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2023年10月にインボイス制度が導入されると経理業務は今までの経費精算処理業務以上にさらに細やかな対応が必要となることが予想されます。本記事では、インボイス制度の導入で変わる企業の精算ルールを解説いたします。経理担当者の負担を減らすためにも簡素化のための経費精算ルール策定を急ぎましょう。
経費の精算は、仕事をしている従業員のほとんどの方がおこなったことがある業務と言ってもいいでしょう。これまでは、紙の伝票に紙の申請書類を作成して提出するという形式が中心でしたが、インボイス制度導入を前にシステム化を進める企業が増えてきています。
経費精算をする際の基本的な流れは以下の通りです。
経費精算業務の中で発生しやすい問題として、金額の入力ミスが挙げられます。金額のミスは、単純に記入間違いもありますが、交通費が正しく申請できていない場合もよく見られます。また、申請書類を作成してから所属長の承認を得て、経理担当部署へ書類を提出、経理部所での承認と処理となるとどうしても時間がかかってしまいます。
これまでの経費精算は、申請書類も領収書などの伝票も全て紙で行ってきました。申請が終わるとこれらの書類は7年間保管しなければならないため、保管場所が必要になります。また、紙代に加えて、ファイルや保管倉庫のコストもかかってきます。これらのことから、経費精算に関しては、電子化や効率化が進んでおり、インボイス制度導入をきっかけにさらに加速してきました。
インボイス制度の導入で、経費精算の流れも変わりつつあります。今後どのように展開していくと見られるのでしょうか。
インボイス制度とは、これまでの区分記載請求書に変わって「適格請求書（インボイス）」と呼ばれる一定の事項を追加した請求書や納品書を交付・保存する制度で、2023年10月から導入されます。適格請求書（インボイス）は、申請し許可を受けた適格請求書発行事業者でないと発行できません。適格請求書は、預かった消費税から仕入れにかかわる消費税額を差し引ける「仕入税額控除」を受けるために必要なものです。なお、適格請求書の発行許可がない免税事業者が発行した請求書では仕入税額控除を受けることができません。請求書によって経理担当者の対応が変わることから、これまで以上に経理作業が煩雑になるとみられています。
インボイス制度の導入について、従業員の立場としては、日常的に起こる移動による交通費や消耗品など物品購入などの経費の立て替え・精算業務についても、インボイス制度の影響を受けることになります。経理担当部署も対応が変わる部分があります。主な変更点は以下の通りです。
● 従業員などに支給する出張旅費等
会社が切符を買って従業員に渡した場合、3万円まではインボイスの保存は不要
ただしインボイスがない分、一定の事項の記載のある帳簿の保存は必要
● 会議や接待などに関する飲食費や備品・消耗品費
領収書を発行したのは適格請求書発行事業者であるかどうかを区別して経費精算の伝票を処理
● 適格請求書発行事業者は義務として以下の4点が課せられる
1.適格請求書の交付
2.適格返還請求書の交付
3.修正した適格請求書の交付
4.写しの保存
● 請求書のフォーマットを変更する必要がある
インボイス導入を機に、請求書や領収書の電子化を進める企業が増えました。また、紙による処理を少しずつ減らしていこうという世の中の動きも相まって、経費精算システムを導入する企業が増えています。このシステムは経理部門だけでなく経費の精算を行う従業員も使うことになるため、導入時にスムーズな対応ができるよう、事前に使い方やルールを明確にしておく必要があります。
インボイス導入をきっかけに経費精算処理のルールを見直す動きが加速していますが、経費精算処理のデジタル化にはどんなメリットがあるのでしょうか。
インボイス制度が導入されると、企業によって発行される請求書が2種類となるため、それらに応じた対応が必要となります。また、取引先に対して発行する請求書の記載事項が増えるため、経理担当者の仕事量も増加することが懸念されます。それらの仕事を効率的に進めて経理担当者の負担を軽減するために、経費の精算処理方法の見直しを進める企業が増えてきました。
経費をデータで管理することで使った金額を確認しやすくなることから、事業に関係のない経費を減らし、必要以上の金額が支払われたりしないように管理できます。また、経費についての見解やルールを社員に周知することで、無駄遣い防止や適正な使い方の促進に繋がります。
経費をデータで保存できるため、経理の効率化・財務管理の見える化を図ることができます。さらには、課題の早期発見と企業の成長にも繋がるでしょう。
同じ目的でも使い方によって節税になるものがあります。たとえば、接待交際費のうち、取引先の人と打ち合わせを兼ねて食事をする場合、一人5,000円以下であれば会議費として計上でき、非課税扱いとなります。
このほかにも、出張をすれば発生する出張手当は、会社で出張旅費規定を作成していれば所得税の課税対象外となるのです。つまり、経費精算の規定を作ることで会社・従業員ともに節税効果が得られます。
経費精算処理についてのルールを作成するときは、項目ごとにルールを決めてから書式を準備するとスムーズです。
経費清算に関しては社内で項目ごとにルールを決めておくと不公平感がなく適正な経費の適用ができます。
まず、経費精算の適用範囲について、経費は役員と社員のみが対象なのか、それともアルバイトや非正規社員も含めるのかといった範囲についても定めておきましょう。ほかにも、経費が発生してからどのくらいの期間までを申請期間と認めるかについても正式に定めておくと良いでしょう。たいていは発生日より1か月以内、もしくは発生付きの月末までと定めているところが多いようです。長期間申請を放置することで領収書を紛失するリスクもありますので、発生した経費は期限を待たずに速やかに処理することでトラブルを回避できます。
また、領収書がない経費については、どのように対応するのか社内でルールを決めて周知しておくことで経費を公平に使えるでしょう。
申請時の不備やミスを減らし、スムーズな申請を実現するため、会社指定の申請書を作成しましょう。なお、フォーマットを、「申請しやすい・確認しやすい」を意識しながら作成すると作成ミスも少なくなります。
社内に問題を発生させないためにも、経費の精算だけでなく、社内ルールには例外を認めない事が重要です。
例外は、たとえ一度でも認めてしまうと不公平感や不信感が募るだけで、定めたルールがなし崩しになってしまいます。検討して決めたルールは徹底することが大切です。
インボイス制度の開始に伴い、請求書の記載方法や計算方法が複雑化するため、書類の作成や送付のやり取りは極力電子化し、業務フローが効率的に回るように対応することが望ましいといえます。シヤチハタの提供する電子決裁・電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を活用すれば、制度に適した形で請求書を発行できます。今後の手続きが煩雑化する前にぜひ導入をご検討ください。
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