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コラム

電子契約システムとは?システムの概要、メリット・デメリット、注意すべき法律について解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

近年ではペーパーレス化が進み、電子契約システムを取り入れる企業が増えています。本記事では、電子契約システムの詳しい解説に加え、電子契約の導入にあたり注意すべき法律をご説明します。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、契約書をはじめとするさまざまな書面を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上でおこなうことを意味します。
従来の方法は、書面を印刷し印鑑を押印もしくはサインしてもらうことで、契約の締結などの重要な取引をおこなってきました。一方、電子契約ではこれらのやりとりを廃止し、完全にペーパーレスでやりとりするため、手続きの簡略化や業務効率向上に繋がります。
電子契約システムを導入することには、さまざまなメリットがあります。そのため、多くの企業が電子契約システムを取り入れており、今では「契約書には印鑑押印」のイメージは薄れつつあるのが現状です。

ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら

書面契約と電子契約の違い

電子契約システムを導入するメリットを解説する前に、まずは書面契約と電子契約の違いをご説明します。

書面契約

書面契約とは、書面という言葉通り、紙を使用して契約を締結することです。間違いなく契約者本人が合意したという証拠を残すため、書面には署名や押印を行います。不動産の購入など、重要な契約の場合には、印鑑証明を持参し、印鑑が契約者本人のものであると証明した上で押印を行います。万が一、契約締結後になりすましや改ざんが疑われた場合には、署名の筆跡鑑定や、印影の鑑定を行い、契約書の真正性を証明します。

電子契約

電子契約とは、電子データを使用して契約を締結することです。間違いなく契約者本人が合意したという証拠を残すためには、電子署名という仕組みを使用します。電子署名とは、暗号技術を用いて、電子契約書の作成者や、電子契約書が改ざんされていないことを証明する仕組みです。高度な暗号技術を用いているため、契約者以外が電子契約書を受け取ったり、改ざんしたりした場合にはすぐに判明します。
多くの電子契約サービスは、電子署名の仕組みについて理解していなくても、簡単に利用できるように設計されています。

電子契約のメリット・デメリット

電子契約システムを導入することで、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。本章では、電子契約システムをより深く理解するために、電子契約のメリットとデメリットをご説明します。

電子契約のメリット

はじめに電子契約システムを利用するメリットについてご説明します。

コストが削減できる

電子契約システムを導入することはコスト削減に繋がります。書面でのやりとりにおいては、その紙代や書類の郵送費、印刷代など様々なコストがかかりますが、電子契約システムを使用すると、書面でのやりとりが一切なくなるため、大幅なコストカットが実現できます。
特に、収入印紙は金額としても大きく、例えば300万円を超える契約においては1,000円の収入印紙、500万円を超える契約においては2,000円の収入印紙が必要になるため大きな支出と言えます。収入印紙は紙媒体での書面契約においては必要ですが、電子契約においては不要となるため、この違いはかなり大きいと言えます。
また、書面でのやりとりには、文書の準備や郵送する人件費もかかります。一方、電子契約システムがあれば、書面の取り交わしにかかる人件費の部分も削減することが可能です。

コスト削減について詳しく知りたい方はこちら

業務効率化に繋がる

書面で契約を交わす場合には、原本と写しを別々に作成するなど、多くの作業が必要となります。また、過去の契約書を確認する際に、膨大な書類の中から探し出すのには長い時間がかかります。
電子契約システムを導入していれば、書類の管理もすべてクラウド上でデータ化された状態となっているため、検索により即座に確認したい書類を探し出すことが可能です。また、紙書類を保存する場所の確保も必要なくなり、スペースの有効活用にもなるでしょう。

業務効率化について詳しく知りたい方はこちら

コンプライアンス強化に繋がる

契約書を書面で取り交わす際には、その書面が不正に複製されたり改ざんされたりするリスクがあります。しかし、電子契約システムにおいては、複製・改ざんリスクを下げることができます。なぜなら、データ管理される電子契約は、不正にアクセスするとその証跡が残るからです。社内の誰が何の変更をどの書面に加えたかも一目瞭然です。

