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【図解】契約書を製本する方法(袋とじ・紙とじ)、割印と契印の違いについてご紹介!

複数ページにわたる企業間の契約書については、製本した上で保管しているケースが多いかと思います。しかし、製本は頻繁に発生する業務ではないため、製本の仕方で迷うこともあるのではないでしょうか。この記事では契約書面の正しい製本の方法(袋とじ・紙とじ)について、イラストを用いながらご紹介します。

契約書を製本する目的

はじめに、契約書を製本する目的についてお伝えしたいと思います。実は製本の必要性は法律などで定められているわけではありません。決まりはないものの、企業間の高額な取引やその他重要な取引を行う場合の契約書においては、改ざんや偽造のリスクを低減させることを目的として製本することが慣例となっています。

また、契約書が複数枚にわたる場合、一枚一枚に契印を押していくのは効率が悪く、作業ミスにより押し忘れが発生する可能性もあります。製本すれば一つのまとまりになるので契印を押す数を減らすことができます。

製本したほうが良い場合

製本したほうが良いか否かは、製本することで契印を押す箇所が減るかどうかが判断基準となります。法律で定められた決まりではないので、単純に製本することで契約書の相手方に手間取らせずに済むのであれば、製本したほうが良いでしょう。また、製本しておいたほうがきちんとしている印象になる効果もあります。

製本(袋とじ・紙とじ)の方法

それでは、製本の具体的な方法をご説明します。
袋とじは、契約書とは別に用意した帯状の用紙(または製本テープ)で背表紙を上下しっかりと固定する製本の方法です。仮に契約書の一部を差し替えようとしたとしても、とじられている背表紙を剥がす必要があり契約書が破損するため、不正を防止することができます。

1. 帯の準備

はじめに、契約書を固定するための背表紙の役割になる帯を用意します。帯は契約書よりも一回り大きいサイズで作ります。契約書のサイズがA4であれば、B4のコピー用紙を切って用いるとちょうど良いでしょう。図1のように3つ折りにし、中心のブロックは両脇のブロックよりも長くなるようにハサミなどでカットしてください。
帯を準備する手間を省きたい方は、市販の袋とじ製本テープを用いることも可能です。

契約書は後でズレないようにこの段階でホチキス留めをしておきましょう。このとき、背表紙側から3mm程度の位置で留めることがポイントです。

(図1)

2. 帯を糊付けし、ホチキスに被せて貼付

図2でお示しするように、帯の「a」のエリアの裏側に糊を付け、契約書の上下の端を合わせて接着させます。このとき「b」のエリアに糊がはみ出さないように注意してください。

(図2)

3. 帯を左側へ折り込む

図2の「a」のエリアが固定された状態となりました。続いては「a」と「b」のエリアの間で左側に折り返し、図3の状態にしてください。

(図3)

4. 帯を契約書の裏面に貼り付ける

一度契約書を裏返します(図4)。はみ出た帯の部分にすべて糊を付け、まずは①上下を折り返して契約書の裏面にしっかりと接着させます。最後に②残った帯の部分を契約書裏面へ折り返し、接着させて完成です。

(図4)

契印を押す場所

製本の方法をお伝えしたところで、次に契約書に押す「契印」の場所について解説します。

契印とは?割印との違い

まずは簡単に契印(けいいん)とは何かについてご説明します。契印とは、契約書の改ざん防止を図り、2枚以上にわたる契約書のつなぎ目に、その繋がりが正当なものであるという証拠を残すために押す印鑑のことをいいます。契約書の抜き取りや差し替えを防止することを目的としています。

契印は割印(わりいん)と混同されがちですが、両者は異なる役割を有しています。
契印は前述の通り、契約書が複数ページにわたった際に、ページの連続性を示す目的で押され、書類が抜き取られたり差し替えられたりするのを防ぐ働きがあります。
一方で割印については、契約書の原本と写しなど、同じ内容の契約書を2部以上作成した場合、いずれにも関連があること・整合性が取れていることを示すもので、片方の文書の改ざんや不正コピーを防ぐ働きを持っています。

契印は袋部分と契約書面にかかるように

契印は袋(帯)の部分と契約書面にかかるように押します。具体的な場所については実は明確な定めがなく、一般的には表面のみか、裏面のみか、表面と裏面の両方の3パターンとなっています。契約書の「甲」の立場の印が上、「乙」の立場の印が下になります(図5)。

袋とじをしておらず、ホチキス留めしただけの契約書の場合は、見開きのつなぎ目部分に契印を押します。甲乙の上下の位置は袋とじの場合と同様です。

(図5)

より効率性を向上させるなら電子決裁の活用を

前述の通り、契約書の製本は法律で義務付けられているわけではないものの、改ざん防止を目的として慣例的に行われているものとなっています。その製本の方法(袋とじ・紙とじ)について解説してきましたが、契約書を印刷して、帯を用意し、糊付けし…といった一連の工程を振り返ると、忙しい日常においては意外に手間がかかると感じる方も少なくないでしょう。

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契約書の安全性に配慮した対応を

以上述べたように、契約書は改ざん・無断の差し替えなどが発生するリスクを回避するために、袋とじの形で製本が行われています。また袋とじをする際には市販の製本テープを用いることも可能です。手順がわからなくなった際には本記事を参考にしていただければと思います。
加えて、近年は改ざんやなりすましの防止機能を持ったクラウドサービスを活用する事例も増えつつあります。このようなシステムを活用することで業務効率化に繋がるため、契約書や社内回覧に課題を感じている場合には、導入を検討してみてはいかがでしょうか。