この記事でわかること
複数ページにわたる企業間の契約書については、製本した上で保管しているケースが多いかと思います。しかし、製本は頻繁に発生する業務ではないため、製本の仕方で迷うこともあるのではないでしょうか。この記事では契約書面の正しい製本の方法（袋とじ・紙とじ）について、イラストを用いながらご紹介します。
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契約書を製本する主な目的は、複数枚の契約書を一体の書類として扱いやすくし、押印作業の負担や改ざんのリスクを減らすことです。法律上の義務ではありませんが、高額取引や重要な契約では実務上用いられることがあります。まずは、製本によって得られる効果を確認しましょう。
契約書が複数枚になると、ページのつなぎ目ごとに契印が必要になり、枚数が多いほど押印作業に時間がかかります。数十枚にわたる契約書では、押し忘れや押印位置のずれも起こりやすくなります。
製本すれば、契印を押す場所を表紙側と裏面側など2箇所程度に減らせるため、作業時間の短縮と押印ミスの防止につながります。
契約書を製本すると、ページがひとまとまりになり、抜き取りや差し替えがしにくくなります。特に製本テープで背表紙全体を覆うと、簡単にはページを外せない状態になります。
無理にページを抜き取って改ざんしようとすれば、契約書自体が破損するため、不正を発見しやすくなります。結果として、偽造や改ざんの抑止力になります。
契約書が2枚以上にわたる場合は、製本しておくと管理しやすくなります。ページのつなぎ目ごとに契印を押す方法もありますが、枚数が増えるほど押印の手間や押し忘れのリスクが高くなります。特に、業務委託契約、売買契約、賃貸借契約など、高額取引や重要な取引に関する契約書では、製本して一体性を保つことが望ましいです。製本しておくことで、ページの差し替え防止にもつながります。
ページ数が少なく、全ページへの契印が現実的な場合は、必ずしも製本する必要はありません。たとえば、契約書が1枚の用紙で完結する場合は、ページの差し替えリスクがないため、製本しなくても問題ないケースが多いです。
また、電子契約を利用する場合は、PDFなどの電子データ上で契約を締結・保管できます。紙の契約書を束ねる必要がないため、製本や契印の作業は不要になります。
契約書の製本に必要な道具は、主に製本テープ、ステープラ、カッター、定規などです。製本テープは文具店やオフィス用品店で購入できます。テープ幅には複数の種類があるため、製本する書類の厚さに合ったものを選びましょう。製本時は、製本テープだけで契約書をまとめるのではなく、先にステープラで仮止めすると作業しやすくなります。
また、製本テープをまっすぐきれいに切るためには、カッターと定規を用意しておくと便利です。
契約書の製本では、市販の製本テープを使う方法が実務でも一般的です。粘着力が強く、紙の帯を使うよりも短時間できれいに仕上げやすいため、契約書の枚数が多い場合にも適しています。
まず、契約書の高さに合わせて製本テープをカットします。このとき、契約書の上下よりも5mm程度ずつ長めに切っておくのがポイントです。少し長めにしておくことで、後の工程で上下のはみ出し部分を内側に折り込み、きれいに仕上げられます。
次に、製本テープの剥離紙を半分だけはがし、ホチキスで仮止めした契約書の背表紙に沿って貼り付けます。剥離紙をすべて一度にはがすと、テープ同士がくっついたり曲がったりしやすいため、片面ずつ作業することがコツです。
片面をきれいに貼れたら、契約書の上下からはみ出している製本テープをカットし、内側に折り込みます。先に上下のはみ出し部分を処理しておくことで、後の工程で裏面へ折り返したときに、端が浮きにくくなります。折り込んだ部分がずれないよう、指でしっかり押さえて密着させましょう。
上下のはみ出し部分を折り込んだら、契約書を裏返し、残り半分の剥離紙をはがします。製本テープを裏面側へ折り返し、中心から外側へ向かって押さえながら密着させます。表面と裏面でテープの位置がずれていないか確認し、浮きやしわがないように仕上げれば完成です。
製本テープが手元にない場合には、紙の帯を使って製本することも可能です。契約書とは別に用意した帯状の用紙で背表紙を上下しっかりと固定して、袋とじを行います。
仮に契約書の一部を差し替えようとしたとしても、とじられている背表紙を剥がす必要があり契約書が破損するため、不正を防止することができます。
