Shachihata Cloudグループウェアとは？機能や導入のメリット・使い方を分かりやすく解説
近年、業務の効率化の一助として、グループウェアを導入する企業が増えています。グループウェアは情報共有やコミュニケーションの活性化につながり、社員を含め企業全体としてメリットのあるツールです。
しかし、「グループウェアってそもそも何？」「導入することで何が変わるの？」と具体的にイメージできない方も少なくありません。
そこで本記事では、グループウェアの基本的な知識からメリット・デメリットまで分かりやすく解説いたします。導入時に押さえておきたい3つのポイントもご説明いたしますので、ぜひ最後までご覧ください。
グループウェアとは何か？
グループウェアとは、ネットワークを活用して情報共有やコミュニケーションを行うツールのことです。業務効率や生産性を上げるために導入されることが多く、今ではスマートフォンやタブレット端末でも利用できるよう進化しています。2000年代に入ってからグループウェアは大手企業で導入され始め、2010年代に入ると中小企業でも利用されるようになりました。
グループウェアの種類は2つ
グループウェアは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれの特徴を整理し、自社で取り入れるとしたらどちらが適切か検討する必要があります。
自社のサーバーで管理する「オンプレミス型」
グループウェアが登場したときに使われていたのが「オンプレミス型」です。オンプレミス型は、自社のサーバー内にソフトウェアをインストールし、サーバーを含めた環境構築や運用管理は社内で行います。そのため、目的に合わせてグループウェアを細かくカスタマイズできるメリットがあります。
一方、デメリットとして、自社サーバーの設置や構築、運用管理には多額の費用がかかること、社内のネットワークが必要となるため、オフィス内でしかアクセスできないことが挙げられます。
オンライン上のサーバーで管理する「クラウド型」
グループウェアの普及に伴って登場したのが「クラウド型」です。クラウド型は、クラウドサーバーを利用して使うもので、インターネットにつながる場所・媒体であれば、いつでもどこでも使えます。コストは月額・年額での支払いがあるものの、オンプレミス型と違ってサーバーの構築や運用管理の必要がないため、安価で済む点は大きなメリットです。
オンプレミス型と比較してカスタマイズに制限があるものの、おおよそ必要な機能は揃っているため不便に感じることは少ないでしょう。
グループウェアの主な機能例
グループウェアには具体的にどのような機能があるのか気になりますよね。ここでは、9つの主な機能を例に挙げてご説明いたします。
スケジュール管理・共有
スケジュール機能では、個人用とグループ用で分けて作成・管理ができ、共有も可能です。上司や同僚の動きも見えるため、会議や社内行事の日程や時間調整もスムーズに行えます。
設備・会議室の予約
グループウェアでは、会議室や社用車、プロジェクタなどの共有設備の管理・予約もできます。誰がいつ予約しているかが一目でわかるため、重複防止にも役立つでしょう。
掲示板
掲示板では、社内の通達事項やお知らせの掲載ができます。内容や部署ごとにカテゴリーで分けられるので、必要な人にだけ通知がいくメリットがあります。メールと比べ、グループウェアの方が宛先漏れや誤送信のリスクを避けられるのが特徴です。
ワークフロー・申請手続き
グループウェアでは、上司の承認や担当部署への提出が必要な書類の作成や手続きもできます。オフィスにいなくても確認できるため、社内で紙を回すよりもスピーディーに進み、決済業務の時間短縮が可能です。また、手書きや捺印の手間が省けるうえ、ペーパーレス化にもつながります。
文書管理
社内の規定集や契約書のひな型などの管理ができます。紙の書類の場合、ファイリングする手間や保存した書類を探す労力が必要ですが、グループウェアでは一元管理が可能なので、効率よく業務を進められます。
電子会議室・チャット・オンライン会議
グループウェアを利用した会議はオンライン上で行えるため、一つの部屋に集まる必要がありません。会場や資料の準備が省ける分、他の業務に時間を使うことが可能です。またチャット機能では、メールよりも気軽かつすばやくコミュニケーションがとれるメリットがあります。
ToDo・タスク管理
業務を効率よく、抜けのないように進めるためにはタスク管理が必須です。グループウェアでは、自分が担当する仕事だけでなく、メンバーに依頼した仕事の状況も管理・確認ができます。期日や業務の重要度、作業の進捗が一目で分かるため、チーム内でのフォローもスムーズに行うことが可能です。
勤怠管理
出勤や退勤をICカードやボタン操作を利用して手軽に行えます。打刻忘れや集計ミス防止にも役立つ機能です。
ファイルの共有
文書や画像などの電子ファイルをメンバーと共有できます。会議の議事録や参考資料などを印刷する必要がなくなり、コストカットにもつながります。
