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コラム

電子契約サービスとは?システムの概要、メリット・デメリット、注意すべき法律について解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

近年ではペーパーレス化が進み、電子契約サービスを取り入れる企業が増えています。本記事では、電子契約システムの詳しい解説に加え、電子契約の導入にあたり注意すべき法律をご説明します。

電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、契約書をはじめとするさまざまな書面を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上で行うために作られたシステムのことです。
従来の方法では、書面を印刷し押印もしくはサインしてもらうことで、契約の締結などの重要な取引を行ってきました。一方、電子契約ではこれらのやりとりを廃止し、完全にペーパーレスでやりとりするため、手続きの簡略化や業務効率の向上に繋がります。
電子契約のシステムを導入することには、様々なメリットがあります。そのため、多くの企業が電子契約サービスを取り入れており、今では「契約書には印鑑押印」のイメージは薄れつつあるのが現状です。

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書面契約と電子契約の違い

電子契約のシステムを導入するメリットを解説する前に、まずは書面契約と電子契約の違いをご説明します。

書面契約

書面契約とは、書面という言葉通り、紙書類を使用して契約を締結することです。間違いなく契約者本人が合意したという証拠を残すため、書面には署名や押印を行います。不動産の購入など、重要な契約の場合には、印鑑証明を持参し、印鑑が契約者本人のものであると証明した上で押印を行います。万が一、契約締結後になりすましや改ざんが疑われた場合には、署名の筆跡鑑定や、印影の鑑定を行い、契約書の真正性を証明します。

電子契約

電子契約とは、電子データを使用して契約を締結することです。間違いなく契約者本人が合意したという証拠を残すためには、電子署名という仕組みを使用します。電子署名とは、暗号技術を用いて、電子契約書の作成者や、電子契約書が改ざんされていないことを証明する仕組みです。高度な暗号技術を用いているため、契約者以外が電子契約書を受け取ったり、改ざんしたりした場合にはすぐに判明します。
多くの電子契約サービスは、電子署名の仕組みについて理解していなくても、簡単に利用できるように設計されています。

電子契約のメリット・デメリット

電子契約システムを導入することで、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。本章では、どの電子契約サービスにも当てはまる、電子契約のメリットとデメリットをご説明します。

電子契約のメリット

はじめに電子契約システムを利用するメリットについてご説明します。

コストが削減できる

電子契約のシステムを導入することはコスト削減に繋がります。紙書類でのやりとりにおいては、その紙代や書類の郵送費、印刷代など様々なコストがかかりますが、電子契約のシステムを使用すると、紙書類でのやりとりが一切なくなるため、大幅なコストカットが実現できます。
特に、収入印紙は金額としても大きく、例えば300万円を超える契約においては1,000円の収入印紙、500万円を超える契約においては2,000円の収入印紙が必要になるため大きな支出といえます。収入印紙は紙媒体での契約においては必要ですが、電子契約においては不要となるため、この違いはかなり大きいといえます。
また、紙書類でのやりとりには、文書の準備や郵送する人件費もかかります。一方、電子契約のシステムがあれば、書面の取り交わしにかかる人件費の部分も削減することが可能です。

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業務効率化に繋がる

紙書類で契約を交わす場合には、原本と写しを別々に作成するなど、多くの作業が必要となります。また、過去の契約書を確認する際に、膨大な書類の中から確認したい契約書を探し出すのには長い時間がかかります。
電子契約サービスを導入していれば、書類の管理もすべてクラウド上でデータ化された状態となっているため、検索により即座に確認したい書類を探し出すことが可能です。また、紙書類を保存する場所の確保も必要なくなり、スペースの有効活用にもなるでしょう。

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コンプライアンス強化に繋がる

契約書を紙書類で取り交わす際には、その書面が不正に複製されたり改ざんされたりするリスクがあります。しかし、電子契約システムにおいては、複製・改ざんリスクを下げることができます。なぜなら、データ管理される電子契約は、不正にアクセスするとその証跡が残るからです。社内の誰が何の変更をどの書面に加えたかも一目瞭然です。

