Shachihata Cloud DXコラム ペーパーレス化とは?なぜ必要なのか、導入方法・事例ともに解説
DX COLUMN

ペーパーレス化とは?なぜ必要なのか、導入方法・事例ともに解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

テレワークの影響から書類のデジタル化(ペーパーレス化)を進める企業も多いのではないでしょうか。また、働き方改革の一環として取り組む企業も多いと思われます。しかし、いざペーパーレス化を実施するにもハードルが高くためらわれます。本記事では、そもそもペーパーレス化とは何か、導入方法や導入事例をご紹介いたします。特にペーパーレス化の実施を検討している経営者や業務担当者の方はぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは「paper(紙)+less(少)」が語源で、紙媒体のデータを電子化する取り組みのことを指します。特に企業内で用いられることが多く、例えば従来の印鑑に代わる電子署名もそのうちの一つです。平成24年度に発表された総務省「情報通信白書」によると、ペーパーレス化の普及率は29.1%でしたが、昨今ではリモートワークの普及に伴い注目が集まっているため、より多くの企業が導入をしていると考えられます。

参照:総務省 平成24年版 情報通信白書

ペーパーレス化が必要とされる理由

ペーパーレス化が必要とされる理由として、リモートワークの普及以外にもさまざまな理由があります。

政府が推進しているため

ペーパーレス化は政府が主導となり法整備が進められています。1998年に成立した「電子帳簿保存法」はその一つ。以前は税務や経理に関する紙のデータは7年間の保存を義務付けられていましたが、電子帳簿保存法に対応すれば電子データで受け取ったものに関しては紙での保存が不要(禁止)となります(※電子保存の義務化は2023年12月31日まで準備期間が設けられているため、その間は紙による保存も可能です)

また、電子帳簿保存法の対象となる国税関係の書類以外でも、ペーパーレス化の対象範囲は広がっています。例えば2005年に施行された「e-文書法」によって、民間企業で取り扱われる書類(例えば帳簿・請求書・領収書)においても電子保存が可能となりました。このように、政府主導による法規制の緩和によってペーパーレス化の普及は後押しされているのです。

働き方改革の第一歩となるため

昨今では各企業が従業員の働き方を見直しつつありますが、その第一歩としてペーパーレス化に取り組む企業も少なくありません。紙の保存が不要となることで印刷や配布の時間が削減できるほか、リモートワークなどの柔軟な働き方も実現できます。実際に、2019年に施行された「働き方改革」では「ペーパーレス化」が掲げられているため、今後も政府や民間企業が中心となって普及されると考えられるでしょう。

環境保護のため

2030年までに今よりも良い世界を目指す国際目標として、SDGs(持続可能な開発目標)で17のゴールが掲げられましたが、ペーパーレス化もそのうちの8番(働きがいも経済成長も)と12番(つくる責任つかう責任)に該当しています。昨今では、民間企業も環境に対して責任を負うことが求められており、企業イメージの向上や投資家からの評価にも繋がるため、今後積極的に取り組む企業が増えてくるでしょう。

BCP対策のため

企業は緊急時にも経営を継続できるようにBCP(Business Continuity Plan)対策が必要とされています。例えば紙媒体でデータを保存していると津波や火災が起きた際にすべて消えてしまいかねません。しかし、電子保存をすれば別端末からアクセスするなどの対応が可能になります。特に日本は自然災害が多いため、緊急時に備えてペーパーレス化は必要とされるのです。

具体的なペーパーレス化の導入方法

ペーパーレス化の具体的な導入方法をご紹介いたします。

契約書を電子化する

契約書を電子化することで印刷・製本・郵送などが不要となるため、迅速な契約締結が可能となります。まずは、現在の契約書の内容をもとに電子契約システムに必要な機能を洗い出すことから始めましょう。契約書の種類やその件数を把握することで、自社に最適なシステムや契約プランを探すことができます。電子契約システムのなかには無料トライアルができるものもあるため、条件が合えば試しに導入してみるのがおすすめです。

