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コラム

電子印(デジタルハンコ)とは?メリット・デメリット・法的効力などの基礎知識

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

紙書類をなるべく減らすペーパーレス化が進んでいる今の時代、電子文書にそのままインターネット上で捺印できる電子印(デジタルハンコ)が注目を集めています。本記事では、電子印とはどのようなものなのか、作成方法やセキュリティ・法的な効力・メリット・デメリットなどについてご紹介します。

電子印(デジタルハンコ)とは

電子印とは

電子印(デジタルハンコ)とは、日本で昔から行われてきている「紙に捺印する」という行為を電子化し、電子文書に捺印できる「ネットワーク経由で使える印鑑」です。電子印があれば、PDFやExcel・Wordなどで作成したパソコン上の文書に画面上で押印できます。

▼電子印鑑をPDF形式で作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

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▼Word(ワード)で電子印鑑を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

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▼Excel(エクセル)で電子印鑑を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

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電子印が普及している背景は「職場のDX推進」

電子印は近年様々な場所で普及しつつあります。その主な理由は、「職場のDX(デジタルトランスフォーメーション)推進」の動きが活発化していることです。DXとは、企業がデジタル技術やデータを活用することで商品・サービスやビジネスモデルを変革し、競合優位性を確立することをいいます。

DXを推進していく過程において、職場のペーパーレス化やリモートワークなどへの対応は欠かせません。電子印はDX推進においても役立つ仕組みです。

▼DXの意味と国内の現状について詳しく知りたい方はこちら

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ペーパーレス化の促進

以前は、パソコンで作成した稟議書や申請書などの電子文書を紙に印刷し、そこに捺印するのが一般的でした。しかし近年では、紙書類を電子化する動きが広まってきています。電子印を活用すれば、業務効率を大幅にアップさせることができます。

▼ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら

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パソコンやタブレット・スマホの普及

電子印を使うと、パソコンのみならず、タブレット・スマホなど様々なデバイスから電子文書へアクセスできるようになります。近年では社用スマホとノートパソコン、それに加え私用のスマホにパソコンといった具合に、1人1台以上のデジタルデバイスの所有も珍しくありません。また、紙を使わずデジタルデバイス上で仕事を完結させるケースも増えています。ペーパーレス化・電子印は時代にマッチした新たなスタンダードといえるでしょう。

リモートワーク・フレックスタイムワークの増加

働き方改革により、オフィスではなく自宅で仕事をしたり、変則的な時間で勤務したりする人が増えています。そのため、対面で手渡しや捺印が必要な紙書類は、職場によっては扱いづらくなってきています。その点、「電子文書×電子印」は、場所や時間を選ばずにやり取りが可能です。現代の働き方にマッチした方法であることも、電子印が普及している一因だといえます。

▼リモートワークに必要なものについて詳しく知りたい方はこちら

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官公庁手続きの電子化傾向

近年では、官公庁の手続きの電子化が本格化しつつあります。2020年度分からは法人税の電子申告が義務化される予定で、一定規模以上の企業はオンラインで税申告が必要になります。このような動きとともに、今後増々電子印を活用する気運が高まりつつあります。

電子印の種類~実印・認印から代表者印・社印(角印)・スタンプまで~

電子印も一般的な印鑑と同様いくつか種類があるため、ビジネスで利用する際には目的に合った電子印を用いることが必要です。まずは、主な印鑑の種類をご説明します。

一般的な印鑑の種類

個人が使う印鑑

①実印

住民登録のある地方自治体に登録している「実印」です。簡単にいえば、公的に認められた印鑑のことを指します。実印は、自分の財産や権利を守るためのとても重要な印鑑です。認印に比べて効力が高く、土地売買の取引や住宅の購入といった重要な場面でも使用できます。

②銀行印

銀行など金融機関に口座を開設するときに使用する印鑑です。「銀行印」という名称の印鑑があるわけではなく、金融機関で登録したものがすなわち銀行印になります。

③認印

一般的な書類に対して本人が確認を行った旨を示すための「認印」です。本人の名前で作成さえされていれば 、文房具店や100円ショップなどで購入したものでも使用できます。

④シヤチハタ

インク内蔵型のスタンプタイプのゴム印は「シヤチハタ」と呼ばれています。朱肉不要なためとても簡単に押すことができますが、量産型の既製品のためセキュリティは十分でなく、公的手続きには使えません。荷物の受け取りなどに利用します。

▼実印・銀行印・認印について詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑の効力について詳しく知りたい方は

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会社で使われる印鑑

①代表者印(会社実印・丸印)

