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コラム

電子契約システムとは?人気サービス3選をご紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

近年ではペーパーレス化が進み、電子契約システムを取り入れる企業が増えています。本記事では、電子契約システムの詳しい解説に加え、特に人気の高いおすすめの電子契約システム3選をご紹介します。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、契約書をはじめとするさまざまな書面を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上でおこなうことを意味します。
従来の方法は、書面を印刷し印鑑を押印もしくはサインしてもらうことで、契約の締結などの重要な取引をおこなってきました。一方、電子契約ではこれらのやりとりを廃止し、完全にペーパーレスでやりとりするため、手続きの簡略化や業務効率向上に繋がります。
電子契約システムを導入することで、さまざまなメリットがあります。そのため、多くの企業が電子契約システムを取り入れており、今では「契約書には印鑑押印」のイメージは薄れつつあるのが現状です。

電子契約のメリット・デメリット

電子契約システムを導入することで、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、電子契約システムをより深く理解するために、電子契約のメリットとデメリットをご紹介します。

電子契約のメリット

はじめに電子契約システムを利用するメリットについてご紹介します。

コストが削減できる

電子契約システムを導入することでコスト削減に繋がります。書面でのやりとりにおいては、その紙代や書類の郵送費、印刷代など様々なコストがかかりますが、電子契約システムを使用すると、書面でのやりとりが一切なくなるため、大幅なコストカットが実現できます。
特に、収入印紙は金額としても大きく、例えば300万円を超える契約においては1,000円の収入印紙、500万円を超える契約においては2,000円の収入印紙が必要になるため大きな支出と言えます。収入印紙は紙媒体での書面契約においては必要ですが、電子契約においては不要となるため、この違いはかなり大きいと言えます。
また、書面でのやりとりには、文書の準備や郵送する人件費もかかります。しかし、電子契約システムがあれば、書面の取り交わしにかかる人件費の部分も削減することが可能です。

業務効率化に繋がる

書面で契約を交わす場合には、原本と写しを別々に作成するなど、多くの作業が必要となります。また、過去の契約書を確認する際に、膨大な資料の中から必要な書類を探し出すのには長い時間がかかります。
電子契約システムを導入していれば、書類の管理もすべてクラウド上でデータ化された状態となっているため、即座に確認したい書類を探し出すことが可能です。また、紙書類を保管する場所の確保も必要なくなり、スペースの有効活用にもなるでしょう。

コンプライアンス強化に繋がる

契約書を書面で取り交わす際に、その書面が不正に複製されたり改ざんされたりするリスクがあります。しかし、電子契約システムにおいては、このリスクを下げることができます。なぜなら、データ管理される電子契約は、不正にアクセスするとその証跡が残るからです。社内の誰が何の変更をどの書面に加えたかも一目瞭然です。

電子契約のデメリット

つづいて電子契約システムを利用するデメリットについてご紹介します。

契約書によっては電子契約が認められないケースがある

訪問販売や電話勧誘販売など特定の契約においては、電子化が認められていません。この場合は必ず契約書を書面で取り交わす必要があります。

導入時は業務内容が大幅に変わるため混乱を招きやすい

電子契約システムを導入する場合、社内の業務フローが大幅に変わります。慣れてしまえば効率的でメリットの多い電子契約システムですが、初めのうちはこれまでの業務との違いに混乱してしまう従業員も多いでしょう。
導入する際には、担当者に対して新しいフローについて説明をする場を設け、スムーズに移行できるようにする必要があります。

取引先の理解を得にくい場合がある

取引先の企業によっては、契約時に書面に押印する形式でなければ”契約しない”というケースもあるでしょう。一般的になりつつある電子契約システムですが、取引先によっては理解を得られない場合があります。導入の際には取引先の理解を得るために、システムについて説明しメリットを分かりやすく伝える必要があります。

人気の電子契約システム3選

契約は重要で、詳細を記録として残しておく必要があります。だからこそ、信頼できる電子契約システムを選びたいところです。ここでは、人気の電子契約システムを3つ紹介します。

電子署名ビジネスの中で世界最大手の「ドキュサイン」

ドキュサインは電子署名のビジネスで世界最大手のサービスです。世界中に37万社の顧客があり、その利用者の数が他のサービスと比較しても群を抜いて多いのが特徴です。世界的に有名な製薬会社やテクノロジー企業が利用しており、そのサービスがいかに信頼できるものであるかを物語っています。
ドキュサインのサービスはクラウド上に構築されており、スマホやパソコンなどのデバイスから簡単に使用することが可能です。セキュリティがかなり強化されている点も人気の理由。向上心を持ち研究開発に力を入れているドキュサインは、常に進化し続ける世界最大手の電子署名サービスとして多くの企業に利用されています。


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弁護士ドットコム運営の電子契約サービス「クラウドサイン」    

クラウドサインは弁護士ドットコムが運営する電子契約サービスです。弁護士ドットコムが運営していることで、利用者は安心してサービスを利用することができます。
テンプレート、権限管理、API連携などがスタンダードプランで利用できる点も人気の理由です。また、クラウドサインは電子契約サービスにおいて累計登録者数がナンバーワンで、非常に多くの利用者がこのサービスを利用していることが分かります。


参考:https://www.cloudsign.jp/

GMOが運営する電子契約システムサービス「Agree」

導入実績が1,000社を越えるAgreeの特徴は、大手企業や政府機関が利用するグローバルサインと直接連携できる点にあります。証拠力が高いと言われるハイブリッド署名を使用した実印版と、安価な認印版を選択することができる点も人気の理由です。
また、有料で紙の契約書をデータ化する作業の代行サービスがあるため、過去分の契約書も合わせてクラウド保管することができます。


参考: https://www.gmo-agree.com/

電子契約システムを選ぶ際に注目すべき3つのポイント

たくさんの電子契約システムの中から、自社にあったシステムを選ぶためには何に注目すればよいのでしょうか。ここでは、電子契約システムを選ぶ際に注目すべきポイントを3つご紹介します。

用途に合わせたシステムであるか

電子契約システムはサービス提供会社によって特徴が異なるため、どのような目的で使用するのかを明確にし、目的に合ったシステムを選びましょう。システムにメリットがあったとしても、そのメリットが実際に使用する用途と関係のないものであれば導入する意味はありません。仮に、契約相手が書面での契約しか対応しないとなれば、電子契約システムを導入しても活用する場面がなく無駄になってしまいます。

セキュリティが万全であるか

電子契約システムにおいてとても重要なのがセキュリティです。セキュリティが万全でなければ、サイバー攻撃に遭うリスクが高まります。セキュリティが弱いと、大切なデータが一瞬で消滅してしまうなどの甚大な被害を受けることも考えられます。セキュリティを重視してシステムを選びましょう。

費用に見合った効果が見込めるか

電子契約システム導入には費用がかかります。どのシステムを導入するかでその費用は大きく異なります。システムを選ぶ際には、投資する金額に見合った費用対効果が得られるのかを考えましょう。

まとめ

電子契約システムは、メリットの多い画期的なシステムです。導入する際には、メリットとデメリットの両方を理解し、使用用途や目的に合ったシステムを選びましょう。ここで解説したことのまとめとしては下記の通りです。

・電子契約システム導入には、コスト削減・業務効率化・コンプライアンス強化の3つのメリットがある
・電子契約システムは導入時に業務フローの変更が多い点と、取引先によっては使用できない点がデメリット
・費用対効果の見合う、使用目的に適した信頼できるシステムを選び導入することが大切

これから先もさらに導入企業が増加することが考えられる電子契約、正しく理解してうまく活用していきましょう。