はじめに、契約書を固定するための背表紙の役割になる帯を用意します。帯は契約書よりも一回り大きいサイズで作ります。契約書のサイズがA4であれば、B4のコピー用紙を切って用いるとちょうど良いでしょう。図1のように3つ折りにし、中心のブロックは両脇のブロックよりも長くなるようにハサミなどでカットしてください。
帯を準備する手間を省きたい方は、市販の袋とじ製本テープを用いることも可能です。
契約書は後でズレないようにこの段階でホチキス留めをしておきましょう。このとき、背表紙側から3mm程度の位置で留めることがポイントです。
（図1）
図2でお示しするように、帯の「a」のエリアの裏側に糊を付け、契約書の上下の端を合わせて接着させます。このとき「b」のエリアに糊がはみ出さないように注意してください。
（図2）
図2の「a」のエリアが固定された状態となりました。続いては「a」と「b」のエリアの間で左側に折り返し、図3の状態にしてください。
（図3）
一度契約書を裏返します（図4）。はみ出た帯の部分に全て糊を付け、まずは①上下を折り返して契約書の裏面にしっかりと接着させます。最後に②残った帯の部分を契約書裏面へ折り返し、接着させて完成です。
（図4）
契約書を製本した後は、必要に応じて契印を押印します。契印とは、複数ページにわたる契約書のつなぎ目に押す印鑑のことで、ページの連続性や正当性を示し、抜き取りや差し替えを防止することが目的です。
製本テープを使って袋とじした場合は、表紙または裏表紙の製本テープと契約書本体にまたがるように押印します。なお、契印は契約書のページ同士のつながりを示すものであり、同じ契約書を複数部作成した際に各部の関連性を示す割印とは役割が異なります。
契約書をきれいに製本するには、貼り付け前の準備が重要です。まず、契約書を印刷する際は、左側に十分な余白を設けておきましょう。余白が少ないと、製本テープや契印で文字が隠れるおそれがあります。
また、製本テープは貼る前に折り目をつけておくと、背に沿ってまっすぐ貼りやすくなります。テープの幅は、契約書の厚さに合ったものを選ぶことも大切です。
契約書の製本では、ページ数や失敗時の対応、保管期間について迷うことがあります。ここでは、実務でよくある疑問に回答します。
契約書が2枚程度であれば、必ずしも製本する必要はありません。ホチキス留めしたうえで、見開きのつなぎ目に契印を押すだけでも、ページの連続性を示すことは可能です。ただし、契約金額が高額な取引や、長期保管が前提となる重要な契約では、ページ数に関わらず製本しておくと安心です。抜き取りや差し替えを防ぎやすくなり、保管時の見た目も整えられます。
製本テープは一度貼ると、きれいに剥がすのが難しいものです。無理に剥がそうとすると、契約書が破れたり、印字部分が傷んだりするおそれがあります。
貼り付け位置がずれた場合や、文字がテープで隠れてしまった場合は、契約書を再印刷して最初からやり直すのが確実です。失敗を防ぐためにも、貼り付け前に仮置きして位置を確認し、あらかじめ製本テープに折り目をつけておきましょう。
契約書の保管期間は、関連する法律によって異なります。たとえば、会社法では会計帳簿や事業に関する重要資料の保存期間として10年間、法人税法では契約書などの取引関係書類について原則7年間の保存が求められます。
実務上は、いずれの法律にも対応できるよう、契約書は原則10年間保管しておくと安心です。電子契約を利用する場合も、保存期間中に内容を確認できる状態で管理しましょう。
紙の契約書では、印刷、製本、契印、郵送、保管といった作業が発生します。一方、電子契約を活用すれば、契約書を電子データ上で締結・管理できるため、紙の契約書を製本する必要がありません。契約業務の手間を減らしたい場合は、製本方法とあわせて電子契約の活用も検討するとよいでしょう。
電子契約を導入すると、製本、郵送、印紙にかかるコストを削減できます。印刷や押印、発送の作業も不要になるため、契約締結までのリードタイムを数日から数時間へ短縮しやすくなります。また、契約書を電子データで保管できるため、検索や管理も効率化できます。電子署名やタイムスタンプを活用すれば、改ざんやなりすましの防止にもつながります。
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契約書の製本は、複数ページの契約書を一体の書類として扱い、抜き取りや差し替えを防ぐために行われます。製本テープを使う場合は、契約書の厚さに合ったテープを選び、折り目や貼り付け位置を確認してから作業することが大切です。紙の契約業務を効率化したい場合は、電子契約の活用も検討しましょう。
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