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コラム

ドキュサインのご紹介 電子契約をクラウド上で実現

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

ドキュサインは世界で最も利用されている電子署名サービスです。企業間取引において、契約の合意・締結プロセスをすべてオンライン上で行い、契約に関わる一連の手続きをスムーズに実行できます。本記事ではドキュサインの特徴やセキュリティ面、仕組み、また利用するメリット・デメリットについてご紹介します。導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

ドキュサインとは

ドキュサインとは、世界で最も利用されている、グローバルスタンダードな電子署名サービスです。日本においてはまだ契約書を紙書類として印刷・製本・押印し、その後郵送でやり取りするのが慣習となっている企業が多くありますが、電子署名を用いて電子契約を締結すれば、一連のやり取りにかかる時間を大きく短縮し、効率化することができます。

昨今の新型コロナウイルス感染拡大で在宅勤務が推奨されることになったこともあり、押印のために出社が必要な事態を回避すべく、政府としても極力電子契約へ移行させるよう働きかけており、これまで以上にドキュサインのような電子署名サービスが注目されています。

ドキュサインの商品詳細について詳しく知りたい方はこちら

ドキュサインの特徴

ドキュサインは、販売契約、雇用契約、秘密保持契約(NDA)などの契約締結において、双方の押印、送受信、保管までをすべてクラウド上で行うことができるサービスです。従来の企業間の契約締結において必要とされていた、手書きによる署名や押印を、電子的に簡単に行うことができる特徴があります。

業務のスピードアップ、リモートワークの実現に役立ち、印刷の用紙代や収入印紙代、保管スペースの費用、送付に関わる人件費など、あらゆるコストの削減にも繋がります。一度締結した契約書面を後で確認したくなった場合にも、倉庫や棚のファイルから探し出すことなく、検索により簡単に見つけられるようになり、利便性が向上します。

ドキュサインのセキュリティ

ドキュサインのクラウドは、高度なセキュリティ基準を満たした堅牢なデータセンターで運用されており、各種業界認定*を取得しています。常に計画停止なしでオンラインアップデートが行われ、24時間365日ビジネスが停止することもありません。金融機関と同等レベルの暗号鍵・公開鍵基盤(PKI)が使用され、契約書と個人情報が強固に保護され、気密性の高いやり取りが可能となっています。

*ISO 27001:2013、SOC1タイプ2、SOC2タイプ2、PCI DSS、CSA STARプログラムなど

ドキュサインのメリット

電子署名サービスにもいくつか種類がありますが、中でもドキュサインを利用するメリットについて3つご紹介します。

世界的に大きなシェアがある安心感

ドキュサインを利用する最大のメリットは、世界的に大きなシェアを占めている安心感といえるでしょう。最も厳しいセキュリティ業界標準を満たし、強力な暗号化技術を用いていることから、安全性は抜群です。 導入実績は世界180ヶ国、30万社以上を誇り、ユーザー数は2億人を超えます。他業界よりも高度なセキュリティを要する銀行・保険業からの信頼も厚く、世界の銀行業トップ15行のうち14行、保険会社のトップ15社のうち13社へ導入されている状況です。

(表1)ドキュサインの導入実績

スマホ・タブレットでも契約可能

ドキュサインはクラウド型のサービスであり、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末など、あらゆるデバイスのウェブブラウザ上で利用可能です。ドキュサインであれば押印、承認、合意などあらゆる契約締結に至るまでのステップと、その後の書類管理まで、場所を選ばずに実行できるようになります。封筒や送付状を準備して郵送する手間は必要ありません。

これまでの紙書類による管理では、承認者が出張などで席にいないと業務が滞ってしまいましたが、ドキュサインを利用することでそのような心配はなくなり、契約締結にかかる時間を大幅に短縮することができます。

各種サービスと外部連携が可能

ドキュサインは多数のクラウドサービスと連携可能となっています。契約書の締結が完了したら、Boxなどのクラウドストレージに自動保存し管理することも可能です。

(表2)ドキュサインと連携可能なサービスの例

・Salesforce
・Box
・Dropbox
・Google Drive
・Microsoft OneDrive

また、シヤチハタとの提携により、現在利用中の印鑑を電子化して、オンライン上で押印できる仕組みも提供されています。ドキュサインと合わせてパソコン決裁Cloudというクラウドサービスを活用することで、契約書の社内回覧と電子印鑑の捺印ができるようになります。運用を変えることなく電子化できることは、嬉しい仕組みといえるでしょう。

ドキュサインのデメリット

一方、ドキュサインを利用するデメリットについても確認しておきたいと思います。

取引相手の承諾が必要となる

契約の締結は当然ながら相手があって成立するものであり、取引先によっては電子取引を受け入れてもらえない可能性が発生します。特に日本においては、紙による契約がスタンダードな企業がまだ多いのが現状です。そのため、相手先における電子取引の採用も同時に必要になります。

送付可能な契約書数に上限がある

企業向けのビジネスプロプランまたはエンタープライズプランの場合、年間100通までの契約書送信数に上限が設けられており、それを超える場合には別料金が発生します。年間で平均して何件程度の契約書の作成が発生するのかは把握しておくと安心です。

ドキュサインの仕組み

ドキュサインは日本国内においても法的に有効性がある「立会人型」の電子署名サービスとなっています。ドキュサインを使って電子契約を結ぶ場合、次のようなフローとなります。

(1)ドキュサインの管理画面へログイン
(2)契約書面をアップロード
(3)契約書の送付先メールアドレスや署名(押印)など必要事項を入力
(4)送信ボタンを押下
(5)受取人側でメール内URLをクリック
(6)必要事項を記入し署名(押印)

双方の取引の記録は、証拠としてドキュサインが第三者的に保証する仕組みであり、契約書の改ざんやバックデートなどを防ぎます。

電子署名の仕組みやメリットについて詳しく知りたい方はこちら

ドキュサインはグローバル展開する企業におすすめ

ドキュサインはグローバルスタンダードなサービスであり、本記事でご紹介したような特徴を踏まえると、海外企業との取引の多い企業に特におすすめの電子署名サービスとなります。ユーザー数次第ではコストがかかることになるため、具体的な料金プランや活用方法については、お問い合わせください。