Shachihata Cloud領収書に印鑑は必要？電子印鑑が利用できるのかも解説します
ビジネスマンとして働いていると「領収書に印鑑が必要なのか？」と、誰もが一度は気になったことがあるでしょう。とくに管理職や総務の方は領収書を扱う機会も多いため、知識として備えておきたいですよね。本記事では、領収書に印鑑が必要なのか、そもそも印鑑はなぜ必要なのかについて解説いたします。また、通常の印鑑の代わりに電子印鑑を利用できるのか、についてもご説明いたしますので、社内のDX化を進めたい方はぜひ参考にしてください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
そもそも印鑑はなぜ必要なのか
領収書に限らず、ビジネスにおいて印鑑はよく使われますが、なぜ必要なのでしょうか。印鑑は日本独自の文化ともいわれており、押さなくても何ら効力に変わりはありません。しかし、押印することによって信頼性が向上したり、書類の内容に対して「言った、言わない」の争いが避けられたりするため、昔から文化として根付いているのです。
領収書に印鑑は必要なのか
それでは、領収書に印鑑は必要なのでしょうか？さまざまな観点からご説明いたします。
法律上は必要ない
先述した通り、印鑑そのものは法的な効力を持ちません。しかし、押印のない領収書を認めていない会社があることも事実です。古くからの商習慣から、日本国内では印鑑の押された領収書が大半を占めています。また、印鑑を押すことで公的な印象が強まり、相手側も安心して受け取ることができます。
偽造防止のために押印したほうが良い
なぜ多くの会社が印鑑を押しているのかというと、背景には偽造防止の目的があります。領収書には下記内容が記載されていれば問題ありません。
・宛名
・発行者
・発行した日付
・金額
・但し書き
しかし、これだけでは簡単に複製できてしまいます。印鑑を押すことによって会社が公的に発行したものであると示すことができるのです。
角印がおすすめ
領収書に印鑑を押す際には、角印がよく用いられます。角印とは正方形の印鑑のことで、社名が記載されていて会社の認印として用いられるのが一般的です。角印は印鑑登録が不要で、自由に作成できます。サイズは1辺が21mm〜24mm程度が一般的で、篆書体や古印体などを用いて作成するのが読みやすいのでおすすめです。
一方で丸印は株券の発行や、不動産取引などの大きなお金が動く場で用いるものですので、領収書にはあまり適していません。
領収書に電子印鑑は利用できるのか
テレワークやDX化の観点から、世の中的には電子印鑑が普及してきていますが、領収書の印鑑も電子印鑑で代用することは可能なのでしょうか？通常の印鑑との違いも併せてご説明いたします。
電子印鑑でも問題はない
結論として、電子印鑑でもまったく問題はありません。そもそも印鑑を押すこと自体があくまで商習慣としての文化であり、法的効力を一切持たないためです。 最近ではWeb上で取引を交わすことも一般的となっており、領収書が電子化されて送られてくることも数多くあるでしょう。もちろん会社によって方針は異なりますが、世の中一般的には電子印鑑でも問題ない風潮が強まっています。
通常の印鑑と電子印鑑の違い
通常の印鑑と電子印鑑では何が違うのか、簡単にまとめると下記の通りです。
■通常の印鑑
・押印ミスが発生する
・書類紛失のリスクがある
・郵送手配やキャビネット保管が必要
■電子印鑑
・押印ミスがない
・書類紛失のリスクが低い
・電子送信やクラウド上での管理が可能
続いて通常の印鑑と電子印鑑の法的効力や押印方法の違いについて、次項で詳細をご説明いたします。
法的効力
通常の印鑑と電子印鑑、いずれも商習慣として用いられるものであり、法的効力は変わりありません。また、近年では法整備も進んでおり、たとえばe-文書法や電子帳簿保存法などによって、電子印鑑はその他の契約書でも用いられることが許されています。そのため領収書に限らず、契約書や社内稟議書など、押印が必要な書類全般で使用可能なので、社内のDX化を進める予定なら導入することをおすすめします。
押印方法
朱肉につけて押印する通常の印鑑とは異なり、電子印鑑はあらかじめ作成した電子データを電子書類に貼り付けることになります。そこまで難易度の高い作業ではないため、パソコン操作に問題がない方であれば、むしろ電子印鑑の方が使い勝手が良いと感じるでしょう。一方で、社内のメンバーにパソコン操作を苦手とする方がいる場合には注意が必要です。いきなり全社的に導入するのではなく、まずは日常的にパソコンを使用している部署で導入するなど、手順を踏んで浸透させることをおすすめします。
領収書に電子印鑑を利用するメリット
領収書の印鑑を電子化することで得られるメリットをご紹介いたします。
業務効率化に繋がる
押印した書類を印刷・郵送する手間がなくなるため、作業者の負担が減ります。書類の保存もクラウド上でできるため、キャビネットで保管するよりも出し入れが容易になり、業務効率化にも繋がるでしょう。
テレワークでも利用できる
電子印鑑はインターネット環境とパソコンさえあればどこでも押印できます。印鑑のために出社する、いわゆる「はんこ出社」が不要となります。テレワークが普及した会社では、管理職や総務の方など、押印の役割を持つ方だけが出社するという不公平感をなくせるでしょう。
領収書に電子印鑑を押すならShachihata Cloudがおすすめ
領収書の印鑑を電子化したい場合は、シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」がおすすめです。導入数は60万件を突破し、象印マホービン様・TVQ九州放送様・名古屋商工会議所様など、業種や会社規模を問わず数多くの団体から導入されています。またサービスへの満足度も非常に高く、継続率は97％を超えています。
電子帳簿保存法に対応している
Shachihata Cloudは電子帳簿保存法にも対応しています。電子帳簿保存法とは、書類を電子データとして保存する際の要件を定義したものです。2022年1月に法改正が行われ「タイムスタンプの要件緩和」「検索要件緩和」「受け取った電子データの書面保存を廃止」など、ペーパーレス化促進のためにさまざまな変更が加えられました。Shachihata Cloudであれば、受け取った電子データはツール内で保存できるため、引続き問題なく使用できます。
角印が作成できる
Shachihata Cloudでは領収書で一般的に用いられる「角印」 を作成できます。現在ご利用中の印鑑があれば、そのまま電子化することも可能です。また、角印以外にも「氏名印」「日付印」「丸印」なども作成できるため、その他の書類にも引き続き同様の押印ができます。
無料トライアルを利用できる
電子印鑑を導入する際には、機能性だけではなく操作性も重要です。社内のどなたでも使えるような、簡単に操作できるツールを選びましょう。Shachihata Cloudであれば導入前に無料トライアルを実施中です。トライアル期間中でも、不明点があればヘルプサイトやお問い合わせを利用できるため、安心してお申し込みできます。
導入にあたり初期費用は不要です。また、1ユーザーあたり月額110円（税込）で導入できるので、まずは操作性を試してみてはいかがでしょうか。
Shachihata Cloud Channel