Shachihata Cloud DXコラム 低コストで業務効率化!無料で導入できる経費精算システムの選び方とメリット・デメリット
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低コストで業務効率化!無料で導入できる経費精算システムの選び方とメリット・デメリット

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効率化
業務改善
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業にとって重要な業務の1つである経費精算の業務を効率化するため、経費精算システムの導入を検討している企業は少なくありません。

経費精算システムには無料で導入できるものから有料のものまで幅広くあり、どのシステムを選定するべきか迷ってしまうことも。

本記事では、低コストで導入できる無料の経費精算システムについて、選び方やメリット・デメリットについて解説いたします。

無料で使える経費精算システムの種類

無料で使える経費精算システムは大きく下記の2種類です。

  • 完全無料で利用可能なタイプ
  • 無料トライアルで期間や機能に制限があるタイプ

それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて選定する必要があります。

2024年には電子帳簿保存法も義務化されるため、将来を見越したシステム選びが重要です。

無料で使えるおすすめの経費精算システム5選

無料で使えるおすすめの経費精算システムを5つ紹介いたします。

  • Shachihata Cloud
  • ビズトラ
  • ジョブカン経費精算
  • 経費BANK
  • ジンジャー経費

完全無料で利用できるものと無料トライアルがあるため、利用前に必ず確認するようにしましょう。

Shachihata Cloudーオフィスツールを一元化

電子印鑑サービスNo1のShachihata Cloudの追加オプション「経費申請」で経費精算システムが利用できます。

Shachihata Cloudの特徴

  • 経費申請オプションは無料トライアル可能
  • グループウェアまでオフィスツールをまるごと一元化
  • 自動仕訳、会計システムとの連携も可能
  • スマホアプリにネイティブ対応
  • Shachihata Cloud月額110円(税込)~+経費精算オプション月額110円(税込)~

ビズトラ

ビズトラは完全無料で使える経費精算システムで、追加費用や機能制限は一切ありません。

ビズトラの特徴

  • シンプル操作
  • 利用ユーザー数無制限
  • カスタマイズは不可
  • サポート無し、マニュアル完備

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、「ITトレンドランキング2022 No.1」を獲得した経費精算システムです。

ジョブカン経費精算の特徴

  • 30日間の無料トライアル、機能制限一切なし
  • トライアル終了後は初期費用0円、月額費用400円(税抜)~
  • シンプルで使いやすい操作画面
  • 他ジョブカンシリーズと連携可能、同時利用で割引も
  • 電子帳簿保存法にも対応

経費BANK

経費BANKは、金融業などを手掛けるSBIグループの1つ、SBIビジネスソリューション株式会社が運営する経費精算システムです。

経費BANKの特徴

  • 1ヶ月間の無料トライアル
  • トライアル終了後は初期費用0円、月額費用1,500円(税抜)~
  • サポートが手厚いメール、電話、Zoom、訪問と全て無料で何回でも利用可能
  • 電子帳簿保存法にも対応

ジンジャー経費

ジンジャー経費は、ゼネラルリサーチ社によるアンケートで「もっとも使いたいと思うバックオフィスクラウドNO.1」を獲得した経費精算システムです。

ジンジャー経費の特徴

  • 14日間の無料トライアル
  • トライアル終了後は初期費用0円、月額費用500円(税抜)~
  • ジンジャーサービスはもちろん、あらゆる会計サービスと連携可能
  • 電子帳簿保存法にも対応

無料経費精算システムの導入前に確認するべきポイント

無料で使える経費精算システムを選ぶ際に確認するべきポイントは下記4つです。

  1. 無料で使える機能や期間は十分にあるか
  2. スマートフォンから利用可能か
  3. 外部ソフトとの連携
  4. 電子帳簿保存法への対応

1.無料で使える機能や期間は十分にあるか

導入する経費精算システムに、自社にとって必要な機能があるかの確認が必要です。
最低でも下記の3つの機能は確認しておくことをおすすめいたします。

  • 経費申請の自動化
  • 乗換案内システムとの連携
  • データのインポート/エクスポートなど

必要な機能が無かった場合、システムの入れ替えなど二度手間になってしまい、業務効率化の妨げになる可能性もあるため、注意が必要です。

2.スマートフォンから利用可能か

スマートフォン等を利用し、遠隔での経費申請に係る業務を行えるかも重要です。
オンラインで場所を問わず申請や承認等の業務が行えると、経理担当者、従業員双方の負担軽減に繋がり、業務の効率化が期待できます。
昨今、リモートワークなどの勤務形態も珍しくはないため、重視したいポイントの1つです。