グループウェアを導入する４つのメリット
ここまでグループウェアの概要や具体的な機能を解説いたしましたが、グループウェアの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのメリットをご説明いたします。
情報共有や業務連絡の効率が上がる
グループウェアを使うメリットの1つ目は、情報共有や業務連絡の効率が上がることです。従来は資料を印刷して配付する手間がありましたが、資料を電子化するとファイルをアップロードするだけで共有できます。また、業務の進捗を個別に確認していたのが、タスク管理機能を使えば可視化されるため一目で確認できます。
このように、事務作業が減り連絡がスムーズになるため、他の業務に割く時間を増やせるのです。
コミュニケーションが活性化する
グループウェアを使うメリットの2つ目は、コミュニケーションの活性化です。チャット機能を使うことで、電話やメールよりも簡単かつ気軽にやり取りができます。連絡が密に取れることで、認識の齟齬が生まれにくくなる効果もあるでしょう。
また、オンライン会議機能を使うことで、一つの場所に集まる必要がなくなります。ネット環境があればどこからでもアクセスできるため、出張先や自宅にいても参加が可能です。
コスト削減につながる
グループウェアを使うメリットの3つ目は、コストの削減につながることです。資料の共有は電子化したデータにすると、印刷するための用紙費やインク代が節約できます。今まで用紙を置いていた場所が空き、空間コストの削減にもつながるでしょう。
様々な働き方にも柔軟に対応できる
グループウェアを使うメリットの4つ目は、様々な働き方にも柔軟に対応できることです。リモートワークをしている社員の業務の進捗も、グループウェアを使えば共有できます。また、外勤時でもタブレットやスマートフォンから連絡できるため、スムーズなやり取りにつながります。
昨今の様々な働き方の許容が求められる中でも、グループウェアの利用は大きなメリットになります。
グループウェアを導入する3つのデメリット
グループウェアの導入によるメリットを確認しましたが、デメリットも存在します。導入後の後悔を避けるためには、事前に理解し、対策しておくことが必要です。では、3つのデメリットを確認しましょう。
部門や役職を超えたコミュニケーションには適さない
グループウェアは、部門や役職を超えたコミュニケーションには向いていません。理由は、グループチャットの作成には管理者の許可を必要とする場合が多いためです。新たなグループチャットを作成するたびに管理者が許可をするのは、現実的ではありません。
コミュニケーションをとるためには、許可なく自由にグループ作成ができる社内SNSを導入するとカバーできるでしょう。
導入に際しコストがかかる
グループウェアの導入には、ある程度のコストがかかってしまいます。一部無料で利用できるグループウェアもありますが、多くは機能や利用人数の制限があり、一定のラインを超えると有料となります。
コストを抑えるためには、グループウェア導入の目的をはっきりさせ、自社に必要な機能の精査をおすすめします。
社内で普及しない可能性も
せっかくグループウェアを導入したとしても、社内で定着しない可能性があります。理由として考えられるのは、「使い方が分からない社員がいる」「使うメリットが分からないと感じている社員がいる」などです。
このような事態を避けるためには、導入前に目的やメリットを社員に説明し、導入後にはマニュアルの整備や研修会を開く必要があります。最大限グループウェアを活用できるよう、あらかじめしっかり準備しましょう。
グループウェア導入時に押さえておきたいポイント
グループウェアの導入を後悔しないために、最終確認としてチェックすべきポイントを3つ挙げます。
導入する目的を明確にし、社内で共有する
グループウェアを導入する理由や目的を明確にして、社内で共有しましょう。目的があいまいだと、社員に浸透せず活用されなかったり、既存のシステムとの機能重複などが起こったりしてしまう可能性があります。
既存システムとの相性を確認する
社内でシステムを継続して利用する場合は、導入するグループウェア同士の相性を確認しましょう。具体的には連携して利用できるかが重要です。利便性が悪いと社内で定着しないことにもなりかねないため、必ず確かめましょう。
無料トライアルを利用する
導入を検討しているグループウェアに無料トライアルがあるなら、必ず一度利用してみましょう。試験的に利用することで機能や使い方を体験でき、導入後のイメージがつかめます。実際に使った社員の感想を参考にして、導入してからも浸透するツールかどうかを判断しましょう。
Shachihata Cloudはグループウェア機能も充実
グループウェアを導入することで業務を効率化でき、コミュニケーションを取りやすい環境作りが可能です。より働きやすい環境にするためにも、導入の検討をおすすめします。
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