この記事でわかること
中小企業では、紙やExcelによる経費精算を長年続けているケースが多く見られます。
「入力ミスが減らない」「承認が止まってしまう」「担当者の業務負担が重すぎる」といった課題は、経費精算システムの導入で劇的に改善することが可能です。
本記事では、中小企業が経費精算システムを導入する必要性や費用の目安、導入する流れ、システム選定時のポイントまでを徹底解説。自社に最適なシステムを選び、バックオフィス業務を効率化するためのガイドとしてご活用ください。
経費精算システムとは、交通費や出張旅費、立替経費などの申請から承認、精算までの一連の業務をオンラインで管理できるツールです。紙の申請書やExcelでの運用では、入力ミスや計算間違い、承認漏れなどが発生しやすく、確認作業にも時間がかかります。
このような課題に対し、経費精算システムの導入は非常に有効な解決策となります。
例えば、自動計算や入力補助機能により申請者の入力ミスを防ぎやすくなるでしょう。また、あらかじめ設定した社内ルールに沿って申請内容をチェックできるため、規程違反の防止にも役立ちます。中小企業においても、経費精算業務の効率化と内部統制の強化を同時に進められる点が大きな特徴です。
中小企業では、紙やExcelによる経費精算が長年続いているケースも多く、「業務が回っているから問題ない」と感じている担当者も少なくありません。しかし実際には、少人数体制ならではの属人化や確認作業の負担や書類管理の非効率などの課題が発生するケースが多いです。
さらに業務効率の低下だけでなく、内部統制や将来の業務継続にも影響を及ぼす可能性があります。ここでは、中小企業でよく見られる経費精算の代表的な2つの課題について整理します。
中小企業では、経費精算を専任で担当する人員を配置することが難しく、総務や人事担当者、場合によっては経営者自身が経理業務を兼務しているケースも多く見られます。その結果、「その人にしか分からない運用ルール」が生まれやすく、担当者が不在のときや退職した場合に業務が止まってしまうリスクがあります。
また、少人数体制の企業ほど、本来は売上や改善につながる業務に時間を使うべきですが、数字のチェックや差し戻し対応などの確認作業に多くの時間を取られてしまう点も大きな課題です。
紙による経費精算では、過去の申請内容を確認する際に段ボールやファイルから書類を探す必要があり、監査や税務調査への対応に多くの時間がかかります。また、紙の書類は紛失やインクの劣化による文字の消失といったリスクも考えられるでしょう。
さらに、後から内容を書き換えられる可能性や、正しい承認ルートを通ったかどうかの確認が難しい場合もあり、管理の透明性という点でも課題が残りやすい運用方法です。
前述した通り、中小企業では経費精算の担当者が他の業務を兼任していることが多く、確認作業や差し戻し対応などの負担が大きくなりがちです。このような課題を解決するのが経費精算システムです。
入力内容の自動計算やルールチェック機能により人的ミスを減らせるほか、申請から承認までの流れをシステム上で可視化できるため、承認者の対応遅れによる精算停滞も防ぎやすくなります。
中小企業では人数が少ないため従来の方法でも運用は可能ですが、業務効率や将来の体制づくりを考えると、システム導入による改善効果は大きく、取り入れる価値はあるといえるでしょう。
中小企業向けの経費精算システムは、クラウド型を中心に比較的導入しやすい価格帯のサービスが多く提供されています。一般的な目安として、初期費用は無料から数万円程度に設定されているケースが多く、導入時の負担を抑えやすいです。月額費用は1ユーザーあたり数百円から1,000円程度が相場で、利用人数に応じて費用が決まることが一般的です。また、基本料金とは別にオプション機能の利用料が発生する場合もあるため、自社に必要な機能を整理したうえで検討することが重要です。
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経費精算システムは、事前に導入の進め方を整理しておくことでスムーズに定着します。特に中小企業では少人数体制のため、段階的に導入を進めることが重要です。ここでは、失敗を防ぎながら経費精算システムを導入するための基本的な流れを4つのステップに分けて紹介します。
まずは現在の経費精算業務の流れを整理し、「領収書の紛失が多い」「承認ルートが複雑で時間がかかる」など、自社の課題を明確にすることが重要です。
そのうえで、電子帳簿保存法への対応や交通系ICカード連携、法人カード連携など、中小企業にとって必要性の高い機能を優先的に整理します。必要な機能を見極めることで、過剰な機能によるコスト増を防ぎながら、自社に合ったシステム選定が進めやすくなります。
多くの経費精算システムは、無料トライアル期間が用意されているため、実際の操作感を確認することが大切です。特にITツールに慣れていない従業員でも直感的に操作できるか、入力項目が多すぎないかといった点を事前にチェックしておくと導入後の混乱を防ぎやすくなるでしょう。
現場の担当者が無理なく使える仕組みを選ぶことが、社内での定着率を高めるための大切なポイントになります。
システム導入のタイミングは、社内の経費精算ルールを見直す良い機会でもあります。例えば、領収書の提出期限や承認ルートを整理し、より分かりやすい運用に改善することで業務効率が高まります。
また、なぜシステムを導入するのかという目的を共有するとともに、操作方法をまとめたマニュアルを配布することで、従業員の理解と協力を得やすくなるでしょう。
本格運用を始める際は、まず特定の部署から段階的に導入し、問題がないことを確認したうえで全社へ展開していくと安心です。さらに、仕訳データを出力して会計ソフトへ取り込む仕組みを整えることで、転記作業の手間を減らすことが可能です。