代表者印は、会社の設立登記時に法務局で登録するものです。会社の代表者としての役割を果たす印鑑といえます。契約の締結時などに使用され、非常に重要な役割と効力をもちます。一般的には直径18mmの丸印で、会社名を外側の円の中に、役職名を内側の円の中に入れます。

②会社銀行印

金融機関に会社の口座を開設するときに登録する印鑑です。一般的には、代表者印と区別がつきやすいよう一回り小さい丸印で、外側の円の中に会社名、内側の円の中に「銀行之印」などの文字を入れます。

③角印(社印)

角印は、いわば個人印鑑でいうところの認印のようなものです。主に注文書や請求書などの文書や稟議書・社内文書に使用されます。

ビジネスでよく用いられる印鑑には、代表者印・会社員(角印)・役職印・銀行印・個人印・日付スタンプ・承認印・領収印などがあります。これらはすべて電子印として作成可能です。

▼実印・銀行印・認印を使うシーンについて詳しく知りたい方はこちら

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実際の印鑑とのワークフローの違い

ここで、実際の印鑑と電子印の場合のワークフローの違いを考えてみましょう。

実際の印鑑の場合、まずは社内の稟議書などの紙書類を作成し、プリントアウトします。作成担当者が担当者印を押印したら、上司へ回覧。上司の承認が下りたら、最終決裁者の押印をもらいます。最後に担当者の元に戻ってきて、問題なければ製本し、キャビネットなどで保存することとなります。対外的な書類であれば契約の相手方に郵送します。

このように紙書類を扱う場合は非常に手間と時間がかかり、承認者が不在の場合にはワークフローが滞り、また途中で不備が見つかれば最初からやり直しになってしまいます。

一方、電子印を活用した場合は、これら一連のやり取りをすべてインターネット上で完結させることができます。承認者が外出中でも、外出先からスマホで電子文書に押印し、その送受信もインターネット上で実施できます。印刷の手間、承認に要する時間を大きく削減できるのです。

電子印に適した印とは?

電子印に適した印鑑

電子印に適している印鑑は、認印や日付印、役職印、角印などです。近年ではビジネスにおいても個人の生活においても電子書類が用いられる機会が増えています。実物の印鑑とは別に、認印や角印を電子印として準備しておくと便利です。

電子印に適したフォント

電子印に用いるフォントとしては、可読性の高い順に、楷書体・古印体(こいんたい)・行書体・隷書体(れいしょたい)、てん書体などが挙げられます。

有料サービスを用いるとこのようなフォントから電子印を作成できることが一般的ですが、そうでない場合は予めパソコンにインストールされているフォントの中から選ばざるを得ないため、あまり選択肢がない可能性があります。

▼電子印鑑におすすめのフォントについて詳しく知りたい方はこちら

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電子印の入手方法

電子印を作成する方法は、大きく分けて以下の3通りです。

①WordやExcel・PowerPointなどのOfficeツールを使う方法(無料)

手軽なのは、パソコンに入っているOfficeツールのWordやExcel・PowerPointで作成する方法です。使いたい文字(名字や「承認」など)を入力し、図形ツールの円や四角で囲うだけです。画像として保存しておけば、印鑑として利用できます。

②紙に押した実物の印鑑の印影をスキャンして読み込む方法(無料)

手元にある印鑑の印影を電子印にする方法もあります。印影をスキャンし、その画像データをパソコンに読み込みます。Officeツールでパソコンのフォントから作るのに比べて、オリジナリティの高い電子印が作れます。

③有料の電子印サービスを利用する方法

電子印を作成して押印・回覧ができる有料サービスもあります。サービスによって内容に違いはありますが、「いつだれが何に印鑑を押したか」の履歴が残るなどセキュリティ対策がしっかり行われています。

電子印の効力

電子印鑑として効力があるのは、「③有料の電子印サービスを利用する方法」で作られたものです。シリアル番号付きのオーダーメイドなので、複製できない世界にひとつだけの印鑑です。電子書類にいつ捺印したかなど、操作に関わる情報も取得可能です。こういった工夫がされた電子印には証拠能力があり、正式書類や公文書に捺印できる印鑑として使用できます。

入手方法別・電子印のメリット・デメリットとは

次に、電子印をWordやExcelなどを用いて作成する場合、印影をスキャンして作成する場合、そして有料ツールを用いた場合の特徴とメリット・デメリットをご紹介します。

無料ツールを使用した電子印の特徴

WordやExcelなどといったツールで電子印を無料で作成する場合、誰でも簡単に作成でき、手軽に利用できることがメリットです。

しかし、ツール内のフォントは誰でも使用できるため、誰でも同じものを作れてしまいます。そのため、このようなツールで作成した電子印では、本人であることの証明力が乏しくなります。