電子契約のデメリット

続いて電子契約システムを利用するデメリットについてご説明します。

契約書によっては電子契約が認められないケースがある

訪問販売や電話勧誘販売など特定の契約においては、電子化が認められていません。この場合は必ず契約書を紙書類で取り交わす必要があります。

導入時は業務内容が大幅に変わるため混乱を招きやすい

電子契約のシステムを導入する場合、社内の業務フローが大幅に変わります。慣れてしまえば効率的でメリットの多い電子契約サービスですが、初めのうちはこれまでの業務との違いに混乱してしまう従業員も多いでしょう。
導入する際には、担当者に対して新しい業務フローについて説明をする場を設け、スムーズに移行できるようにする必要があります。

取引先の理解を得にくい場合がある

取引先によっては、契約時に紙書類に押印する形式でなければ”契約しない”というケースもあるでしょう。一般的になりつつある電子契約サービスですが、取引先によっては理解を得られない場合があります。可能なら導入する前にサービスについて説明しメリットを分かりやすく伝え、取引先の理解を得ておくとよいでしょう。

電子契約サービスの基本機能

電子契約サービスのメリットとデメリットを比較して、実際に利用してみたいと感じた方もいらっしゃると思います。本章では、一般的な電子契約サービスの機能をご説明します。電子契約サービスでは、電子契約を締結するための機能の他にも、締結後の管理をしやすくする機能など、業務効率化につながる仕組みを多く持っています。

安全性を高める機能

電子署名の機能

電子文書への署名が署名者本人により作られたことを証明する本人証明と、署名した電子文書が改ざんされていないことを証明できる機能です。

電子証明書発行の機能

電子署名が本人のものであることを証明する「電子証明書」を発行できる機能です。

タイムスタンプの機能

電子署名だけでは改ざんの余地がある、署名時刻や契約書の作成日時を記録できる機能です。

業務効率化に役立つ機能

ワークフロー設定の機能

事前に承認ルートを設定しておくことで、進捗状況の可視化ができる機能です。

アラートの機能

期限日を過ぎたタスクがある場合や、長期間承認が滞っている場合に通知を行う機能です。

情報管理に役立つ機能

アドレス帳機能

承認に関係する従業員や取引先の連絡先などを登録できる機能です。

保管機能

締結した契約書などの文書をサービスのクラウド上で保管する機能です。

検索機能

クラウド上に保管した文書を、ファイル名などで検索できる機能です。

人気の電子契約サービス3選

契約は重要で、詳細を記録として残しておく必要があります。だからこそ、信頼できる電子契約サービスを選びたいところです。ここでは、人気の電子契約サービスを3つ紹介します。

電子署名ビジネスの中で世界大手の「ドキュサイン」

ドキュサインは電子署名のビジネスで世界最大手のサービスです。世界中に75万社以上の顧客があり、その利用者数は世界中で数億人の規模になります。世界的に有名な製薬会社やテクノロジー企業が利用しており、そのサービスがいかに信頼できるものであるかを物語っています。
ドキュサインのサービスはクラウド上に構築されており、スマホやパソコンなどのデバイスから簡単に使用することが可能です。それでいて、セキュリティが強化されている点も人気の理由。向上心を持ち研究開発に力を入れているドキュサインは、常に進化し続ける業界大手の電子署名サービスとして多くの企業に利用されています。


▶ドキュサインの詳細はこちら

弁護士ドットコム運営の電子契約サービス「クラウドサイン」

クラウドサインは弁護士ドットコムが運営する電子契約サービスです。弁護士が監修していることから、利用者は安心してサービスを利用することができます。
テンプレート、権限管理、API連携などがスタンダードプランで利用できる点も人気の理由です。また、クラウドサインは電子契約サービスにおいて累計登録者数がナンバーワン* で、非常に多くの利用者がこのサービスを利用していることが分かります。

*電子署名法2条1項に定める電子署名を用いる電子契約サービスにおいて、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数 
(株)東京商工リサーチ調べ 2020年3月末時点

参考:https://www.cloudsign.jp/

▼電子署名について詳しく知りたい方はこちら

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GMOが運営する電子契約サービス「Agree」

導入実績が1,000社を超えるAgreeの特徴は、大手企業や政府機関が利用するグローバルサインと直接連携できる点にあります。証拠力が高いと言われるハイブリッド署名を使用した実印版と、安価な認印版を選択することができる点も人気の理由です。
また、有料で紙の契約書をデータ化する作業の代行サービスがあるため、過去分の契約書も合わせてクラウド保管することができます。

