメールなどによって経費精算書類を電子データで受領した場合や、紙の経費精算書類をスキャナ保存する場合には、電子帳簿保存法で定める真実性と可視性を確保する必要があります。
真実性と可視性について、以下の通り解説いたします。

真実性

真実性は改ざんなど、事実と違う記載をした不正を防ぐためで、証拠が必要になります。
以下の4つのうち、一つの条件を満たすことで成り立ちます。

1. タイムスタンプが付与された後、経費精算書類の授受を行う
2. 経費精算書類の授受後、速やかに（またはその業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与するとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を明確にしておく
3. 記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの履歴が残るシステムまたは記録事項の訂正・削除が行えないシステムで経費精算書類の受領および保存を行う
4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に努めるため、事務処理規程を自社で定め、規程に沿った運用を行う

可視性

可視性は、経費精算の業務を見える化することが目的です。
以下の要件を全て満たす必要があります。

1. 保存場所に、電子機器の操作マニュアルを備え付けること。画面・書面に明確な状態で速やかに印刷または表示できるようにしておくこと。
2. システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
3. A～Cの検索機能を確保すること
   　A：取引年月日、取引金額、取引先名の記録項目で検索できること
   　B：日付または金額の範囲指定でも検索できること
   　C：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により記録できること

経費精算システムに求められる機能

経費精算システムの役目は、業務効率化とデータの透明性を高くしていくことです。DX化が進むことで、管理領域も広がるため、透明性と利便性を両立させるために必要な機能を選別していく必要があります。経費精算システムに求められる機能を見ていきましょう。

タイムスタンプ機能

タイムスタンプ機能とは、刻印されている時刻以前に電子文書が存在していたことや、その時刻以降、文書が改ざんされていないことを証明するものです。保存する電子データが事実と同じものである証明をすることで真実性が高まり、保存までの時間の流れも可視化できていることになります。

撮影した領収書等をアップロードできる機能

アップロードを即時することで、真実性と可視性の条件が満たされます。手入力で領収書を改ざんする可能性もあるため、システムにアップロードする機能は重要と言えるでしょう。

保管場所の明確さ

精算書類を電子データと紙の両方で受け取った場合、どちらも保存する必要があります。電子データは電子取引の保存区分に、紙はスキャナ保存の保存区分に該当するためです。また、保管場所も明確に分かるよう求められます。電子と紙のデータをすぐに用意できない場合、整合性の確認に時間がかかるため、可視性に影響します。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの紹介

法律に対応していくならば、手作業でシステム構築すると、膨大な時間がかかるでしょう。時間と費用の面を考えても、経費精算システムの導入を検討するのがベストです。低コストで始められて、電子帳簿保存法にも対応可能な中小企業向けの経費精算システムを2つご紹介いたします。

Shachihata Cloud（シヤチハタ株式会社）

1つ目のシステムは、Shachihata Cloud（シャチハタクラウド）です。

無料トライアル期間を設けてあり、最低料金は1ユーザー110円からと、中小企業の予算規模に合わせた使い方ができます。電子帳簿保存法にも対応、DX化も同時進行でき導入実績も多数。自社に合った導入事例も見つかりやすいです。

SmartGo Staple（NTTコミュニケーションズ）

2つ目のシステムは、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo Stapleです。

月額1,000円から利用が可能。経費精算に特化して、モバイルSuicaや法人カードが一体となったサービスがあります。交通費の立替業務が大幅に削減でき、移動を伴う業務が多い企業には重宝されるシステムです。

電子帳簿保存法にも対応しており、低コストで運用できるのも利点です。

Shachihata Cloudなら電子帳簿保存法にも対応できる

本記事では、経費精算システムが電子帳簿保存法に対応するためのポイントをご紹介しました。

まとめますと、次の3点が法律に順応していくために重要です。

• 電子データ取引保存の義務化
• データ取引の真実性と可視性
• 電子データの改ざんを防ぐ仕組み

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