電子契約のデメリット

つづいて電子契約システムを利用するデメリットについてご説明します。

契約書によっては電子契約が認められないケースがある

訪問販売や電話勧誘販売など特定の契約においては、電子化が認められていません。この場合は必ず契約書を書面で取り交わす必要があります。

導入時は業務内容が大幅に変わるため混乱を招きやすい

電子契約システムを導入する場合、社内の業務フローが大幅に変わります。慣れてしまえば効率的でメリットの多い電子契約システムですが、初めのうちはこれまでの業務との違いに混乱してしまう従業員も多いでしょう。
導入する際には、担当者に対して新しいフローについて説明をする場を設け、スムーズに移行できるようにする必要があります。

取引先の理解を得にくい場合がある

取引先によっては、契約時に書面に押印する形式でなければ”契約しない”というケースもあるでしょう。一般的になりつつある電子契約システムですが、取引先によっては理解を得られない場合があります。導入の際には取引先の理解を得るために、システムについて説明しメリットを分かりやすく伝える必要があります。

人気の電子契約システム3選

契約は重要で、詳細を記録として残しておく必要があります。だからこそ、信頼できる電子契約システムを選びたいところです。ここでは、人気の電子契約システムを3つ紹介します。

電子署名ビジネスの中で世界最大手の「ドキュサイン」

ドキュサインは電子署名のビジネスで世界最大手のサービスです。世界中に37万社の顧客があり、その利用者の数が他のサービスと比較しても群を抜いて多いのが特徴です。世界的に有名な製薬会社やテクノロジー企業が利用しており、そのサービスがいかに信頼できるものであるかを物語っています。
ドキュサインのサービスはクラウド上に構築されており、スマホやパソコンなどのデバイスから簡単に使用することが可能です。セキュリティがかなり強化されている点も人気の理由。向上心を持ち研究開発に力を入れているドキュサインは、常に進化し続ける世界最大手の電子署名サービスとして多くの企業に利用されています。


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弁護士ドットコム運営の電子契約サービス「クラウドサイン」    

クラウドサインは弁護士ドットコムが運営する電子契約サービスです。弁護士ドットコムが運営していることで、利用者は安心してサービスを利用することができます。
テンプレート、権限管理、API連携などがスタンダードプランで利用できる点も人気の理由です。また、クラウドサインは電子契約サービスにおいて累計登録者数がナンバーワンで、非常に多くの利用者がこのサービスを利用していることが分かります。

参考:https://www.cloudsign.jp/

電子署名について詳しく知りたい方はこちら

GMOが運営する電子契約システムサービス「Agree」

導入実績が1,000社を越えるAgreeの特徴は、大手企業や政府機関が利用するグローバルサインと直接連携できる点にあります。証拠力が高いと言われるハイブリッド署名を使用した実印版と、安価な認印版を選択することができる点も人気の理由です。
また、有料で紙の契約書をデータ化する作業の代行サービスがあるため、過去分の契約書も合わせてクラウド保管することができます。

参考: https://www.gmo-agree.com/

電子契約システムを選ぶ際に注目すべき3つのポイント

たくさんの電子契約システムの中から、自社にあったシステムを選ぶためには何に注目すればよいのでしょうか。ここでは、電子契約システムを選ぶ際に注目すべきポイントを3つご紹介します。

用途に合わせたシステムであるか

電子契約システムはサービス提供会社によって特徴が異なるため、どのような目的で使用するのかを明確にし、目的に合ったシステムを選びましょう。システムにメリットがあったとしても、そのメリットが実際に使用する用途と関係のないものであれば導入する意味はありません。仮に、契約相手が書面での契約しか対応しないとなれば、電子契約システムを導入しても活用する場面がなく無駄になってしまいます。

セキュリティが万全であるか

電子契約システムにおいてとても重要なのがセキュリティです。セキュリティが万全でなければ、サイバー攻撃に遭うリスクが高まります。セキュリティが弱いと、大切なデータが一瞬で消滅してしまうなどの甚大な被害を受けることも考えられます。セキュリティを重視してシステムを選びましょう。

費用に見合った効果が見込めるか

電子契約システム導入には費用がかかります。どのシステムを導入するかでその費用は大きく異なります。システムを選ぶ際には、投資する金額に見合った費用対効果が得られるのかを考えましょう。