特に、印影の画像を複製する場合には注意が必要です。画像データから印鑑本体を複製されて不正利用されるリスクがあり、セキュリティ面に大きなデメリットがあります。

有料ツールを使用した電子印の特徴

有料の電子印サービスを用いる場合のメリットは、セキュリティレベルの高さです。パソコンのログイン情報と結びつけた個人認証機能がついていたり、印影データに持ち主の識別情報や押した時間の記録情報が付与されていたりします。

利用料はかかりますが、ビジネスシーンでの利用を考えると、偽造や不正使用などの悪用を防止する機能がついたサービスを利用するのが賢明です。

電子印のセキュリティについて

前項で取り上げた、「①WordやExcel・PowerPointなどのOfficeツールを使う方法」は簡単ではありますが、誰でも同じものを作れてしまうという問題があります。また、「②紙に押した実物の印鑑の印影をスキャンして読み込む方法」には、画像データから印鑑を偽造・不正使用される可能性があります。そのため、これらはビジネスシーンや公的な文書には使用できません。

その点、「③デジタルハンコサービスを利用する方法」は、パソコンのログイン情報と結びつけた個人認証機能がついていたり、印影データに持ち主の識別情報や押した時間の記録情報が付与されていたりするので、セキュリティ面で信頼がおけます。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

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電子印のメリットとデメリット

電子印のメリット

パソコン上で捺印・承認!決裁フローがスムーズになる

電子印があると、パソコン上で決裁フローを完結することが可能です。書類を紙に印刷しなくても、パソコン上で電子文書に目を通し捺印、そのまま次の人にメールや共有フォルダ上で書類を回覧できます。そのため、決裁フローが圧倒的にスムーズになります。

コストの削減になる

電子文書×電子印を用いれば、紙に印刷する必要がなくなるため、印刷にかかるコストが大幅に削減できます。インク代や紙代だけでなく印紙代も不要になります。

▼コスト削減について詳しく知りたい方はこちら

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書類管理がラクになる

紙の書類を保存・管理するのは大変です。過去の書類を見返したいときにすぐに欲しい書類が見つけられるよう、常日頃から膨大な書類を整理しておく必要があります。その点、電子書類×電子印であれば、書類はすべてネットワーク上に保存可能。検索は容易になり、さらに物理的な保存スペースも取りません。

これらのメリットによって、決裁作業やデータ管理作業のために使う時間が短縮され、社員が新しい仕事に割く時間をつくれるようになります。その結果、事業活動全体が円滑に回るようになるでしょう。また、近年増えているリモートワークやフレックスタイムワークにも対応しやすくなり、より多くの人が働きやすい職場環境整備を進められます。

電子印のデメリット

なりすまし・不正使用……セキュリティ面の不安

電子印に関して懸念されるのは、セキュリティ面です。電子印の場合、「本人が目の前で印鑑を押す」わけではないので、なりすましや不正使用が心配されます。「いつでも・どこでも捺印ができる」というメリットがある一方、いつ誰が押したかを把握するのが難しいのです。

しかし、このような不安はセキュリティ対策が万全な電子印サービスを利用することで回避できます。ログイン情報による本人確認や、印影への識別情報により、いつ誰が捺印したか履歴が残るため、なりすましや不正使用を対策できます。

導入コストがかかることがある

上記のようなセキュリティ対策がしっかりした電子印を取り入れるには費用がかかります。サービスによって費用は様々ですが、システムを導入する費用がかかったり、月額使用料がかかったりします。
ただし、中には手頃な価格で導入できるサービスもあり、ペーパーレス化によるコスト減・作業効率のアップなど、電子印を導入した場合の費用対効果を考えると決して高いとは言えないのではないでしょうか。

取引先の同意が必要

電子印は電子書類の普及とともに急速に広まりつつありますが、それでもいまだ電子印を採用していない企業は少なくはありません。契約書を交わす取引先が電子化に理解がなければ、従来通り紙書類に実物の印鑑を捺印する作業が必要です。後々でトラブルにならないよう、契約前に取引先の同意を取るのを忘れないようにしましょう。

おすすめはシヤチハタの電子印鑑サービスShachihata Cloud

電子印を利用するのであればセキュリティが万全で印鑑としての効力が高いものを選ぶのをおすすめします。

シヤチハタの電子印鑑サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」では、ベーシックな個人の認印、見積もり書や請求書に最適な角印、日付印などを作成できます。使用時にはユーザー認証を行うことによって不正使用を防止することができます。

今後ますます使用する機会が増えると予想される電子印。ビジネスシーンではもちろん、プライベートでもひとつ持っておくと便利です。ぜひ実績と信頼のあるShachihata Cloudを利用してみてはいかがでしょうか。

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