社内会議資料・稟議書を電子化する

社内会議資料や稟議書の電子化は、契約書よりも導入の敷居が低いためペーパーレス化の第一歩におすすめです。昨今のビジネスでは迅速な意思決定が重要なため、特に支社が多く地理的に分散している大企業では優先度高く取り組むべき事項といえます。社内会議資料に関してはGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、ドライブ上で共同編集が可能なツールを利用するのがおすすめです。また、稟議書に関してはワークフローシステムの導入が一般的でしょう。導入することで、申請から承認までのフローを変えずに電子化することができます。

ペーパーレス化の導入事例

ペーパーレス化の導入事例を具体的にご紹介いたします。

髙松建設株式会社 様

髙松建設株式会社は2017年に創業100周年を迎えた建設会社です。老舗会社だからこそ「日本一紙を多く使う建設会社なんだ」と、誇りに持つ人がいるくらいに紙文化が根付いていました。しかし2020年の新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにペーパーレス化の見直しを本格的に開始。テレワークを中心とした働き方に変わるなかで、社内決裁のスピード化を図るため『Shachihata Cloud』を導入しました。結果的に、決裁フローの大幅短縮に成功。書類探しの時間も短縮され、従業員のストレス軽減にも繋がりました。

▶︎髙松建設株式会社のペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら

TVQ九州放送 様

TVQ九州放送はユニークな番組制作で有名な福岡の民放局です。本社は福岡にありますが、東京・大阪・北九州に本・支社があるため、社内書類でも郵送やメール便でのやり取りが必要で時間的なロスが課題となっていました。しかし2020年の新型コロナウイルス感染症の流行によるテレワークの拡大により『Shachihata Cloud』の導入を開始。決裁は最速30分で終わるようになりました。

▶︎TVQ九州放送のペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら

グローブライド株式会社 様

グローブライド株式会社は釣り・ゴルフ・テニス用品などの製造販売を手掛ける企業です。同社では、以前よりワークフロー電子化のシステム基盤は構築されていましたが、帳票フォーマットを電子化するまでのリードタイムが課題でした。単純に承認申請だけを行えて、帳票フォーマットは現場が自分で開発できるワークフロー製品を探した結果、『Shachihata Cloud』に出会い無料トライアルを実施。すると、現場より「帳票フォーマットもこれまでと同様に自分たちで作れるし、とても分かりやすい、使いやすい」と好評な声が挙がり導入をしました。承認がどこで止まっているのかが可視化されるため、意思決定のスピード向上にも繋がっているようです。

▶︎グローブライド株式会社のペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら

株式会社ヤシマナダ 様

株式会社ヤシマナダは大径角形鋼管「コラム」を切断して販売する企業です。同社は新型コロナウイルス拡大による在宅勤務の実施から、社内業務の電子化を検討。その一環として電子決裁サービス『Shachihata Cloud』を導入しました。最初は社内で多少の不平・不満が挙がったようですが、実際に使ってみると「書類の印刷が不要になった」「承認者をまわらなくて良い」「拠点が離れていても郵送の必要がなくなった」など、その便利さを社員が実感するようになりました。今では電子決裁サービスが当たり前となり「もう紙文化には戻れない」との声も挙がっています。

▶︎株式会社ヤシマナダのペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら

ペーパーレス化の実現は操作性簡単なShachihata Cloudで

ペーパーレス化の実現には、契約書・社内稟議書を電子化できる『Shachihata Cloud』がおすすめです。顧客満足度が高く、導入しやすい電子印鑑サービスNo.1にも選ばれており、導入数は60万件を突破。電子印鑑対応ワークフローシステムを使えば、申請・承認・回覧など従来のワークフローをそのまま踏襲して導入できるため、導入時のフロー整備も不要です。今なら限定で無料トライアルを実施中。マニュアル不要ですぐに使えるため、まずは試してみてはいかがでしょうか。

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