3.外部ソフトとの連携

利用している会計ソフトやワークフローシステムとの連携に対応しているかの確認も必要です。
対応しているシステムを使うことで管理業務の一元化や効率化に繋がります。

4.電子帳簿保存法への対応

導入する経費精算システムが電子帳簿保存法に対応できるかの確認も行いましょう。
電子帳簿保存法は2024年に完全に義務化されるため、対応しているシステムの導入は事前対策にも繋がります。

無料の経費精算システムを使う4つのメリット

無料の経費精算システムを使うメリットは下記の4つです。

  1. コストが抑えられる
  2. 業務の効率化
  3. 経費処理のミスを防ぐ
  4. 経費書類のペーパーレス化

1.コストが抑えられる

完全無料のシステムを導入する場合、利用料金がかからないため、当然コストも不要になります。
無料トライアルの場合でも、キャンペーンや利用特典によって初期費用や利用料金の割引を受けられる場合もあります。
まずは無料で試してみて、どのシステムを導入するのか、しっかり検討を重ねましょう。

2.業務の効率化

経費の精算業務をシステムで一元管理することで、業務の効率化に繋がります。
紙での経費申請や、エクセル等でのデータ管理といった従来の手作業での処理が不要になり、システム1つで簡単かつ迅速に経費の精算業務が可能です。

3.経費処理のミスを防ぐ

経費精算システムのなかには、領収書の読み取り機能やクレジット/交通系ICカードとの連携機能があるものがほとんどです。
自動で金額を算出してくれるため、入力間違いによる経費処理の人的ミスの防止に繋がります。

4.経費書類のペーパーレス化

従来の経費精算には申請書類や領収書など多くの書類が必要ですが、経費精算システムの導入により、書類をペーパーレス化したデジタル管理に移行できます。
紙の書類が無くなることで、オフィスの環境改善や、2024年から義務化される電子帳簿保存法への対策にもなります。

無料の経費精算システムを使う3つのデメリット

無料の経費精算システムを使うデメリットは下記の3つです。

  1. 無料で使える期間や機能の制限がある場合も
  2. サポート体制やマニュアルが不十分な可能性がある
  3. セキュリティやデータ保存に不安がある

無料で使える反面、不便な点や不十分な点があるため、導入前にしっかりと確認をしておくことが重要です。

1.無料で使える期間や機能の制限がある場合も

完全無料システムは、全ての機能を無制限で利用可能ですが、無料トライアルだと、使える期間や機能に制限がある場合があります。

システム導入を検討するための試用期間として、割り切ったスタンスで利用するのがおすすめです。
導入前にしっかりと試用し、必要な機能や操作性、使い勝手を確認することで、後々のトラブル回避に繋がります。

2.サポート体制やマニュアルが不十分な可能性がある

サポート体制やマニュアルが不十分だと、トラブルシューティングや利用方法の問い合わせなど、自社のシステム担当者が対応せねばならず、負担が増大してしまいます。

システムメーカーによる手厚いサポートやマニュアルを求める場合は、有料システムの利用を検討しましょう。

3.セキュリティやデータ保存に不安がある

経費情報は企業にとって重要な情報のため、セキュリティ面やバックアップ体制についても注意が必要です。
無料システムの場合、メーカー側がセキュリティやバックアップにかけられる予算が限られてしまうため、不安が残ります。

コストはかかってしまいますが、企業の重要な情報を守るためには、有料システムの導入がおすすめです。

Shachihata Cloudなら低コストで導入可能

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)なら、1ユーザーあたり月額110円(税込)+経費精算オプション月額110円(税込)の低コストで上記のメリット・デメリットを抑えた経費精算システムが導入できます。

電子印鑑と電子決裁システムが根幹にあり、企業の重要情報を扱うことからセキュリティ対策も万全。スマホアプリにも完全対応しており、リモートワークなど、様々な勤務体系にも対応可能です。

無料トライアルもあるため、経費精算システムの導入に悩んでいる方は、検討してみてはいかがでしょうか。

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