参考: https://www.gmo-agree.com/

電子契約サービスを選ぶ際に注目すべき5つのポイント

たくさんの電子契約サービスの中から、自社にあったサービスを選ぶためには何に注目すればよいのでしょうか。ここでは、電子契約サービスを選ぶ際に注目すべきポイントを3つご紹介します。

用途に合わせたシステムであるか

導入の目的を明確にする

電子契約サービスは、サービスの提供会社によって特徴が異なるため、どのような目的で使用するのかを明確にし、目的に合ったシステムを選びましょう。今回の導入で単に電子契約ができるようにするだけでいいのか、他にも解決したい・解決できる課題がないのか、他部署の意見も取り入れながら、導入の目的を定めていきましょう。前述した通り、電子契約サービスには電子契約を締結するための機能の他にも、その後の管理をしやすくする機能なども持っています。導入とともにワークフローを見直して業務効率化を図りたい場合は、タスク管理機能に優れたサービスを中心に探すなど、電子契約以外の機能も比較検討して、導入するサービスを決定しましょう。

また、電子化したい書類が、検討している電子契約サービスで取り扱っていなければ、導入の意味がありません。そもそも法律で紙書類での締結しか認められていない契約書もあります。電子化したい書類の種類を一覧化し、それぞれ法律上電子化が許可されているか、電子契約サービスで対応しているのか、を確認したうえで導入するサービスを絞っていきます。

使いやすさに考慮して使われ続けるサービスを目指す

導入して終わり、ではなくサービスは使われ続けてこそ意味があります。ユーザーインターフェースがわかりにくく、説明書がないと使えないようなサービスだと、導入したもののほとんどの従業員が使用しないままコストだけがかかってしまう、ということにもなりかねません。そういった事態を避けるためにも、無料トライアルやデモアカウントを活用して、導入後の使用シーンをできるだけ詳細にイメージしましょう。また、導入検討のメンバーだけではなく、実際に使用する従業員へのヒアリングも有効です。

費用に見合った効果が見込めるか

イニシャルコストとランニングコストの両面から考える

電子契約のシステム導入には費用がかかります。どのサービスを導入するかでその費用は大きく異なります。サービスを選ぶ際には、投資する金額に見合った費用対効果が得られるのかを考えましょう。費用を考える際には、イニシャルコスト(導入時の初期費用)と、ランニングコスト(継続してかかる費用)の両方を検討するようにしましょう。イニシャルコストがいくら安くても、ランニングコストが高ければ、長期的に見たときに費用対効果が悪くなっている可能性もあります。他にも、現在使用している他サービスと重複した機能がないかを確認することもおすすめです。機能を電子契約サービスに集約することで、他サービスも合わせた総合的なコスト削減につながる可能性があります。

コストは削減だけではなく、増額の可能性も視野に入れる

また、費用に見合った効果があるならば、コストの増額も検討しましょう。コストがかかる分、常に最新のセキュリティが提供される、トラブル時のサポートが充実している、などのメリットがある可能性があります。導入前はなかなかトラブル発生時のサポート体制までイメージできないかもしれませんが、「過去にこんな状況になって困った、社内だけでは解決できなかった」というように過去の事例を思い浮かべながら、考えてみると良いでしょう。

導入にどの程度期間を要するか

安全に導入するための時間を確保することは大切ですが、必要以上に時間をかけることは望ましくありません。年度の変わり目から契約書を一律で電子化したい、この企業との取引を開始するまでには電子化したいなど、実務的な観点から使用を開始したい時期を決めて、それに間に合うように導入できるのか、確認して導入する電子契約サービスを決めましょう。

汎用性や拡張性があるか

他システムとの連携可否も確認する

電子契約サービスは、他のシステムと連携させることで、より便利に使用することができます。例えば、boxなどのクラウンドコンテンツマネジメントシステムなどと連携することができます。連携可能なシステムは電子契約サービスによって違うため、比較の観点としておくと良いでしょう。

取引先の利便性も考慮する

多くの契約に対応しているか、どのような取引先でも使いやすいのか、といった汎用性の有無も使い続けられる電子契約サービスにするためには重要です。電子契約サービスの中には、自社と取引先の両方がそのサービスのアカウントがないと使えないものもあります。取引先がアカウントを持っていないので、紙書類で契約締結をすることになると、せっかくの電子契約のシステムが十分に活用できません。アカウント不要で署名ができる電子契約サービスを導入することが望ましいでしょう。