電子契約導入の際の注意点

法律で書面での交付を求められるものが一部存在する

電子契約のデメリットの項目でも触れましたが、文書によっては法律で書面での交付を求められるものが一部存在します。民法第522条には「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない」と規定されており、法律に特別の定めがある場合は書面での契約が必要であることがわかります。

書面で締結していた契約を電子化可能かどうかは、その契約に関連する法律を確認する必要があります。その契約に関連する法律に、契約を書面で締結する旨の規定がある場合は、契約の電子化はできません。
ただし、2005年4月に施行されたe-文書法や自治体の条例によって、見読性などの要件を満たせば電子化可能な場合もあります。そのため、一般的に電子化可能とされている契約書以外の文書の電子化を検討する場合は、監督官庁や法律家へ相談すると良いでしょう。

書面が必要な文書の一例は以下の通りです。

※参考:https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf

相手方に手間やコストが発生する可能性がある

多くの電子契約システムでは、契約相手が電子契約システムを導入していなくても、契約を締結することができます。ただし、契約相手にとっては、慣れていない電子契約システム使用することになるため、契約手順を理解する手間や、システムを利用するコストが発生する可能性があります。
契約相手の手間やコストを削減する方法としては、契約相手が無料で利用できる電子契約サービスを利用することが挙げられます。シヤチハタの電子決裁サービス「Shachihata Cloud」では、社外のユーザーはゲストユーザーとして無料で使用できます。また、契約はWEBブラウザから締結でき、操作方法もシンプルなため、契約相手に手間やコストを強いる必要はありません。

契約相手の手間やコストを削減する方法 一例
・社外のユーザーは無料で使用できる電子契約システムを利用する
・ソフトウェアのインスールが必要ない電子契約システムを利用する
・操作方法がシンプルな電子契約システムを利用する

電子契約の導入にあたり注意すべき法律

電子契約の導入を検討するにあたり、知っておいた方が良い法律について解説します。

民法第522条

電子署名法と電子帳簿保存法について解説する前に、民法について解説します。民法は2020年4月に改正され、第522条に以下の内容が明記されました。

民法第522条

1.契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。) に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

2.契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

契約の成立に書面の作成が必須ではないと明文化されたことにより、契約の電子化への動きがさらに加速すると考えられます。

電子署名法

書面がなくても契約は成立しますが、なりすましや改ざんが疑われる場合には、契約が間違いなく契約者本人によって合意されたことを証明する証拠が必要です。電子契約であっても契約の真正性を証明できると規定している法律が電子署名法です。電子署名法第3条には以下のように規定されています。

電子署名法第3条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102

契約者本人によって電子署名を付与された電子契約書は真正性を証明できることがわかります。電子契約を導入する際は、電子署名が付与できる電子契約サービスを利用することが重要です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子化を認める法律です。ただし、国税関係帳簿書類を電子化して保存する場合には、7年間のデータ保存、真実性の確保、関係書類の備付など、満たすべき要件があるため、導入を検討している電子契約サービスが国税関係帳簿書類の電子化に適しているかどうか確認することが重要です。

まとめ
・なりすましや改ざんの有無を証明可能にするには、電子署名を付与できる電子契約サービスの利用が適している
・国税関係帳簿書類の電子化を検討している場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たす電子契約サービスの利用が適している

まずは電子契約サービスの比較に着手

2020年4月に改正民法が施行され、「契約方式の自由」が明文化されたことを追い風に、これからも契約の電子化が進んでいくと考えられます。電子契約には注意点もありますが、コスト削減や業務効率化、コンプライアンス強化など、多くのメリットがあります。電子契約サービスは、種類によって機能に差があるので、まずは電子契約サービスを比較することから着手してみるのはいかがでしょうか。

シヤチハタは、2020年11月24日(火)より「パソコン決裁Cloud」の機能を拡張した「Shachihata Cloud」を提供開始しました。「パソコン決裁Cloud」で使用できた電子印鑑はそのままに、「ユーザ認証の強化」と「書類の原本性確保」を強化し、取引先との契約にも利用範囲を拡大しやすくなりました。

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