手入力による作業を減らしデータ連携を活用することで、経理業務全体の自動化と効率化につながります。
経費精算システムは多くのサービスが提供されているため、自社に合ったものを選ぶことが重要です。特に中小企業では、コストや使いやすさ、既存業務との相性を確認しながら選定することで、導入後の定着率が大きく変わります。ここでは、中小企業が経費精算システムを選ぶ際に押さえておきたい主なポイントを紹介します。
経費精算システムを選ぶ際は、月額料金だけでなく初期費用やオプション費用を含めた総額で比較しましょう。特に少人数で利用する中小企業では、1ユーザー単価だけでなく全体費用のバランスを見ることが重要です。また、価格の安さだけで判断すると、必要な機能が不足する場合もあるため注意が必要です。機能と費用のバランスを確認しながら、自社に合ったサービスを選びましょう。
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2つ目のポイントは、自社が必要とする機能を明確にすることです。自社がどこまでの機能を必要として何を効率化したいのかを明確にしていけば、投資リスクを最小限に抑え、効率化も実現できる期待がもてます。次のような点をシステム化するのか、または人力で解消していくのかを見ると良いでしょう。
捺印のフローは、電子化できると大幅な効率化が実現できる可能性が高いです。記帳した帳簿の管理も電子化できれば、ペーパーレスも実現できます。ペーパーレスは効率化の観点ではメリットになりますが、逆に業務に支障をきたすことになるとしたら、採用は避けたほうがよいでしょう。
経費精算システムは、外出先から申請や承認、領収書の撮影ができるかどうかも重要なポイントです。専用アプリの有無やスマートフォン画面での操作のしやすさを確認しておきましょう。営業職や現場担当者が多い企業では、移動中でも手続きが完結できる仕組みが業務効率の向上につながります。
既存の会計ソフトと連携できるかどうかも大切です。仕訳データの連携やCSV出力、振込データの作成に対応していれば、二重入力の手間を減らすことができます。連携先の数だけで判断するのではなく、自社の実務フローに合った連携方法かどうかも確認しておきましょう。
経費精算システムは導入後に運用が定着するかどうかが重要です。初期設定の支援が受けられるか、問い合わせ窓口が用意されているか、運用開始後のフォローがあるかといったサポート体制を事前に確認しておく必要があります。
特にIT専任の担当者がいない中小企業では、操作方法の質問や設定変更にすぐ対応できる支援体制があると安心です。また、マニュアルの提供だけでなく、導入後の活用方法まで相談できる体制が整っているサービスを選ぶことで、社内への定着が進みやすくなり、導入効果を最大限に引き出すことにつながります。
経費精算システムは多くの種類があり、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。特に中小企業では、コストと機能のバランスや操作のしやすさ、既存業務との連携性を意識して選定することで導入効果が高まります。ここでは、中小企業でも導入しやすく実績のあるおすすめの経費精算システムを4つ紹介します。
上記の点から4つのシステムを厳選しました。さっそく見ていきましょう。
中小企業におすすめな経費精算システム1つ目は、Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）です。無料トライアル期間があり、自社がシステム化するべき箇所を無料期間で見極められます。
電子帳簿保存法にも対応した機能もあり、DX化への対応も備えた費用対効果が見えやすい特徴があります。導入数は110万件を超えており、継続率は97％と高い実績を誇ります。Shachiata Cloud 経費申請は1人あたりの最低利用料が110円（税抜）からと低コスト。予算規模に合わせた使い方ができるため、中小企業におすすめの経費精算システムです。
マネーフォワード クラウド経費は、小規模から中堅企業まで幅広く利用されているクラウド型の経費精算システムです。交通費精算や領収書の電子保存、承認ワークフローなどの基本機能に加え、法人カードや交通系ICカードとの連携にも対応しています。
また、同社の会計ソフトや給与システムなどと連携できるため、バックオフィス業務全体の効率化を進めやすい点も特徴です。料金はプランによって異なりますが、無料トライアルが用意されているため、導入前に操作性や機能を確認したうえで検討できます。
ジンジャー経費は、1ユーザー月額550円から利用可能。勤怠管理や人事管理、給与計算など多くのサービスと連携できます。
専属スタッフがサポートをしてくれるオプションもあるため、初めてシステムを導入する中小企業でも利用しやすいのが特徴です。無料トライアル期間もありますので、試してから正式な導入を検討してみましょう。
ジョブカン経費精算は10,000社以上の導入実績があります。初期費用も不要で月額1人400円から始められるシステムです。ワークフローの機能も別途あり、幅広い業務の対応力があります。
無料トライアルもありますので、すぐに使ってみることが可能です。
Shachihata Cloudは、少人数でも導入しやすい料金体系と分かりやすい操作画面が特徴の経費精算システムです。申請から承認までの流れをオンラインで管理できるほか、会計ソフトとの連携にも対応しており転記作業の負担を軽減できます。さらに電子帳簿保存法にも対応しているため、法令対応を進めながら業務効率化を実現したい中小企業に適したサービスです。
経費精算業務の効率化と法令対応を同時に進めたい方は、Shachihata Cloud経費申請をご確認ください。
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