セキュリティが万全であるか

電子契約サービスでは、会社の重要書類をインターネット環境にアップロードすることになります。これまでは金庫などに物理的に隔離されていたものを、インターネット環境で管理するようになるので、セキュリティは大変重要です。セキュリティが万全でなければ、サイバー攻撃に遭うリスクが高まります。セキュリティが弱いと、大切なデータを盗難されたり、消去されてしまったりと甚大な被害を受けることも考えられます。セキュリティを重視してサービスを選びましょう。強力な暗号化技術を使っているか、他にどのような企業が使用しているか、などの観点で選定していきましょう。

電子契約サービス導入の際の注意点

法律で書面での交付を求められるものが一部存在する

電子契約のデメリットの項目でも触れましたが、文書によっては法律で書面での交付を求められるものが一部存在します。民法第522条には「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない」と規定されており、法律に特別の定めがある場合は書面での契約が必要であることがわかります。

書面で締結していた契約を電子化可能かどうかは、その契約に関連する法律を確認する必要があります。その契約に関連する法律に、契約を紙書類で締結する旨の規定がある場合は、契約の電子化はできません。
ただし、2005年4月に施行されたe-文書法* や自治体の条例によって、見読性などの要件を満たせば電子化可能な場合もあります。そのため、一般的に電子化可能とされている契約書以外の文書の電子化を検討する場合は、監督官庁や法律家へ相談すると良いでしょう。

書面が必要な文書の一例は以下の通りです。

※参考:https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf

相手方に手間やコストが発生する可能性がある

多くの電子契約サービスでは、契約相手が電子契約のシステムを導入していなくても、契約を締結することができます。ただし、契約相手にとっては、慣れていない電子契約のシステムを使用することになるため、契約手順を理解する手間や、サービスを利用するコストが発生する可能性があります。
契約相手の手間やコストを削減する方法としては、契約相手が無料で利用できる電子契約サービスを利用することが挙げられます。シヤチハタの電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」では、社外のユーザーはゲストユーザーとして無料で使用できます。また、契約はWEBブラウザから締結でき、操作方法もシンプルなため、契約相手に手間やコストを強いることはありません。

契約相手の手間やコストを削減する方法 一例
・社外のユーザーは無料で使用できる電子契約サービスを利用する
・ソフトウェアのインスールが必要ない電子契約サービスを利用する
・操作方法がシンプルな電子契約サービスを利用する

電子契約サービスの導入にあたり注意すべき法律

電子契約の導入を検討するにあたり、知っておいた方が良い法律について解説します。

民法第522条

電子署名法と電子帳簿保存法について解説する前に、民法について解説します。民法は2020年4月に改正され、第522条に以下の内容が明記されました。

民法第522条

1.契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。) に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

2.契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

契約の成立に書面の作成が必須ではないと明文化されたことにより、契約の電子化への動きがさらに加速すると考えられます。

電子署名法

書面がなくても契約は成立しますが、なりすましや改ざんが疑われる場合には、契約が間違いなく契約者本人によって合意されたことを証明する証拠が必要です。電子契約であっても契約の真正性を証明できると規定している法律が電子署名法です。電子署名法第3条には以下のように規定されています。

電子署名法第3条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102

契約者本人によって電子署名を付与された電子契約書は真正性を証明できることがわかります。電子契約を導入する際は、電子署名が付与できる電子契約サービスを利用することが重要です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子化を認める法律です。ただし、国税関係帳簿書類を電子化して保存する場合には、7年間のデータ保存、真実性の確保、関係書類の備付など、満たすべき要件があるため、導入を検討している電子契約サービスが国税関係帳簿書類の電子化に適しているかどうか確認することが重要です。

まとめ
・なりすましや改ざんの有無を証明可能にするには、電子署名を付与できる電子契約サービスの利用が適している
・国税関係帳簿書類の電子化を検討している場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たす電子契約サービスの利用が適している

まずは電子契約サービスの比較に着手

2020年4月に改正民法が施行され、「契約方式の自由」が明文化されたことを追い風に、これからも契約の電子化が進んでいくと考えられます。電子契約には注意点もありますが、コスト削減や業務効率化、コンプライアンス強化など、多くのメリットがあります。電子契約サービスの基本的な機能をご説明しましたが、サービスによって機能に少しずつ差があるので、まずは電子契約サービスを比較することから着手してみるのはいかがでしょうか。

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