経費管理の課題解決！経費精算システム導入のメリットと選定方法

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経費精算処理は多くの企業にとって重要な業務の一つですが、紙ベースの手続きでは、手作業による時間やコストがかかってしまうことも。
本記事では、業務を効率化するための経費精算システムについて、概要と導入するメリット、選定方法や注意点について解説いたします。
2024年に義務化される電子帳簿保存法への備えとしても、経費精算システムの導入を検討する際の参考にしてみてください。

Index

経費精算システムとは？機能や導入するメリット

経費精算システムとは、従業員の業務に必要な経費を効率的かつ正確に精算するためのシステムです。
システムを導入することで、これまで手入力で行われていた経費精算業務の手間を省き、雑多になりがちな紙書類の管理から脱却できます。

経費精算システムの機能

経費精算システムの主な機能は「経費申請の入力・承認、処理の自動化、経費精算状況の確認」といった経費精算処理の一元管理です。
システムによって違いはありますが、領収書の読み取り機能、乗換案内システムとの連携による交通費の自動入力、ICカードや法人クレジットカードとの連携も可能です。

経費精算システム導入で得られるメリット

経費精算システムの導入により得られるメリットは下記の3つです。

業務の効率化
経費処理の人的ミスや経費の不正請求の防止
ペーパーレス化による管理の簡素化

業務の効率化

申請書の自動生成による申請者の時間削減や、クラウド化により場所や時間を問わず内容確認ができます。承認作業ができる経理担当者の負担軽減による業務の効率化も可能です。

経費処理の人的ミスや経費の不正請求の防止

領収書の読み取り機能や各種カード(クレカ、交通系IC)との連携機能によって数字の間違いや改ざんを防げるほか、乗換案内システムとの連携により、定期等との二重申請のチェックが容易になります。

ペーパーレス化による管理の簡素化

システムにデータを保存することでペーパーレス化となり、管理が容易になるだけでなく、2024年から完全に義務化される電子帳簿保存法への対応策にもなります。

経費システムの選定方法と4つの確認ポイント

経費精算システムの導入には、自社の状況に合わせた適切なシステムの選定が重要です。
選定するにあたって確認するべきポイントは以下の4つです。

経費精算システムに必要な機能の精査
システム導入に必要な予算の検討
導入後のサポート体制の確認
システムの拡張性やカスタマイズ性の確認

1.経費精算システムに必要な機能の精査

必要な機能の精査で、特に重要なポイントは次の3つです。

● 申請書の作成方法や承認フロー、支払い処理は、自社のプロセスに合わせて柔軟に設定可能か
● データのインポート/エクスポートによる自社システムとのスムーズな連携は可能か
● スマートフォンから経費精算に係る操作は可能か

自社に必要な機能を明確にし、適切に選定することで、業務効率化の促進やコスト削減に繋がります。

2.システム導入に必要な予算の検討

経費精算システム導入のための予算を明確にし、予算の範囲内で最適なシステムの選定が必要です。
基本的にシステムの価格と機能数は比例しており、無料や安価なシステムは機能が限られ、高価なシステムほど多機能となる傾向にあります。
自社に必要な機能を確認し、コストパフォーマンスを考慮したシステムの選定を行いましょう。

3.導入後のサポート体制の確認

サポートデスクやマニュアルが充実しているかも選定において大切なポイントです。
システム導入後には、トラブルシューティングや操作方法に関する問い合わせが発生する可能性があります。
サポートデスクやマニュアルが充実していると、システムエラー以外のトラブルが発生した際に自力で解決が可能となり、システム担当者の負担軽減にも繋がります。
ただしサポートの充実度と導入コストはトレードオフとなるため、十分な検討が必要です。

4.システムの拡張性やカスタマイズ性の確認

会計ソフトなど他システムとの連携や、経費精算用フォーマットのカスタマイズ性の確認も必要です。
自社で利用中の会計ソフトやワークフローシステムとの連携を事前に確認しておくことで、業務の効率化に繋がります。
連携できないものを導入してしまうと、データをまとめる作業が別途必要になり、かえって業務が増えてしまう可能性もあります。
また、従来の経費精算用のフォーマットが大幅に変わってしまうと混乱を招く可能性があるため、レイアウトや表記などのカスタマイズ性についての確認も重要です。