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雇用契約書の書き方とは?トラブル回避のために押さえるべきポイントもご紹介。

企業が従業員を雇用する際に用意する書類のひとつに「雇用契約書」があります。企業と従業員の間で雇用条件を確認し認識を揃え、合意したことを証明し、早期離職などのトラブルを防ぐことにもつながる重要な書類です。
今回は、雇用契約書の基本的な書き方や注意したいポイントをご紹介します。

雇用契約書とは

雇用契約書とは、雇用する側である企業と雇用される側である従業員の間で、勤務時間や給与といった労働条件を確認し、その内容に両者が同意したことを証明する書類のことです。雇用契約が成立した際に雇用契約書を取り交わし、双方が署名捺印します。雇用契約書を作成する義務付けは法律上ありませんが、従業員が入社した後のトラブルを防止する役割があるため、多くの企業で交付されています。

雇用契約書とよく混同される書類に「労働条件通知書」があります。こちらは企業が従業員に雇用条件を通知するための書類です。労働基準法第15条(労働条件の明示)では、「使用者は、労働契約の締結に際し、従業員に対して賃金、労働時間その他労働条件を明示しなければならない」と定めています。また、これらの労働条件は原則として書面での交付が必要なため、労働条件通知書として通知義務のある事項を記載し交付が行われています。

雇用条件を通知するまでを目的としているのが労働条件通知書で、雇用条件の通知のみにとどまらず、双方の認識を揃えた上で同意を取得するまでを目的としているのが雇用契約書、と考えておくとわかりやすいでしょう。


引用:厚生労働省(労働契約締結時の労働条件の明示)
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/keiyaku/meiji/index.html

雇用契約書の書き方

前述の通り、雇用契約書は法律上、交付を義務付けられている書類ではないので、必要な項目も法的には定められていません。しかし、労働基準法では労働条件を明示しなければならないという規定があり、明示すべき事項は労働基準法施行規則第5条第1項に規定もされています。
企業と従業員の間で雇用条件の認識を揃え同意をとる、という雇用契約書の目的と、明示の義務を考えると、これらの事項を雇用契約書に記載することが望ましいでしょう。

必須の記載事項

労働基準法施行規則第5条第1項に規定されている項目は、以下の14項目あります。
このうち、(1)から(6)は従業員の生活に影響の大きい重要な情報であり、書面での交付が義務付けられているため、雇用契約書にも必須で記載します。
(7)から(14)は口頭での通知でも法律上問題ないものの、該当する項目がある場合は、できる限り雇用契約書に記載することを推奨します。

(1)労働契約の期間に関する事項
(2)期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
(3)就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
(4)始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時点転換に関する事項
(5)賃金(退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く。)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
(6)退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
(7)退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項
(8)臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項
(9)労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
(10)安全及び衛生に関する事項
(11)職業訓練に関する事項
(12)災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
(13)表彰及び制裁に関する事項
(14)休職に関する事項


引用:厚生労働省(労働基準法施行規則第5条第1項)
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=322M40000100023

試用期間中における雇用契約書の要否

試用期間中の雇用契約書は不要だと考えている方もいらっしゃるかもしれません。しかし、労働条件の認識を揃えるという目的を考えると、内定後、入社するまでに取り交わしておくと安心です。
また、試用期間の条件についてもしっかり雇用契約書内に明記しておくことで、万が一、解雇することになった際の話し合いもスムーズに行える可能性が高くなります。

雇用契約書の製本と押印方法

雇用契約書の内容について、企業と従業員の間で同意が取れたら、正式な締結に向けて製本・押印の作業を行います。契約書が複数ページにわたる場合、下記の手順で製本しましょう。

製本の手順
(1)契約書の左端をホチキスで留める
(2)ホチキスを覆うように、左端全体を紙や製本テープで留める
(3)契約書と左端の紙または製本テープにまたがるように、押印する

製本が完了したら、同様のものを企業保管用・従業員保管用の2部用意します。2部を従業員に郵送し、従業員にも押印してもらった契約書を1部返送していただきます。
返送された契約書に不備がなければ、契約が取り交わされたことになります。

雇用契約書の見本

厚生労働省のウェブサイトでは、書面での交付が義務付けられている項目(1)から(6)を網羅した「労働条件通知書」の雛形が公開されています。
基本的にはこの雛形に則って記載をし、(7)以降を記載していくと安心でしょう。


参考:厚生労働省(労働基準法関係主要様式)
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/index.html

雇用契約書のトラブル事例

雇用契約書を結ばないとどのようなトラブルが起き得るのでしょうか。よく発生するのは、求人票の内容と労働条件が異なるというトラブルです。

例えば、求人票では、年収に幅を持たせて書いてあり、その内訳が従業員にとってわかりにくいことがよくあります。休日についても、制度はあるものの取得には条件があるなど、求人票には記載しきれない情報があるかもしれません。

しかし年収や休日は、従業員の生活に直接影響があるため、ここに認識齟齬があると、従業員にとって聞いていた話と違った、と感じる可能性が高くなります。不満が募れば、早期退職や企業の評判低下などにつながるリスクもあります。

求人票には書ききれなかった詳細情報を、雇用契約書には記載するようにすると、こういったトラブルも起こりにくくなります。従業員の家族構成や生活環境を考慮して、気になる制度を事前に確認するなど、個人に即した対応も、従業員にとって役立つかもしれません。

雇用契約書などの重要書類は適切に管理を

雇用契約書は、無用なトラブルを回避するために必要な書類です。また、企業と従業員が双方納得し、問題なく働くためにも、重要な役割を果たすでしょう。
雇用契約書のように、作成する機会の多い重要書類においては、契約締結はわかりやすくスムーズに、締結後はしっかりとした管理をしておきたいものです。紙に印刷し、双方が捺印し、製本するとなると時間を要するため、近年では電子化する企業も増えてきました。電子化することで、紛失などのリスク低減や検索性向上による業務効率化が見込めます。

重要書類の契約締結〜管理はクラウドサービスの活用が便利

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