帳票DXを推進しよう！電子化の方法やツール導入事例を解説

公開日：2023/01/12 更新日：2024/10/24

企業においてDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される中、紙で取り扱っていた書類の電子化移行が加速しています。会計帳簿や伝票など、帳票もその対象の一つです。帳票の作成・申請・承認・管理といった一連のフローを電子化・簡略化する「帳票DX」を進めることで、業務の生産性は大きく向上することでしょう。
本記事では帳票を電子化する方法や、電子化できるツールの導入事例をご紹介いたします。

Index

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？

「帳票DX」というと、単純に「紙の帳票のデジタル化」と思われるかもしれませんが、DXとデジタル化は異なります。まずはDXの意味や目的を、事例を交えて解説いたします。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DXとは、企業がデジタル技術やデータを活用することで、商品・サービスやビジネスモデルを変革し、競合優位性を確立することをいいます。「DX」は組織やビジネスモデルを再構築するための改革で、「デジタル化」はそれを実現するための業務改善プロセスです。DXにおいては、企業が厳しい市場環境でも勝ち抜いていけるような、ビジネスモデル・組織・風土を変革することが求められます。

▼国内外のDX推進事例について詳しく知りたい方はこちら

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DX（デジタルトランスフォーメーション）の事例紹介！国内外の分かりやすい具体例

本記事では国内外におけるDXの推進事例について、具体例を交えながらわかりやすくご紹介します。近年の企業においては、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を推進しようと、専門組織を立ち上げたり、新しいツールを導入したりする例が増えてきました。

▼DX化とIT化の違いについて詳しく知りたい方はこちら

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DX化とIT化の違いとは？DX化を推進するメリットやおすすめツール紹介

本記事では、DX化（デジタルトランスフォーメーション化）とIT化の違いを解説します。両者ともITシステムを活用するという意味では似た言葉ですが、両者は明確に異なります。DX化推進のメリットや役立つツールと合わせて確認しましょう。

DX推進企業の事例紹介

DX推進の具体例として、電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を導入し成功した企業の事例をご紹介いたします。

株式会社富士通エフサス様のDX推進事例

富士通エフサス様では、紙書類と印鑑による社内決裁・押印手続きが主流となっており、テレワークの大きな阻害要因となっていました。
そこで、ネットワーク上で決裁書類の申請、押印、回覧までスムーズに行えて、かつセキュリティ対策も充実しているShachihata Cloudを導入。効果や課題の意見交換を実施し、ツールを利用しながら社内の運用ルールを整備していきました。
その結果、今では移動中などのちょっとしたタイミングで承認作業ができるようになり、テレワークの実現はもちろん、各担当者が顧客との商談・交渉を進めるスピードも向上ました。

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名古屋商工会議所様のDX推進事例

名古屋商工会議所様は、地域の企業のデジタル化を推進していく立場であり、まずは内部のデジタル化を進めていきたいというご意向でした。また、紙の使用量増加によるコスト高騰を課題に感じていたといいます。
そこでShachihata Cloudを導入し、リモート承認に切り替え、紙・押印を削減しました。運用方法や利点を職員に伝えながら、電子決裁保存規程を新規で整備しました。
結果として変則的な状況の中でも、自宅で書類への押印・決裁が可能に。また、過去の決裁データの検索も容易になりました。

名古屋商工会議所様のDX推進について詳しく知りたい方はこちら

DX推進における帳票管理の課題

事例でご紹介した通り、ITツールを活用したDX推進には多くのメリットがあります。ただし、帳票管理におけるDXにはいくつかの課題があります。

属人化した情報管理（2025年の崖）

現在日本の多くの企業で用いられている基幹システムは、複雑化・ブラックボックス化しています。DX推進に不可欠とされるデータ活用ができない、時代遅れのレガシーシステムに依存している状況です。
しかし、このレガシーシステムを支えているIT人材は、2025年までに定年退職を迎えます。担い手のいなくなる前にシステムを刷新しなければ、事業機会を失い、国際競争の敗者となる結末が迫っているのです。この課題を克服できなかった場合、2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性が試算されています。この問題は「2025年の崖」と呼ばれます。

参考：https://www.meti.go.jp/press/2021/08/20210831005/20210831005.html

ビジネスのスピード感が落ちる非効率性

また、データ管理が属人化していると、管理者の異動や退職等があった際に現状を正しく把握できなくなり、ビジネスのスピード感が落ちる可能性があります。セキュリティ事故や災害、システムトラブル、データ滅失などのリスクは増大し、システムの保守・管理の工数・費用も肥大化していきます。

コロナ禍で加速したペーパーレス化への対応

さらに、新型コロナウイルス感染症の流行で在宅勤務が推奨されたことを機に、ペーパーレス化への対応が全国的に急がれるようになりました。DX推進は単なるデジタル化ではないとお伝えしましたが、まずはペーパーレス化がDX推進の第一歩となります。紙書類の取り扱いが残っている企業はスピード感のある意思決定がますます難しくなるため、帳票管理においても例外ではなく、電子化への移行を進めていかなければなりません。

帳票の電子化によるメリット

帳票を電子化することで、次のようなメリットが生まれます。

労働生産性が向上する

帳票を電子化することで、帳票の作成・申請・回覧・承認といった各プロセスがすべてネットワーク上で行えるようになります。効率的に業務を推進でき、労働生産性が向上します。

コスト削減に繋がる

紙の帳票には、用紙代・インク代、プリンターの保守費用のほか、印刷した帳票を保存しておく場所も必要になります。電子化ができればこれらのコスト削減に繋がるメリットも大きいといえます。

セキュリティ強化対策になる

紙の帳票を会社のデスクの上に置いたままにしたり、鍵のかからないキャビネット等に保存したりしていませんか？実は電子化された帳票よりも、紙の帳票のほうが、紛失・盗難リスクに晒されています。
電子化をすれば、その帳票に対するアクセス制限をかけたり、回覧ルートを可視化できたりするため、セキュリティ対策が強化されます。