Shachihata Cloud電子印鑑の使い方とは？簡単な作成方法や法的効力についても解説
皆さんの会社では、社内稟議や契約書の作業をどのように行っていますでしょうか。昨今ではペーパーレス化やリモートワークなどの影響から電子印鑑が普及してきました。しかし、いざ導入を検討するもセキュリティや法的効力の点で懸念を感じる方も多いでしょう。また「電子印鑑って実際にどうやって使うの？」と疑問を感じる方も多いと思います。
そこで本記事では、電子印鑑の法的効力・使い方・おすすめの電子印鑑サービスをご紹介するので、ぜひ導入時の参考にしてください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、パソコンやスマートフォン経由で捺印ができる印鑑データのことです。書面ではなくPDFファイルなどの電子文書上で捺印を行います。
印鑑には代表社印、会社印・角印、銀行印、役職印、個人印とさまざまな種類がありますが、共通する役割は、「本人が押印したことを証明すること」と、「押印した書類が改ざんされていないことを証明すること」の2つです。電子印鑑においても、この点は変わりません。
電子印鑑を使うメリット
それでは、電子印鑑を使用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
時間やコストの削減に繋がる
電子印鑑は従来の印鑑と比較すると下記のようなメリットがあります。
①時間の短縮
②コストの削減
①に関して、従来の印鑑では印刷・捺印・郵送など、回収するまでに多くの時間を要しました。また、リモートワークが普及している昨今でも、捺印するために出社する「はんこ出社」が必要となり、会社側が社員に負担をかけているケースも見受けられます。一方で、電子印鑑を使えば印刷は不要で郵送から回収もパソコン上で簡潔するため、アナログな工程が不要になり、多くの時間や社員の負担を削減できるでしょう。
②に関して、電子印鑑の場合は印刷代や郵送代が不要となります。事務作業が減るため人員削減になるほか、ペーパーレス化によって保存スペースの削減にもなるため、長期的にはオフィスの縮小などのコスト削減にも繋がるでしょう。
印鑑や書類紛失などのリスクを回避できる
紙に通常の印鑑を押す場合は、印鑑そのものや書類紛失のリスクがどうしても避けられません。電子印鑑を使うことで、これらのリスクを気にする必要がなくなります。
電子印鑑の種類
電子印鑑には下記2つの種類があります。
①印影を画像に変換したもの
②使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの
次に、それぞれの特徴や作成手順についてご説明します。
印影と画像に変換したもの
見積書や請求書、社内の稟議書など、簡易書類の捺印に使われます。テンプレートが豊富なフリーソフトを用いて、誰でも気軽に作成できるのが特徴です。簡易に作成できる反面、複製されやすく、無断使用されるなどさまざまなリスクが伴います。
電子印鑑と聞くと、有料のサービスが必要と思う方も多いでしょう。しかし、フリーソフトを使えば印影を画像に変換することで簡単に作成ができます。例えば下記のようなソフトがおすすめです。
・PIXLR
PIXLRでは、スキャナで取り込んだ印影やスマホで撮影した印影から電子印鑑を作れます。画像データの背景を透化して切り抜くことで、実印を基にした電子印鑑が簡単に作れるので、画像編集に苦手意識のある方にもおすすめのソフトです。
・クリップスタンプ
クリップスタンプでは、「日付印」「代理印」「三文判」「丸印」「角印」など5種類の電子印鑑を作成できます。印鑑には部署名も記載できるため、社内確認で重宝するでしょう。また、日付も印鑑に記載できますが、パソコンの時計から自動取得できるのも大きな特徴です。
・印鑑透過
印鑑透過は印鑑画像をアップロードするだけで、電子印鑑が出来上がります。面倒な編集作業は一切なく、勝手に透過や切り抜きがされるため、一瞬で作成できるのが特徴です。印鑑画像のかすれ等もそのまま反映されるため、味のある仕上がりになるでしょう。
また、フリーソフト以外でもWord・Excel・PowerPointを使えば電子印鑑は数分で作れます。
▼Word・Excel・PowerPointで作成する手順
①「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入
② 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更
③円の上に名字をテキストで入力
④バランスを整える
⑤図として保存
作成方法の詳細は下記記事でもご紹介していますので、参考にしてください。
▼電子印鑑を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑を作成する方法とは？WordやExcel、PDFでの無料作成方法
PDFに捺印できる電子印鑑(電子ハンコ)は、無料ツールでも簡単に作成することができます。WordやExcelを利用する方法、インターネットサービスを利用する方法、そしてAdobe Acrobat Readerを利用する方法について解説します。電子印鑑を活用して社内の業務を効率的に進めましょう。
