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コラム

電子印鑑の使い方とは?簡単な作成方法や法的効力についても解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

皆さんの会社では、社内稟議や契約書の作業をどのように行っていますでしょうか。昨今ではペーパーレス化やリモートワークなどの影響から電子印鑑が普及してきました。しかし、いざ導入を検討するもセキュリティや法的効力の点で懸念を感じる方も多いでしょう。また「電子印鑑って実際にどうやって使うの?」と疑問を感じる方も多いと思います。

そこで本記事では、電子印鑑の法的効力・使い方・おすすめの電子印鑑サービスをご紹介するので、ぜひ導入時の参考にしてください。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコンやスマートフォン経由で捺印ができる印鑑データのことです。書面ではなくPDFファイルなどの電子文書上で捺印を行います。

社内外の取引に使われる

電子印鑑には下記2つの種類があります。

①印影を画像に変換したもの
②使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの

①は見積書や請求書、社内の稟議書など、簡易書類の捺印に使われます。テンプレートが豊富なフリーソフトを用いて、誰でも気軽に作成できるのが特徴です。簡易に作成できる反面、複製されやすく、無断使用されるなどさまざまなリスクが伴います。

一方で②は識別情報が含まれ、いつ・誰が捺印したかまでデータ化されます。そのため信頼性が高く、セキュリティが重視される社外との契約書の捺印で利用されるケースが多いです。

時間やコストの削減に繋がる

電子印鑑は従来の印鑑と比較すると下記のようなメリットがあります。

①時間の短縮
②コストの削減

①に関して、従来の印鑑では印刷・捺印・郵送など、回収するまでに多くの時間を要しました。また、リモートワークが普及している昨今でも、捺印するために出社する「はんこ出社」が必要となり、会社側が社員に負担をかけているケースも見受けられます。一方で、電子印鑑を使えば印刷は不要で郵送から回収もパソコン上で簡潔するため、アナログな工程が不要になり、多くの時間や社員の負担を削減できるでしょう。

②に関して、電子印鑑の場合は印刷代や郵送代が不要となります。事務作業が減るため人員削減になるほか、ペーパーレス化によって保存スペースの削減にもなるため、長期的にはオフィスの縮小などのコスト削減にも繋がるでしょう。

電子印鑑の法的効力

電子印鑑に法的効力はあるのでしょうか?結論、従来の印鑑とは変わらず、あくまで「確認済み・承認済み」といった認印として捉えられます。そもそも印鑑を押すことが日本独自の文化であり、海外では自筆のサインが基本になっています。つまり、印鑑自体があくまで商習慣として続いているものであり、法的効力を発揮するものではないのです。

しかし2005年に施行された「e-文書法」によって一部の文書で電子化が認められたり、2020年から一定規模以上の企業で法人税の電子申告の義務化が施行されたりなど、国内でも電子化の波が打ち寄せてきています。

実際に、JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)の調査では、2020年の段階ですでに日本全体の43.4%の企業が電子契約を利用しており、27.5%の企業が利用を検討しているようです。

今ではリモートワークの普及も相まり更に普及していると考えられ、今後は電子印鑑は世の中のスタンダートになってくるのではないかと考えられます。

電子印鑑の使い方

続いて、電子印鑑の使い方をご説明します。

電子印鑑の種類は下記2つです。使い方が異なるため、それぞれご説明します。

・印影を画像に変換したもの
・使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの

印影と画像に変換したもの

電子印鑑と聞くと、有料のサービスが必要と思う方も多いでしょう。しかし、フリーソフトを使えば印影を画像に変換することで簡単に作成ができます。例えば下記のようなソフトがおすすめです。

PIXLR 

PIXLRでは、スキャナで取り込んだ印影やスマホで撮影した印影から電子印鑑を作れます。画像データの背景を透化して切り抜くことで、実印を基にした電子印鑑が簡単に作れるので、画像編集に苦手意識のある方にもおすすめのソフトです。

クリップスタンプ

クリップスタンプでは、「日付印」「代理印」「三文判」「丸印」「角印」など5種類の電子印鑑を作成できます。印鑑には部署名も記載できるため、社内確認で重宝するでしょう。また、日付も印鑑に記載できますが、パソコンの時計から自動取得できるのも大きな特徴です。

印鑑透過

印鑑透過は印鑑画像をアップロードするだけで、電子印鑑が出来上がります。面倒な編集作業は一切なく、勝手に透過や切り抜きがされるため、一瞬で作成できるのが特徴です。印鑑画像のかすれ等もそのまま反映されるため、味のある仕上がりになるでしょう。

また、フリーソフト以外でもWord・Excel・PowerPointを使えば電子印鑑は数分で作れます。

▼Word・Excel・PowerPointで作成する手順

①「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入
② 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更
③円の上に名字をテキストで入力
④バランスを整える
⑤図として保存

作成方法の詳細は下記記事でもご紹介していますので、参考にしてください。

▼電子印鑑を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

>

そのほか、Excelの無料アドイン「Excel電子印鑑」を導入すれば、5分ほどで作成が可能です。

▼Excel電子印鑑の導入方法

Excel電子印鑑からダウンロード
②ZIPファイルを展開
③「アドインインストール用」ファイルを開く
④編集を有効にしたうえで、インストールをクリック
⑤新規でExcelファイルを開いて右クリック

上記手順で導入すれば、あとは名前・フォント・色・サイズなどを設定するだけで完成します。

使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの

フリーソフトやWord・Excel・PDFなどで作成した場合、どうしても複製や改ざんのリスクが伴います。とくに社外との契約で電子印鑑を用いる場合は注意したいところです。

セキュリティ面でのリスクが気になるなら、「いつ」「誰が」捺印したか証明できる有料の電子印鑑サービスがおすすめです。導入コストや月額料金などかかりますが、安心して利用できます。

次の章で、おすすめのサービスをご紹介します。

電子印鑑は、ローカル環境で捺印可能なShachihata Cloudがおすすめ

企業における電子印鑑の導入は、「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」がおすすめです。

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※1.アンケート提供元:ゼネラルリサーチ(電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1014名)

また、Officeアプリ(Word・Excel・PowerPoint)で利用できる電子印鑑サービスも提供しています。クラウド上の捺印がセキュリティ上できない企業様でも、ローカル環境で安心してご利用可能です。

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