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コラム

電子契約とは?仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

働き方改革やリモートワークの普及によって、電子契約という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、そもそも「電子契約って何なの?」と疑問を感じる人もいるかもしれません。昨今では電子契約を導入する企業も増えているため、その仕組みや導入するメリット・デメリットは把握しておく必要があるでしょう。本記事では、電子契約の仕組みや導入するメリット、書面契約との違いについてご説明いたします。

電子契約とは

電子契約とはインターネットを介して契約する方法のこと。書面契約と異なり契約までに時間がかからず、またインターネット上で完結するため、IT化の進む近年では注目を集めています。

まずは、電子契約の具体的な種類や書面契約との違いについてご説明いたします。

電子契約には2種類のタイプがある

電子契約には「当事者署名型」と「事業者署名型(立会人型)」の2種類があります。当事者署名型とは契約する当事者が電子署名を行うこと、一方で事業者署名型は電子契約サービス事業者が電子署名を行うことです。

そもそも電子署名とは、契約書などをデータ化した電子文書に対して付与される署名のことで、内容が改ざんされていないことを証明する機能のことです。

当事者署名型では、認証サービスの会社から電子証明書のファイルを発行してもらう必要があるのに対して、事業者署名型(立会人型)ではメール認証で本人確認さえすれば利用できます。そのため、手軽に導入できるというメリットから、近年では事業者署名型(立会人型)の電子契約が普及してきています。

  書面契約との違い 

電子契約と書面契約の違いは下記の通り。

書面契約 電子契約
押印 印鑑・印影 PDF
本人証明 印鑑登録証明書 電子署名
改ざん防止方法 契印・割印 タイムスタンプ
管理 デスクや書棚等 サーバー
印紙 あり なし

書面契約とは異なり、電子契約はインターネット上で行われるため実本がないことが大きな特徴です。印刷コストがかからない一方でセキュリティ面での懸念があるなど、その性質上さまざまなメリット・デメリットがあります。具体的な詳細は後述しますので、そちらをご参照ください。

電子契約の普及率

近年ますます普及している電子契約ですが、実際に国内でどれぐらい普及しているかご存知でしょうか。2020年にJIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)が行った調査によると、日本全体の43.4%の企業が電子契約を利用しており、27.5%の企業が利用を検討しているようです。

調査が行われたのは2020年のため、リモートワークが広まった現在ではさらに多くの企業が利用していると考えられるでしょう。

電子契約が注目される背景

電子契約が注目される背景として、日本全体でDXが推進されていることが挙げられます。DXとはデジタルトランスフォーメーションの略で、ITの普及で社会を変革させるという意味です。2018年には政府から「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」が発表され、その一環として電子契約の推進も注目を集めています。

また、新型コロナウイルスの影響によってリモートワークを実施する企業が増えたことも、電子契約の普及を後押ししたと考えられるでしょう。

電子契約の仕組みと技術  

続いて、電子契約の仕組みや技術についてご説明いたします。 

電子署名の技術を採用

電子契約は「電子署名」という情報の改ざんを防ぐ技術を採用しています。これは電子認証局から発行される「電子証明書」を用いており、署名や捺印などの電子化を実現しています。「電子証明書」を発行できるのは国が許可した認証事業者や電子契約サービス会社のみなので、電子契約は強固な技術と仕組みによって支えられています。

公開鍵暗号方式によって安全が守られている

また、電子契約では「公開鍵暗号方式」という技術を用いています。これは送信側が公開鍵(誰でも取得できる鍵)でデータ送信をして、受信側が秘密鍵(受信側だけが取得できる鍵)を用いて暗号を解き、データを開封するという仕組みのこと。構造上、秘密鍵さえ守れば第三者からデータを閲覧される心配はないため、安全なデータ送信が実現されています。

電子契約のメリット

次に、電子契約のメリットについて詳しくご説明いたします。

コストを削減できる 

電子契約はインターネット上で行われるため、書面契約で必要とされていた下記コストが不要となります。

・印刷代、コピー用紙代
・インク代
・封筒代
・郵送費用
・印紙代

契約書1通あたりのコストは小さいですが、社内外を問わず多くの契約を交わす企業では、長期的にみると大きな削減に繋がるでしょう。

業務効率化につながる 

書面契約では印刷や製本など、アナログな手続きが必要でした。また、郵送に時間がかかり、契約締結までスムーズに運ばないことに頭を悩ませる人も多かったはず。しかし、電子契約ではこのような手間がかからないため、業務効率化に繋がります。たとえばリモートワーク中でも、わざわざ押印のために出社する必要がないため、無駄な時間コストがかかりません。

コンプライアンスを強化できる 

書面契約では紛失のリスクが伴います。しかし電子契約ではこのような心配がないため、管理上コンプライアンスの強化に繋がります。また、火災や自然災害によって契約書のバックアップがとれないといったリスクも少ないため、BCP(Business Continuity Plan:企業継続計画)の観点からもリスクの少ない契約手段であると考えられます。

電子契約のデメリットや注意点

一方で、電子契約にはデメリットや注意点もあります。

取引先の同意がないと利用できない

電子契約は双方の同意があって初めて成立するものです。 取引先に電子契約で問題がないか許可を得る必要があり、もし許可をもらえない場合には理解してもらうよう説得が必要となります。

  導入時には社内の業務フローを見直す必要がある

全社的に電子契約を導入する場合、業務フローを見直す必要があります。また、ルールや利用マニュアルも必要となるため、導入前にしっかりと用意しておきましょう。

セキュリティ面のリスクがある

電子契約は安全な技術が採用されていますが、サイバー攻撃の可能性は0ではありません。電子契約サービスを導入する際には、セキュリティが強固なものを検討するなど、事前にリスクを下げる努力が必要です。

電子契約に関する法律 

最後に、電子契約に関する法律をご紹介いたします。

電子署名法

2000年に成立した電子署名法によって、電子契約は下記要件を満たした場合のみ法的効力が認められています。

・電子文書に電子署名が付与されていること

・電子署名が本人(電子文書の作成名義人)の意思に基づき行われたものであること

参考:利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A

電子帳簿保存法

契約書は税法により、紙で保存することが義務付けられています。しかし電子帳簿保存法によって一部書類では電子保存が可能とされています。

1998年に成立した法律ですが、時代の変化と伴って改正を続けており、2021年には下記の変更が加わります。

・承認制度の廃止

→これまでは、電子契約を導入する3ヶ月前までに税務署に申請をして許可を待つ必要がありました。しかし、法改正後はそれが不要となります。

・タイムスタンプ要件の緩和

→これまでは、スキャナした際に受領者が自署して3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、法改正後は受領者の署名が不要になることに加え、タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月以内に変更となります。

・検索要件の緩和

→これまでは、電子データを保存する際にさまざまな検索機能を確保する必要がありました。しかし、法改正後は検索要件が年月日・金額・取引先のみとなります。

法改正によって導入するハードルが下がるため、電子契約は今後ますます普及すると考えられるでしょう。

参考:国税庁資料

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電子契約には、業務効率化やコスト削減など大きなメリットがあります。一方で決定的なデメリットはセキュリティ面での懸念があるのみです。一見大きな問題にも思えますが、そもそもセキュリティが万全な電子契約サービスを導入すれば問題はありません。

シヤチハタの提供するクラウド型サービス「Shachihata Cloud」は、電子署名やタイムスタンプなど、真正性を担保できるため安心してご利用いただけます。

インターネット環境とメールアドレスさえあればすぐに使えるので、是非一度お試しください。

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