そのほか、Excelの無料アドイン「Excel電子印鑑」を導入すれば、5分ほどで作成が可能です。
▼Excel電子印鑑の導入方法
①Excel電子印鑑からダウンロード
②ZIPファイルを展開
③「アドインインストール用」ファイルを開く
④編集を有効にしたうえで、インストールをクリック
⑤新規でExcelファイルを開いて右クリック
上記手順で導入すれば、あとは名前・フォント・色・サイズなどを設定するだけで完成します。
使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの
識別情報が含まれ、いつ・誰が捺印したかまでデータ化されます。そのため信頼性が高く、セキュリティが重視される社外との契約書の捺印で利用されるケースが多いです。
フリーソフトやWord・Excel・PDFなどで作成した場合、どうしても複製や改ざんのリスクが伴います。とくに社外との契約で電子印鑑を用いる場合など、セキュリティ面でのリスクが気になるなら、「いつ」「誰が」捺印したか証明できる有料の電子印鑑サービスがおすすめです。導入コストや月額料金などかかりますが、安心して利用できます。
電子印鑑の使い方
続いて、電子印鑑の使い方をご説明します。
電子印鑑の使い方の手順
電子印鑑の使い方自体は、画像データを電子文書に貼り付けるだけなので、それほど難しくはありません。
まず、使用する電子印鑑を準備し、次に文書内で印鑑を押すべき場所を特定し、電子印鑑をそこに配置します。多くのソフトウェアでは、印鑑をドラッグ＆ドロップすることで簡単に配置できます。印鑑の大きさや向きも、必要に応じて調整することができます。
印鑑を適切な位置に配置したら押印を確定し、必要に応じて、ローカルに保存するか、電子メールやクラウドサービスを通じて共有もできます。最後に、押印された文書を再度確認し、印鑑が適切に配置されているか、文書の内容に誤りがないかをチェックします。特に法的な文書の場合、チェックは慎重に行いましょう。
スマートフォンやタブレットでの電子印鑑の使い方
現代のビジネス環境では、外出中でも文書に電子印鑑を押す必要がある場合がよくあります。
まずは、スマートフォンやタブレットに最適な電子印鑑アプリケーションを選びます。多くのアプリが提供されているため、アプリ選択時には機能性や安全性を比較検討してください。多くのアプリでは、手書きでの署名や既存の画像のアップロードをサポートしています。
電子印鑑を使用する文書をEメールやクラウドストレージ経由でスマートフォンやタブレットに取り込み、アプリ内で開いた文書の適切な位置に電子印鑑を挿入します。多くのアプリでは、指でタップして印鑑を配置し、サイズや位置を調整することができます。
また、スマートフォンやタブレットで電子印鑑を使用する際は、デバイスのセキュリティとプライバシー設定にも注意する必要があります。ロック画面の設定やセキュアなネットワーク接続の使用など、デバイスの安全性を常に確保することが重要です。
電子印鑑の法的効力
電子印鑑に法的効力はあるのでしょうか？結論、従来の印鑑とは変わらず、あくまで「確認済み・承認済み」といった認印として捉えられます。そもそも印鑑を押すことが日本独自の文化であり、海外では自筆のサインが基本になっています。つまり、印鑑自体があくまで商習慣として続いているものであり、法的効力を発揮するものではないのです。
しかし2005年に施行された「e-文書法」によって一部の文書で電子化が認められたり、2020年から一定規模以上の企業で法人税の電子申告の義務化が施行されたりなど、国内でも電子化の波が打ち寄せてきています。
実際に、JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）の調査では、2020年の段階ですでに日本全体の43.4％の企業が電子契約を利用しており、27.5％の企業が利用を検討しているようです。
今ではリモートワークの普及も相まり更に普及していると考えられ、今後は電子印鑑は世の中のスタンダートになってくるのではないかと考えられます。
次の章で、おすすめのサービスをご紹介します。
電子印鑑は、ローカル環境で捺印可能なShachihata Cloudがおすすめ
企業における電子印鑑の導入は、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」がおすすめです。
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※1.アンケート提供元：ゼネラルリサーチ（電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1014名）
また、Officeアプリ（Word・Excel・PowerPoint）で利用できる電子印鑑サービスも提供しています。クラウド上の捺印がセキュリティ上できない企業様でも、ローカル環境で安心してご利用可能です。
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